Crear un contrato

Nombre del contrato

Ingrese un nombre de contrato que sea descriptivo. Puede que tenga varios contratos configurados para un cliente, y el nombre debe facilitar la selección del contrato correcto. Si copia el mismo contrato a muchas organizaciones, haga que el nombre de la organización forme parte del nombre del contrato.

NOTA  Antes de hacer clic en el ícono, introduzca las primeras letras del nombre de la organización para acotar la búsqueda.

Una vez creado, el contrato no puede transferirse a otra organización. Si ha creado el contrato para la organización equivocada, utilice el Asistente para copiar contratos. Consulte Copiar un contrato existente.

Opcionalmente, seleccione un individuo como el contacto para este contrato. La lista desplegable contiene todos los contactos activos asociados a la organización seleccionada.

• Si la organización tiene más de 50 contactos activos, un campo selector de datos sustituye a la lista desplegable.
  
• Si la organización es una sub-organización de otra organización, puede seleccionar un contacto de la lista de contactos de la organización matriz que aparecen debajo de una línea discontinua.
  

Tipo de período del contrato

El campo Tipo de período aparece en entidades donde puede configurar el incremento de tiempo entre pagos. Determina la frecuencia de facturación. Sólo en los servicios recurrentes, seleccione entre: Mensual (predeterminado), Trimestral, Semestral y Anual.

IMPORTANTE  No podrá cambiar el tipo de período del contrato luego de guardar el contrato.

Fecha de inicio

Ingrese el primer día del intervalo de fechas cuando la entidad esté activa o sea válida. Será de manera predeterminada la fecha de hoy, pero puede modificarse.

Contratos

La fecha de inicio del contrato se convierte en la fecha de facturación para todos los elementos facturados bajo el contrato.

EJEMPLO  Si la fecha de inicio es el 21 del mes, la facturación de todos los elementos de facturación del contrato ocurrirá el día 21. Si desea que su fecha de facturación esté a comienzos o fines de mes, pero desea prorratear servicios para el resto del mes actual, consulte Facturar un primer mes parcial.

NOTA  Si la fecha de inicio es una fecha que no está en el período actual (por ejemplo, la fecha de inicio es el 31 y el mes próximo tiene solamente 30 días), el último día del mes será utilizado para el evento de facturación.

IMPORTANTE  No es posible editar la fecha de inicio de un contrato de servicio recurrente, una vez que se haya añadido el período de servicio/paquete y guardado el contrato.

Oportunidades

La fecha de inicio se utiliza para calcular el número de días que la oportunidad está en trámite.

Proyectos

La fecha de inicio de todas las fases, las tareas y los problemas debe ser posterior o igual a la fecha de inicio.

Reglas de facturación

La fecha de inicio es el comienzo del primer período de facturación y la primera fecha de facturación. También establece el calendario para todas las fechas de facturación siguientes. Esta debe ser posterior o igual a la fecha de inicio del contacto.

EJEMPLO  Si la fecha de inicio es el 3 de enero, la siguiente fecha de facturación será el 3 de febrero. Si ingresa una fecha con el día 29, 30 o 31, y un mes no tiene tantos días, la fecha de inicio de ese período será el último día del mes. Si ingresa un día que es el último día de ese mes, usaremos el último día de cada mes que siga a ese mes.

Cada cargo de período se crea usando el recuento de unidades más reciente, el que es establecido por la fecha ingresada en el campo Determinar unidades/Crear cargos el: La fecha de recuento puede ser la misma fecha que la fecha de facturación, o una fecha anterior.

Si no hay un recuento de unidades en la fecha de inicio del primer período de facturación (porque el número del día seleccionado para determinar el recuento de unidades es posterior al número del día de la fecha de inicio), Autotask llevará a cabo un recuento de unidades cuando se cree la regla para usar para ese primer período de facturación.

Si la fecha de finalización no es el último día previsto de un periodo de facturación (tiene un último mes parcial), se prorrateará el cargo del último período de facturación.

NOTA  Al crear, editar, copiar o renovar un contrato recurrente, la duración del contrato no puede ser superior a 20 años.

Debe establecer la duración del contrato seleccionando En la fecha seleccionada y fijando una fecha, o seleccionando En # instancias y especificando un número de instancias (cuántos períodos de contrato deben ocurrir antes de que el contrato termine). Al seleccionar En # de instancias, la fecha de finalización del contrato se calcula multiplicando la longitud de los períodos de contratos por el número de instancias. La fecha de finalización del último período se volverá también la fecha de finalización del contrato.

La fecha de finalización del contrato controla cuándo se produce el último evento de facturación. Si amplía el contrato, se crean elementos de facturación de servicios recurrentes adicionales. Si acorta el contrato, se eliminarán los elementos de facturación ya creados.

Si extiende el contrato y la fecha de facturación para la extensión del primer mes ya transcurrió, no se creará ningún elemento facturado para ese mes. Solo se crean elementos para meses venideros.

Contrato predeterminado de Atención al cliente

Cada cliente puede tener un contrato predeterminado designado que se aplicará automáticamente a todos los tickets creados para la organización dentro del intervalo de fechas del contrato.

• Usted puede cambiar el contrato predeterminado al crear o editar un ticket. Los usuarios con los permisos requeridos también pueden cambiar el contrato predeterminado en las entradas de tiempo.
• Si la organización es una organización matriz, este contrato se convierte en el contrato por defecto para todas las sub-organizaciones que no tengan sus propios contratos por defecto.
• Si su administrador ha habilitado la configuración del sistema Utilizar contrato predeterminado de Atención al cliente para todos los tickets del Portal del cliente, este contrato es automáticamente aplicado a cualquier ticket entrante del Portal del cliente.

Seleccione la casilla para hacer que este contrato sea el predeterminado. Si la organización ya tiene un contrato predeterminado con un plazo de tiempo solapado, haga clic en Aceptar para que el nuevo contrato sea el predeterminado, o haga clic en Cancelar. El nuevo contrato será el predeterminado para todos los nuevos tickets.

NOTA  La casilla de verificación está desactivada para los Contratos periódicos si ya existe otro contrato predeterminado para esta organización.

Descripción

El campo Descripción aparece en muchas entidades de Autotask. En entidades como ticket, tarea, nota y tarea pendiente, el campo Descripción es una parte fundamental del registro de información. Donde sea que esté disponible, rastrea información esencial acerca del registro. A este campo a menudo le precede el nombre de la entidad. Por ejemplo, la descripción de la cotización.

Ingrese una descripción detallada de la instancia de la entidad, el problema con el que necesita ayuda el cliente o el servicio solicitado.

Tipo de contrato

El tipo de contrato es seleccionado cuando se crea el contrato y no se puede editar. En todas las entidades que aparece, es de solo lectura.

Los tipos de contrato se utilizan para apoyar diferentes necesidades de facturación. Las opciones son Bloque horario, Precio fijo,Por ticket, Servicio recurrente, Anticipo y Tiempo y materiales.

Para ejemplos de cuándo usar cada tipo de contrato, consulte Casos de negocios y tipos de contratos.

Categoría de contrato

Las categorías de contrato son completamente personalizables, y su uso es opcional. Se usan para mostrar, filtrar y agrupar en LiveReports, y para filtrar en la página Elementos a facturar. Consulte Categorías de contrato.

línea de negocios

Línea de negocios le permite clasificar las finanzas y segmentar los datos. Este campo aparece cuando está activada y habilitada la Estructura organizativa (Línea de negocios). Está disponible en las siguientes entidades: Contrato, Oportunidad, Pedido de venta, Proyecto y Ticket. Consulte Introducción a Línea de negocios.

Si un contrato está asociado a una línea de negocios diferente a la del ticket o proyecto, los elementos de facturación siempre heredan la línea de negocios del contrato, no de la entidad matriz. Consulte Reglas de herencia de líneas de negocios para entidades dependientes.

Seleccione un par División de negocios > Línea de negocios.

Haga clic en el control desplegable y seleccione un acuerdo de niveles de servicio (SLA). El SLA seleccionado será el predeterminado para todos los proyectos y tickets asociados con el contrato. Para más información sobre SLAs, consulte Introducción a la gestión de niveles de servicio y Aplicar acuerdos de niveles de servicio.

NOTA  Usted puede editar un ticket individual si no desea aplicar el SLA del contrato a ese ticket.

NOTA  El SLA no será aplicado a los tickets creados bajo el contrato antes de que el SLA fuera agregado al contrato.

Número externo

Este campo es opcional y puede editarse. Está disponible en múltiples entidades y puede proporcionar una referencia cruzada a un sistema de numeración externo.

Oportunidad

Una oportunidad es una venta potencial que usted ha identificado. Este campo aparece en entidades asociadas con una oportunidad de ventas. Dependiendo de los permisos, se aprecia el nombre de la oportunidad o un vínculo a la oportunidad.

Seleccione una oportunidad o haga clic en el ícono más para agregar una nueva oportunidad. Primero debe seleccionar una organización. Están disponibles todas las oportunidades activas asociadas a una organización.

Notas y tareas pendientes de CRM:

Las notas y tareas pendientes de CRM creadas desde la entidad de organización o contacto pueden hacer referencia opcionalmente a una oportunidad activa para la organización. Al agregar una nota desde la página Oportunidad, el campo Nombre de la oportunidad se rellena de manera predeterminada.

Contratos:

Si se creó el contrato mientras se ejecutaban los asistentes para cerrar oportunidades y para cerrar cotizaciones, la oportunidad es mencionada aquí.

Proyectos:

Usted puede asociar una oportunidad con el proyecto y hacer lo siguiente:

• Si esta es una propuesta de proyecto, convierta la propuesta en un proyecto mientras ejecuta el Asistente para obtener oportunidades. Los cargos cotizados se transformarán en cargos de proyecto. El pronóstico de Total de ingresos y Costo total de la oportunidad rellenará los campos Ingresos estimados y Costo estimado (si estos campos no contienen ningún valor). Consulte Cerrar oportunidades que haya obtenido.
• Usar los campos definidos por el usuario de la oportunidad vinculada para actualizar los campos definidos por el usuario del proyecto. Consulte Copiar campos definidos por el usuario de oportunidad a campos definidos por el usuario de proyecto.
• Cuando se complete el proyecto, podrá actualizar la oportunidad a Implementada desde el Asistente para completar proyectos. Consulte Completar un proyecto.

Cotizaciones:

Seleccione una oportunidad activa, cree una nueva oportunidad o permita que la oportunidad se cree automáticamente. Si se crea automáticamente la oportunidad, tendrá el mismo nombre que la cotización y los campos restantes tendrán como predeterminados los valores descritos en Valores predeterminados para oportunidades creadas automáticamente.

Pedidos de venta:

Si está habilitado Aprovisionamiento, se generarán automáticamente pedidos de venta desde oportunidades al ejecutarse el Asistente para cerrar oportunidades. El campo es de sólo lectura.

Tickets:

En este campo aparecerá una oportunidad si se ha ejecutado el asistente de para cerrar oportunidades y se ha seleccionado Asociar este ticket con esta oportunidad,creando este ticket en la cola de posventa.

Estado del contrato

El estado del contrato determina si hay un contrato activo.

• Los contratos son creados con el estado configurado como Activo.

• Se pueden desactivar en la página Editar contrato. Los contratos inactivos no se pueden asociar con nuevos tickets o proyectos, pero los eventos de facturación continuarán hasta que se llegue a la Fecha de finalización del contrato.
  

IMPORTANTE  Para detener la facturación de servicios futuros, debe cambiar la fecha de finalización del contrato a la fecha del último evento de facturación.

Aprobar y contabilizar mano de obra

Este campo determina si se aprueba y contabiliza la mano de obra manualmente, en la aprobación de hojas horarias o inmediatamente en la entrada de tiempo.

NOTA  Solamente la opción Manualmente le permitirá acceder a una etapa de aprobación de facturación aparte para mano de obra, y le permitirá corregir errores, realizar ajustes, agregar información faltante, corregir ortografía, etc. Por ende, le recomendamos enfáticamente que los clientes usen la opción Manualmente.

Este campo no puede editarse para contratos por ticket. El ajuste de facturación para la mano de obra contratada por ticket es siempre Manual. Este ajuste de facturación permite que todas las entradas de tiempo permanezcan en Aprobar y contabilizar hasta que el estado del ticket se establezca como completado, asegurando que la compra del ticket permanezca disponible hasta que se complete todo el trabajo del ticket.

Consulte Configuraciones de facturación para aprobar mano de obra.

Seleccione esta casilla de verificación para cambiar el método de entrada de tiempo para proyectos que usen este contrato de tiempo decimal (una cantidad fija de horas) a entrada de hora de inicio/de detención.

• Los tickets usan Iniciar/Finalizar entrada de tiempo de modo predeterminado, por lo que esta configuración no tiene ningún impacto sobre ellos.
  
• Tiempo decimal, el modo predeterminado para los proyectos, rastrea el tiempo por horas y fracciones de horas, por ejemplo, 1,5 horas.
• Hora de inicio/detención recuerda a los recursos que deben ingresar la hora en la que comenzaron a trabajar en una tarea y la hora en que se detuvieron. Por ejemplo, Iniciar a las 8:30 de la mañana - Detener a las 10:05.

Ingresos estimados

La cantidad de ingresos que espera generar. Le recomendamos encarecidamente que rellene este campo, ya que muchos reportes comparan los ingresos estimados, los ingresos reales y los costos. Si deja este campo en 0.00, estos reportes no generarán información útil.

Costo estimado

El importe que espera que cueste el trabajo del contrato o los cargos del proyecto. Si no tiene permiso para ver datos de costos internos, este campo no será visible.

NOTA  Si importa cargos de productos cotizados desde QuoteWerks, el importe cotizado se importa a este campo.

Horas estimadas

El número de horas que estime que tomará completar el trabajo.

Tareas de proyecto:

Estimado (h) y otro campo, Por recurso (horas) son interdependientes.

• Si selecciona Trabajo fijo, se habilita el campo Estimado (h) y se calcula el campo Por recurso (h).
• Si selecciona Duración fija, se habilita el campo Por recurso (h) y se calcula el campo Estimado (h).

NOTA  Las horas estimadas en tickets y tareas rellenan el reporte Disponibilidad de carga de trabajo.

Fases:

El total de horas estimadas especificadas para todas las tareas en la fase.

Este campo está deshabilitado si el campo Honorario de apertura se configura a 0 o si se deja en blanco.

Código de facturación del honorario de apertura

Se trata de un código de servicio de contrato recurrente que se utiliza para cobrar impuesto sobre el honorario de apertura de contrato. Asegúrese de que este código de facturación esté asociado con la categoría de impuesto correcta. Consulte Categorías de impuesto.

NOTA  Si la organización contratante está exenta de impuestos o el código seleccionado no está asociado a una categoría de impuesto, no se cobrará ningún impuesto.

NOTA  En la página Editar contrato, este campo se volverá de sólo lectura una vez que se haya aprobado y contabilizado el honorario.

Habilitar facturación excedente

Seleccione esta casilla para habilitar el campo Tarifa de sobrefacturación.

Tarifa de sobrefacturación

En los contratos de bloque horario, esta tarifa por hora se utilizará cuando se hayan consumido todas los bloques horarios disponibles. Si está activado, este campo es obligatorio y siempre creará un cargo de contrato de 0,00, o el importe ingresado.

NOTA  Si desea limitar los cargos para un período de bloque, introduzca una tasa de exceso de 0,00. Una vez consumidas las horas del bloque, la mano de obra se realizará a la tarifa de sobrefacturación de 0,00.

Tarifa excedente por ticket

En los contratos Por ticket, esta tarifa se utilizará como el cargo de contrato de tarifa plana una vez que se hayan consumido todas las compras de ticket. Este campo es obligatorio y siempre creará un cargo de contrato de 0,00, o el importe ingresado.

NOTA  Si usted no añade ninguna compra al contrato, puede usar la tarifa de exceso para crear tickets de uso único para facturar al cliente.

Si ha recibido un depósito, pago anticipado o cuota inicial, ingrese el importe del pago. Autotask creará un hito y lo marcará como aprobado, contabilizado y facturado.

NOTA  La fecha de contabilización y la fecha de factura del pago del contrato inicial para Importe ya recibido será la fecha de creación del contrato y no la fecha de inicio del contrato.
Por ejemplo, si un contrato es creado el 25/08, pero la fecha de inicio del contrato es el 01/08, entonces el hito creado para el importe ya recibido mostrará la fecha de vencimiento 01/08. Sin embargo, será contabilizado el 25/08 y facturado para el 25/08.

Si aún no ha recibido un pago y su cliente necesita una factura del primer pago, ingrese el importe del pago aquí. La información aparecerá en Aprobar y contabilizar, y usted podrá generar la factura en Autotask o en su software de contabilidad.

Los códigos de hitos aplican categorías de facturación a los ingresos de los contratos de precio fijo.

Haga clic en el control desplegable y seleccione un código de hito predeterminado para este contrato. El código de hito seleccionado se aplica a cada hito a medida que se crea, pero puede sobrescribirse.

El uso de códigos de facturación de hitos es opcional. Para información adicional sobre códigos de facturación de hitos, consulte Códigos de hitos.

La casilla Cargar impuesto... aparece si su instancia de Autotask tiene instalado el módulo Impuesto de anticipo. Este módulo le permite deducir no solamente mano de obra y cargos de la compra de anticipo, sino que también los impuestos aplicados a ellos.

El módulo debe ser habilitado por Soporte de Datto. Para detalles sobre cómo funciona esta característica, consulte Agregar impuesto a elementos de contratos de anticipo.

Haga clic para seleccionar la casilla de verificación si usted desea deducir impuestos (para elementos elegibles de mano de obra, cargo y gastos) de compras de anticipo en este contrato.

Organización de facturación

Si desea que la factura de los conceptos de facturación generados por este contrato se envíe a un tercero distinto de la organización matriz de este cliente, selecciónelo aquí. Se puede seleccionar cualquier organización de su instancia de Autotask. Los ingresos y los costos se controlan con respecto a la organización para la que se ha establecido el contrato, pero todos los elementos aprobados y contabilizados para el contrato se facturarán a la organización de facturación.

Consulte Utilizar contratos para facturar a otra organización.

Contacto de notificaciones de la organización de facturación

Este destinatario de notificaciones basado en funciones en la organización de facturación es una persona que puede recibir notificaciones de reglas de flujo de trabajo cuando se activa la re-adquisición automática de bloques horarios, anticipos y tickets.

Contrato de exclusión

El contrato de exclusión es el contrato que se utilizará en lugar del actual si las funciones, tipos de trabajo y sub-problemas excluidos a continuación (y contenidos en el Conjunto de exclusión, si lo hay) se aplican a los tickets y a las entradas de tiempo de los tickets. Sustituirá automáticamente el contrato original cuando un usuario guarde una entrada de tiempo con una función, un tipo de trabajo o un tipo de sub-problema excluidos.

Si el contrato de exclusión tiene para sí mismo un contrato de exclusión, todas las funciones, los tipos de trabajo y los tipos de sub-problema no cubiertos bajo el contrato de exclusión usarán el contrato de exclusión específico del contrato de exclusión. La cadena de contratos de exclusión se muestra en la página de resumen del contrato.

• Para seleccionar un contrato distinto para cualquier función, tipo de trabajo y tipo de sub-problema excluidos, haga clic en el ícono de selector a la derecha del campo y seleccione un contrato. Se muestran todos los contratos activos disponibles para la organización.
• Para no aplicar ningún contrato, es decir, aplicar la configuración por defecto del administrador, deje el campo en blanco.

NOTA  Los contratos por ticket no pueden seleccionarse como contratos de exclusión, ya que estos deben aplicarse tanto al ticket como a la entrada de tiempo para que se complete la facturación de manera apropiada.

Si ha accedido a la página de Exclusiones desde el menú de contratos, puede abrir el contrato de exclusión seleccionado haciendo clic en el icono de Ver Contrato a la derecha del campo.

Conjunto de exclusiones

Un conjunto de exclusiones es una lista predefinida de funciones, tipos de trabajo y sub-problemas que no estarán cubiertos por el contrato actual. Los conjuntos de exclusiones pueden usarse en varios contratos. Estos aumentarán la precisión y ahorrarán tiempo.

EJEMPLO  La mayoría de sus clientes tiene un contrato de soporte Remoto que es el contrato por defecto, ya que, inicialmente, usted intentará resolver cualquier problema por teléfono o usando pantalla compartida. Este contrato abarca funciones como la de técnico de soporte y tipos de trabajo como soporte remoto. Todas las demás funciones y tipos de trabajo se añaden a un conjunto de exclusiones denominado No Remoto. Esto garantiza que el contrato del ticket o del proyecto no se aplique a las entradas de tiempo que utilizan las funciones y tipos de trabajo excluidos. Usarán el contrato de exclusiones o ningún contrato en absoluto.

Haga clic en el menú desplegable y realice una selección. Están disponibles todos los conjuntos de exclusiones previamente creados. Consulte Gestionar conjuntos de exclusiones de contratos. Para crear un nuevo conjunto de exclusiones y aplicarlo al contrato (cuando esté disponible), haga clic en el signo más. Se abrirá la página Nuevo conjunto de exclusiones de contrato. Consulte Agregar, editar o copiar un conjunto de exclusiones de contrato.

Estos paneles muestran las funciones, los tipos de trabajo y los sub-problemas que fueron excluidos individualmente del contrato, ya sea en lugar de del conjunto de exclusiones o además de estos. Seleccione y haga clic, o haga doble clic, en una función, tipo de trabajo o sub-problema. Esto lo moverá de la lista de Excluidos a la de Disponibles.