Características adicionales cuando se habilita Multidivisa

El panorama completo

Cuando está habilitada Multidivisa, todos los datos financieros para clientes y proveedores que usen una divisa distinta a su divisa interna se rastrean en dos divisas: su divisa interna y una divisa extranjera.

Acerca de la divisa interna

La divisa interna es aquella usada por su propia organización y probablemente la mayoría de sus clientes.

  • La divisa interna es la divisa de contabilidad para su organización. Todas las transacciones que suceden en la divisa del cliente, proveedor o reembolso se convierten en su divisa interna, usando la tasa de cambio actual en la página Divisas. Los valores de divisa interna se calculan siempre, y no pueden editarse.
    • Al tratar con sus clientes, el costo de mano de obra, productos y servicios se rastrea solamente en su divisa interna. Todos los ingresos en divisas extranjeras se convierte en su divisa interna usando las tasas de cambio gestionadas en la página Divisas.
    • Al lidiar con proveedores de los que compre en divisa extranjera, el costo de los elementos de órdenes de compra se incurre en la divisa extranjera, y se convierte a su divisa interna.
    • Al lidiar con reportes de gastos, tanto los gastos incurridos por sus recursos y los reembolsos a ellos pueden ser en divisas extranjeras.
  • La generación de reportes usa su divisa interna, pero habrá disponibles un número de campos de divisa del cliente. Consulte Los campos de generación de reportes adicionales para varias divisas.

EJEMPLO  Su divisa interna es la libra británica. Usted va a vender una impresora OfficeJet 4650 Todo-en-Uno HP a un cliente cuya divisa es el dólar estadounidense por $100. Un dólar estadounidense equivale a 0,76112 libras británicas.
100 USD (Precio unitario en la divisa del cliente)* 0,76112 (Tasa de cambio) = 76.11 GBP (ingresos esperados de acuerdo a la tasa de cambio actual).

Acerca de las divisas extranjeras (acerca de las divisas de cliente, proveedor, gasto o reembolso)

Usted tiene Multidivisa habilitada porque algunos de sus clientes, proveedores o recursos usan una divisa extranjera, lo más probable porque se ubican en un país distinto.

  • Los clientes asociados con una divisa distinta reciben cotizaciones y facturas en la divisa del cliente. Todos los documentos que verán los clientes tales como cotizaciones, facturas, plantillas de notificación, plantillas de correo electrónico, etc. presentan los precios, los precios ampliados y los importes facturables en la divisa del cliente.
  • Los proveedores asociados con una divisa extranjera reciben órdenes de compra en la divisa del proveedor. Todos los valores en la página Ver orden de compra aparecen en la divisa del proveedor de la orden de compra. Esto incluye los costos unitarios y totales de cada elemento de orden de compra, el subtotal de importe de ventas, el valor del flete, el impuesto total y el total de la orden de compra.
  • Los recursos asociados con una divisa extranjera incurren en gastos en diversas divisas de gastos y ser reembolsados en la divisa de reembolso de su elección. Consulte Reportes de gastos de Multidivisa.

El monto de la divisa extranjera es siempre el número "real". Este es el importe que los clientes le pagarán realmente a usted, lo que le pagarán los proveedores, y lo que usted le reembolsará al recurso, sin importar lo que suceda con la tasa de cambio entre la divisa extranjera e interna. En transacciones de Multidivisa, todos los valores en los campos de divisa interna se calculan usando las tasas de cambio en su tabla Divisas, y no pueden editarse. Los importes son exactos según lo sean también las tasas de cambio.

Elementos de interfaz cuando está habilitada Multidivisa

Para ayudarle a gestionar varias divisas, aparece un número de elementos de interfaz adicionales cuando está habilitado Multidivisa.

Una página adicional aparece en Autotask: la página Divisas. Vaya a > Admin. > Finanzas, Contabilidad y Generación de facturas > Divisas.

En esta página, usted puede:

  • Habilitar Multidivisa
  • Seleccionar su divisa interna
  • Activar todas las divisas adicionales que necesite
  • Seleccionar el símbolo de visualización y los formato de divisa positivo y negativo para sus divisas
  • Gestionar las tasas de cambio de sus divisas activas en relación a su divisa interna
  • Revisar el historial de divisas

Consulte Habilitar Multidivisa y gestionar divisas.

Los campos de divisas a través de la aplicación se presentan con un indicador de divisa. El indicador de divisa es un botón adjuntado a un campo de divisa. Mientras el importe en el campo represente la divisa de un cliente, el símbolo de visualización de la divisa siempre se mostrará. Solamente para su divisa interna, usted podrá siempre elegir si mostrar o no el símbolo de la divisa.

Cuando usted ve la divisa de un cliente en la lista de precios, el indicador se vuelve un botón que abre la casilla de traducción de divisas. Esta casilla muestra el importe en la otra divisa.

La casilla de traducción de divisas muestra el importe en el campo actual en una divisa distinta, usando la tasa de cambio actual en la página Divisas.

  • Si usted hace clic en el indicador de divisa de su divisa interna, la casilla de traducción de divisas mostrará el importe en la divisa seleccionada del cliente: Valor que aparece = Valor de campo / Tasa de cambio para la divisa seleccionada del cliente.
  • Si usted hace clic en el indicador de divisa de la divisa seleccionada del cliente, la casilla de traducción de divisas mostrará el importe en su divisa interna: Valor que aparece = Valor de campo * Tasa de cambio para la divisa seleccionada del cliente.

Para aceptar el valor calculado, haga clic en Copiar a [nombre del campo] [(símbolo de divisa)].

Si una organización está asociada a una divisa de cliente, las páginas Presupuesto y Resumen de contrato muestran un botón de alternancia de visualización de divisas. La opción a la izquierda, que aparece de manera predeterminada, es la divisa del cliente. La opción a la derecha es la divisa interna.

  • Cuando esté seleccionada la divisa del cliente, todas las columnas de divisas aparecerán en la divisa del cliente, a excepción de Costo unitario y Ganancia bruta.
  • Cuando esté seleccionada la divisa interna, todos los valores de divisas aparecerán en la divisa interna.

NOTA  La selección de divisas solamente impacta la visualización en esta página; no determina la divisa en la cotización publicada.

Si la opción Multidivisa está activada, se añadirá un filtro de Divisa (de Organización) a todos los widgets que tengan Organización disponible como filtro.

NOTA  Los nombres de las divisas en el tablero tienen un límite de tres caracteres.

Además, usted podrá agrupar información de widgets de acuerdo a la divisa del cliente de una empresa determinada.

Todas las divisas activas están disponibles como filtros, y también como agrupaciones principales y secundarias.

Los campos adicionales que presentan precios, tarifas por hora e importes facturables en la divisa del cliente están disponibles para visualización, o bien aparecen automáticamente en muchas páginas a través de la aplicación. Se describen donde sea que estén disponibles.