Trabajar con números de orden de compra

Típicamente, cuando usted asigna un número de orden de compra a un contrato o proyecto, usted desea que elementos como tickets, mano de obra, cargos y gastos que están dentro de la entidad tengan el mismo número de orden de compra. En Autotask PSA, cuando usted asigna un número de orden de compra a nivel de cotización, contrato, proyecto o ticket/tarea, aquel número de orden de compra inmediatamente se vuelve el número de orden de compra predeterminado para todos los elementos asociados como gastos, cargos y mano de obra. Cuando un ticket o tarea hereda un número de orden de compra de un contrato o proyecto, aquel número es transferido a elementos de gastos, cargos y mano de obra agregados al ticket o la tarea.

La siguiente tabla muestra qué elementos heredan un número de orden de compra desde una entidad asociada.

Cuando asigne un número de orden de compra a esta entidad	Estos elementos heredan el número de orden de compra de la entidad.
Cotización	Todos los cargos de ticket, contrato o proyecto creados por medio del Asistente de oportunidades obtenidas cuando se cierra la oportunidad asociada Puede editar el número de orden de compra heredado en los cargos.
Contrato	Puede editar el número de orden de compra heredado: proyectos, tickets, cargos y gastos. No puede editar el número de orden de compra: servicios y paquetes de servicios, hitos y honorarios de apertura. NOTA  Si el contrato aplicado a un ticket no tiene un número de orden de compra, y el ticket ya tiene un número de orden de compra asignado, entonces se retiene el número de orden de compra actual (el campo no se borra). Si el contrato tiene un número de orden de compra y el ticket no, se aplica la orden de compra del contrato, incluso cuando el contrato es asignado por una plantilla de formulario.
Proyecto	Puede editar el número de orden de compra heredado: tareas, cargos y gastos.
Ticket	Puede editar el número de orden de compra heredado: cargos y gastos. No puede editar el número de orden de compra: mano de obra.
Tarea	Puede editar el número de orden de compra heredado: cargos y gastos. No puede editar el número de orden de compra: mano de obra.
Cargos y gastos	Ninguno
Suscripciones	Puede editar el número de orden de compra heredado: renovación de suscripción. No puede editar el número de orden de compra: cada período de facturación de suscripción,

Usted puede editar manualmente un número de orden de compra heredado para proyectos, tickets, tareas y problemas, y cargos y gastos. No es posible cambiar manualmente un número de orden de compra heredado en un elemento de mano de obra o en servicios y paquetes de contrato, honorarios de apertura o hitos.

NOTA  Si usted edita manualmente un número de orden de compra heredado donde se le permita, el nuevo número de orden de compra no se actualizará automáticamente si cambia el número de la orden de compra original de la entidad. Por ejemplo, si un ticket tiene un número de orden de compra predeterminado heredado de un contrato, y usted cambia manualmente el número de la orden de compra, el número de la orden de compra del ticket no se actualizará si usted cambia más tarde el número de orden de compra del contrato.

NOTA  Si usted quita un contrato de un ticket, y el ticket tiene un número de pedido de venta heredado desde el contrato, el número de pedido de venta se quitará desde el ticket. Si el número del pedido de venta fue editado o añadido manualmente, no se quitará.

NOTA  Cuando se añade un número de pedido de venta manualmente a un elemento, Autotask asume que se añadió de manera intencional y no lo actualiza ni lo quita automáticamente.

Si usted actualiza el número de orden de compra en un contrato, proyecto, ticket o tarea, Autotask revisa todos los proyectos asociados incompletos (solo para contratos), tickets, tareas, y cargos y gastos no contabilizados. Si el número de orden de compra de cualquiera de estos elementos coincide con el número de orden de compra original (antes de la actualización), aparecerá un mensaje con tres opciones: usted puede elegir actualizar todos los elementos asociados no completados al nuevo número de orden de compra, o elegir no actualizar. Cuando elija actualizar, aquella actualización incluirá todos los elementos en todos los niveles que heredaron el número de orden de compra original, excepto entradas de tiempo aprobadas y contabilizadas.

EJEMPLO  Si usted actualiza el número de orden de compra en un contrato con tickets asociados, y elige actualizar todos los tickets asociados con un número de orden de compra que coincida con el número de orden de compra original del contrato, Autotask también actualizará todos los cargos y gastos no contabilizados asociados con los tickets si su número de orden de compra coincide con el número de orden de compra del contrato original.

El número de orden de compra heredado por un cargo de contrato, proyecto o ticket creado por el Asistente de oportunidades obtenidas no es actualizado si usted cambia el número de orden de compra en la cotización original.

El número de orden de compra pasa a Aprobar y contabilizar y a Facturación. En Aprobar y contabilizar, usted puede buscar por número de orden de compra. El número de orden de compra aparece en la vista detallada de elementos en espera de aprobación. No es posible editar un número de orden de compra a este nivel.

El número de orden de compra aparece en facturas. Se crea una factura aparte para cada número de orden de compra. Si una organización tiene varios artículos de facturación asignados a diferentes números de pedido, Autotask generará varias facturas para esa organización.

Los números de orden de compra también aparecen en la factura cuando su configuración de facturación está establecida en Facturar al aprobar la hoja horaria y Facturar inmediatamente. Cada número de orden de compra genera una factura aparte.