Utilizar contratos para facturar a otra organización

Los contratos también pueden utilizarse para facturar a una organización por el trabajo que realizas para otra. Para ello, puede utilizar una relación preexistente entre una organización principal y una suborganización, o seleccionar cualquier organización de su instancia de Autotask como organización de facturación.

Facturación a la organización matriz del trabajo realizado en la suborganización

EJEMPLO  Usted tiene un cliente con diferentes ubicaciones del cliente en su área. Usted ha configurado cada ubicación como una organización separada en Autotask, porque necesita hacer un seguimiento de los contactos, dispositivos y tickets para cada ubicación del cliente por separado. Sin embargo, todas las facturas necesitan enviarse a la sede central corporativa.

Una relación matriz-suborganización es una relación permanente entre dos organizaciones que se establece a nivel de organización. Para facturar a la organización matriz, primero debe establecer la relación jerárquica matriz/suborganización entre dos organizaciones en el módulo Autotask CRM. Consulte Pestaña Suborganizaciones.

Al seleccionar un contrato para un proyecto o ticket de una suborganización, el selector de contratos muestra tanto los contratos de la suborganización como los de la organización matriz. Los contratos de la empresa matriz son identificados con una marca de verificación en la columna Empresa matriz. Si selecciona un contrato principal, el trabajo realizado para el proyecto o ticket se facturará a la organización principal. Para más detalles sobre la relación matriz/suborganización y cómo se determina la organización de facturación, consulte Facturación de partidas de suborganizaciones a una organización matriz.

Utilizar una organización de facturación externa

EJEMPLO  La empresa A funciona como centro de enrutamiento para las llamadas de servicio de varios clientes finales. Esa organización establece una relación de facturación con el cliente final y luego subcontrata el trabajo. Cuando acepte trabajo de la Organización A, querrá hacer un seguimiento del trabajo que realiza para la organización del cliente final, la Organización B, en Autotask, pero necesita facturar a la Organización A, la organización que le pasó el trabajo. Usted no factura directamente a la Organización B. En este caso, usted establecería un contrato para el cliente final, especificaría la Organización A como la Organización de Facturación, y luego aplicaría ese contrato a los tickets o tareas en las que usted trabaja para la Organización B.

Una organización de facturación es una organización externa seleccionada en el contrato para recibir las facturas de todos los elementos de facturación que entran dentro del contrato. Los ingresos y los costes se registran en la organización del cliente final, pero todas las partidas aprobadas y contabilizadas para el contrato se facturarán a la organización de facturación.

Se puede seleccionar cualquier organización de su instancia de Autotask. No es necesaria una relación matriz/suborganización, y la organización de facturación ni siquiera tiene que ser un cliente. Puede establecer tantas organizaciones de facturación para un cliente final como contratos pueda establecer.

NOTA  Si la opción Multidivisa está activada, la organización de facturación debe tener la misma divisa que el cliente final.

Cómo...

  1. Introduzca ambas organizaciones en su instancia de Autotask, la organización para la que realizará el trabajo y la organización a la que facturará. Para más información sobre el trabajo con organizaciones, consulte Panorama de las organizaciones.
  2. Establezca un contrato para la organización en la que realizará el trabajo y seleccione la organización de facturación. Si lo desea, puede seleccionar un contacto de esa organización como Contacto de notificación de la organización de facturación. El contacto de notificación de la organización de facturación puede recibir notificaciones automáticas activadas por reglas de flujo de trabajo. Para más información sobre la selección de una organización de facturación, consulte Página 2: Ingresos y facturación.
  3. Aplique el contrato a proyectos, tickets o entradas de tiempo. Después de que contabilice elementos facturables de los proyectos, tickets o entradas de tiempo asociados con el contrato, los elementos serán añadidos a facturas para la empresa de facturación. Hasta que se contabilizan, se asocian a la organización del Cliente final. Para información sobre cómo aplicar contratos, consulte Cómo se aplican los contratos.
  4. Si la organización de facturación es un cliente, habilite el acceso al Portal del Cliente para uno o más contactos. Los contactos podrán entonces ver detalles de proyectos y tickets por los que serán facturados. Habilite los contactos de la organización de facturación como lo haría con los contactos de cualquier cliente del Portal del Cliente. Para información sobre cómo configurar el Portal del cliente y habilitar contactos, consulte ADMIN.: Configurar el Portal del cliente.

EJEMPLO  Mejor práctica: Le recomendamos que convierta sus organizaciones de facturación en organizaciones de tipo Cliente y que, a continuación, conceda a uno o varios de sus contactos acceso al Portal del Cliente. De este modo, la organización a la que está facturando puede ver los tickets y proyectos por los que se les está facturando.

Dado que la organización de facturación no es la organización del cliente final que aparece en los contratos, tickets y proyectos, los recursos de la organización de facturación no tienen acceso a la información de los tickets o proyectos. No podrán rastrear el progreso de un proyecto ni ver entradas de tiempo o notas en tickets.

Si la organización de facturación es de tipo Cliente, puede proporcionar acceso al Portal del Cliente a uno o más contactos. Aquellos contactos podrán entonces iniciar sesión en el portal para ver detalles de ticket y proyecto, por ejemplo, programas y notas de proyecto, y descripciones, estados y notas de ticket.

En el portal, podrán consultar solo tickets y proyectos asociados con un contrato para el que sean la empresa de facturación. En los detalles de ticket y de proyecto, podrán solo consultar detalles relacionados solo con elementos para los que serán facturados; por ejemplo, si usted ingresa una entrada de tiempo en un ticket y selecciona un contrato diferente en la entrada de tiempo, aquella entrada de tiempo no aparecerá en el portal.

La información del cliente final aparece en diferentes páginas relacionadas con el cliente final en el portal (Tickets de cliente final y Proyectos de cliente final). Las páginas sólo están disponibles para las organizaciones que han sido seleccionadas como organización de facturación en uno o más contratos. La información en las páginas del portal del cliente final es de solo lectura. Los usuarios no pueden editar la información ni agregar notas ni contactos. En la vista Resumen de proyectos del cliente final, los usuarios pueden hacer clic en un vínculo para enviar un correo electrónico a recursos de proyecto.

Cuando se especifica una organización de facturación, toda la mano de obra y los cargos permanecen asociados a la organización del cliente final hasta que los artículos han sido aprobados y contabilizados. Las partidas se aprueban y se contabilizan, ajustan o anulan en la organización del cliente final. Aparecen en las vistas Panel y Rentabilidad como partidas de ingresos y costes para la organización del cliente final. En los informes y LiveReports, los elementos aparecen bajo la organización del cliente final.

Una vez que se hayan aprobado y contabilizado los elementos, estos aparecerán bajo la empresa de facturación en la página Generación de facturas / Elementos a facturar. A continuación, se incluyen en las facturas generadas para la organización de facturación.

NOTA  En la página Facturación / Elementos a Facturar, la casilla de verificación Mostrar Elementos de Suborganización se comportará de la siguiente manera:
Supongamos que la Organización A es la organización matriz de la Organización B, y que la Organización C tiene un contrato con la Organización B como organización de facturación. Si el usuario va a Ítems a Facturar, filtra sobre la Organización A, y selecciona la casilla de verificación Mostrar Ítems de Sub-Organización, la tabla NO devolverá ítems facturados bajo el contrato de la Organización C (donde la Organización B es la organización de facturación).

Al usar el Asistente de exportación, habrá diversas nuevas columnas para exportar la información de nombre y dirección de la empresa de facturación. Al exportar con XML genérico, no habrá un elemento <bill_to_company>. En su lugar, la columna <nombre_cust> mostrará la organización de facturación para los artículos asociados a un contrato con una organización de facturación.

Comparación entre la organización matriz/suborganización y la organización de facturación

La siguiente tabla ofrece una comparación de las distintas características de las relaciones matriz-suborganización y Organización de facturación.

  Facturación matriz-suborganización Organización de la facturación - Facturación a cliente final
Relación entre organizaciones La organización principal y las suborganizaciones deben tener una relación configurada en Autotask a nivel de organización. No se requiere relación. Cualquier organización en su instancia de Autotask puede ser seleccionada como organización de facturación en un contrato.
Restricciones de relaciones Una organización matriz puede tener varias suborganizaciones, pero una suborganización sólo puede tener una organización matriz. No se permiten relaciones multigeneracionales; es decir, una suborganización no puede ser matriz de otra organización y una organización matriz no puede ser suborganización de otra organización. No hay restricciones en las relaciones entre una organización de facturación y una organización de cliente final. Una organización de cliente final puede tener un número ilimitado de contratos, cada uno con una organización de facturación diferente. Una organización puede ser tanto una organización de clientes finales como una organización de facturación.
Visualizaciones de reportes y tableros Si existe un contrato, los ingresos y costes se controlan con la organización contratante, ya sea la matriz o la suborganización.
Si no hay contrato, la opción de Configuración de la factura "Facturar elementos no contractuales a la organización matriz" determina si los ingresos y costes se registran en la organización matriz o en la suborganización.		 Las partidas de ingresos y costes se asocian a la organización del cliente final en cualquier lugar de Autotask.
Rastreo de tickets y proyectos en el Portal del cliente Si un Cliente del Portal de Clientes es una organización matriz, los recursos del portal con nivel de seguridad Manager o Avanzado pueden ver los tickets de las suborganizaciones. Si la organización de facturación es una organización de tipo Cliente, puede dar a los recursos de la organización de facturación acceso al Portal del Cliente para ver la información del ticket y del proyecto del cliente final relacionada con los elementos que se facturarán a su organización.
¿Se requiere contrato? Las partidas facturables de la suborganización que no se rigen por contratos pueden facturarse automáticamente a una organización matriz. Puede seleccionar esta opción en la fase de facturación, o globalmente para una organización en Configuración de factura. Siempre es necesario un contrato para facturar a una organización por el trabajo realizado para el cliente final.
Varios Debido a que la organización matriz y las suborganizaciones tienen una relación predefinida en Autotask, la página de Organización tanto para la organización matriz como para las suborganizaciones proporciona información sobre las organizaciones relacionadas. Se establece una organización de facturación a nivel de contrato. El nombre de la organización de facturación aparece en la información del contrato.

El siguiente diagrama de flujo muestra a qué organización se factura el trabajo realizado para una suborganización, en función de la configuración del contrato y de la factura .