Resumen del contrato

Nombre

Ingrese un nombre para la entidad. Si va a asociar la entidad a otras múltiples entidades, considere añadir un identificador al nombre.

EJEMPLO  Si copia el mismo contrato a muchas organizaciones, haga que el nombre de la organización forme parte del nombre del contrato.

Archivos adjuntos:

El nombre es de manera predeterminada el nombre del archivo, pero se puede editar. Usted puede adjuntar varios archivos con el mismo nombre.

Contratos:

El nombre del contrato es completamente personalizable. Le recomendamos usar un nombre descriptivo.

Cargos:

El campo es por defecto el nombre del producto o el código de material, pero puede ser editado. Los cargos creados automáticamente para los contratos de bloque horario, anticipo o por ticket serán por defecto "[nombre del código del material] [fecha de inicio de la compra - fecha de finalización de la compra]".

Productos:

El nombre del producto aparece en las cotizaciones, la lista de dispositivos y la factura del cliente. Los nombres deben ser únicos.

Dependiendo de cómo piense utilizar los productos, puede configurar sus productos con nombres genéricos como "impresora" o "servidor", o utilizar nombres y números de modelos individuales y hacer un seguimiento del costo y el precio por unidad.

Cotizaciones:

Al agregar la cotización desde una oportunidad, el Nombre de la oportunidad será de manera predeterminada el Nombre de la cotización. En pedidos de venta, el Nombre de la cotización será de solo lectura.

Suscripciones:

El campo tiene por defecto el nombre del producto y del dispositivo, pero puede editarse. Recomendamos que mantenga el nombre predeterminado del producto para que el elemento de línea de la factura coincida con el producto que está facturando.

Organización

Organización o Nombre de la organización se refiere a la organización asociada a la entidad. Este campo es siempre obligatorio.

• En el modo Vista, el nombre aparecerá como hipervínculo para los usuarios con permiso para ver la organización, y como texto sin formato para todos los demás.

• En modo Nuevo, ingrese el nombre de la organización. A medida que escriba, Autotask irá sugiriendo posibles coincidencias. Haga clic en el nombre de una organización para seleccionarla y rellenar el campo. De modo alternativo, usted puede hacer clic en el ícono de selector para seleccionar la organización desde una lista. En algunas entidades, como ticket y oportunidad, puede hacer clic en el icono más a la derecha del icono selector para crear rápidamente una nueva organización. Consulte Añadir una organización.

• En modo Edición, este campo no puede modificarse para algunas entidades (por ejemplo, proyectos y dispositivos).

Responsable de organización

El recurso de su organización que asumirá la responsabilidad general de la relación con la empresa. El campo puede aparecer en otras entidades pero será de solo lectura.

Los usuarios seleccionados como gestores de cuenta deben tener permisos de seguridad para ver el tipo de organización y Míos o permisos de objeto superiores. Los responsables de empresa tienen los mismos permisos de seguridad que los miembros del equipo de empresa. Las organizaciones en las que usted es el gestor de cuentas o un miembro del equipo se encuentran en Mi(s) > CRM > Organizaciones. Consulte Configuraciones de seguridad de CRM.

Contacto

Un contacto es una persona de una organización que está asociada a la entidad que estás creando o editando.

Este campo aparece en muchas entidades que muestran el campo Organización. Debe seleccionar una organización antes de poder seleccionar un contacto. Están disponibles todos los contactos activos asociados a la organización más el contacto actual, aunque esté inactivo. Si la organización es una suborganización de otra organización, puede seleccionar un contacto de la lista de contactos de la organización matriz que aparece debajo de una línea discontinua.

En algunas entidades, como ticket y oportunidad, puede hacer clic en el ícono más para crear un nuevo contacto. Consulte Agregar y editar contactos.

En modo para agregar o editar, comience a escribir el nombre de una persona o haga clic en el ícono de selector para seleccionar una persona de una lista alfabética.

Descripción

El campo Descripción aparece en muchas entidades de Autotask. En entidades como ticket, tarea, nota y tarea pendiente, el campo Descripción es una parte fundamental del registro de información. Donde sea que esté disponible, rastrea información esencial acerca del registro. A este campo a menudo le precede el nombre de la entidad. Por ejemplo, la descripción de la cotización.

Ingrese una descripción detallada de la instancia de la entidad, el problema con el que necesita ayuda el cliente o el servicio solicitado.

Acuerdo de niveles de servicio (SLA)

El punto de un SLA es la estandarización. Un nivel de servicio es un estándar de rendimiento que define el marco de tiempo en el que un problema será resuelto de acuerdo a su gravedad e impacto. Un acuerdo de niveles de servicio es un conjunto mínimo de niveles de servicio que su empresa define para satisfacer las necesidades de servicio de uno o más clientes. Por ejemplo, usted les promete a sus clientes que los tickets críticos que impactan a múltiples contactos se resolverán en 8 horas laborales el 90% del tiempo. Para más información sobre SLAs, consulte Introducción a la gestión de niveles de servicio.

Rara vez debería tener que seleccionar manualmente un SLA. Si está correctamente configurado, los SLAs deberían aplicarse automáticamente.

Si se asocia una entidad con varias entidades (o se crea una de ellas), y estas entidades pueden estar por defecto en un acuerdo de niveles de servicio, se prioriza el SLA más específico sobre el más general:

1. Selección manual (o aplicar una plantilla de formulario, lo que cuenta como selección manual)
2. SLA en el dispositivo
3. SLA en el servicio o paquete de servicios de contrato recurrente
4. SLA en el contrato

Esto se aplica también a los tickets creados en el Portal del cliente.

Para más sobre este complejo tema, consulte Aplicar acuerdos de niveles de servicio.

Contrato predeterminado de Atención al cliente

Cada cliente puede tener un contrato predeterminado designado que se aplicará automáticamente a todos los tickets creados para la organización dentro del intervalo de fechas del contrato.

• Usted puede cambiar el contrato predeterminado al crear o editar un ticket. Los usuarios con los permisos requeridos también pueden cambiar el contrato predeterminado en las entradas de tiempo.
• Si la organización es una organización matriz, este contrato se convierte en el contrato por defecto para todas las suborganizaciones que no tengan sus propios contratos por defecto.
• Si su administrador ha habilitado la configuración del sistema Utilizar contrato predeterminado de Atención al cliente para todos los tickets del Portal del cliente, este contrato es automáticamente aplicado a cualquier ticket entrante del Portal del cliente.

Seleccione la casilla para hacer que este contrato sea el predeterminado. Si la organización ya tiene un contrato predeterminado con un plazo de tiempo solapado, haga clic en Aceptar para que el nuevo contrato sea el predeterminado, o haga clic en Cancelar. El nuevo contrato será el predeterminado para todos los nuevos tickets.

NOTA  La casilla de verificación está desactivada para los Contratos periódicos si ya existe otro contrato predeterminado para esta organización.

Número de orden de compra

Este campo aparece en entidades que son parte del flujo de trabajo de facturación y se aplica a la mano de obra y los cargos.

• Si usted asigna un número de orden de compra a una cotización (en la pestaña Términos) y luego cierra la oportunidad asociada usando el Asistente para obtener oportunidades, todos los cargos creados con el Asistente para obtener oportunidades heredarán el número de orden de compra.
• Si asigna un número de orden de compra a un contrato, los elementos de facturación asociados heredan el número de orden de compra del contrato.
• Si usted asigna un número de orden de compra a proyectos, tickets o tareas, ese número de orden de compra sobrescribirá el número de orden de compra del contrato asociado.
• El número de orden de compra aparece en facturas. Se crea una factura aparte para cada número de orden de compra. Si una organización tiene varios artículos de facturación asignados a diferentes números de pedido, Autotask generará varias facturas para esa organización.

Consulte Trabajar con números de orden de compra.

Aprobar y contabilizar mano de obra

Este campo determina si se aprueba y contabiliza la mano de obra manualmente, en la aprobación de hojas horarias o inmediatamente en la entrada de tiempo.

NOTA  Solamente la opción Manualmente le permitirá acceder a una etapa de aprobación de facturación aparte para mano de obra, y le permitirá corregir errores, realizar ajustes, agregar información faltante, corregir ortografía, etc. Por ende, le recomendamos enfáticamente que los clientes usen la opción Manualmente.

Este campo no puede editarse para contratos por ticket. El ajuste de facturación para la mano de obra contratada por ticket es siempre Manual. Este ajuste de facturación permite que todas las entradas de tiempo permanezcan en Aprobar y contabilizar hasta que el estado del ticket se establezca como completado, asegurando que la compra del ticket permanezca disponible hasta que se complete todo el trabajo del ticket.

Consulte Configuraciones de facturación para aprobar mano de obra.

Organización de facturaciónSi desea que la factura de los elementos de facturación generados por este contrato se envíe a un tercero distinto de la organización matriz de este cliente, selecciónelo aquí. Se puede seleccionar cualquier organización de su instancia de Autotask. Los ingresos y los costos se controlan con respecto a la organización para la que se ha establecido el contrato, pero todos los elementos aprobados y contabilizados para el contrato se facturarán a la organización de facturación. Consulte Utilizar contratos para facturar a otra organización.

Contacto de notificación de la organización de facturación. Este destinatario de notificaciones basado en funciones de la organización de facturación es una persona que puede recibir notificaciones de reglas de flujo de trabajo cuando se activa la re-compra automática de bloques horarios, anticipos y tickets.

Tipo de contrato

El tipo de contrato es seleccionado cuando se crea el contrato y no se puede editar. En todas las entidades que aparece, es de solo lectura.

Los tipos de contrato se utilizan para apoyar diferentes necesidades de facturación. Las opciones son Bloque horario, Precio fijo,Por ticket, Servicio recurrente, Anticipo y Tiempo y materiales.

Para ejemplos de cuándo usar cada tipo de contrato, consulte Casos de negocios y tipos de contratos.

Categoría de contrato

Las categorías de contrato son completamente personalizables, y su uso es opcional. Se usan para mostrar, filtrar y agrupar en LiveReports, y para filtrar en la página Elementos a facturar. Consulte Categorías de contrato.

línea de negocios

Línea de negocios le permite clasificar las finanzas y segmentar los datos. Este campo aparece cuando está activada y habilitada la Estructura organizativa (Línea de negocios). Está disponible en las siguientes entidades: Contrato, Oportunidad, Pedido de venta, Proyecto y Ticket. Consulte Introducción a Línea de negocios.

Si un contrato está asociado a una línea de negocios diferente a la del ticket o proyecto, los elementos de facturación siempre heredan la línea de negocios del contrato, no de la entidad matriz. Consulte Reglas de herencia de líneas de negocios para entidades dependientes.

Seleccione un par División de negocios > Línea de negocios.

Estado del contrato. El estado del contrato determina si un contrato está activo. Los contratos son creados con el estado configurado como Activo. Se pueden desactivar en la página Editar contrato. Los contratos inactivos no se pueden asociar con nuevos tickets o proyectos, pero los eventos de facturación continuarán hasta que se llegue a la Fecha de finalización del contrato.
Para detener la facturación de servicios futuros, debe cambiar la fecha de finalización del contrato a la fecha del último evento de facturación.

Número externo

Este campo es opcional y puede editarse. Está disponible en múltiples entidades y puede proporcionar una referencia cruzada a un sistema de numeración externo.

Fecha de inicio

Ingrese el primer día del intervalo de fechas cuando la entidad esté activa o sea válida. Será de manera predeterminada la fecha de hoy, pero puede modificarse.

Contratos

La fecha de inicio del contrato se convierte en la fecha de facturación para todos los elementos facturados bajo el contrato.

EJEMPLO  Si la fecha de inicio es el 21 del mes, la facturación de todos los elementos de facturación del contrato ocurrirá el día 21. Si desea que su fecha de facturación esté a comienzos o fines de mes, pero desea prorratear servicios para el resto del mes actual, consulte Facturar un primer mes parcial.

NOTA  Si la fecha de inicio es una fecha que no está en el período actual (por ejemplo, la fecha de inicio es el 31 y el mes próximo tiene solamente 30 días), el último día del mes será utilizado para el evento de facturación.

IMPORTANTE  No es posible editar la fecha de inicio de un contrato de servicio recurrente, una vez que se haya añadido el período de servicio/paquete y guardado el contrato.

Oportunidades

La fecha de inicio se utiliza para calcular el número de días que la oportunidad está en trámite.

Proyectos

La fecha de inicio de todas las fases, las tareas y los problemas debe ser posterior o igual a la fecha de inicio.

Reglas de facturación

La fecha de inicio es el comienzo del primer período de facturación y la primera fecha de facturación. También establece el calendario para todas las fechas de facturación siguientes. Esta debe ser posterior o igual a la fecha de inicio del contacto.

EJEMPLO  Si la fecha de inicio es el 3 de enero, la siguiente fecha de facturación será el 3 de febrero. Si ingresa una fecha con el día 29, 30 o 31, y un mes no tiene tantos días, la fecha de inicio de ese período será el último día del mes. Si ingresa un día que es el último día de ese mes, usaremos el último día de cada mes que siga a ese mes.

Cada cargo de período se crea usando el recuento de unidades más reciente, el que es establecido por la fecha ingresada en el campo Determinar unidades/Crear cargos el: La fecha de recuento puede ser la misma fecha que la fecha de facturación, o una fecha anterior.

Si no hay un recuento de unidades en la fecha de inicio del primer período de facturación (porque el número del día seleccionado para determinar el recuento de unidades es posterior al número del día de la fecha de inicio), Autotask llevará a cabo un recuento de unidades cuando se cree la regla para usar para ese primer período de facturación.

Fecha de finalización

Ingrese el último día del intervalo de fechas en que la entidad esté activa o sea válida.

Contratos

Si la fecha de finalización no es el último día previsto de un periodo de facturación (tiene un último mes parcial), se prorrateará el cargo del último periodo de facturación.

Oportunidades

Introduzca una fecha de finalización prevista para el trabajo asociado a la oportunidad. El campo no afecta pronósticos de ingresos o ganancias.

Fases

Cuando se añaden tareas a la fase, la fecha de finalización de la fase se ajusta a la fecha de finalización de la tarea más reciente.

Reglas de facturación

No se crearán cargos para los períodos que hubieran comenzado después de la fecha de finalización. Si se deja en blanco, la creación de cargos se detiene en la fecha de finalización del contrato.

Si ingresa una fecha posterior a la fecha de finalización del contrato, aparecerá un mensaje que incluirá la fecha de finalización del contrato.

Duración

La longitud del contrato o el proyecto en días. Este campo está vinculado a la fecha de inicio y la fecha de finalización.

• En un proyecto, puede introducir el número de días en el campo Duración después de introducir una fecha en el campo Fecha de inicio, o bien puede introducir una Fecha de finalización y Autotask calculará la Duración. Las selecciones efectuadas en la sección Configuraciones del programa determinarán si la duración del proyecto se calcula usando días de calendario, o si incluirá días no laborales y feriados.

• En un contrato, la Duración se calcula como días de calendario entre la Fecha de inicio y la Fecha de finalización.

En modo Vista, la duración aparece como una barra de avance.

Representación visual que muestra la duración, el estado o el ciclo de vida de una entidad.

Tarifa de sobrefacturación

En los contratos de bloque horario, esta tarifa por hora se utilizará cuando se hayan consumido todas los bloques horarios disponibles. Si está activado, este campo es obligatorio y siempre creará un cargo de contrato de 0,00, o el importe ingresado.

NOTA  Si desea limitar los cargos para un período de bloque, introduzca una tasa de exceso de 0,00. Una vez consumidas las horas del bloque, la mano de obra se realizará a la tarifa de sobrefacturación de 0,00.

Tarifa excedente por ticket

En los contratos Por ticket, esta tarifa se utilizará como el cargo de contrato de tarifa plana una vez que se hayan consumido todas las compras de ticket. Este campo es obligatorio y siempre creará un cargo de contrato de 0,00, o el importe ingresado.

NOTA  Si usted no añade ninguna compra al contrato, puede usar la tarifa de exceso para crear tickets de uso único para facturar al cliente.

Tipo de período

Este campo aparece en entidades donde usted puede configurar el incremento de tiempo entre pagos. Determina la frecuencia de facturación.

Contratos:

Solo en los servicios recurrentes, seleccione entre: Mensual (predeterminado), Trimestral, Semestral y Anual.

IMPORTANTE  No podrá cambiar el tipo de período del contrato luego de guardar el contrato.

Productos:

Para productos, el tipo de período es típicamente Una vez.

Servicios:

En un elemento de cotización, el tipo de período es heredado desde el servicio o el paquete y no puede editarse.

Las opciones son mensual, trimestral, semestral y anual.

Cuando el servicio/paquete se asigna a un contrato, el tipo del período será utilizado en conjunto con el tipo de período del contrato para determinar el intervalo del tiempo en el que el servicio será facturado.

NOTA  Una vez que se guarda un servicio/paquete de servicios, el tipo de período ya no puede ser editado.

• Si el servicio o paquete tiene un tipo de período de facturación más largo que el contrato, el servicio o paquete será facturado en su totalidad. Si el tipo de período del servicio/paquete de servicios es trimestral y el tipo de período de contrato es mensual, el servicio/paquete de servicios será facturado por el trimestre entero en la siguiente fecha de facturación del contrato.

• Si el período de facturación del contrato es más largo, el servicio/paquete de servicios será facturado por el número de veces que haya ocurrido desde la última facturación. Por ejemplo, si el tipo de período del servicio/paquete es trimestral y el tipo de período de contrato es semestral, el servicio se facturará dos veces en la siguiente fecha de facturación de contrato. La tabla que se muestra a continuación ilustra las combinaciones de períodos mensuales y trimestrales para servicios/paquetes de servicios y contratos.

Suscripciones:

Es posible usar un período de suscripción de Una vez para una venta de productos convencional, pero el método recomendado es facturar productos como cargo de ticket, cargo de contrato o cargo de proyecto. Consulte Agregar o editar un cargo de ticket.

NOTA  Si el contrato tiene un honorario de apertura único, este aparecerá en los ingresos totales del período actual o del período anterior si esos períodos incluyen el primer período del contrato. El honorario de apertura estará siempre incluido en los ingresos de Contrato hasta la fecha.

Costos totales de todos los cargos de contrato que han sido creados para este contrato, excluyendo cargos asociados con compras de bloque horario, anticipo o ticket.

NOTA  Si no tiene permiso para ver datos de costos internos, este campo no será visible.

Costo interno de todos los cargos de proyecto y ticket asociados con este contrato.

NOTA  Si no tiene permiso para ver datos de costos internos, este campo no será visible.

Costo interno de mano de obra asociada con este contrato.

NOTA  Si no tiene permiso para ver datos de costos internos, este campo no será visible.

El importe del Honorario de apertura inicial cobrado en virtud de este contrato.

NOTA  Si no tiene permiso para ver datos de costos internos, este campo no será visible.

NOTA  Un ticket será consumido independiente del tipo de trabajo facturable o no facturable asociado al ticket o a las entradas de tiempo.