Establecer configuraciones de notificación predeterminadas

¿Dónde se pueden establecer configuraciones de notificación predeterminadas?

Cada vez que envíe una notificación manual por correo electrónico, necesitará seleccionar los destinatarios de correo electrónico. Es difícil elegir los destinatarios correctos de forma constante. Por este motivo, hemos añadido una función que permite a cada usuario de Autotask configurar los parámetros por defecto para determinar los destinatarios de las notificaciones manuales en la mayoría de las situaciones. Usted puede sobrescribir los valores predeterminados si es necesario.

Esta característica está disponible en los formularios Nuevo y Editar de las siguientes páginas:

• Archivo adjunto (Ticket, Tarea y Proyecto)
• Contrato
• Nota CRM (Nota de organización, contacto y oportunidad)
• Dispositivo
• Nota (Dispositivo, Contrato, Proyecto, Tarea y Ticket)
• Oportunidad
• Enviar declaración de trabajo
• Llamada de servicio
• Tarea y Problema
• Ticket y Reenviar/Modificar ticket
• Entrada de tiempo de ticket, de tarea o de tiempo regular

El vínculo Editar configuraciones predeterminadas se ubica en la esquina inferior derecha de la sección o pestaña Notificación.

NOTA  No es posible configurar destinatarios predeterminados para las notas rápidas y las entradas rápidas de tiempo en las pestañas Actividad, pero un administrador puede seleccionar la plantilla de notificación que se utilizará cuando se envíen. Consulte Selección de una plantilla de notificación predeterminada para notas rápidas y entradas rápidas de tiempo.

IMPORTANTE  Si hace clic en Restablecer preferencias de usuario en su página de perfil, se eliminarán estas configuraciones.

Establecer configuraciones de notificación predeterminadas

Para establecer configuraciones de notificación predeterminadas para un formulario, haga lo siguiente:

1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
2. Desplácese hacia el final de la sección, panel o pestaña Notificación, y haga clic en Editar configuración predeterminada. Se abrirá el cuadro de diálogo Configuraciones de notificación predeterminadas.
   
   
3. Rellene los campos como se describe a continuación:

Campo	Descripción
Plantilla de notificación	Plantilla de notificación Las plantillas de notificación determinan el contenido y el diseño del correo electrónico de notificación. La mayoría de las plantillas no sólo contienen la línea de asunto y el texto del cuerpo del correo electrónico, sino también variables que extraen datos directamente de Autotask. NOTA  Si la lista de destinatarios incluye recursos que carecen de permiso para ver notas internas, archivos adjuntos, etc., el texto extraído por la variable se sustituye por Ver [Nombre de la entidad]. Este campo aparece en las entidades que admiten la notificación por correo electrónico al crearlas o editarlas. Se selecciona la plantilla por defecto, pero se puede modificar. Están disponibles todas las plantillas de notificación activas de la entidad y el evento. Si está presente, haga clic en el icono de vista previa para pre-visualizar la plantilla de notificación seleccionada. La plantilla de notificación aparece con variables en vez de información real.
Enviar correo electrónico desde	Dirección de correo electrónico de origen Este campo determina la dirección de correo electrónico que se utiliza como dirección del remitente en el correo de notificación. Elija la dirección de correo electrónico que desee utilizar como el remitente saliente. Dependiendo del contexto, están disponibles las siguientes opciones: IMPORTANTE  Las respuestas a los correos electrónicos de notificación vendrán a la dirección de correo electrónico seleccionada. Asegúrese de que los buzones se vean o de que los correos electrónicos se redirijan correctamente. La opción aparece como: Disponible en: Use para seleccionar como el remitente: Recursos que inician Plantillas de notificación La Dirección de correo electrónico principal del usuario individual que inició el evento que desencadenó la notificación IMPORTANTE  Tenga en cuenta que cuando los clientes responden a las notificaciones, ahora son el "recurso iniciador", pero pueden no tener servidores de correo Autotask autorizados. Esto puede causar problemas de rebote. Siempre es más seguro seleccionar la dirección de correo electrónico de soporte de la organización. Recurso que inició (sin embargo, si la plantilla de notificación seleccionada tiene una opción "Otros correos electrónicos", esta será la usada). Reglas del flujo de trabajo No (esto significa: no utilice la dirección de correo electrónico de asistencia de su organización local). Configuraciones predeterminadas de llamadas de servicio Nombre del remitente <Dirección de correo electrónico del remitente>   Configuraciones predeterminadas de notificación de entidades El Nombre y la Dirección de correo electrónico principal del remitente. Esta es la opción más personal. Al usarla, tenga en cuenta que todas las respuestas se enviarán a esa dirección. Plantillas de formulario Dirección de correo electrónico de soporte de su organización Plantillas de notificación Dirección de correo electrónico de soporte de su organización Consulte Configurar una dirección de correo electrónico de soporte predeterminada. Sí (esto significa: use la dirección de correo electrónico de soporte) Configuraciones predeterminadas de llamadas de servicio <Dirección de correo electrónico de soporte> Reglas del flujo de trabajo Enviar correo electrónico desde <buzón de correo electrónico del grupo de su organización>. Notificaciones manuales que usan una pestaña o sección Notificaciones Enviar desde (Nombre) <Dirección de correo electrónico de soporte> Configuraciones predeterminadas de notificación de entidades Enviar desde (nombre) configurado para la dirección de correo electrónico de soporte de su empresa en combinación con la Dirección de correo electrónico de soporte.   Plantillas de formulario Nombre del remitente, seguido de la dirección de correo electrónico de soporte Configuraciones predeterminadas de notificación de entidades Dirección de correo electrónico de soporte de su organización local con el nombre del usuario iniciador. Esta opción parece personal, pero asegura que todas las respuestas se enviarán al buzón del grupo de soporte técnico. Consulte Configurar una dirección de correo electrónico de soporte predeterminada. Plantillas de formulario <Dirección de correo electrónico de soporte> con el nombre del recurso que inició Plantillas de notificación Usar configuración de la plantilla de notificación. Configuraciones predeterminadas de notificación de entidades El remitente seleccionado en la plantilla de notificación. Esta opción debe elegirse para garantizar que se emitan mensajes sistemáticos. Plantillas de formulario Configuraciones predeterminadas de llamadas de servicio Reglas del flujo de trabajo Dirección de correo electrónico alternativa de origen Plantillas de notificación Una dirección de correo electrónico alternativa de envío configurada para la organización receptora. Si esta regla de flujo de trabajo se aplica sólo a una organización específica y ha configurado Direcciones de correo electrónico de origen alternativas para la organización, puede seleccionar una en el control desplegable. Consulte Direcciones de correo electrónico alternativas de origen. Reglas del flujo de trabajo Otros Plantillas de notificación Cualquier dirección de correo electrónico. Esta opción puede solamente seleccionarse en la plantilla de notificación. Usted puede ingresar cualquier dirección de correo electrónico y cualquier nombre. En una plantilla que fue seleccionada en una regla del flujo de trabajo, anulará el Recurso que inició si se seleccionó uno en la regla de flujo de trabajo. EJEMPLO  Una forma de utilizar esta opción es configurar un correo electrónico de grupo para su equipo de ventas (como sales@yourorganization.com) y utilizarlo en las plantillas de notificación de CRM, donde su dirección de correo electrónico de asistencia sería inapropiada. <En blanco> Plantillas de formulario Para no hacer ninguna selección y dejar la selección del remitente al usuario individual La plantilla de formulario no rellenará el campo Remitente en el panel de notificaciones de la entidad, y los usuarios tendrán que hacer una selección manual.
Notificar	Sección Notificación Este encabezado o sección aparece en todos los lugares a los que se puede enviar un correo electrónico de notificación desde Autotask, así como también en el cuadro de diálogo Configuraciones predeterminadas para las entidades que las admiten. A este le sigue una lista de comprobación de destinatarios (según su función) que pueden seleccionarse para recibir el correo electrónico. En el correo electrónico mismo, los contactos o los recursos en estas funciones reemplazarán los nombres de las funciones. Consulte Destinatarios de notificaciones según función. En las entidades (pero no en las configuraciones predeterminadas), usted puede añadir contactos y recursos designados a la lista de destinatarios y añadir direcciones de correo electrónico externas a los campos Otros correos electrónicos. Los contactos de clientes se añaden al campo Para: del correo electrónico, mientras que los recursos internos se añaden al campo CCO:. Para que se envíe el correo electrónico de notificación, debe seleccionar o ingresar al menos un destinatario en los campos Para:, CC:, CCO: u Otros correos electrónicos.
Solamente notas de contrato, proyecto y tarea
Agregar descripción de nota a correo electrónico	Seleccione para incluir en la notificación los contenidos del campo de descripción nuevo o editado de la nota.
Incluir archivos adjuntos en correo electrónico	Si se añaden archivos adjuntos a la nota, seleccione esta casilla para incluir esos archivos adjuntos en la notificación.
Solamente entradas de tiempo de ticket y notas de ticket
Agregar notas de resumen a correo electrónico (solamente entradas de tiempo)	Seleccione para incluir los contenidos del campo Notas de resumen en la notificación.
Agregar descripción de la nota a correo electrónico (solamente notas)	Seleccione para incluir los contenidos del campo Descripción de la nota en la notificación.
Incluir archivos adjuntos en correo electrónico	Si se añaden archivos adjuntos a la nota o la entrada de tiempo, seleccione esta casilla para agregar esos archivos adjuntos al correo electrónico de notificación.

4. Haga clic en Guardar y cerrar.

NOTA  Al guardar, la página se cerrará y a usted se le redirigirá a la ubicación desde la que abrió el cuadro de diálogo. Las configuraciones de notificación predeterminadas no tendrán efecto hasta la próxima vez que abra esa página de evento.