Gestionar campos definidos por el usuario

SEGURIDAD  La configuración de UDFs requiere permisos de administrador tanto para las características de toda la aplicación (compartidas) como para los permisos de administrador de Atención al cliente (Tickets), Dispositivos, Organizaciones y Contactos, Contratos y Anular contabilización o Proyectos y Tareas, dependiendo de la entidad. La visualización de la lista de UDFs sólo requiere una o la otra. Consulte Configuraciones de seguridad de Admin..

NAVEGACIÓN > Admin. > Características y configuraciones > Características a través de la aplicación (compartidas) > Campos definidos por el usuario

Acerca de campos definidos por el usuario

Los campos definidos por el usuario (UDFs) son campos personalizados para datos que no pueden asignarse al conjunto de campos estándares de Autotask. Se crean de dos maneras:

Usted puede crear campos definidos por el usuario para las siguientes entidades de Autotask:

  • Contacto
  • Contrato
  • Dispositivo
  • Oportunidad
  • Organización (UDFs de Organización y Configuración del Sitio)
  • Producto
  • Proyecto
  • Pedido de venta
  • Servicios
  • Paquetes de servicios
  • Suscripción
  • Tarea
  • Ticket y Ticket recurrente

El número de campos definidos por el usuario activos que usted puede configurar para cada entidad es limitado. En cada pestaña, Autotask presenta el número máximo, y cuántos campos definidos por el usuario están actualmente activos. Cuando llegue a cinco campos del límite, un cuadro de diálogo se lo hará saber. Una vez que haya alcanzado el límite, usted puede crear un campo adicional, pero puede solamente guardarse como inactivo. Para activarlo, debe primero desactivar otro UDF para esta entidad.

Los límites son los siguientes:

Entidad Número máximo
Contacto 100
Contrato 50
Dispositivo 500
Oportunidad 200
Organización 200
Producto 100
Proyecto 200
Pedido de venta 100
Servicios 100
Paquetes de servicios 100
Suscripción 100
Configuración del sitio 500
Tarea 100
Ticket 300

En muchos aspectos, los UDFs funcionan tal como los campos de sistema de Autotask. Los puede usar como campos de filtro y búsqueda, mostrarlos y filtrarlos en LiveReports y usarlos en reglas del flujo de trabajo. Las categorías de entidades le permiten controlar qué UDFs aparecen en cada categoría. Son visibles para todos los usuarios con acceso a la entidad principal. Hay dos excepciones:

La lista de campos definidos por el usuario en LiveReports se almacena en caché, y sólo se actualiza después de que la instancia de Autotask del cliente haya estado inactiva durante 5 minutos. Dependiendo de su número de usuarios y de su nivel de actividad, puede pasar algún tiempo antes de que las nuevas UDF estén disponibles en LiveReports.

Gestionar UDFs

Los campos definidos por el usuario para todas las entidades son gestionados desde > Admin. > Características y configuraciones > Características a través de la aplicación (compartidas) > Campos definidos por el usuario. Cada pestaña representa uno de los tipos de entidad de Autotask compatibles con UDFs. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.

Un menú contextual al que se accede haciendo clic en el botón derecho incluye las siguientes opciones:

Opción de menú Descripción

Editar

Para UDFs de sistema de extensiones de supervisión remota, solamente son editables la casilla Requerido y el campo Criterio de ordenación.

Convertir en Configuración del sitio / Convertir en Organización

 Tanto las UDF de organización como las UDF de configuración del sitio están asociadas a la entidad Organización. Las UDF de organización están destinadas a la información de ventas, y las UDF de configuración del sitio, a la información técnica. Un tipo puede ser convertido en el otro. Consulte Convertir UDFs de organización en UDFs de configuración del sitio.

Desactivar

Al desactivar un campo definido por el usuario, la información está aún disponible para buscarla y generar reportes sobre ella. Su visibilidad en las entidades que utilizan categorías (ticket, tarea, oportunidad y dispositivo) estará controlada por la categoría. Si ya no desea que el UDF aparezca en esas entidades, necesitará modificar las categorías con las que esté asociado. Si aparece en la categoría de la entidad, será editable.

En otras entidades que no usen categorías, ya no aparecerá el UDF. Por ejemplo, una UDF de organización inactiva no aparece en las páginas Nueva organización, Editar organización u Organización.

El campo permanece visible si se seleccionó para su visualización como columna en una tabla cuando se desactivó la UDF. Sigue estando disponible para su selección en los selectores de columnas de las tablas.

Las UDF inactivas siguen estando disponibles para los widgets de la pestaña del cuadro de mandos (como columnas Informe sobre, También informe sobre, Agrupar por, Filtro, Tabla) y las tablas de widgets, las plantillas de notificaciones y facturas, las plantillas de acciones de contacto y los grupos de contactos.

Los UDFs inactivos no están disponibles para seleccionar como condiciones o actualizaciones en reglas del flujo de trabajo. No están disponibles en las plantillas de importación de los importadores de organizaciones/contactos, dispositivos o productos. Usted no podrá rellenar ni actualizar UDFs inactivos por medio de los importadores.

Eliminar

Los campos definidos por el usuario creados por alguien en su empresa pueden eliminarse.

IMPORTANTE  Al eliminar un UDF, toda su información necesaria se eliminará también. Usted obtendrá un diálogo de advertencia, pero una vez que haga clic en Aceptar, esta eliminación será permanente y no podrá deshacerse.

Se aplican las siguientes limitaciones:

  • El UDF está asociado con una regla del flujo de trabajo. En este caso, debe editar la regla del flujo de trabajo y desasociar el UDF, para que pueda eliminarse.
  • El UDF está asociado con un widget. En este caso, debe editar el widget y desasociar el UDF para que pueda eliminarse.
  • Los campos definidos por el usuario que son generados automáticamente cuando está habilitada una extensión de supervisión remota no pueden eliminarse. Consulte UDFs de sistema de extensiones de supervisión remota.
  • Si el UDF es asignado como un IsDisplayAlwaysFields para cualquier configuración de webhook, usted recibirá un diálogo de advertencia indicándole que el webhook estará desactivado si procede con la eliminación.

NOTA  Si una opción de lista UDF está asociada conuna entidad, plantilla de formulario, widget o regla del flujo de trabajo, no se podrá eliminar hasta que se desasocie de la entidad.