Configuración del sistema de contratos y facturación

SEGURIDAD  Nivel de seguridad con permiso Admin. para configurar Características a través de la aplicación (compartidas). Consulte Configuraciones de seguridad de Admin..

NAVEGACIÓN Menú Autotask > Admin. > Características y configuraciones > Características a través de la aplicación (compartidas) > Configuraciones del sistema > Contratos

La configuración del sistema controla el precio de los excesos de contratos de bloques horarios. Le permite facturar distintos importes por tiempo de exceso, de acuerdo a la función seleccionada.

• Cuando está configuración está desactivada (opción predeterminada), la mano de obra bajo el contrato para el que no haya disponible ningún bloque horario se facturará a la tarifa de exceso. No se aplica ni el contrato ni el multiplicador de bloque horario de la función Admin.

EJEMPLO  La tarifa de exceso es $90 y el multiplicador de bloque horario del contrato es 2. El cargo por una hora de exceso es $90.

• Cuando esta configuración está habilitada, se aplica el multiplicador de bloque horario de función del contrato. Si no existe ningún multiplicador de bloque horario de función de contrato, se aplicará entonces el multiplicador de bloque horario de función de Admin. NO se aplicará el multiplicador del tipo de trabajo Admin.

EJEMPLO  La tarifa de exceso es $90 y el multiplicador de bloque horario del contrato es 2. El cargo por una hora de exceso es $90.

• Si está seleccionada esta configuración, las reglas de facturación se ejecutan mensualmente (se cuentan los productos de facturación para el cliente y se crean los cargos) el día especificado en Determinar unidades/Crear cargos el:. Esta configuración está seleccionada de manera predeterminada.
• Si no está seleccionada está configuración, las reglas de facturación no se ejecutarán automáticamente. La siguiente instancia de cada regla de facturación en su instancia de Autotask estará disponible en la página Próximas instancias de reglas de facturación, y debe ser ejecutada manualmente en esa página.

Autotask almacena importes facturables usando cuatro lugares decimales. Los importes de elementos facturados individuales son redondeados a dos lugares decimales cuando son aprobados y contabilizados. Debido a que los totales de factura son calculados luego de la aprobación y la contabilización, los totales son calculados en base a los importes redondeados que aparecen en la factura.

EJEMPLO  Ejemplo 1: Los importes facturables usados para calcular el Importe facturable total fueron redondeados a dos lugares decimales, esto es, los mismos importes que aparecen en la columna Importe facturable. El Importe facturable total equivale a 481,83, la cantidad exacta de la suma de elementos en la columna Importe facturable. No hay discrepancias.

Cuando está habilitada esta configuración de sistema, los elementos de mano de obra son redondeados a 4 lugares decimales luego de que son aprobados y contabilizados. Los cálculos de todos los importes de factura se basan en cuatro lugares decimales, no en dos. Cada elemento es entonces redondeado por separado para su visualización en la factura.

Debido a que el importe facturable de cada elemento de mano de obra es redondeado a dos para su visualización en la factura, pero los totales de la factura son calculados con cuatro lugares decimales antes de que sean redondeados a dos decimales para su visualización, puede que haya pequeñas discrepancias entre los totales mostrados en la factura y la suma real de los elementos en la columna Importe facturable.

EJEMPLO  Ejemplo 2: Los importes facturables usados para calcular el Importe facturable total fueron redondeados a 4 lugares decimales y el total real equivale a 481,8365. Esa cantidad se redondea al Importe facturable total que se muestra en la factura, 481,84. Si usted agrega las cifras que se muestran en la columna Importe facturable para calcular el Importe facturable total, el total equivaldrá a 481,83. El .01 que falta está en los dos decimales que no aparecen en la factura.

NOTA  Esta configuración del sistema se aplica tanto a las exportaciones de XML como a las facturas generadas.

De manera predeterminada, Autotask presenta horas facturables en facturas redondeadas a 2 lugares decimales, aunque estén almacenadas usando 4 lugares decimales.

Cuando están habilitadas, las Horas facturables aparecen en la factura con cuatro lugares decimales. La cantidad se redondea a 2 lugares decimales. Tarifa e Importe facturable siempre muestran dos lugares decimales en la factura.

De manera predeterminada, Autotask redondea elementos de mano de obra facturables a 4 decimales, incluso cuando solo se muestran 2 decimales. Esto puede llevar a errores de redondeo.

Si desmarca esta configuración, los elementos de mano de obra son redondeados a 2 decimales, y se evitan evidentes errores de redondeo.

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De manera predeterminada, la numeración automática de facturas está deshabilitada. Esta es la configuración correcta cuando usted exporta transacciones de facturación a otra aplicación de contabilidad. Usted también podrá ingresar manualmente un número de factura al crear una sola factura en Procesar facturas seleccionadas.

Para permitir la numeración automática, ingrese el número de factura que será usado para la próxima factura. Cada número de factura subsiguiente aumentará en 1. Si está habilitada esta configuración del sistema, usted no podrá ingresar manualmente un número de factura en Procesar facturas seleccionadas. El campo Número de facturamostrará numeración automática y estará deshabilitado.

Si ingresa un número de inicio rellenado con ceros (por ejemplo, 00001), Autotask eliminará los 0 a medida que numere las facturas (es decir, si el usuario establece que el número de inicio sea 00001, la décima factura será 00010).

Si está habilitada la Estructura organizativa, usted puede configurar una secuencia aparte Siguiente número de factura para cada división que haya configurado.

1. Haga clic en haga clic aquí para editar.
   Se abrirá la página Siguiente número de factura. Usted verá una sección Global y una sección Siguiente número de factura (por División). Se enumerarán todas las divisiones que haya configurado. De manera predeterminada, todas las divisiones usarán la secuencia Siguiente número de factura establecida en la sección Global.
2. Para establecer otra Secuencia de número de factura para elementos de facturación asociados con la división, ingrese el Siguiente número de factura en el campo.
3. Haga clic en Guardar y cerrar.

De manera predeterminada, la fecha en que usted aprueba el elemento es también la Fecha de contabilización.

Cuando está habilitada, esta configuración del sistema le permitirá especificar una fecha de contabilización distinta a la fecha actual durante el proceso de aprobación y contabilización. Tanto la Fecha Aprobada como la Fecha de Publicación especificada por el usuario se almacenarán en la instancia de Autotask.

Cuando esta configuración del sistema esté habilitada y haga clic en el botón Aprobar y contabilizar en cualquier página de Aprobar y contabilizar, sucederá lo siguiente:

1. Se abrirá un cuadro de diálogo con el campo Fecha de contabilización. La fecha predeterminada es la fecha actual. Para especificar una fecha de contabilización diferente, haga clic en el ícono del selector de fechas y seleccione la fecha.
2. Haga clic en Aceptar.

Autotask comprobará que se haya ingresado una fecha de contabilización válida. Si es así, el cuadro de diálogo Ingresar una fecha de contabilización se cerrará y los elementos serán aprobados y contabilizados con la fecha de contabilización que ingresó.

3. Si hace clic en Cancelar, se cerrará el cuadro de diálogo y no se contabilizarán los elementos seleccionados.

NOTA  Si un administrador anula la contabilización de un elemento contabilizado ( > Admin. > Características y configuraciones > Contratos y Anular la contabilización > Anular la contabilización), serán eliminadas tanto la fecha de aprobación como la fecha de contabilización.

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Para que aparezca su Id. de impuesto, ACN, ABN, IVA u otro número de identificación comercial en sus facturas y cotizaciones, ingrese los caracteres y guarde sus cambios. La información aparecerá en las plantillas de factura de sistema de Autotask debajo de su bloque de dirección. La variable [Su empresa: Id. de impuesto, ACN, ABN, IVA, etc.] está disponible en el editor HTML para las plantillas de factura y de cotización.

Deje en blanco si no desea mostrar ningún número de identificación.

NOTA  Para mostrar el NIF de la organización que está facturando, añádalo al campo NIF de las páginas Organización. Consulte Añadir una organización.

Esta configuración del sistema es habilitada (seleccionada) de manera predeterminada. Cuando está activada, la región fiscal de la organización matriz se aplica a todos los artículos de facturación, tanto de la organización matriz como de la suborganización. Si desactiva la casilla de verificación, la región fiscal de la suborganización se aplica a los artículos de facturación de la suborganización añadidos a una factura de la organización matriz.

EJEMPLO  Puede desactivar esta casilla de verificación si las suborganizaciones se encuentran en otras regiones fiscales y las leyes fiscales locales exigen que grave la mano de obra facturable y los gastos relacionados a la tasa donde se realiza el trabajo. Seleccione todas las leyes tributarias locales que se apliquen a su situación.

De manera predeterminada, el contrato predeterminado de Atención al cliente no se aplica a los tickets agregados a Autotask por medio del Portal del cliente.

Cuando este ajuste del sistema está activado, todos los tickets entrantes del Portal del Cliente para organizaciones que tienen un contrato de mesa de servicio predeterminado se asignarán automáticamente a ese contrato.

• Si una suborganización no tiene un contrato de mesa de servicio predeterminado y la organización principal sí, el trabajo se asignará al contrato de mesa de servicio predeterminado de la organización principal.
• Esta configuración del sistema no afecta a las organizaciones que no tienen un contrato de mesa de servicio predeterminado (en su nivel o en un nivel superior).