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SEGURIDAD  Gestor

NAVEGACIÓN Abra un contrato de servicio recurrente > Menú > Servicios

Si no está seguro de cómo se ha obtenido el Precio total en la lista de Servicios y Paquetes de Servicios, puede utilizar Transacciones prorrateadas para rastrear los cambios que han provocado la modificación del precio total.

Esta lista presenta un registro de cada cambio realizado al número de unidades de paquetes de servicios o servicios que haya derivado en un precio prorrateado para el paquete de servicios o el servicio. Cada fila muestra un cambio, que aparece por Nombre de servicio o paquete de servicio. Los cambios al número de unidades de paquetes de servicios o servicios cambiará el precio ampliado cuando la fecha de entrada en vigencia esté dentro de un período de facturación que haya sido aprobado y contabilizado, o cuando la fecha de entrada en vigencia sea posterior al primer día de un período de facturación sin contabilizar.

NOTA  Los cambios que tengan efecto el primer día del período de facturación no se traducen en un precio prorrateado para el paquete de servicios, ya que todos los días en el período de facturación tendrán el mismo número de unidades. Si el cambio tiene efecto luego del primer día del período de facturación, Autotask debe prorratear el precio del número de días dentro del período de facturación que tenga más (o menos) unidades.

NOTA  Las listas de transacciones prorrateadas presenta solamente los cambios al número de unidades que derivan en un precio prorrateado. Para rastrear todos los cambios a los paquetes de servicio o servicios del contrato, use las Notas del contrato. Haga clic en Notas en el menú del contrato.

NOTA  Esta lista es de solo lectura. No hay características adicionales asociadas con la lista. Para información sobre cómo ajustar el número de unidades, consulte Ajustar las unidades y el precio de un servicio.

Descripciones de columnas

Columna	Descripción
Nombre del servicio/paquete de servicios	El nombre del servicio o del paquete de servicios para los que se ajustaron las unidades.
Nombre (número) de la cotización	Si se añadieron nuevas unidades al contrato existente por medio de una cotización, esta columna muestra el nombre y el número de la cotización. Usted puede agregar unidades de servicio cotizadas a un contrato de servicio recurrente existente al ejecutar el Asistente de oportunidades obtenidas. Consulte Agregar servicios al contrato de servicio recurrente existente.
Cambio de unidad	El número de unidades de paquetes de servicios o servicios añadidas o quitadas. Un signo menos (-) indica las unidades quitadas del contrato.
Fecha de entrada en vigencia	La fecha en que el número de unidades fue añadido al contrato o quitado de este. La facturación es prorrateada desde la fecha de vigencia.
Importe del costo prorrateado	El costo para su empresa del servicio o paquete para el mes parcial. NOTA  Si no tiene permiso para ver datos de costos internos, este campo no será visible.
Importe del precio prorrateado	El precio facturado a su cliente por el servicio o paquete del mes parcial. Cuando se agregan unidades, al cliente se le factura por el tiempo entre el día en que se añadieron las unidades y el final del período de facturación. Cuando se quitan unidades, al cliente se le factura por el tiempo entre el primer día del período de facturación hasta el día en que se quitaron las unidades.

Consulte Agregar servicios y paquetes de servicios.

Usted puede quitar un paquete de servicios o servicio de un contrato si aún no ha facturado al cliente por aquel elemento, y no está actualmente asociado con ningún ticket, entrada de tiempo o cargo.

Si el elemento aún no ha sido facturado, es eliminado del contrato, y todos los elementos de facturación futuros relacionados también son eliminados. Si había alguna elemento en la sección Transacciones prorrateadas (ajuste previo al elemento que está eliminando), también se elimina.

• Localice el elemento a ser eliminado en la lista de paquetes de servicios y servicios y haga clic en el ícono Eliminar.

NOTA  Si el servicio o paquete ya ha sido facturado, usted no podrá eliminarlo, pero podrá ajustar el número de unidades a 0 para prevenir facturación futura. Consulte Ajustar las unidades y el precio de un servicio.

NOTA  Para prevenir que un servicio con cero unidades aparezca en una factura, vaya a la carpeta Aprobar y contabilizar > Servicios recurrentes, busque todas las instancias de facturación futuras del servicio o paquete, apruébelas y contabilícelas y luego cree una factura ficticia. De esta manera, el servicio descontinuado no aparecerá en las futuras facturas de clientes.

Los servicios y los paquetes de servicios tienen un campo denominado Descripción de la factura y otro llamado Descripción interna. Estos campos se rellenan cuando los servicios se configuran en Admin. Consulte Configurar sus servicios y Configurar paquetes de servicios.

Estas descripciones genéricas pueden editarse a nivel de contrato. Al editar la descripción de la factura, usted podrá personalizar lo que aparezca en la factura para un cliente específico. La descripción interna aparecerá en selectores de servicios y paquetes de servicios en los que se haya seleccionado el contrato. Esto puede usarse para identificar y distinguir servicios/paquetes el uno del otro, especialmente si el mismo servicio/paquete está en el contrato más de una vez.

1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
2. Haga clic en el ícono Descripción de la factura en la lista de servicios y paquetes de contratos.

Se abrirá la ventana Editar descripción de la factura.

3. Haga clic en el botón de radio Personalizar descripción de la factura para este contrato e ingrese una descripción de factura personalizada.
4. Para ver la Descripción interna actual, haga clic dos veces dentro del campo Descripción interna.

5. Ingrese una descripción interna personalizada, si es necesario.

NOTA  Esto es especialmente útil si usted va a añadir el mismo servicio dos veces al contrato. Le ayudará a identificar y distinguir servicios/paquetes el uno del otro.

La información que vea en algunas columnas en la lista de paquetes de servicios y servicios variará dependiendo de lo siguiente: la fecha que seleccione en el campo Mostrar datos para; qué tipo de período (contrato o paquete de servicios/servicio) tiene una duración más extensa; y si la fecha seleccionada cae dentro de un período de facturación en que se hayan realizado los ajustes. Las columnas afectadas pueden incluir el Coste Unitario, Precio Unitario (Lista), Descuento, Precio Unitario (este Periodo), Dispositivos, Unidades y Precio Ampliado.

Si el tipo de período del servicio o paquete de servicios es diferente al tipo de período del contrato, el costo unitario, el precio unitario (de lista) y el precio total reflejarán el tipo de período de mayor duración.

EJEMPLO  1: Tanto el contrato como los servicios tienen un tipo de período de contrato Mensual y el servicio tiene 10 unidades. Al cliente se le factura el precio total de $150 (precio unitario de $15 X 10 unidades) cada período de facturación mensual a menos que haya un ajuste de precio o unidades.

EJEMPLO  2: Un paquete de servicios tiene un tipo de período de paquetes de servicios Trimestral. El precio unitario del paquete de servicios es $700 por trimestre y el costo unitario es $105. Hay solo una unidad, por lo que el precio unitario es el precio total. Ya que el período trimestral del paquete de servicios es de más larga duración que el período mensual del contrato, el precio unitario y el costo unitario mostrarán el precio unitario trimestral de $700 del paquete de servicios y el costo unitario de $120. Al cliente se le factura el precio unitario del paquete de servicio solo una vez cada trimestre, es decir, una vez cada tres períodos de facturación mensual.

La siguiente tabla de Paquetes de Servicios y Servicios corresponde a un contrato con tipo de facturación Mensual. No se aplica ningún descuento y no se realiza ningún ajuste en el período de facturación.

EJEMPLO  3: El contrato a continuación tiene un tipo de período de contrato Trimestral y un tipo de período de paquetes de servicios Mensual.
El precio mensual de este paquete de servicios es $150. Hay 2 unidades, por lo que el precio total mensual es $300.
Dado que el periodo trimestral del contrato es de mayor duración que el periodo mensual del paquete de servicios, la tabla muestra el coste y el precio trimestrales. Hay 2 unidades, por lo que el precio total es igual al precio unitario X 2, o $900. El precio trimestral estimado que figura debajo de la tabla = 900 $.
Al cliente se le factura el importe de $900 una vez cada período de facturación trimestral, no $300 cada mes.

La imagen a continuación muestra un contrato con un tipo de facturación trimestral. No se aplica ningún descuento y no se realiza ningún ajuste en el período de facturación. Compare las columnas Costo unitario, Precio unitario (de lista) y Precio unitario con el mismo paquete de servicios en el ejemplo anterior desde un contrato de tipo mensual.

NOTA  Para evitar superposiciones complicadas de períodos de contrato y períodos de servicios/paquetes de servicios, configure sus contratos y servicios/paquetes de servicios con el mismo tipo de período cuando sea posible. Por ejemplo, si usted generalmente factura a sus clientes mensualmente, use el tipo de período mensual de servicios/paquetes de servicios al configurar sus servicios, paquetes de servicios y contrato.

Para información sobre tipos de períodos de contratos y paquetes de servicios o servicios, consulte el paso 4 en el tema Crear un contrato.

Aunque en muchos casos el precio total que aparece en la lista de paquetes de servicios y servicios es igual al precio unitario X el número de unidades, este no es el caso cuando han entrado en vigencia ajustes unitarios durante el ciclo de facturación que contiene la fecha seleccionada para mostrar en la lista. El cambio en el precio total que viene desde un ajuste de unidades se comporta de manera diferente a los cambios efectuados directamente al precio unitario.

NOTA  El período de facturación es el período usado para facturar al cliente. Puede ser igual al período del contrato o al período del servicio/paquete de servicios, dependiendo de cuál tiene una mayor duración. Por ejemplo, los cargos de un servicio con un tipo de período trimestral que es añadido a un contrato con un tipo de contrato mensual serán enviados a Aprobar y contabilizar solo una vez cada trimestre.

Cambios de precio unitario: Los cambios en el precio de una unidad de un servicio o paquete de servicios no entrarán en vigencia hasta el primer día del siguiente ciclo de facturación luego de la fecha de vigencia especificada en la página Ajuste de unidad y precio.

Cambios de unidades: Los cambios al número de unidades del servicio o el paquete de servicios entran en rigor en la fecha de vigencia especificada en la página Ajuste. Para cambios de unidades, el precio total es ajustado para reflejar un precio prorrateado basado en el precio unitario diario y el número de días desde la fecha de vigencia hasta la finalización del período de facturación. Precio unitario diario = Precio unitario/el número de días en el período de facturación.

Ya que el precio unitario siempre entra en vigencia el primer día de un período de facturación, no hay prorrateo, a menos que el precio unitario cambie al mismo tiempo (en la misma página) que un ajuste unitario. Cuando usted cambie el precio unitario al efectuar un ajuste unitario, el nuevo precio será aplicado al precio prorrateado de las unidades ajustadas. No se aplicará a las unidades existentes hasta el comienzo del siguiente período de facturación luego de la fecha de vigencia.

• Cuando se añadan unidades a un servicio/paquete, el precio total prorrateado se calculará desde la fecha de vigencia hasta el último día del período de facturación, es decir, Precio total = Precio unitario diario X Número de días desde la fecha de vigencia hasta la fecha de finalización del período de facturación. La fecha de vigencia está incluida. El importe prorrateado es añadido al precio total actual.
• Cuando se quiten unidades, el precio total prorrateado se calculará como el precio total menos el precio de las unidades quitadas prorrateado desde la fecha de vigencia hasta la finalización del período de facturación. Es decir, el precio total prorrateado = el precio total actual menos el precio unitario diario X el número de días desde (e incluyendo) la fecha de vigencia hasta el último día del período de facturación. Un elemento facturado de un crédito en el importe prorrateado es añadido al proceso de aprobación y contabilización.

Para el periodo de facturación que incluye el ajuste por unidad, la lista de paquetes de servicios y servicios muestra el Precio ampliado prorrateado para todas las fechas desde la fecha de entrada en vigor hasta el final del periodo de facturación.

EJEMPLO  La lista anterior de paquetes de servicios y servicios es de un contrato con un período de contrato Mensual. Incluye un servicio (Silver/Pro Server) con un tipo de período de servicio Trimestral que tiene un precio unitario de $700. El precio unitario es facturado una vez cada tres meses. Si el período de facturación comienza el 1 de abril, el último día del período de facturación será el 30 de junio. Si agrega una unidad al paquete de servicios con una fecha de vigencia 1 de junio, el precio total prorrateado se calculará de la siguiente manera:
El precio unitario diario Xel número de días efectivos (es decir, desde la fecha de vigencia hasta el último día del período de facturación) X el número de unidades añadidas.
Agregue esto al importe del precio total antes de la fecha de entrada en vigencia para obtener el precio total prorrateado que aparecerá en la lista de servicios y paquetes de servicios para el período de facturación. Consulte Ejemplos de cálculos a continuación.

Ejemplos de cálculos

Los cálculos son redondeados a cuatro lugares.

El número de días en el período de facturación (1 de abril a 30 de junio) = 91;
Precio unitario diario = Precio unitario/Días en el período de facturación ($700/91) = $7,6923;
Días en vigencia, o días desde la fecha de entrada en vigencia (01/06) hasta la finalización del período de facturación (30/06) = 30;
Unidades añadidas = 1;
Precio total antes de que se añadieran unidades = 700;
Precio total prorrateado = Precio unitario diario X Días en vigencia X Unidades, es decir, $7,6923 X 30 X 1 = $230,77;
Agregue el precio total antes de que se añadieran unidades, $700 + $230,77 = $930,77

NOTA  La lista de transacciones prorrateadas es una herramienta valiosa que le ayuda a rastrear ajustes de costos relacionados con cambios unitarios. Enumera todos los cambios unitarios que han dado lugar a una modificación del precio ampliado del paquete de servicios o del servicio e incluye la fecha de entrada en vigor, el número de unidades añadidas o eliminadas y los importes prorrateados de coste y precio por unidad. Consulte Acerca de la lista de transacciones prorrateadas.

NOTA  Cuando se añade un Dispositivo a un paquete de servicios o a un servicio, el número de la columna de dispositivos de la lista de paquetes de servicios y servicios se actualiza en la fecha especificada como fecha de instalación del Elemento. Un cambio en el número de dispositivos no afecta al Precio unitario o al Precio ampliado del paquete de servicios o del servicio, a menos que el cambio provoque un ajuste del número de unidades.