Casos de negocios y tipos de contratos

EJEMPLO  Su organización tiene una serie de tarifas horarias estándar, pero algunos clientes le dan suficiente negocio como para justificar tarifas reducidas. ¿Qué tipo de contrato se debe utilizar?

Este es el típico caso en que se debería configurar un contrato de tiempo y materiales. Este le permite cambiar las tarifas para un cliente específico, ya sea de manera transversal o en proyectos o tickets específicos sin cambiar sus tarifas de facturación generales. La facturación aún se basa en el método de facturación de tiempo y materiales, pero usted puede reducir o aumentar las tarifas por hora que cobra por sus servicios.

EJEMPLO  Su organización está pasando a un modelo de negocio de servicios gestionados. En vez de esperar que algo falle para poder solucionarlo, su trabajo es ahora asegurarse de que los equipos del cliente continúen funcionando sin ningún problema. Esto se lleva a cabo supervisando los equipos del cliente y realizando manutención programada regularmente.
Para los clientes, esto hace que el costo de los servicios de TI sean predecibles y algo que puedan costear y, para su empresa, brinda un flujo de ingresos recurrentes. Su dificultar es determinar lo que está cubierto por este acuerdo, y si usted está ganando dinero. ¿Qué tipo de contrato se debe utilizar?

Los contratos de servicio recurrente hacen lo siguiente:

• Rastrear los Servicios y Paquetes de servicios que son parte de un contrato específico, y cuántas unidades (servidores, PC, impresoras) están cubiertas.
• Generar un elemento facturado en intervalos regulares de tiempo (mensual, trimestral, semestral o anual), calculados como cantidad fija por unidad (tal como un PC o una licencia de software).
• Gestionar ajustes a los servicios cubiertos por el contrato, así como al número de unidades cubiertas, automáticamente generando un elemento facturado prorrateado aparte. Con el contrato de servicio recurrente, simplemente cambie la cantidad de unidades en el contrato, y la nueva cantidad recurrente pasa automáticamente a facturación, con el mes parcial prorrateado.
• Puede asociarse a dispositivos específicos en Autotask. Entonces, cuando ese elemento de configuración se selecciona en un ticket (por ejemplo una impresora en la que realiza mantenimiento), el contrato se aplica automáticamente al ticket.
• Haga un seguimiento a los costos de contrato (mano de obra, costos de licencia y costo de cargos de contrato, ticket y proyecto). Un supervisor de rentabilidad incorporado rastrea toda el tiempo cobrado en relación al contrato a la tarifa interna de cada recurso, y reporta esa información en relación a todos los ingresos obtenidos en el contrato en el mismo período. Se pueden generar LiveReports de rentabilidad en tiempo real, en cualquier momento, para cualquier período a través del portafolio completo o para un cliente en específico.

Este tipo de contrato se factura a menudo mensual o trimestralmente. La tarifa puede variar según usuarios, equipos o volumen de uso. Este acuerdo a menudo permite supervisión remota, recuperación de desastres y copias de respaldo, y ofrecimientos de SAAS.

EJEMPLO  El negocio de servicios gestionados de su organización está creciendo. Ahora está buscando maneras de hacer que su negocio marche todavía mejor. Una opción es arrendar equipo a sus clientes. De esta forma, puede estar seguro que el equipo que gestiona reúne sus estándares de antigüedad y confiabilidad. Usted también ofrece Taskfire a más clientes, y quisiera utilizar Autotask PSA para gestionar tanto las licencias de Taskfire como otras licencias de software que usted proporciona a sus clientes. ¿Cómo se incorporan estas características en diversos contratos de clientes, se rastrean los costos de sus proveedores, y se asegura de que se está cobrando un precio justo y obteniendo utilidades?

Con un contrato de servicio recurrente, su Administrador de Autotask puede crear “servicios” basados en proporcionar hardware o software durante un período de tiempo específico a un precio fijo. Cada servicio puede representar una sola pieza de hardware; una agrupación de hardware, por ejemplo, una estación de trabajo; o un “asiento” de una licencia, por ejemplo, Taskfire de Autotask o un paquete de software de contabilidad. El servicio puede ser una opción independiente, o agrupado con otros servicios como parte de un paquete de servicios. Luego, se agrega el servicio o el paquete de servicios a un contrato de servicio recurrente y se especifica cuántas unidades de cada servicio o paquete cubrirá el contrato. El contrato genera un elemento facturado para cada servicio o paquete en cada período de facturación.

Por ejemplo, tiene un cliente que necesite cinco estaciones de trabajo nuevas. Anteriormente, ellos compraban las estaciones de trabajo. En lugar de ello, puede que desee arrendar las estaciones de trabajo de uno de sus proveedores para sub-arrendarlas al cliente. Usted podría tener un servicio llamado Estación de trabajo que incluya todas las piezas necesarias, incluyendo software. Otra opción es tener servicios separados para, por ejemplo, las licencias de hardware y software, para luego agruparlas en un paquete de servicios. Agregue el nuevo servicio o paquete de servicios a un contrato de servicio recurrente y establezca el número de unidades de servicio en 5. Autotask PSA entonces agregará un nuevo elemento facturado cada período de facturación para cubrir el precio de las 5 estaciones de trabajo. Si es necesario, puede ajustar el precio unitario y el número de las unidades de estaciones de trabajo en cualquier momento. Si cambia el número de unidades durante un período de facturación, Autotask PSA crea un elemento facturado prorrateado para incluir el cambio.

Usted puede también agregar un costo unitario a cada servicio. Autotask PSA incluirá estos costos al calcular la rentabilidad del contrato de servicio recurrente. La rentabilidad también incluye el costo de la mano de obra llevada a cabo al amparo del contrato y los cargos de proyecto o de ticket asociados con el contrato. También puede asociar un servicio con un proveedor. Al agregar un costo y un proveedor, usted puede generar reportes sobre costos y uso de servicio por proveedor u origen, conciliar facturas de su proveedor de servicios en relación a los servicios que usted usa y/o re-vende, y rastrear y gestionar sus licencias de software.

Por ejemplo, si usted re-arrienda las cinco estaciones de trabajo descritas anteriormente, el servicio de estación de trabajo puede indicar qué proveedor está entregando las estaciones de trabajo y cuál es el costo. Cuando agregue el servicio al contrato, esa información lleva a su contrato reportes relacionados y financieros de empresa.

Los contratos de servicio recurrente ofrecen muchas opciones flexibles para crear servicios y gestionar servicios en un contrato. Estas opciones le permiten satisfacer una amplia gama de necesidades de clientes dentro del mismo tipo de contrato.

EJEMPLO  Usted acaba de ganar una licitación de un proyecto de instalación de red para una instalación privada a un precio fijo. Las condiciones del acuerdo son que a usted se le pagará en tres cuotas, las que vencen cuando se haya cumplido con ciertas entregas. Usted necesitará rastrear el costo de la mano de obra para determinar si el proyecto es rentable.

Al ser parte de un contrato de precio fijo, su empresa acepta completar un conjunto de tareas por un precio fijo, independiente de los costos de mano de obra y materiales en los que usted incurra. Muchos proyectos se facturan con un contrato de precio fijo. Usted aún necesitará rastrear mano de obra en el proyecto y conocer el costo de mano de obra y materiales, pero la facturación no estará basada en la mano de obra, sino que en hitos de facturación pre-acordados que sean parte de un contrato de precio fijo.

Los hitos son pagos de avance en proyectos de precio fijo. Es posible agregar y gestionar hitos de contrato desde la vista Hitos de contrato.

EJEMPLO  Sus clientes le compran servicios a usted en bloques de horas pre-pagadas. Usted necesita hacer un seguimiento de cómo se usen las horas y cuando el cliente necesite comprar otro bloque horario.

Un contrato de bloque horario es configurado cuando los clientes pagan por adelantado un bloque de horas, normalmente a una tarifa preferida. Las horas pre-pagadas se reducirán a medida que se lleve a cabo trabajo facturable. El contrato mantiene el saldo de horas.

Aunque cada bloque horario añadido a un contrato tiene el mismo valor, usted puede cobrar más de un bloque horario por una hora de mano de obra configurando diferentes multiplicadores de bloque horario para facturación de ciertas funciones. Esto le permite cobrar diferentes tarifas para distintos niveles de habilidades. Autotask PSA calcula automáticamente las diversas tarifas en conformidad en relación a la tarifa por hora pre-pagada.

Los contratos de bloque horario también incluyen la capacidad de configurar reglas que automáticamente desencadenen recordatorios o la adición de más bloques horarios si el número de bloques horarios cae debajo de una cantidad especificada. También puede configurar una cantidad de exceso para cobrar mano de obra si se le acaban las horas de bloque horario.

EJEMPLO  Su cliente le paga un anticipo. Usted necesita hacer un seguimiento de cómo se use el importe y cuando el cliente necesite hacer otra compra de anticipo.

Los contratos de anticipole permiten al cliente pre-pagar servicios, pero, a diferencia de los bloques horarios, los anticipos rastrean pre-pagos de servicios y cargos futuros en términos de importe monetario y no de bloques de tiempo. El saldo de anticipo es reducido por servicios y cargos de contrato llevados a cabo a las tarifas de contrato, las que pueden ser las mismas que las tarifas de facturación estándares o diferentes.

Al igual que los contratos de bloque horario y por ticket, las reglas de notificación pueden ser usadas para notificar a los recursos o para automáticamente re-adquirir una cantidad de anticipo pre-configurada cuando el saldo del contrato caiga a un umbral establecido. Además, a diferencia de los contratos de bloque horario o por ticket, los cargos de proyecto y ticket pueden ser deducidos de un anticipo pre-pagado.

Si se instala un módulo opcional de impuesto de anticipo, incluso el impuesto sobre la mano de obra y los cargos pueden restarse de la compra de anticipo. Consulte Agregar impuesto a elementos de contratos de anticipo.

EJEMPLO  Su cliente le paga por ticket. Este compra por anticipado un conjunto de tickets mensualmente. Usted debe hacer un seguimiento de cómo se usen las compras de ticket y cuando el cliente deba comprar más.

Los contratos por ticket le permiten a los clientes realizar un pago adelantado de un conjunto de tickets. El ticket se deduce del saldo comprado cuando es marcado como completado, pero la deducción se configura en la fecha en que se creó el ticket. Por ejemplo, un ticket creado el 31/3/2022 y completado el 2/4/2022 se deduciría de la compra de incidentes de marzo de 2022.

Al igual que los contratos de bloque horario y de anticipo, las reglas de notificación pueden ser usadas para notificar a los recursos o para automáticamente re-adquirir un conjunto de tickets cuando el contrato alcance un cierto umbral.

EJEMPLO  Su cliente tiene siete contactos a los que rige el contacto de usted. Están asociados con el producto de facturación de "Servicios gestionados: Basados en usuario", por los que usted cobra $100 al mes. También está facturando por el dispositivo para cuatro dispositivos Datto Siris que están proporcionando servicios de continuidad.

Más y más, a los clientes les gusta la simplicidad de facturar de acuerdo al usuario o elemento de configuración. Usted puede configurar reglas de facturación que generen automáticamente cargos mensuales de acuerdo al número de contactos y/o elementos de configuración. Las reglas de facturación también permiten niveles de precio y descuentos por volumen. Consulte Facturación por contacto o dispositivo.

Técnicamente, las reglas de facturación pueden estar asociadas con cualquier tipo de contrato. Sin embargo, la mejor práctica es utilizar un contrato de precio fijo o de servicio recurrente. De esa manera, es posible capturar el costo de mano de obra sin doble facturación, además de los ingresos de las reglas de facturación.