Agregar y editar oportunidades

• Si la integración de Kaseya Quote Manager (anteriormente Datto Commerce) está habilitada, la cotización se creará en Kaseya Quote Manager. Consulte La integración de Kaseya Quote Manager y Cotización desde el Centro de administración.
De lo contrario, se abrirá la página de Autotask Nueva cotización.
• Consulte Agregar o editar una cotización de Autotask.

Seleccione la categoría de la oportunidad. La categoría de la oportunidad controla cómo se ve la oportunidad. Controla qué elementos, secciones y campos aparecen y en qué orden, qué valores hay disponibles en listas desplegables, qué valores predeterminados hay seleccionados, incluso en campos que están ocultos, y qué campos son requeridos.

Cotizaciones adicionales

Este campo muestra una lista de cotizaciones no principales asociadas con la oportunidad. Aparecen en orden de fecha de creación, con la más reciente al comienzo de la lista. Si hay más de cinco, haga clic en Mostrar todo para ver las más antiguas. Haga clic en el nombre o el número para abrir la cotización.

NOTA  Si la cotización fue creada en Kaseya Quote Manager (anteriormente Datto Commerce), no se admiten cotizaciones adicionales.

Campos avanzados

Los campos avanzados son campos de sistema que rastrean los flujos de ingresos que contribuyen a sus ingresos de ventas como Honorarios de apertura, Cargos de hardware y Cargos de licencia mensuales. Están disponibles en las oportunidades y hacen un seguimiento de los flujos de sub-ingresos previstos o reales. A diferencia de otros campos de sistema de Autotask, pueden ser etiquetados de nuevo para reflejar su modelo de negocio. Consulte Rastrear métricas de cuotas de ventas .

Calcular totales para # meses

Ingrese el número de meses que serán usados para calcular el Importe de ingresos total, el Costo total y la Ganancia bruta en la vista informativa Pronóstico.

Ingrese el número pertinente para ver los totales calculados.

Fecha de cierre

La fecha en que se estableció una oportunidad como Cerrada o Implementada. No aparece para oportunidades que estén Activas, No listas para comprar o Perdidas.

Organización

Organización o Nombre de la organización se refiere a la organización asociada a la entidad. Este campo es siempre obligatorio.

• En el modo Vista, el nombre aparecerá como hipervínculo para los usuarios con permiso para ver la organización, y como texto sin formato para todos los demás.

• En modo Nuevo, ingrese el nombre de la organización. A medida que escriba, Autotask irá sugiriendo posibles coincidencias. Haga clic en el nombre de una organización para seleccionarla y rellenar el campo. De modo alternativo, usted puede hacer clic en el ícono de selector para seleccionar la organización desde una lista. En algunas entidades, como ticket y oportunidad, puede hacer clic en el icono más a la derecha del icono selector para crear rápidamente una nueva organización. Consulte Añadir una organización.

• En modo Edición, este campo no puede modificarse para algunas entidades (por ejemplo, proyectos y dispositivos).

Contacto

Un contacto es una persona de una organización que está asociada a la entidad que estás creando o editando.

Este campo aparece en muchas entidades que muestran el campo Organización. Debe seleccionar una organización antes de poder seleccionar un contacto. Están disponibles todos los contactos activos asociados a la organización más el contacto actual, aunque esté inactivo. Si la organización es una sub-organización de otra organización, puede seleccionar un contacto de la lista de contactos de la organización matriz que aparece debajo de una línea discontinua.

En algunas entidades, como ticket y oportunidad, puede hacer clic en el ícono más para crear un nuevo contacto. Consulte Agregar y editar contactos.

En modo para agregar o editar, comience a escribir el nombre de una persona o haga clic en el ícono de selector para seleccionar una persona de una lista alfabética.

Costo

Los costos anticipados asociados con la oportunidad, ya sea calculados desde la cotización principal o ingresados directamente, dependiendo de la configuración de Usar ingresos/costo de elementos cotizados.

El costo se registra en uno o más de los siguientes campos: Costo único, Costo mensual, Costo trimestral, Costo semestral y Costo anual.

Si no tiene permiso para ver datos de costos internos, estos campos no serán visibles.

Fecha de creación

Este campo aparece en muchas entidades. Rastrea la fecha y la hora en que se creó una entidad o se importó a Autotask. Es generado por el sistema y no se puede editar. Para algunas entidades, no se ve en la IU, pero está disponible en reportes y en la API.

A menudo, las variables de fecha/hora calculadas desde la marca de fecha/tiempo están disponibles en varios formatos.

Ejemplos:

• [Cotización: Número del mes de la fecha de creación]
• [Ticket: Hora de creación]

Fecha de finalización

Ingrese el último día del intervalo de fechas en que la entidad esté activa o sea válida.

Contratos

Si la fecha de finalización no es el último día previsto de un periodo de facturación (tiene un último mes parcial), se prorrateará el cargo del último periodo de facturación.

Oportunidades

Introduzca una fecha de finalización prevista para el trabajo asociado a la oportunidad. El campo no afecta pronósticos de ingresos o ganancias.

Fases

Cuando se añaden tareas a la fase, la fecha de finalización de la fase se ajusta a la fecha de finalización de la tarea más reciente.

Reglas de facturación

No se crearán cargos para los períodos que hubieran comenzado después de la fecha de finalización. Si se deja en blanco, la creación de cargos se detiene en la fecha de finalización del contrato.

Si ingresa una fecha posterior a la fecha de finalización del contrato, aparecerá un mensaje que incluirá la fecha de finalización del contrato.

Origen del cliente potencial

Un origen de cliente potencial es donde se originó la oportunidad de venta.

Ingrese el origen del cliente potencial que generó la oportunidad, si se conoce.

línea de negocios

Línea de negocios le permite clasificar las finanzas y segmentar los datos. Este campo aparece cuando está activada y habilitada la Estructura organizativa (Línea de negocios). Está disponible en las siguientes entidades: Contrato, Oportunidad, Pedido de venta, Proyecto y Ticket. Consulte Introducción a Línea de negocios.

Si un contrato está asociado a una línea de negocios diferente a la del ticket o proyecto, los elementos de facturación siempre heredan la línea de negocios del contrato, no de la entidad matriz. Consulte Reglas de herencia de líneas de negocios para entidades dependientes.

Seleccione un par División de negocios > Línea de negocios.

Fecha de pérdida

La fecha en la que el estado de la oportunidad se estableció por última vez como Perdida, o la fecha seleccionada manualmente en el Asistente para dar oportunidades como perdidas. Este campo aparece una vez que el estado de una oportunidad se haya configurado a Perdida. No aparecerá para oportunidades que estén Activas, No listas para comprar, Cerradas o Implementadas.

Mercado, Barreras, Ayuda necesaria y Siguiente Paso

Campos de texto que pueden ser usados para rastrear información acerca de una oportunidad.

Categoría de oportunidad

Este campo aparece en todas las páginas de oportunidades. Determina el diseño y las opciones en una oportunidad. Consulte Introducción a Categorías.

Sujeto a permisos de seguridad, seleccione una categoría para la oportunidad.

Etapa de la oportunidad

Las etapas de oportunidad pueden personalizarse para reflejar el proceso de ventas de su organización. Para más información acerca de etapas y cómo personalizarlas, consulte Etapas de una oportunidad.

Seleccione la etapa de ventas que mejor caracterice la oportunidad.

Responsable

La persona responsable de gestionar la entidad.

Oportunidades y Pedidos de venta

En oportunidades, es de manera predeterminada el creador. En pedidos de venta, el campo es de manera predeterminada el responsable de la oportunidad.

Usted puede cambiar manualmente el responsable y asignar cualquier recurso con acceso a CRM. Usted también puede ejecutar el Asistente de transferencia de clientes potenciales desde el campo Responsable en una oportunidad guardada. El Asistente de re-asignación de clientes potenciales le permite también re-asignar el responsable de organización, el territorio y el identificador de la organización. Consulte Re-asignar oportunidades .

Colas

Es opcional designar un responsable de cola. Si lo hace, puede crear reglas del flujo de trabajo que notifiquen al responsable de la cola de destinatarios dinámicos, o asignar dinámicamente al responsable de la cola como recurso del ticket. Le permite configurar una clasificación automática de tickets en Autotask.

Competidor

Este campo aparece en las entidades que se someten al proceso de venta. Agregar sus competidores a Autotask le permite referirse a ellos durante el proceso de venta para que usted pueda analizar a quién ganará o con quién perderá.

El competidor principal de una oportunidad dependerá de los productos y los servicios que incluya la oportunidad. Puede ser diferente del competidor principal a nivel de organización. Consulte Competidores.

Seleccione el competidor más fuerte para la organización u oportunidad.

Producto principal

El producto principal es el artículo principal que se vende. Consulte Buscar y gestionar productos para más información sobre la lista de productos.

Seleccione un producto principal de su lista de productos para esta oportunidad. Si no realizó ninguna selección, o se quitó una selección previa, el campo Producto principal se configurará automáticamente como Ninguno. Este se vuelve un producto de sistema cuando se guarda la oportunidad.

En una oportunidad, usted puede rastrear solo un producto a la vez. Si necesita rastrear varios productos, cree una cotización: Consulte Agregar o editar una cotización de Autotask.

Cotización principal

La cotización principal es la cotización primaria asociada con una oportunidad. Aparece en las páginas de Oportunidad. Consulte Agregar o editar un elemento de cotización.

Probabilidad

La mayoría de los equipos de ventas relacionan etapas de una oportunidad y sus correspondientes porcentajes de probabilidad para permitirles predecir ventas futuras con exactitud. Por ejemplo, si usted cierra 1 acuerdo de un total de 3 cuando haga una presentación, su Etapa 2: Presentación correspondería a un 33% de probabilidad.

Ingrese un valor de porcentaje que indique cuán probable es que usted pueda cerrar esta oportunidad.

Fecha de cierre proyectada

La fecha de cierre proyectada es la fecha en la que se espera que se cierre la oportunidad.

Este campo puede editarse en oportunidades y en cotizaciones que se creen al mismo tiempo que se crea la oportunidad. Es de solo lectura en cotizaciones ya asociadas con una oportunidad.

Cuando se guarde la oportunidad, se calculará el campo Tiempo hasta el cierre. Este campo muestra el número de días hasta la fecha de cierre proyectada. Si la fecha de cierre proyectada es la fecha actual o en el futuro, el número aparecerá en verde. Si está en el pasado, estará en rojo.

fecha de entrega prometida

La fecha en la que su cliente espera que le preste un servicio.

Oportunidades:

La Fecha de entrega prometida se utiliza habitualmente para una oportunidad relacionada con un proyecto o servicio. El campo puede ser usado para indicar el comienzo del proyecto o el servicio. El campo no afecta pronósticos de ingresos o ganancias.

Pedidos de venta:

Este campo es de manera predeterminada la Fecha de entrega prometida especificada para la oportunidad asociada, pero puede modificarse.

Nombre de la promoción

El Nombre de la promoción es un campo opcional para rastrear este trato en relación a una promoción que usted pueda estar ofreciendo.

Nombre de propuesta de proyecto

El campo Nombre de la propuesta de proyecto muestra el nombre de un proyecto vinculado a la cotización o la oportunidad. En la oportunidad, mostrará el nombre del proyecto vinculado a la cotización principal de la oportunidad. Si no hay ningún proyecto asociado con una cotización principal y se asoció directamente una propuesta de proyecto con la oportunidad, entonces mostrará esa propuesta de proyecto.

Vincular un proyecto de propuesta a una cotización le ofrece una segunda forma de cotizar la mano de obra. Además de introducir un número de horas estimado en la cotización y seleccionar una tarifa por función, puede aprovechar el trabajo estimado que realizó para el proyecto de la propuesta.

Al agregar un elemento de mano de obra a la cotización, seleccione la casilla Usar proyecto de propuesta. Todos los elementos de mano de obra del proyecto de la propuesta que haya vinculado a esta cotización en la página Editar cotización se reunirán en un total de la propuesta y se añadirán a la cotización como un único elemento de la misma. El total de la propuesta rellenará el campo Precio unitario.

Consulte Mano de obra de cotización basada en una propuesta de proyecto.

NOTA  La mano de obra ingresada aquí es un estimado y no crea ninguna entrada de tiempo.

• Para vincular un proyecto existente, haga clic en el menú desplegable y realice una selección.
• Los usuarios con acceso al módulo Proyectos pueden hacer clic en el ícono más a la derecha del campo Nombre de la propuesta de proyecto para abrir el Asistente de nuevos proyectos y agregar un nuevo proyecto. Consulte Agregar un proyecto con contenido nuevo.
• Los usuarios con acceso al módulo Proyectos pueden también crear una nueva propuesta de proyecto desde una plantilla haciendo clic en el ícono Nuevo desde plantilla . Consulte Paso 2 (opcional): Crear una propuesta de proyecto para más información.

Calificación

Las calificaciones muestran cuánto está progresando la oportunidad.

Seleccione una de las siguientes: Caliente, Tibia o Fría. La configuración predeterminada es que esté en blanco (ninguna calificación seleccionada). Estas son configuraciones de sistema y no pueden modificarse.

Ingresos

Ingresos anticipados de la oportunidad, calculados desde la cotización principal o ingresados directamente, dependiendo de la configuración de Usar ingresos/costo de elementos cotizados.

Los ingresos se registran en uno o más de los siguientes campos: Ingresos únicos, Ingresos mensuales, Ingresos trimestrales, Ingresos semestrales e Ingresos anuales.

Reconocimiento de ingresos

Los ingresos pueden reconocerse todos de una vez o en un período de días, meses o años.

Realice la selección pertinente desde la lista de menú desplegable en el primer campo. Si elige distribuir los ingresos en un número de días, meses o años, ingrese ese número en el segundo campo.

Pedido de venta

Un pedido de venta le permite hacer un seguimiento de los productos cotizados después de que se haya cerrado una operación. El Nombre del pedido de venta se hereda del nombre de la oportunidad relacionada y no puede editarse. Si se ha creado un pedido de venta, su nombre aparece en la oportunidad asociada. Si posee los permisos pertinentes, hacer clic en el nombre abrirá la página de detalles del pedido de venta. Consulte Introducción a los pedidos de venta.

Fecha de inicio

Ingrese el primer día del intervalo de fechas cuando la entidad esté activa o sea válida. Será de manera predeterminada la fecha de hoy, pero puede modificarse.

Contratos

La fecha de inicio del contrato se convierte en la fecha de facturación para todos los elementos facturados bajo el contrato.

EJEMPLO  Si la fecha de inicio es el 21 del mes, la facturación de todos los elementos de facturación del contrato ocurrirá el día 21. Si desea que su fecha de facturación esté a comienzos o fines de mes, pero desea prorratear servicios para el resto del mes actual, consulte Facturar un primer mes parcial.

NOTA  Si la fecha de inicio es una fecha que no está en el período actual (por ejemplo, la fecha de inicio es el 31 y el mes próximo tiene solamente 30 días), el último día del mes será utilizado para el evento de facturación.

IMPORTANTE  No es posible editar la fecha de inicio de un contrato de servicio recurrente, una vez que se haya añadido el período de servicio/paquete y guardado el contrato.

Oportunidades

La fecha de inicio se utiliza para calcular el número de días que la oportunidad está en trámite.

Proyectos

La fecha de inicio de todas las fases, las tareas y los problemas debe ser posterior o igual a la fecha de inicio.

Reglas de facturación

La fecha de inicio es el comienzo del primer período de facturación y la primera fecha de facturación. También establece el calendario para todas las fechas de facturación siguientes. Esta debe ser posterior o igual a la fecha de inicio del contacto.

EJEMPLO  Si la fecha de inicio es el 3 de enero, la siguiente fecha de facturación será el 3 de febrero. Si ingresa una fecha con el día 29, 30 o 31, y un mes no tiene tantos días, la fecha de inicio de ese período será el último día del mes. Si ingresa un día que es el último día de ese mes, usaremos el último día de cada mes que siga a ese mes.

Cada cargo de período se crea usando el recuento de unidades más reciente, el que es establecido por la fecha ingresada en el campo Determinar unidades/Crear cargos el: La fecha de recuento puede ser la misma fecha que la fecha de facturación, o una fecha anterior.

Si no hay un recuento de unidades en la fecha de inicio del primer período de facturación (porque el número del día seleccionado para determinar el recuento de unidades es posterior al número del día de la fecha de inicio), Autotask llevará a cabo un recuento de unidades cuando se cree la regla para usar para ese primer período de facturación.

Una de las siguientes:

• Activo: Un miembro del equipo de ventas está trabajando para cerrar la oportunidad
• No está listo para comprar: La oportunidad puede activarse en el futuro
• Perdida: Este es el estado que se establece cuando se ejecuta el asistente de Oportunidad Perdida
• Cerrado: La oportunidad fue ganada
• Ejecutado: Se ha ganado la oportunidad y se han cumplido todos los objetivos.

Usar ingresos/costo de elemento cotizado

Si está seleccionada esta casilla de verificación, los campos Ingresos y Costo estarán deshabilitados y rellenados con los importes y los costos de la cotización principal asociada con esta oportunidad. Usted puede seleccionar este campo incluso si la cotización aún no existe (todos los valores deben estar establecidos en $0.00 y actualizados cuando se cree la cotización).

Campos definidos por el usuario

Los campos definidos por el usuario (UDFs) son campos personalizados configurados por su administrador de Autotask que capturan información que es única para su negocio. Pueden ser de uno de los siguientes tipos:

• Texto (Línea única, Varias líneas o Correo electrónico)
• Fecha
• Numérico
• Lista (Selección única, Selección múltiple)

Usted puede ver y actualizar esta información según sus permisos de seguridad. Si no tiene permisos para ver o actualizar los datos, aparecerán ocultos con asteriscos. Si usted puede ver información, pero no editarla, estará deshabilitada la edición. Consulte Ver datos protegidos.

También vea Gestionar campos definidos por el usuario.

Debe completar los UDFs requeridos antes de poder guardar la entidad.

Motivo de obtención/pérdida

La razón por la que esta oportunidad será (o fue) ganada o perdida. Este campo puede actualizarse en cualquier momento, incluyendo cuando ejecute el Asistente para obtener oportunidades o el Asistente para dar oportunidades como perdidas. La palabra Esperado no aparecerá si el estado de la oportunidad es Cerrada o Implementada.

Las razones disponibles en el menú desplegable se gestionan en las páginas Motivos de obtención de oportunidad y Motivos de pérdida de oportunidad. Consulte Motivos de obtención y pérdida de oportunidades.