Añadir o editar notas de CRM (organización, contacto u oportunidad)

SEGURIDAD  Nivel de seguridad con acceso a CRM y permisos de objeto pertinentes para notas, tareas pendientes y archivos adjuntos de CRM

NAVEGACIÓN Páginas Organización, Contacto y Oportunidad > Pestaña Actividad o Notas > Nuevo

NAVEGACIÓN Crear >  CRM >  Nota

NAVEGACIÓN >  CRM > Buscar > Tareas pendientes y Notas y todas las otras cuadrículas de notas >  Nueva nota o haga clic con el botón derecho >  Editar nota

Usted puede agregar una nota y opcionalmente una tarea pendiente de seguimiento para usted u otro recurso de Autotask.

  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
  2. Abra la ventana Nueva nota de CRM o Editar nota de CRM.
  3. Llene los campos según lo descrito en la tabla siguiente.

Los campos con un asterisco * rojo son obligatorios.

Campos Descripción
General
Organización *

Haga clic en el campo para seleccionar la organización a la que desea asociar la nota en la lista desplegable, comience a escribir el nombre o haga clic en el icono del selector para buscar la organización. Para información sobre los selectores de datos de Autotask PSA, consulte Ventanas de selector de datos.

Al añadir la nota desde la Organización u Oportunidad, el campo Nombre de la Organización se rellena previamente y es de sólo lectura. Para ver la página de la Organización, haga clic en .

NOTA  Pase el ratón por encima del nombre de la organización para ver su dirección y número de teléfono.
Contacto Haga clic en el campo para seleccionar el contacto con el que desee asociar la nota, comience a escribir el nombre, o bien haga clic en el ícono de selector para buscar el contacto. Solamente los contactos activos se incluyen en la lista. Si hay más de 200 contactos activos, un selector de datos sustituye la lista desplegable. Para información sobre los selectores de datos de Autotask PSA, consulte Ventanas de selector de datos.

Si la organización es una suborganización, puede seleccionar un contacto de la lista de contactos de la organización matriz que aparecen debajo de una línea discontinua. Para ver la página Contacto, haga clic en . Consulte Agregar y editar contactos.

NOTA  Desplace el cursor sobre el nombre del contacto para ver la dirección y el número telefónico del contacto.
Oportunidad Haga clic en el campo para seleccionar una oportunidad activa o inactiva desde la lista desplegable, comience a escribir el nombre, o bien haga clic en el ícono de selector para buscarla. Cuando se añade la nota desde la página Oportunidad, el campo del nombre de la oportunidad se rellena previamente y es de sólo lectura. Para información sobre los selectores de datos de Autotask PSA, consulte Ventanas de selector de datos. Esta nota aparecerá en la pestaña Actividad de la oportunidad y como una nota de oportunidad en la página de detalles del contacto asociada.

Para ver la oportunidad, haga clic en . Para más información sobre oportunidades, consulte Descripción general de ventas.

Acción
Tipo de acción*

Tipo de acción

El tipo de acción clasifica las notas y las tareas pendientes de CRM y describe la naturaleza de la actividad de ventas. El tipo de acción determina si aparecerá o no una nota o una tarea pendiente en Autotask en Calendario, Tarea pendiente, Calendario y Tarea pendiente o Ni Calendario ni Tarea pendiente. Consulte Tipos de acción.

Seleccione un tipo de acción requerido.
Asignado a*

Asignado a

Este campo determina quién está asignado a una entidad. Es de manera predeterminada su nombre.

Para asignar esta entidad a otro usuario, seleccione el usuario desde la lista desplegable en el campo Asignado a. La lista contiene solamente usuarios con acceso al módulo CRM.

Fecha de inicio*

 La fecha de entrada en vigencia es de manera predeterminada la fecha actual, pero puede ser editada.

Hora de inicio*

Hora de inicio

Ingrese el comienzo del intervalo de tiempo para una actividad. La Hora de inicio es por defecto la hora actual.

Fecha de finalización*

 La fecha de finalización es de manera predeterminada la fecha actual, pero puede ser editada.

Hora de finalización*

Hora de finalización

La finalización del intervalo de tiempo para la actividad. La hora de finalización es de manera predeterminada la hora en curso + 15 minutos.
Descripción Ingrese una descripción de la actividad planeada en el campo de texto. Este campo es opcional pero recomendamos que brinde detalles.

NOTA  Este campo tiene un límite de 32.000 caracteres.

Agregar nuevos archivos adjuntos

Agregar archivo adjunto

Para agregar un archivo a la nota, haga clic en Agregar archivo adjunto, seleccione el tipo de archivo adjunto, seleccione un archivo o ingrese la carpeta/archivo o vínculo de URL, y dele al archivo adjunto un nombre fácilmente reconocible. El archivo adjunto aparecerá en la cuadrícula con su nombre, referencia de archivo/carpeta/URL y tamaño. Para crear archivos adjuntos adicionales, haga clic de nuevo en Agregar archivo adjunto. Para eliminar un archivo adjunto, haga clic en el ícono para eliminar . Para más información, consulte Agregar y gestionar archivos adjuntos.

Agregar nuevos archivos adjuntos

Lista de archivos adjuntos

Esta sección aparecerá cuando la nota esté en modo de edición. Todo archivo adjunto previamente creado aparecerá en la cuadrícula con su nombre, referencia de archivo/carpeta/URL y tamaño de archivo adjunto. Para eliminar un archivo adjunto, desplácese sobre el menú contextual y seleccione Eliminar archivo adjunto. Para más información, consulte Agregar y gestionar archivos adjuntos.

Tarea pendiente de seguimiento
Tarea pendiente de seguimiento Opcionalmente, programe una tarea pendiente de seguimiento. La tarea pendiente aparecerá en la lista de tareas pendientes de ese recurso y, dependiendo de las propiedades de visualización del tipo de acción seleccionado, en su calendario. Consulte Agregar o editar tareas pendientes.
Panel de notificaciones
Notificación Para enviar un correo electrónico de notificación al usuario a quien asignó la tarea pendiente, haga clic en la pestaña Notificaciones. Consulte Panel de notificaciones.
  1. Haga clic en Guardar y cerrar o en Guardar y nuevo cuando finalice.

Cuando esta esté disponible, usted también podrá agregar notas a Autotask desde la extensión MS Outlook. Autotask no necesita estar abierto, pero Microsoft Outlook debe estar abierto, y la extensión Outlook debe estar configurada.

  1. Desde la cinta Autotask en Outlook, en el grupo Agregar a Autotask, haga clic para seleccionar una de las siguientes opciones:
    • Nota de empresa
    • Nota de contacto
  1. Siga los pasos para agregar una nota especificados más arriba y luego haga clic en Guardar y cerrar. La nota será creada en Autotask PSA.

NOTA  Si tiene habilitada la integración de calendarios, guardar una nota de venta puede desencadenar una sincronización automática de elementos de calendario. Si el tipo de acción o la nota de venta es Calendario o Ambos, la nota de venta aparecerá en su calendario de Outlook. Consulte Tipos de acción.

En las listas de notas que incluyen cuadros de selección, puede editar varias notas a la vez.

  1. En las tablas de tareas y notas con menú contextual, seleccione varias tareas o notas (marcando las casillas de la izquierda) y, a continuación, haga clic en el icono desplegable de la columna de selección y seleccione Editar elementos seleccionados.

 

  1. Modifique las tareas pendientes y las notas como desee. Para más información, consulte Editar múltiples tareas pendientes y notas.