Buscar y gestionar productos

SEGURIDAD  Nivel de seguridad con permiso de Admin. para Productos, Servicios e Inventario. Consulte Configuraciones de seguridad de Admin..

NAVEGACIÓN > Admin. > Características y configuraciones > Productos, servicios e inventario > Productos

NAVEGACIÓN Inventario > Gestión de inventario > Productos. Esta opción requiere permisos de seguridad personalizados asignados a nivel de inventario. Consulte Crear o editar un nivel de seguridad personalizado.

Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.

ANTES DE COMENZAR  A menos que importe una lista de productos y sus códigos de material sean creados durante la importación, debe primero configurar códigos de material. Consulte Códigos de material.

  • Para mostrar una lista de todos los registros de una entidad determinada en su instancia de Autotask, haga clic en Buscar sin aplicar ningún filtro.

Los resultados de búsqueda que contengan más de 25, 50 o 100 registros (dependiendo de su configuración para Registros por página) se paginarán. Use la navegación de páginas para ver resultados adicionales. Como máximo, se recuperarán 5.000 registros de datos a la vez.

El filtro Activo aparece por defecto como Activo en las páginas Búsqueda por organización, Búsqueda por contacto, Mis organizaciones y Mis contactos, así como en la Búsqueda global por organización, Contacto (Nombre), Contacto (Apellido) y Contacto (Correo electrónico). Los contadores en el menú Mi(s) también reflejan solamente entidades activas.

NOTA  Existen diversas opciones para filtros de números telefónicos. El filtro Teléfono buscará una coincidencia contiene que incluya cualquier caracter (como - o () ) introducido en el cuadro de filtro. Las páginas Búsqueda de organizaciones y Búsqueda de contactos tienen una opción Teléfono (sólo números) que ignorará los caracteres especiales en el filtro y en los resultados. Llevará a cabo una búsqueda contiene para solo los números ingresados en el cuadro de filtro. La página Búsqueda de contactos también le permite llevar a cabo una búsqueda Teléfono (Comienza con). Esta buscará números telefónicos que comiencen con el valor ingresado en la casilla de filtro.

Los siguientes botones de herramientas aparecen sobre la lista de resultados:

Botón de herramientas Descripción

Muchas páginas de búsqueda (pero no las cuadrículas explorables de widgets) le permiten crear una nueva instancia de la entidad seleccionada. Este botón es visible antes de que ejecute una búsqueda:

  • Haga clic en Nuevo.
  • Las entidades Contrato, Ticket y Proyecto le permiten crear diversos tipos de entidades. Haga clic en Nuevo y seleccione una opción.

Para ayuda al rellenar los campos, consulte la Ayuda contextual de la página que se abre.

En la página de búsqueda de productos, el botón Importar abre la página Historial de importación de productos. Para detalles sobre la importación de productos, consulte Rellenar la plantilla de importación de productos.

El botón Ver lista de precios solamente aparece para usuarios con permisos de Admin. > Finanzas, Contabilidad y Generación de facturas. Haga clic en el botón para abrir la página Lista de precios, donde puede configurar precios para todos los tipos de elementos de configuración. Si está habilitada Multidivisa, esta es también la página en la que usted configura precios para elementos facturados en otras divisas. Consulte Gestionar su lista de precios.

SEGURIDAD  De manera predeterminada, Exportar está disponible para usuarios con nivel de seguridad Admin. y deshabilitado para todos los otros. Puede ser habilitado para otros niveles de seguridad. Consulte Puede exportar datos de cuadrícula.

NOTA  Al exportar a CSV: Para asegurar formato de fecha/hora consistentes en la salida de valores separados por coma, le recomendamos enfáticamente que las configuraciones de formato de fecha/hora del usuario en Autotask sean idénticas a las configuraciones de formato de fecha/hora de Windows de la computadora que lleve a cabo la exportación. Esto evitará conflictos con respecto a cómo el software que genera el reporte interprete el formato fecha/hora.

IMPORTANTE  Los campos relacionados con productos de facturación para dispositivos y contactos no se exportarán.

  1. Haga clic en el menú desplegable Exportar y seleccione una opción.

    2. Opción Descripción
    En formato actual Si selecciona esta opción o simplemente hace clic en el botón Exportar, sólo se exportarán las columnas que aparecen en la tabla de resultados de la búsqueda.
    En formato de plantilla de importación Esta opción aparecerá para las entidades que puedan importarse. Para una lista de entidades que pueden exportarse en formato de plantilla de importación, consulte Importar o actualizar información.

    Si selecciona esta opción, se exportarán todas las columnas que aparecen en la plantilla de importación de la entidad. Esto le permite limpiar o actualizar registros en bloque, y luego importarlos de nuevo utilizando la opción Actualizar.
  1. Se abre una ventana que le permite descargar y abrir el archivo exportado.

NOTA  Solamente se exportarán los primeros 5.000 registros.

El Selector de columna le permite personalizar cuadrículas de resultados de búsqueda a través de Autotask. Determina lo siguiente:

  • Qué columnas se muestran en la tabla
  • El orden de visualización de izquierda a derecha de las columnas.

NOTA  La configuración del selector de columnas en las tablas de resultados de búsqueda y en algunos informes estándar forma parte de la configuración de usuario almacenada en el servidor Autotask. Usted puede iniciar sesión en cualquier computadora y aplicar sus configuraciones de selector de columna a su sesión en Autotask. Para borrar los datos almacenados en su instancia de Autotask y restablecer la configuración del selector de columnas a la configuración predeterminada de Autotask, haga clic en Restablecer configuración en Mi > Varios > Configuración.

Para personalizar la tabla, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en el ícono de selector de columna sobre los resultados de búsqueda. Se abrirá la página Selector de columna.

La columna aparece ya sea en el panel Columnas disponibles o en el panel Columnas seleccionadas.

  1. Haga doble clic en el nombre de una columna, o seleccione una o varias columnas y haga clic en la flecha hacia la izquierda o en la flecha hacia la derecha para mover las columnas al otro panel.
  2. Para cambiar el orden de visualización de las columnas, seleccione una o varias columnas en el panel Columnas seleccionadas y haga clic en las flechas hacia arriba o hacia abajo.

NOTA  El orden de arriba hacia abajo en la lista Columnas seleccionadas se vuelve el orden de izquierda a derecha en la lista de Resultados de búsqueda.

  1. Haga clic en Guardar y cerrar.

NOTA  Si los caracteres + # aparecen luego del nombre de la columna, entonces esa columna puede tener varios elementos devueltos para algunas filas. Si eso ocurre, el primer elemento aparecerá en la fila seguida por + y el número de elementos adicionales devueltos. Para ver la lista de elementos adicionales, desplace el cursor sobre el elemento en la columna.

Haga clic en el ícono para actualizar y así ejecutar la búsqueda en la tabla actual nuevamente, usando los mismos criterios de búsqueda para encontrar nuevos registros añadidos desde la primera vez que usted efectuó la búsqueda.

Todas las instancias de Autotask de los clientes se aprovisionan con dos productos del sistema que no se pueden editar, desactivar ni eliminar. Garantizan que el campo Nombre del producto, necesario cuando se crean oportunidades, dispositivos o productos de inventario, tenga elementos seleccionables.

  • Los equipos están disponibles como nombre de producto genérico al crear cargos, dispositivos y productos de inventario.
  • Ninguno se usa cuando usted crea una nueva oportunidad y no selecciona un producto principal. También puede seleccionarse al crear cargos, dispositivos y productos de inventario.
Opción Descripción
Editar producto

Use el menú contextual para abrir la página Editar producto. Consulte Agregar, editar o copiar un producto.

Dos productos, Equipo y Ninguno, son productos de sistema y no se pueden editar.

Copiar producto

Use el menú contextual para abrir la página Copiar producto. Consulte Agregar, editar o copiar un producto.

Dos productos, Equipo y Ninguno, son productos de sistema y no se pueden copiar.
Eliminar producto

Los productos del sistema (Equipo y Ninguno) y los productos asociados a dispositivos, tickets, productos de inventario, oportunidades y presupuestos no se pueden eliminar.

Además, lo siguiente se aplica a los productos asociados a artículos de inventario y dispositivos:

Si alguna vez ha recibido, añadido o mantenido elementos en stock, podrá eliminar el producto del inventario, que si se confirma eliminará (es decir, establecerá la Cantidad a 0) todos los elementos en stock. Sin embargo, como hacemos un seguimiento del inventario por razones históricas, el elemento almacenado seguirá vinculado al producto y, por lo tanto, éste no podrá ser eliminado del catálogo. El razonamiento detrás de esto es que si alguna vez tuvo stock, puede necesitar referirse a ese stock.

EJEMPLO  Seguimiento de la recepción o entrega del producto, verificación de la factura de un proveedor, RMA de un cliente o de regreso a un proveedor.