Introducción a Categorías

Las categorías le permiten personalizar la interfaz de usuario de entidades seleccionadas.

Ya que entidades como tickets y dispositivos pueden usarse para distintos propósitos, flujos de trabajo y tipos de productos, las entidades de Autotask pueden contener cientos de campos.

EJEMPLO  Se le recomienda que use tickets para solicitudes de servicio al cliente, pedidos de modificación de ingeniería e incorporación de empleados. Para cada flujo de trabajo, se requieren campos completamente distintos. Los dispositivos requieren diferentes UDFs para el seguimiento de un enrutador que una licencia de Office 365.

Si muestra cada trozo de información que pueda ser útil para alguien en una página de ticket multiuso, significa que la página se verá abarrotada para todos. Usando categorías, usted puede crear interfaces personalizadas para cualquier regla del flujo de trabajo.

Cuando aplique una categoría a una entidad, la categoría controlará lo que verán los recursos que trabajen en la entidad. Lo siguiente puede personalizarse usando categorías:

Elementos de página

Todas las entidades tienen elementos de página y componentes de cuerpo que pueden ocultarse en elementos asociados con la categoría. Un cronograma visual, por ejemplo, es opcional en tickets, tareas y oportunidades. Consulte Cuerpo principal.

Campos y cómo estos se agrupan

Usando categorías, usted puede gestionar qué campos son visibles en las páginas Nuevo, Detalles y Editar de una entidad. ¿Hay campos que su empresa simplemente no use?  Usted puede usar la categoría para ocultar campos que no sean necesarios, lo que facilita que sus usuarios accedan a la información importante. La mayoría de los campos (no todos) pueden ocultarse, y usted puede también decidir cómo le gustaría agrupar campos en secciones personalizadas. Consulte Secciones y campos.

Propiedades de campos

Cada categoría le permite configurar distintas propiedades de campos. ¿Desea configurar un valor predeterminado? ¿Desea hacer que un campo sea requerido para un flujo de trabajo y evitar preguntas posteriores de otro departamento? ¿Desea limitar las opciones que los usuarios pueden seleccionar de un campo de tipo Lista o una tabla de base de datos? Consulte Configurar propiedades de campos.

Vistas informativas

Las categorías le permiten también determinar qué vistas informativas, si hay alguna, brindarán información de entidades relacionadas al elemento. ¿Desea que la oportunidad brinde algunos detalles acerca de la propuesta de proyecto relacionada? Consulte La pestaña Vistas informativas.

Las categorías están actualmente disponibles para las siguientes entidades:

• Organización
• Dispositivo
• Oportunidad
• Tarea
• Ticket

Puede crear hasta 100 categorías por entidad.

Para ayudarle a comenzar, Autotask brinda las siguientes categorías de sistema para todas las entidades:

• La categoría Estándar incluye todas las herramientas y los campos disponibles para la entidad de Autotask. Incluye incluso todos los campos definidos por el usuario que su empresa haya creado. Si la información que necesita no aparece en la categoría Estándar, la categoría probablemente brinda un vínculo para acceder a ella.
• Estándar (no editable) es idéntica a Estándar. Usted puede copiarla para crear nuevas categorías, pero no puede editarla. Esto asegura que siempre tenga una categoría de línea de base.

Para los dispositivos y los tickets, existen categorías adicionales del sistema. Consulte Sistema.

La necesidad de categorías adicionales para una entidad dependerá de sus flujos de trabajo y de su configuración. Como mínimo, usted debería pulir la categoría de sistema Estándar para cada entidad ocultando los campos que su empresa no use.

Para el proceso detallado que recomendamos, consulte Implementar categorías. Para ver sugerencias sobre diferentes formas de aprovechar las categorías, consulte Usar categorías.

Solamente categorías de tarea y ticket

Las categorías de tarea y ticket pueden jugar un papel en la seguridad. Si tiene usuarios externos (como contratistas) o usuarios internos que necesiten solamente acceso restringido, puede configurar categorías de tarea y ticket diseñadas para este propósito, y luego usar una configuración de seguridad que represente todos los tickets y las tareas que usen esta categoría, sin importar cual sea la categoría de tarea o ticket asignada. Consulte Representar todos los tickets como la categoría de ticket: y Representar todas las tareas como la categoría de tarea:.

Diferentes usuarios pueden ser más propensos a crear ciertos tipos de tickets o dispositivos que otros. Para acelerar la creación, los usuarios pueden seleccionar una categoría predeterminada para cuando creen nuevas entidades o identifiquen categorías favoritas desde las que seleccionar si se les pide llevar a cabo una selección. Estos valores predeterminados son seleccionados por cada usuario en la página Configuraciones. Consulte Configuración.