La lista de comprobación

SEGURIDAD  Todos los usuarios pueden añadir una lista de comprobación desde la biblioteca de listas de comprobación a nuevos tickets, tareas u oportunidades que creen o puedan editar. También pueden ver listas de comprobaciones, completar elementos de listas de comprobación, y descompletar elementos de listas de comprobación que hayan completado ellos mismos. Otros permisos de listas de comprobaciones de tickets, tareas u oportunidades son configurados por su administrador. Consulte Permisos de listas de comprobación de tickets o Permisos de listas de comprobaciones de tareas o Permisos de listas de comprobación de oportunidades.

Acerca de las listas de control

La Lista de comprobación es una sección que puede ser añadida al cuerpo de entidades de Autotask por el creador del elemento o por un recurso con permiso para editar el elemento.

  • Le permite al creador (u otro recurso con permiso para editar el elemento) resumir los pasos que deben tomarse para resolver el ticket o la tarea, o seguir la oportunidad.
  • Los elementos de la lista de comprobación pueden añadirse a nivel principal o secundario, lo que permite al usuario agrupar los elementos de la lista de comprobación. Esto facilita la navegación por listas de comprobación extensas.
  • Los pasos importantes pueden enfatizarse con un signo de exclamación, y los pasos pueden vincularse a artículos de la base de conocimientos o documentos, lo que hace que esto sea una gran herramienta para guiar a miembros de equipo menos experimentados a través de un proceso detallado.
  • A medida que se completen elementos de listas de comprobación, se rastreará información de fecha, hora y recurso. Los administradores tienen una vista instantánea de quién hizo qué, y de cuán cerca está el ticket de resolverse.
  • Las reglas del flujo de trabajo pueden activarse en las siguientes condiciones: "Tiene elementos de listas de comprobación incompletos" y "Tiene elementos de listas de comprobación importantes incompletos". Los filtros de widgets están también disponibles para estas condiciones.
  • Usted puede agregar hasta 100 elementos a una lista de comprobación. Los elementos completados pueden ser ocultados por el usuario, los que hace que las listas de comprobación más extensas sean fáciles de navegar.

Las listas de comprobación pueden añadirse a oportunidades, tareas, tickets y artículos y documentos de la base de conocimientos.

  • Su uso es siempre opcional. Si no se añade ningún elemento a la lista de comprobación, la sección Lista de comprobación no aparecerá en el modo Vista. Siempre aparece en el modo Edición.
  • Los usuarios podrán crear una lista de comprobación en un artículo o un documento que puede luego copiarse a un ticket.

NOTA  Usted puede completar y descompletar tareas de listas de comprobación desde LiveMobile. Usted puede también usar la aplicación móvil para crear una lista de comprobación si la categoría de ticket que usted usa tiene una lista de comprobación predeterminada configurada.

IMPORTANTE  No es posible ver ni gestionar listas de comprobación desde el Portal del cliente o el Portal del subcontratista.

Cómo...

Hay varias formas de añadir una lista de comprobación a una entidad:

SEGURIDAD  Se requiere el permiso Puede agregar/editar elementos para agregar, editar o mover elementos de lista de comprobación. Consulte Permisos de listas de comprobación de tickets o Permisos de listas de comprobaciones de tareas o Permisos de listas de comprobación de oportunidades.

Los usuarios con permiso para añadir y editar elementos a las listas de comprobación de oportunidades, tareas y tickets pueden añadir manualmente listas de comprobación a estos elementos.

Para añadir o editar manualmente una lista de comprobación en la página Ticket, Tarea u Oportunidad, haga lo siguiente:

  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección La lista de comprobación más arriba.
  2. En la página de la oportunidad, tarea o ticket, haga clic en Editar.
  3. En la sección Lista de comprobación, ingrese el nombre del elemento de una lista de comprobación en el campo Nombre del elemento. Puede ingresar una URL. Cuando guarde la lista de comprobación, se mostrará como un hipervínculo en el que se puede hacer clic.
  4. Para marcar un elemento como importante y añadir un signo de exclamación después del elemento de la lista de comprobación, seleccione la casilla Importante.
  5. Para añadir elementos adicionales, haga clic en Nuevo elemento de lista de comprobación.
  6. Utilice el menú contextual para añadir elementos adicionales de la lista de comprobación y estructurarla.

Opción Descripción

Agregar elemento encima

Insertará una fila vacía encima del elemento seleccionado.

Agregar elemento debajo

Inserta una fila vacía debajo del elemento seleccionado.

Agregar elemento secundario

Insertará una fila vacía con sangría debajo del elemento seleccionado.

Anular sangría

Sólo disponible para elementos a nivel secundario. Al hacer clic en esta opción, el elemento se moverá al nivel principal.

Crear sangría

Sólo disponible para elementos a nivel principal. Al hacer clic en esta opción, el elemento se moverá al nivel secundario.

Copiar

Insertará una copia del elemento actual al final de la lista de comprobación, seguido de (Copia). El elemento copiado estará a nivel principal.

Asociar documento o artículo

Para vincular el elemento a un artículo de la base de conocimientos, seleccione Asociar documento o artículo desde el menú contextual. Filtre o busque en la página Seleccionar artículo y documento, y haga clic en una fila para seleccionar un elemento.

Se mostrará un ícono de documento o artículo a la derecha del menú contextual para indicar que el artículo se ha vinculado con éxito al elemento de la lista de comprobación, y en el menú contextual se mostrará la opción Desasociar artículo o Desasociar documento.

Eliminar

Quitará el elemento de la lista de comprobación.

NOTA  Para eliminar toda la lista de comprobación del ticket, utilice el menú masivo. Consulte Eliminar elementos de la lista de comprobación de un ticket, tarea u oportunidad.
  1. Para cambiar el orden de los elementos de la lista de comprobación, tome el controlador de fila a la izquierda del número de fila y arrastre la fila a su nueva posición.
  2. Haga clic en Guardar. La lista de comprobación se añade a la página.

SEGURIDAD  Todos los usuarios

Cualquier usuario puede añadir una lista de comprobación de biblioteca a un ticket, tarea u oportunidad que esté creando o editando.

  1. En la sección Lista de comprobación de las páginas Nuevo ticket, Editar ticket, Nueva tarea, Editar tarea, Nueva oportunidad o Editar oportunidad, haga clic en Agregar desde biblioteca.

Se abrirá una página.

  1. Seleccione la lista de comprobación desde el menú desplegable. Aparecerá la vista previa de la lista de comprobación.
  1. Haga clic en Guardar y cerrar para agregar la lista de comprobación a su ticket, tarea u oportunidad.

NOTA  Se requiere el permiso de lista de comprobación Puede agregar/editar elementos para eliminar elementos de lista de comprobación, cambiar el orden de elementos, o combinarlos con elementos de lista de comprobación ingresados manualmente.

Sólo en los tickets, los usuarios que tienen activada la integración con IT Glue pueden generar una lista de comprobación de tickets de Autotask a partir de una plantilla de lista de comprobación de IT Glue.

Para seleccionar una plantilla de lista de comprobación de IT Glue, haga lo siguiente:

  1. Cree un nuevo ticket o ponga un ticket existente en modo de edición.
  2. En la sección Lista de comprobación del ticket, haga clic en Agregar de IT Glue.

    Aparecerá la ventana Seleccionar lista de comprobación.
  3. Seleccione una lista de comprobación de IT Glue. Aparecerá una vista previa de los elementos de la lista de comprobación.
  4. Haga clic en Guardar y cerrar. Las tareas de la lista de comprobación se añadirán a la lista de comprobación de Autotask como elementos, pero no se crearán asignados ni fechas de vencimiento.

IMPORTANTE  Una vez añadida al ticket, podrá gestionar la lista de comprobación como cualquier otra lista de comprobación de Autotask. No se impondrán restricciones a los elementos procedentes de plantillas de listas de comprobación de IT Glue. No se vinculará de nuevo a IT Glue.

SEGURIDAD  Todos los usuarios

Las listas de comprobación pueden guardarse como parte de una plantilla de formulario de ticket, tarea u oportunidad. Al crear un ticket, tarea u oportunidad desde una plantilla de formulario que contiene una lista de comprobación, los campos de la lista de comprobación se rellenarán en el nuevo ticket, tarea u oportunidad.

NOTA  Esto es cierto incluso si crea el ticket, la tarea o la oportunidad un usuario sin permiso para agregar una lista de comprobación.

Si la lista de comprobación existente ya contiene elementos, los elementos de la lista de comprobación de la plantilla de formulario se adjuntarán al final de la lista de comprobación existente, siempre y cuando no se exceda el número máximo de 100 elementos de lista de comprobación.

SEGURIDAD  Todos los usuarios

Los artículos y los documentos de la base de conocimientos pueden contener plantillas de listas de comprobación que pueden copiarse a un ticket. Cuando abra el artículo o el documento desde el ticket, puede copiar la lista de comprobación al ticket.

En el artículo o el documento, se bloquean los elementos de la lista de comprobación. Se desbloquean una vez que se copian en el ticket.

  • Para copiar la lista de comprobación al ticket, haga clic en Agregar lista de comprobación al ticket.
  • Para relacionar además el ticket de origen al documento o el artículo, haga clic en Agregar lista de comprobación a ticket y Relacionar ticket a artículo.
  • Si usted abre el artículo o el documento desde una ubicación que no sea un ticket, puede hacer clic ya sea en uno de los botones e ingresar un número de ticket, o bien usar el selector de tickets para buscar el ticket.

La lista de comprobación copiada se añadirá a cualquier elemento de lista de comprobación ya en el ticket. Si agregar la lista de comprobación hace que la lista de comprobación de tickets tenga más del límite de 100 elementos, usted recibirá un error y no podrá copiar la lista de comprobación.

NOTA  Si actualiza la lista de comprobación en el artículo o el documento, no se actualizarán las instancias copiadas.

Los elementos de la lista de comprobación que puede descompletar y eliminar dependen de sus permisos de seguridad:

  • Todos los usuarios pueden completar elementos de la lista de comprobación.
  • Los usuarios sin este permiso pueden solamente descompletar elementos de la lista de comprobación que hayan completado ellos mismos. En la captura de pantalla a continuación, usted puede ver que Nathalie puede solamente descompletar elementos que completó ella misma. Los elementos completados por Alice aparecen atenuados y se aprecia un candado cuando se desplaza el cursor sobre ellos.
  • Los usuarios con permiso Puede eliminar/descompletar elementos pueden descompletar los elementos de comprobación completados por cualquier persona, y eliminar elementos de la lista de comprobación.

NOTA  Eliminar y completar/descompletar elementos de línea de comprobación cuenta como una "última actividad" para la tarea o el ticket.

En la parte inferior de la lista de comprobación, se leerá Preguntar para automatizar la verificación y la desmarcación de elementos secundarios. Está habilitada de manera predeterminada.

Si está habilitada, cuando complete un elemento principal, se le pedirá que complete también todos los elementos secundarios.

Si se han asociado artículos o documentos de la base de conocimientos al elemento de la lista de comprobación, verá el título del artículo o documento a continuación del nombre del elemento de la lista de comprobación. Para abrir el artículo o documento, haga clic en el hipervínculo.

SEGURIDAD  Permiso para eliminar/descompletar elementos de lista de comprobación

Los usuarios con permiso para eliminar o descompletar elementos de la lista de comprobación pueden eliminar elementos individuales o pueden utilizar el menú masivo para eliminar todos los elementos, los no completos o los seleccionados.

Haga lo siguiente:

  1. En la página de la entidad, haga clic en Editar.
  2. Vaya a la sección Lista de comprobación.
  3. Haga clic con el botón derecho en un elemento de la lista de comprobación y seleccione Eliminar.
  4. Para eliminar varios elementos, selecciónelos con Ctrl-clic y, a continuación, seleccione Eliminar seleccionados en el menú masivo. O bien, seleccione Eliminar todo o Eliminar no completados sin selección de filas.
  5. Los elementos especificados se quitan de la lista de comprobación.

NOTA  Debe guardar los tickets para quitar permanentemente los elementos eliminados. Si ha cometido un error, cancele el proceso de edición.

SEGURIDAD  Permiso Puede agregar/editar listas de comprobación de biblioteca.

Consulte Seleccionar el botón de radio "No asociar con una tarea de ticket o una tarea de proyecto" equivale a no ingresar ningún valor en el campo Tarea de ticket ni en el campo Tarea de proyecto..