Plantillas de formulario

SEGURIDAD  Nivel de seguridad con permiso de administrador para configurar Listas de comprobación y plantillas. Consulte Configuraciones de seguridad de Admin.. Para crear plantillas de formularios para otros usuarios que no sean usted, permiso para crearlas para otros usuarios. Consulte Plantillas de formulario.

NAVEGACIÓN > Admin. > Automatización > Listas de comprobación y plantillas > Plantillas de formularios

NOTA  Si ya está familiarizado con las plantillas de formulario, pero no sabe cómo usarlas, consulte Usar plantillas de formulario y códigos rápidos.

Las plantillas de formulario y los códigos rápidos de Autotask simplifican la entrada de datos para entidades seleccionadas en Autotask y LiveMobile. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.

  • Las plantillas de formulario automáticamente rellenan varios campos en formularios de Autotask. Una plantilla de formulario puede también ser configurada para desencadenar correos electrónicos de notificación a destinatarios especificados. Luego de cargar una plantilla, usted puede editar cualquier campo automáticamente rellenado.
  • Para hacer que las plantillas sean aún más rápidas, use Códigos rápidos. Cuando cree o edite una plantilla de formulario, asígnele un código a ella. Al crear una nueva entidad, ingrese el código alfanumérico en el campo Código rápido para cargar la plantilla.

IMPORTANTE  Seleccionar una plantilla de formulario es el equivalente de rellenar manualmente el formulario. Las configuraciones de plantillas de formulario sobrescribirán cualquier contenido de campo previamente rellenado, incluidos configuraciones de notificación, contactos adicionales y recursos secundarios.

Las plantillas que cree pueden estar disponibles solo para usted (Personal), o, dependiendo de sus permisos de niveles de seguridad, para su departamento o toda la organización.

NOTA  Los usuarios pueden editar, copiar y eliminar las plantillas de formulario que creen. Para editar, copiar y eliminar todas las plantillas de formulario, el nivel de seguridad de un usuario debe incluir permiso a nivel de Admin. como se describe al comienzo de este tema, luego del ícono Requisitos de seguridad. Para más acerca de niveles de seguridad personalizados, consulte Crear o editar un nivel de seguridad personalizado.

NOTA  Para ver y editar todas las plantillas de formularios se requieren los siguientes permisos de nivel de seguridad:
- Las plantillas de formulario Ticket, Nota de ticket, Entrada de tiempo de ticket, Llamada de servicio y Llamada rápida requieren el permiso Admin > Service Desk (Tickets).
- Las plantillas de los formularios Nota de Tarea y Entrada de Tiempo de Tarea requieren el permiso Admin > Proyectos y Tareas.
- Las plantillas de formulario de Oportunidad y Presupuesto requieren el permiso Admin > Ventas y Oportunidades.

Se añaden y gestionan plantillas de formulario en las páginas Plantillas de formulario y Mis plantillas de formulario.

  • Para agregar una nueva plantilla de formulario, haga clic en Nuevo y seleccione una entidad. Consulte Agregar y editar plantillas de formularios.
  • Para encontrar una plantilla de formulario específica, utilice la fila de búsqueda rápida en la parte superior de la cuadrícula.
  • Para editar, desactivar, copiar o eliminar una plantilla de formulario, use el menú contextual.
  • Para información sobre el uso de plantillas de formulario y códigos rápidos, consulte Usar plantillas de formulario y códigos rápidos.

 

Opción Descripción

Editar, Editar [Nombre de la entidad]

Pone la fila seleccionada en modo de edición o abre el diálogo Editar <Opción>. Los campos que se pueden editar suelen ser los que se rellenan al crear un nuevo elemento de lista. Haga sus cambios y haga clic en Guardar, o bien en Cancelar.

NOTA  En algunas páginas, es posible que no pueda editar opciones de sistema.

Copia, Copia [Nombre de la entidad]

Crea una copia de la opción seleccionada. El nombre es el mismo del original, seguido de (Copia).

Activar/Desactivar, Activar/Desactivar [Nombre de la entidad]

Las nuevas opciones están activas de manera predeterminada.

  • Cuando se desactive una opción, ya no estará disponible para uso, pero las asociaciones existentes con otras entidades seguirán en efecto.
  • No podrá desactivar una opción a la que se haga referencia en otra parte.

NOTA  A veces, la asociación que previene la desactivación no es obvia. Por ejemplo, para desactivar una cola o estado de ticket asociados con el procesamiento de correo electrónico entrante, debe seleccionar uno diferente primero.

Eliminar, Eliminar [Nombre de la entidad]

La capacidad para eliminar una opción está seriamente restringida. Las opciones de lista no pueden eliminarse si:

  • La opción es una opción de sistema
  • La opción es la opción predeterminada donde se requiere una opción predeterminada
  • La opción está asociada con una entidad (y ha sido usada para ella)

IMPORTANTE  Para preservar la integridad de los datos, Autotask previene la eliminación de entidades que tengan entidades dependientes o a las que se haga referencia en cualquier otra área. Si no puede eliminar una entidad, debe desactivarla para volverla no disponible para el uso.