Añadir una organización

Responsable de empresa

El recurso de su organización que asumirá la responsabilidad general de la relación con la empresa. El campo puede aparecer en otras entidades pero será de solo lectura.

Los usuarios seleccionados como gestores de cuenta deben tener permisos de seguridad para ver el tipo de organización y Míos o permisos de objeto superiores. Los responsables de empresa tienen los mismos permisos de seguridad que los miembros del equipo de empresa. Las organizaciones en las que usted es el gestor de cuentas o un miembro del equipo se encuentran en Mi > CRM > Organizaciones. Consulte Configuraciones de seguridad de CRM.

Equipo de empresa

Este campo aparece en las entidades que tienen recursos asociados a una organización. Los equipos de empresas designadas normalmente brindan servicio a un cliente en específico para familiarizarse con el entorno técnico y los contactos del cliente, lo que optimiza la entrega de servicios. Los miembros de equipos de empresas tienen los mismos permisos de seguridad que los responsables de empresas.

Use el selector de recursos para seleccionar uno o varios recursos para el equipo de empresa.

Importe de oportunidades activas

Este campo sólo visible muestra el valor de todas las oportunidades actualmente activas para la organización. Si el permiso de objeto para ver oportunidades está configurado como Míos, muestra el valor de todas las oportunidades de las que el usuario es responsable.

Información de dirección adicional

Este campo aparece en algunas entidades que almacenan direcciones. Los nombres de países que no puedan asignarse a un país de Autotask aparecerán en este campo.

Ingrese toda información no estándar adicional que necesite mostrar en documentos que vea el cliente.

Vea Campos de dirección.

Campos de dirección

Los campos de dirección son parte integrante de los registros de organizaciones, contactos y recursos, y se heredan o propagan a las entidades que forman parte del flujo de trabajo de facturación. Entre los campos se incluyen Dirección 1, Dirección 2, Ciudad, Estado y Código postal. Aquí, pueden designarse como Dirección de facturación, Vendido a, Facturar a y Enviar a.

El formato de dirección en documentos que usan los clientes tales como cotizaciones y facturas puede personalizarse.

Rellene o modifique los campos necesarios para una dirección física o postal.

Consulte Teléfono.

Valor de los activos

El valor actual de mercado de la organización. Consulte el artículo Valoración de activos de Investopedia.

Vea Campos de dirección.

Identificador

Las clasificaciones están asociadas a iconos que proporcionan identificadores visuales utilizados para categorizar y buscar organizaciones. Aparecen con el nombre de la organización en todo Autotask. Consulte Íconos de identificadores.

En las páginas Nueva organización o Editar organización, seleccione una opción de clasificación en el menú desplegable.

Importe de oportunidades cerradas

Este campo sólo visible muestra el valor de todas las oportunidades cerradas para la organización.

Competidor

Este campo aparece en las entidades que se someten al proceso de venta. Agregar sus competidores a Autotask le permite referirse a ellos durante el proceso de venta para que usted pueda analizar a quién ganará o con quién perderá.

El competidor principal de una oportunidad dependerá de los productos y los servicios que incluya la oportunidad. Puede ser diferente del competidor principal a nivel de organización. Consulte Competidores.

Seleccione el competidor más fuerte para la organización u oportunidad.

País

Este campo aparece en entidades asociadas con una dirección. Autotask incluye una lista estandarizada de nombres de países. En la página Países, usted puede desactivar todos los países con los que no haga negocios y seleccionar un país predeterminado. Consulte Gestión de la lista de países.

Seleccione el país donde se encuentra la entidad.

Divisa

Si la opción Multidivisa está activada, puede seleccionar una divisa en la página Nueva organización o en la página Editar organización. La divisa seleccionada se utiliza para facturación y aparece en las entidades asociadas a los cargos y pagos.

Si el campo Divisa está visible, puede seleccionar una divisa de entre todas las divisas activas.

Si el campo Divisa está oculto, la categoría de la organización o el país seleccionado pueden proporcionar una moneda por defecto:

1. Utilice la divisa por defecto establecida en la categoría de la organización.
2. Si la categoría no proporciona una divisa, pero el país seleccionado está asociado a una divisa predeterminada, utilice la del país.
3. De otro modo, use la divisa interna.

Cuando edite la organización, no podrá cambiar la divisa si la organización tiene algún contrato con otra organización como organización de facturación.

Si la organización es una sub-organización, la divisa debe ser la misma que la de la organización matriz.

• Cuando se selecciona la organización matriz de la sub-organización, sólo se pueden seleccionar organizaciones con la misma moneda que la sub-organización.
• Cuando se asocian organizaciones existentes como sub-organizaciones, sólo se pueden seleccionar organizaciones con la misma moneda que la sub-organización.

Consulte Divisas compatibles y Asignar una divisa.

Consulte Teléfono.

URL del sitio web

La URL del sitio web corporativo o del sitio web de las redes sociales.

Segmento de mercado

Asociar clientes con segmentos de mercado le permite agrupar y generar reportes sobre clientes que tengan algo en común. El uso de segmentos de mercado es opcional. Consulte Segmentos de mercado.

Seleccione el segmento de mercado que mejor se adapte a la organización.

Categoría de organización

Categoría

El campo Categoría de [entidad] aparece en todas las páginas de entidades para las que se pueden configurar categorías. Determinan el diseño y las opciones en la entidad:

• Las secciones que aparecen en el panel Detalles
• El orden de las secciones.
• Los títulos de las secciones
• Los campos en cada sección.
• El orden de visualización de los componentes y elementos en el panel principal
• Los valores predeterminados de campos y las configuraciones requeridas
• Las opciones de listas de selección
• Las percepciones que aparecen en el panel Vistas informativas (excepto la categoría de organización)
• Las etiquetas que aparecen en el panel principal (solo tickets)

Consulte Introducción a Categorías.

Sujeto a los permisos de seguridad, seleccione una categoría para la organización.

Organización

Organización o Nombre de la organización se refiere a la organización asociada a la entidad. Este campo es siempre obligatorio.

• En el modo Vista, el nombre aparecerá como hipervínculo para los usuarios con permiso para ver la organización, y como texto sin formato para todos los demás.

• En modo Nuevo, ingrese el nombre de la organización. A medida que escriba, Autotask irá sugiriendo posibles coincidencias. Haga clic en el nombre de una organización para seleccionarla y rellenar el campo. De modo alternativo, usted puede hacer clic en el ícono de selector para seleccionar la organización desde una lista. En algunas entidades, como ticket y oportunidad, puede hacer clic en el icono más a la derecha del icono selector para crear rápidamente una nueva organización. Consulte Añadir una organización.

• En modo Edición, este campo no puede modificarse para algunas entidades (por ejemplo, proyectos y dispositivos).

Número de organización

Este campo aparece en las organizaciones. Es un campo opcional que puede usarse como referencia para aplicaciones externas como software de contabilidad. Si decide utilizar números de organización, asegúrese de que todos los usuarios con permiso de nivel de seguridad para añadir o editar organizaciones entienden qué sistema utiliza para asignar números de organización.

IMPORTANTE  El número de organización es diferente del ID de organización. Su organización local se identifica siempre por el ID de organización 0. Le sugerimos que asigne también el número de organización 0 a su organización local para evitar confusiones.

Organización excluida de las encuestas

Esta casilla aparece en las organizaciones y se utiliza para indicar si una organización en su conjunto ha optado por no recibir encuestas. Si la casilla está marcada, no se enviarán encuestas a ningún contacto de esta organización.

Seleccione esta casilla para evitar que las encuestas se envíen a cualquier contacto de la organización.

Tipo de organización

El tipo de organización describe la relación de su organización con otra organización. Los tipos de organización están predefinidos; no se pueden modificar ni añadir. Entre las opciones, se incluye lo siguiente:

• Cliente: organización a la que se venden productos o servicios.
• Cliente potencial: tipo de organización que se utiliza para indicar un cliente potencial.
• Cliente potencial: Tipo de organización que se utiliza para indicar un posible cliente.
• Inactivo: Un cliente potencial que nunca se transformó en cliente.
• Cancelación: Tipo de organización de Autotask que denota un antiguo cliente.
• Proveedor: Un tipo de organización cuya relación comercial principal con su organización es brindar bienes y servicios.
• Socio: Tipo de organización que se asigna a organizaciones como VAR, socios de subcontratación, etc.

El tipo de organización impone algunas restricciones:

• En la página Nuevo ticket, sólo se pueden seleccionar Clientes, Socios y Proveedores. Los tickets para organizaciones de los tipos Cliente potencial, Cliente potencial, Muerto o Cancelación deben crearse en la pestaña Accesorio de tickets de la página Organización.

• El procesamiento de correo electrónico entrante, el servicio de correo electrónico Añadir Ticket y la API pueden crear tickets para todos los tipos de organización excepto Muerto y Cancelación.

Nombre de la organización matriz

Una organización puede tener una dependencia de dos niveles con otra organización, denominada relación matriz-sub-organización. Para obtener más información sobre las organizaciones de padres y sub-organizaciones, consulte la sección Panorama de las organizacionesDescripción general de organizaciones y contactos.

Si la organización será la sub-organización de una organización existente, comience a escribir el nombre de la organización matriz y luego seleccione la organización correcta. También puede hacer clic en el icono del selector de datos para abrir el selector de organizaciones. Las organizaciones que son sub-organizaciones de otra organización no pueden seleccionarse como organización matriz. Si la opción Multidivisa está activada, sólo podrá seleccionar organizaciones que compartan la divisa del cliente de esta organización.

Para información sobre el uso de selectores de datos, consulte Ventanas de selector de datos.

Teléfono

Autotask le permite rastrear varios números telefónicos para cada una de las siguientes entidades:

• Contactos (Teléfono, Extensión, Teléfono alternativo, Teléfono celular, Fax)
• Organizaciones (Teléfono, Teléfono suplente 1, Teléfono suplente 2, Fax)
• Ubicación de la organización (teléfono, número de teléfono alternativo 1, número de teléfono alternativo 2, fax)
• Recursos (Teléfono del trabajo, Extensión, Teléfono particular, Teléfono celular)

El campo Teléfono es obligatorio sólo para organizaciones y ubicaciones principales. Si está añadiendo un contacto durante la creación de la organización, el número de teléfono de la organización se introduce por defecto.

Los números telefónicos se utilizan en muchas otras entidades, a menudo en combinación con una función que la persona realice en este contexto o una acción que esté ejecutando. Por ejemplo, [Oportunidad: Teléfono celular del responsable] hace referencia al teléfono celular del recurso responsable de esta oportunidad de ventas.

Contacto principal

El contacto principal es el contacto principal de una organización, y se convertirá en el contacto principal de sub-contratación si esta organización se convierte en socio de sub-contratación. Puede haber solamente un contacto principal a la vez. Cuando cree el primer contacto para una organización existente, la casilla Contacto principal estará seleccionada por defecto, pero puede desactivarse. En la página Organización, este campo es de sólo lectura.

Para establecer un contacto como el contacto principal, seleccione la casilla Contacto principal en la página Editar contacto.

Distancia de ida y vuelta

La distancia, en millas o kilómetros, entre su ubicación interna y la ubicación de la organización u organización del cliente. El valor predeterminado es 0.

Guardar la distancia en el registro de la organización le permite añadir rápidamente un cargo de ticket, proyecto o contrato para facturar el viaje.

Consulte Rastrear distancia de ida y vuelta y Configuraciones predeterminadas de millaje/kilometraje (se aplican a cargos de ticket, de proyecto y de contrato).

Código SIC

Los códigos de la Clasificación Industrial Uniforme (SIC) son códigos de cuatro dígitos que clasifican las industrias a las que pertenecen las organizaciones en función de sus actividades empresariales.

Vea Campos de dirección.

Estado (Organización)

El estado de una organización puede ser activo o inactivo. Las organizaciones inactivas no están disponibles para su selección en otras entidades.

Bolsa de valores

Si se trata de una organización que cotiza en bolsa, introduzca el mercado de valores en el que cotiza (NASDAQ, NYSE).

Símbolo del valor

Si se trata de un organismo público, introduzca su símbolo bursátil.

Exento de impuestos

Los artículos exentos de impuestos facturados a esta organización no serán gravados, independientemente de la categoría fiscal aplicada al elemento de facturación. Puede anular la configuración deexención de impuestos para la ubicación de una organización.

Id. de impuesto

El número de identificación fiscal de esta organización.

• Para mostrar el NIF del cliente en un presupuesto o factura, añada la variable Organización: NIF a la plantilla de factura.

• Para mostrar el NIF, ACN, Id. de impuesto, ACN, ABN, IVA, etc. (a visualizarse en facturas y cotizaciones)ABN, IVA u otro identificador fiscal de su organización local en una factura, introduzca el identificador en el ajuste del sistema de contratos NIF, ACN, ABN, IVA, etc. (para mostrar en facturas y presupuestos). Luego, agregue la variable Su empresa: Id. de impuesto, ACN, ABN, IVA, etc. a la plantilla de factura.

Región fiscal - Organización

Seleccione la jurisdicción fiscal cuyas normas fiscales se aplicarán a esta organización o ubicación de la organización. Este campo es heredado por las entidades que forman parte del flujo de trabajo de facturación pero puede ser anulado en una cotización o factura. La región impositiva seleccionada en la cotización o la factura, junto con la categoría de impuesto aplicada a los elementos de facturación por medio de los códigos de facturación, determinan los impuestos en cada elemento de facturación.

Consulte Configurar su tabla de impuestos.

Territorio

Un territorio es un área geográfica o un grupo de clientes de los que es responsable un agente de ventas individual o un equipo de ventas. Los territorios están asociados a organizaciones y su uso es opcional.

Los territorios se definen normalmente según la geografía, el potencial de ventas, el historial o una combinación de factores. Son usados por jefes de ventas para distribuir equitativamente y gestionar oportunidades. Consulte Territorios.

Los territorios pueden opcionalmente ser asignados a una región principal. Por ejemplo, el territorio Estado de Nueva York puede pertenecer a la región principal Noreste. Consulte Regiones.

Campos definidos por el usuario

Los campos definidos por el usuario (UDFs) son campos personalizados configurados por su administrador de Autotask que capturan información que es única para su negocio. Pueden ser de uno de los siguientes tipos:

• Texto (Línea única, Varias líneas o Correo electrónico)
• Fecha
• Numérico
• Lista (Selección única, Selección múltiple)

Usted puede ver y actualizar esta información según sus permisos de seguridad. Si no tiene permisos para ver o actualizar los datos, aparecerán ocultos con asteriscos. Si usted puede ver información, pero no editarla, estará deshabilitada la edición. Consulte Ver datos protegidos.

También vea Gestionar campos definidos por el usuario.

Debe completar los UDFs requeridos antes de poder guardar la entidad.

URL del sitio web

La URL del sitio web corporativo o del sitio web de las redes sociales.

Campos de nombre

Nombre de pila y Segundo nombrey Apellido se utilizan en muchas otras entidades, a menudo en combinación con una función que la persona realice en este contexto o una acción que esté ejecutando.

Ingrese el nombre de pila, el apellido y, como opción, el segundo nombre del individuo.

Prefijo y Sufijo

Este campo indica la preferencia de género (Sr., Sra., etc.), generación (Jr., Sr.) y logro profesional (PhD) de una persona asociada a su organización local (donde se denominan recursos) o a una organización en su instancia de Autotask (donde se denominan contactos). La lista de Prefijos y sufijos de nombres es configurable.

Seleccione un prefijo o sufijo de nombre en la lista desplegable.

Cargo

Este campo hace referencia al cargo de una persona asociada a su empresa (donde se denominan recursos) o a una organización en su instancia de Autotask (donde se denominan contactos). Cargo se utiliza en muchas otras entidades, a menudo en combinación con una función que la persona realice en este contexto o una acción que esté ejecutando.

Teléfono

Autotask le permite rastrear varios números telefónicos para cada una de las siguientes entidades:

• Contactos (Teléfono, Extensión, Teléfono alternativo, Teléfono celular, Fax)
• Organizaciones (Teléfono, Teléfono suplente 1, Teléfono suplente 2, Fax)
• Ubicación de la organización (teléfono, número de teléfono alternativo 1, número de teléfono alternativo 2, fax)
• Recursos (Teléfono del trabajo, Extensión, Teléfono particular, Teléfono celular)

El campo Teléfono es obligatorio sólo para organizaciones y ubicaciones principales. Si está añadiendo un contacto durante la creación de la organización, el número de teléfono de la organización se introduce por defecto.

Los números telefónicos se utilizan en muchas otras entidades, a menudo en combinación con una función que la persona realice en este contexto o una acción que esté ejecutando. Por ejemplo, [Oportunidad: Teléfono celular del responsable] hace referencia al teléfono celular del recurso responsable de esta oportunidad de ventas.

Tipo de acción

El tipo de acción clasifica las notas y las tareas pendientes de CRM y describe la naturaleza de la actividad de ventas. El tipo de acción determina si aparecerá o no una nota o una tarea pendiente en Autotask en Calendario, Tarea pendiente, Calendario y Tarea pendiente o Ni Calendario ni Tarea pendiente. Consulte Tipos de acción.

Seleccione un tipo de acción requerido.

Ingrese el primer día del intervalo de fechas de la actividad. Será de manera predeterminada la fecha de hoy, pero puede modificarse.

Ingrese el comienzo del intervalo de tiempo para una actividad. La Hora de inicio es por defecto la hora actual.

Ingrese el último día del intervalo de fechas en que la entidad esté activa o sea válida.

Contratos

Si la fecha de finalización no es el último día previsto de un periodo de facturación (tiene un último mes parcial), se prorrateará el cargo del último periodo de facturación.

Oportunidades

Introduzca una fecha de finalización prevista para el trabajo asociado a la oportunidad. El campo no afecta pronósticos de ingresos o ganancias.

Fases

Cuando se añaden tareas a la fase, la fecha de finalización de la fase se ajusta a la fecha de finalización de la tarea más reciente.

Reglas de facturación

No se crearán cargos para los períodos que hubieran comenzado después de la fecha de finalización. Si se deja en blanco, la creación de cargos se detiene en la fecha de finalización del contrato.

Si ingresa una fecha posterior a la fecha de finalización del contrato, aparecerá un mensaje que incluirá la fecha de finalización del contrato.

Hora de finalización

La finalización del intervalo de tiempo para la actividad. La hora de finalización es de manera predeterminada la hora en curso + 15 minutos.

Asignado a

Este campo determina quién está asignado a una entidad. Es de manera predeterminada su nombre.

Para asignar esta entidad a otro usuario, seleccione el usuario desde la lista desplegable en el campo Asignado a. La lista contiene solamente usuarios con acceso al módulo CRM.