Agregar y editar contactos

Si ha abierto la página Nuevo contacto desde la página Organización, las secciones Nombre de la organización, Dirección y Teléfono se rellenan a partir del registro de la organización. Si no has abierto la página de esta forma, haz clic en el icono del selector de organización y elige una organización a la que quieras añadir el contacto.

IMPORTANTE  Una vez creado, no se puede mover un contacto a una organización diferente.

El estado Activo es seleccionado de manera predeterminada. Si lo cambia a Inactivo, desactivará el nuevo contacto. No es posible seleccionar contactos desactivados de las siguientes páginas:

• Nueva cotización y Editar cotización
• Nueva tarea pendiente y Editar tarea pendiente
• Nueva nota y Editar nota
• Nuevo contrato y Editar contrato
• Proyecto > Vista de equipo > Nuevo > Miembro de equipo
• Nuevo ticket recurrente

Si se nombra a un contacto como destinatario de facturas en la página Preferencias de facturas, se abrirá un cuadro de diálogo de advertencia que le permitirá saber que el contacto ya no recibirá correos electrónicos de facturas.

Si se desactiva un contacto, también se desactiva la cuenta de usuario co-administrador asociada. Si está desactivando un contacto porque se traslada a una suborganización diferente, vuelva a asignar el usuario codirector a un contacto diferente.

Un campo de solo lectura que indica si el nuevo contacto tiene acceso o no al Portal del cliente que gestiona usted. Es de manera predeterminada Inactivo.

NOTA  Para activar el Portal del cliente, debe primero guardar el contacto.

Campos de nombre

Nombre de pila y Segundo nombrey Apellido se utilizan en muchas otras entidades, a menudo en combinación con una función que la persona realice en este contexto o una acción que esté ejecutando.

Ingrese el nombre de pila, el apellido y, como opción, el segundo nombre del individuo.

Prefijo y Sufijo

Este campo indica la preferencia de género (Sr., Sra., etc.), generación (Jr., Sr.) y logro profesional (PhD) de una persona asociada a su organización local (donde se denominan recursos) o a una organización en su instancia de Autotask (donde se denominan contactos). La lista de Prefijos y sufijos de nombres es configurable.

Seleccione un prefijo o sufijo de nombre en la lista desplegable.

Cargo

Este campo hace referencia al cargo de una persona asociada a su empresa (donde se denominan recursos) o a una organización en su instancia de Autotask (donde se denominan contactos). Cargo se utiliza en muchas otras entidades, a menudo en combinación con una función que la persona realice en este contexto o una acción que esté ejecutando.

Como opción, ingrese un Id. de contacto desde un sistema de CRM diferente.

El contacto principal es el contacto principal de una organización, y se convertirá en el contacto principal de sub-contratación si esta organización se convierte en socio de sub-contratación. Puede haber solamente un contacto principal a la vez. Cuando cree el primer contacto para una organización existente, la casilla Contacto principal estará seleccionada por defecto, pero puede desactivarse. En la página Empresa, este campo es de sólo lectura. Para establecer un contacto como contacto principal, seleccione la casilla de verificación Contacto principal en la página Editar contacto.

Dirección de correo electrónico

Este campo está asociado con contactos y recursos. Para los recursos, es obligatorio. Para los contactos, es obligatorio, a menos que esté seleccionada la opción No recibir notificaciones de tareas/tickets. Al hacer clic en la dirección de correo electrónico, se abrirá su cliente de correo electrónico predeterminado.

Ingrese una dirección de correo electrónico válida. La longitud de caracteres máxima de correos electrónicos es 254.

Si se nombra a un contacto como destinatario de facturas en la página Configuración de facturas y está eliminando la dirección de correo electrónico, se abrirá un cuadro de diálogo de advertencia que le informará de que el contacto ya no recibirá correos electrónicos de facturas.

En Procesamiento de correo electrónico entrante, al intentar identificar con qué contacto está asociado un correo electrónico, el procesamiento de correo electrónico revisa las direcciones principales de todos los contactos.

Si no se encuentra ninguna coincidencia, el procesamiento de correo electrónico entonces revisará la Dirección de correo electrónico 2 para todos los contactos, y luego la Dirección de correo electrónico 3. En el caso de que haya duplicados en Dirección de correo electrónico 2 o Dirección de correo electrónico 3, se usará el primer contacto coincidente.Estas direcciones también se incluirán al buscar por dirección de correo electrónico en una búsqueda en una cuadrícula de contactos o en una búsqueda rápida de Autotask PSA.

Usted puede mostrar estos campos como columnas en la cuadrícula de resultados de búsqueda de contratos.

Teléfono

Autotask le permite rastrear varios números telefónicos para cada una de las siguientes entidades:

• Contactos (Teléfono, Extensión, Teléfono alternativo, Teléfono celular, Fax)
• Organizaciones (Teléfono, Teléfono suplente 1, Teléfono suplente 2, Fax)
• Ubicación de la organización (teléfono, número de teléfono alternativo 1, número de teléfono alternativo 2, fax)
• Recursos (Teléfono del trabajo, Extensión, Teléfono particular, Teléfono celular)

El campo Teléfono es obligatorio sólo para organizaciones y ubicaciones principales. Si está añadiendo un contacto durante la creación de la organización, el número de teléfono de la organización se introduce por defecto.

Los números telefónicos se utilizan en muchas otras entidades, a menudo en combinación con una función que la persona realice en este contexto o una acción que esté ejecutando. Por ejemplo, [Oportunidad: Teléfono celular del responsable] hace referencia al teléfono celular del recurso responsable de esta oportunidad de ventas.

Ubicación de la organización

Una ubicación es una unidad de negocio individual que está asociada con una organización en Autotask. La unidad de negocio puede ser una ubicación física aparte, como una filial o una franquicia. También puede ser una división o agencia que opere en la misma ubicación física que la organización, como el servicio de urgencias de un hospital, donde el hospital es la organización Autotask. La organización gestiona toda la facturación de la unidad de negocio. Consulte Añadir y editar ubicaciones de la organización.

Seleccione la ubicación con la que estará asociada la entidad.

La ubicación de la organización puede rellenarse automáticamente, de acuerdo con ciertas reglas:

• Si la organización seleccionada tiene una sede principal, dicha sede rellenará automáticamente este campo. Si no hay una sede principal, sólo se podrán seleccionar las sedes asociadas a esa organización.
• Si se aplica una plantilla de formulario y se rellena la ubicación pero no la organización, el campo Organización se rellena automáticamente con la organización de la ubicación.
• Si se selecciona un contacto y se asocia con una ubicación activa de la organización, la ubicación del contacto rellena el campo de ubicación del ticket sólo si no hay ninguna ubicación seleccionada actualmente, o si la ubicación actual es la ubicación principal de la organización. Si se crea un ticket desde la página Contacto, se usará la ubicación del contacto.
• Si hay un dispositivo asociado al ticket, la ubicación activa del dispositivo rellenará automáticamente el campo de ubicación a menos que se haya seleccionado manualmente.

Usted puede sobrescribir la selección automática. Si la ubicación es obligatoria pero no se selecciona, se utilizará la ubicación de la organización principal.

Campos de dirección

Los campos de dirección son parte integrante de los registros de organizaciones, contactos y recursos, y se heredan o propagan a las entidades que forman parte del flujo de trabajo de facturación. Entre los campos se incluyen Dirección 1, Dirección 2, Ciudad, Estado y Código postal. Aquí, pueden designarse como Dirección de facturación, Vendido a, Facturar a y Enviar a.

El formato de dirección en documentos que usan los clientes tales como cotizaciones y facturas puede personalizarse.

Rellene o modifique los campos necesarios para una dirección física o postal.

Información de dirección adicional

Este campo aparece en algunas entidades que almacenan direcciones. Los nombres de países que no puedan asignarse a un país de Autotask aparecerán en este campo.

Ingrese toda información no estándar adicional que necesite mostrar en documentos que vea el cliente.

NOTA  El contacto continuará recibiendo notificaciones de éxito y errores desde el procesamiento de correos electrónico de tickets. No es posible excluir un contacto para que no reciba esas notificaciones. Esto también permite que el campo Dirección de correo electrónico no sea obligatorio.

Si el contacto fue previamente borrado (ocultado), verá un mensaje informativo en la parte superior de la página Contacto. Aunque usted puede editar los contactos ocultos, al hacerlo no anulará su ocultación. Para saber más, consulte Borrar (ocultar) contactos y recursos.