Agregar un proyecto con contenido nuevo

NOTA   Puede añadir el nombre de la organización al nombre del proyecto.

NOTA  El tipo de proyecto afecta al tipo de organización que debe seleccionar.
Los proyectos de los clientes pueden ser de cualquier tipo de organización
Proyectos de propuestas - cualquier tipo de organización
Proyectos internos: le recomendamos que use su propia empresa para proyectos internos, ya que, aunque los cargos y los gastos facturables de proyectos internos fluyen hacia facturación, este no es el caso de la mano de obra de proyectos internos.
Consulte Su organización local en Autotask o Tipos de proyecto.

IMPORTANTE  Al editar, usted puede cambiar el tipo de proyecto con algunas restricciones. Usted puede cambiar un proyecto de tipo Propuesta a un proyecto de tipo Interno o de Cliente. También es posible cambiar un proyecto Interno a un proyecto de Cliente. No es posible cambiar un proyecto de Cliente a un proyecto Interno o de Propuesta.

Fecha de inicio

Ingrese el primer día del intervalo de fechas cuando la entidad esté activa o sea válida. Será de manera predeterminada la fecha de hoy, pero puede modificarse.

Contratos

La fecha de inicio del contrato se convierte en la fecha de facturación para todos los elementos facturados bajo el contrato.

EJEMPLO  Si la fecha de inicio es el 21 del mes, la facturación de todos los elementos de facturación del contrato ocurrirá el día 21. Si desea que su fecha de facturación esté a comienzos o fines de mes, pero desea prorratear servicios para el resto del mes actual, consulte Facturar un primer mes parcial.

NOTA  Si la fecha de inicio es una fecha que no está en el período actual (por ejemplo, la fecha de inicio es el 31 y el mes próximo tiene solamente 30 días), el último día del mes será utilizado para el evento de facturación.

IMPORTANTE  No es posible editar la fecha de inicio de un contrato de servicio recurrente, una vez que se haya añadido el período de servicio/paquete y guardado el contrato.

Oportunidades

La fecha de inicio se utiliza para calcular el número de días que la oportunidad está en trámite.

Proyectos

La fecha de inicio de todas las fases, las tareas y los problemas debe ser posterior o igual a la fecha de inicio.

Reglas de facturación

La fecha de inicio es el comienzo del primer período de facturación y la primera fecha de facturación. También establece el calendario para todas las fechas de facturación siguientes. Esta debe ser posterior o igual a la fecha de inicio del contacto.

EJEMPLO  Si la fecha de inicio es el 3 de enero, la siguiente fecha de facturación será el 3 de febrero. Si ingresa una fecha con el día 29, 30 o 31, y un mes no tiene tantos días, la fecha de inicio de ese período será el último día del mes. Si ingresa un día que es el último día de ese mes, usaremos el último día de cada mes que siga a ese mes.

Cada cargo de período se crea usando el recuento de unidades más reciente, el que es establecido por la fecha ingresada en el campo Determinar unidades/Crear cargos el: La fecha de recuento puede ser la misma fecha que la fecha de facturación, o una fecha anterior.

Si no hay un recuento de unidades en la fecha de inicio del primer período de facturación (porque el número del día seleccionado para determinar el recuento de unidades es posterior al número del día de la fecha de inicio), Autotask llevará a cabo un recuento de unidades cuando se cree la regla para usar para ese primer período de facturación.

Fecha de finalización

Ingrese el último día del intervalo de fechas en que la entidad esté activa o sea válida.

Contratos

Si la fecha de finalización no es el último día previsto de un periodo de facturación (tiene un último mes parcial), se prorrateará el cargo del último periodo de facturación.

Oportunidades

Introduzca una fecha de finalización prevista para el trabajo asociado a la oportunidad. El campo no afecta pronósticos de ingresos o ganancias.

Fases

Cuando se añaden tareas a la fase, la fecha de finalización de la fase se ajusta a la fecha de finalización de la tarea más reciente.

Reglas de facturación

No se crearán cargos para los períodos que hubieran comenzado después de la fecha de finalización. Si se deja en blanco, la creación de cargos se detiene en la fecha de finalización del contrato.

Si ingresa una fecha posterior a la fecha de finalización del contrato, aparecerá un mensaje que incluirá la fecha de finalización del contrato.

Duración

La longitud del contrato o el proyecto en días. Este campo está vinculado a la fecha de inicio y la fecha de finalización.

• En un proyecto, puede introducir el número de días en el campo Duración después de introducir una fecha en el campo Fecha de inicio, o bien puede introducir una Fecha de finalización y Autotask calculará la Duración. Las selecciones efectuadas en la sección Configuraciones del programa determinarán si la duración del proyecto se calcula usando días de calendario, o si incluirá días no laborales y feriados.

• En un contrato, la Duración se calcula como días de calendario entre la Fecha de inicio y la Fecha de finalización.

En modo Vista, la duración aparece como una barra de avance.

La línea de negocioS le permite clasificar las finanzas y segmentar los datos. Este campo aparece cuando está activada y habilitada la Estructura organizativa (Línea de negocios). Está disponible en las siguientes entidades: Contrato, Oportunidad, Pedido de venta, Proyecto y Ticket. Consulte Introducción a Línea de negocios. Si un contrato está asociado a una línea de negocios diferente a la del ticket o proyecto, los elementos de facturación siempre heredan la línea de negocios del contrato, no de la entidad matriz. Consulte Reglas de herencia de líneas de negocios para entidades dependientes. Seleccione un par División de negocios > Línea de negocios.

Número externo

Este campo es opcional y puede editarse. Está disponible en múltiples entidades y puede proporcionar una referencia cruzada a un sistema de numeración externo.

Número de orden de compra

Este campo aparece en entidades que son parte del flujo de trabajo de facturación y se aplica a la mano de obra y los cargos.

• Si usted asigna un número de orden de compra a una cotización (en la pestaña Términos) y luego cierra la oportunidad asociada usando el Asistente para obtener oportunidades, todos los cargos creados con el Asistente para obtener oportunidades heredarán el número de orden de compra.
• Si asigna un número de orden de compra a un contrato, los elementos de facturación asociados heredan el número de orden de compra del contrato.
• Si usted asigna un número de orden de compra a proyectos, tickets o tareas, ese número de orden de compra sobrescribirá el número de orden de compra del contrato asociado.
• El número de orden de compra aparece en facturas. Se crea una factura aparte para cada número de orden de compra. Si una organización tiene varios artículos de facturación asignados a diferentes números de pedido, Autotask generará varias facturas para esa organización.

Consulte Trabajar con números de orden de compra.

NOTA  Si usted asocia este proyecto con un contrato y ese contrato tiene un número de orden de compra, el número de orden de compra del contrato es automáticamente aplicado al proyecto a menos que ingrese una orden de compra aquí. El número que ingrese aquí sobrescribirá el número de orden de compra del contrato asociado.

Descripción

El campo Descripción aparece en muchas entidades de Autotask. En entidades como ticket, tarea, nota y tarea pendiente, el campo Descripción es una parte fundamental del registro de información. Donde sea que esté disponible, rastrea información esencial acerca del registro. A este campo a menudo le precede el nombre de la entidad. Por ejemplo, la descripción de la cotización.

Ingrese una descripción detallada de la instancia de la entidad, el problema con el que necesita ayuda el cliente o el servicio solicitado.

Contrato

Todas las entidades:

• Seleccionar un contrato es opcional. Si no se selecciona ningún contrato, se aplicará la facturación estándar de tiempo y materiales.
• El campo Contrato no está activo hasta que se selecciona una organización.
• El campo no está disponible si usted no tiene permisos de seguridad para modificar el contrato.
• Si usted seleccionó un contrato de servicio recurrente, debe también seleccionar un servicio o un paquete de servicios.

Tickets:

• Es posible que el campo Contrato ya esté rellenado si el cliente (o, si se trata de una sub-organización, la organización matriz) ha configurado un contrato de Atención al cliente por defecto.
• Si selecciona un dispositivo que está asociado a un contrato, prevalecerá el contrato del dispositivo, a menos que seleccione manualmente otro contrato.

Proyectos:

• Si selecciona un contrato con una fecha de inicio posterior a la fecha de inicio del proyecto o una fecha de finalización anterior a la fecha de finalización del proyecto, se abrirá un mensaje de advertencia. Para seleccionar el contrato de todos modos, haga clic en Aceptar. Asegúrese de editar el contrato y extender el cronograma del contrato, si es pertinente.
• Para crear un contrato para asociarlo con el proyecto, haga clic en el signo más . Usted puede seleccionar el tipo de contrato. El Nombre de la organización es por defecto la organización asociada al proyecto. Puede cambiar la organización a una organización que sea una organización matriz de la organización del proyecto. Consulte Suborganizaciones.

Departamento

Un departamento es una entidad organizativa de su empresa que está asociada a recursos y tipos de trabajo, y desempeña un papel en la seguridad del proyecto.

Proyectos:

Es opcional seleccionar un departamento. Cuando un departamento está asociado con un proyecto, puede usarse para buscar, filtrar y agrupar información relacionada con proyectos. No restringe qué recursos y tipos de trabajo pueden asignarse a tareas de proyecto.

Jefe de proyecto

El usuario responsable de la realización global del proyecto. Use los filtros Departamento, Grupo de trabajo o Cola para limitar los resultados y/o usar los filtros de columnas. El Jefe del proyecto recibirá una notificación de correo electrónico que le indicará que el proyecto ha sido creado.

Este campo es de manera predeterminada el usuario que crea el proyecto, pero puede modificarse o borrarse.

NOTA  Los recursos automáticamente se vuelven miembros del equipo cuando se les asigna una tarea de proyecto.

NOTA  La capacidad diaria es establecida para cada recurso en la página Agregar/Editar miembro de equipo. Consulte Agregar un miembro de equipo.

Seleccione desde la lista de plantillas de proyectos disponibles. Para más información sobre plantillas de notificación, consulte Plantillas de notificación.

Plantilla de notificación

Las plantillas de notificación determinan el contenido y el diseño del correo electrónico de notificación. La mayoría de las plantillas no sólo contienen la línea de asunto y el texto del cuerpo del correo electrónico, sino también variables que extraen datos directamente de Autotask.

NOTA  Si la lista de destinatarios incluye recursos que carecen de permiso para ver notas internas, archivos adjuntos, etc., el texto extraído por la variable se sustituye por Ver [Nombre de la entidad].

Este campo aparece en las entidades que admiten la notificación por correo electrónico al crearlas o editarlas. Se selecciona la plantilla por defecto, pero se puede modificar. Están disponibles todas las plantillas de notificación activas de la entidad y el evento.

Si está presente, haga clic en el icono de vista previa para pre-visualizar la plantilla de notificación seleccionada. La plantilla de notificación aparece con variables en vez de información real.

NOTA  No es posible editar estos campos de manera directa. Si necesita quitar contenido de uno de estos campos, haga clic en Para, CC o CCO para abrir el selector de destinatarios. Haga clic en la X junto al nombre del recurso o del contacto. Haga clic en Aceptar.