Descripción general del flujo de trabajo cotización-facturación

Las oportunidades no dependen de las cotizaciones, pero las cotizaciones deben estar siempre asociadas con una oportunidad. Puede empezar ya sea con una cotización y agregar una oportunidad, o crear una oportunidad y luego agregar una cotización.

Consulte Agregar y editar oportunidades y Agregar o editar una cotización de Autotask.

Si usted planea asociar los elementos cotizados con una propuesta de proyecto, debe también crear la propuesta de proyecto. Usted puede hacer esto antes de crear la cotización o, cuando cree la cotización, puede hacer clic en el ícono Más "+" ubicado junto al campo del Nombre de la propuesta del proyecto y agregue la propuesta de proyecto. Si usted tiene una plantilla de proyecto, puede usarla para crear su propuesta de proyecto haciendo clic en el ícono Nuevo desde plantilla.

Para detalles sobre cómo añadir una propuesta de proyecto, consulte Agregar un proyecto con contenido nuevo y Usar plantillas de proyectos.

En el siguiente paso, agregue productos y servicios a la cotización. Consulte La página Cotización (Elemento de cotización).

Una vez que el cliente haya aceptado su cotización, ejecute el Asistente de oportunidades conseguidas para la oportunidad con que está asociada la cotización. La segunda página del Asistente de oportunidades conseguidas presentará opciones que le permitirán convertir elementos de cotización en elementos facturados. Las opciones que estén habilitadas en esta página dependerán de qué tipos de elementos facturados (productos, servicios, mano de obra) serán parte de la cotización asociada. De modo general, usted puede facturar productos directamente, o como un cargo de contrato, proyecto o ticket.

Consulte Cerrar oportunidades que haya obtenido.

Si está habilitado el complemento Aprovisionamiento, se creará un pedido de venta al ejecutarse el Asistente de cierre de oportunidades. Esto le permite rastrear cargos de productos hasta la entrega de los elementos al cliente.

Consulte Introducción a los pedidos de venta.

Todos los elementos facturados de productos creados en el Asistente de cierre de oportunidades están inmediatamente disponibles para ser aprobados, contabilizados y facturados en Aprobar y contabilizar > Cargos. Los precios cotizados sobrescribirán los precios de lista configurados en Admin.

Para información general sobre aprobar y contabilizar cargos, consulte Aprobar y contabilizar elementos de facturación.

Una vez que sean contabilizados sus cargos, usted podrá completar la facturación generando facturas en Autotask o exportando facturas a su paquete de contabilidad externo. Consulte Facturación.

El proceso de cotización rápido es más útil cuando usted va a cotizar solamente productos, descuentos de un solo uso, envío y/o cargos. No está pensado para cotizaciones que incluyan servicios, paquetes de servicios u honorarios de apertura de contratos que usted desee convertir en un contrato de servicio recurrente.

Si es una nueva cotización, usted puede usar una plantilla de formulario de cotización para rellenar rápidamente campos clave. Como opción, seleccione una propuesta de proyecto o añada una nueva.

Seleccione la oportunidad, o bien deje ese campo en blanco y Autotask creará la oportunidad para usted. Tendrá el mismo nombre que la cotización, y los campos obligatorios se rellenarán con valores predeterminados. Consulte Agregar o editar una cotización de Autotask.

Añada sus elementos de cotización y presente su cotización al cliente. Consulte Agregar o editar un elemento de cotización.

La opción Ganar presupuesto está disponible en el menú contextual de la tabla de resultados de la búsqueda de presupuestos, o en el menú Herramientas de la página Elementos de presupuesto. Seleccione la opción Cotización obtenida para abrir el Asistente de cotizaciones obtenidas, una versión abreviada del Asistente de cierre de oportunidades.

Cuando ejecute el Asistente,

• este convertirá productos, descuentos de una vez, cargos y elementos de envío de la cotización en elementos facturados.
• Convierte una propuesta de proyecto asociada (si es que hay una) a un proyecto de cliente, convirtiendo elementos facturados en cargos de proyecto.
• Configura la etapa de la oportunidad a la etapa de cierre de oportunidad predeterminada (si es que se ha especificado una) y configura el estado de la oportunidad como Cerrada.
• Genera un pedido de venta si está habilitado aprovisionamiento.
• Le permite decidir si usted desea que el Asistente apruebe y contabilice inmediatamente cualquier elemento facturado y cree la factura (si usted tiene el permiso de nivel de seguridad "Puede crear facturas desde el Ticket y el Asistente de cierre de cotizaciones").

O bien, usted puede elegir aprobar y contabilizar los elementos facturados y crear la factura por medio del proceso de facturación estándar.

Para más detalles, consulte Cerrar o perder cotizaciones (cotizaciones rápidas).