Agregar o editar un elemento de cotización

SEGURIDAD  Nivel de seguridad con acceso a CRM y permisos de objeto para editar todo para oportunidades y cotizaciones, o editar "Míos" si usted es el responsable de la oportunidad asociada con la cotización.

NAVEGACIÓN Nueva/Editar cotización > Guardar y abrir cotización

NAVEGACIÓN Mi(s) > Cotizaciones > haga clic en una cotización o en el menú contextual > Ver/Editar elementos de cotización

NAVEGACIÓN > CRM > Buscar > Cotizaciones > menú contextual > General > Ver/Editar elementos de cotización

Es posible agregar uno o más de los siguientes tipos de elementos a una cotización: mano de obra, producto, servicio, cargo, gasto, descuento único de elemento y envío.

Hay tres maneras de añadir elementos a su cotización:

  • Use la opción Nuevo elemento en la página Elementos de cotización.
  • Importe elementos desde una cotización existente. Consulte Importar elementos desde una cotización existente.
  • Además, si un pedido de venta está asociado con su cotización, usted puede agregar elementos al pedido de venta. Los elementos se agregan desde la pestaña Elementos en la página Detalles del pedido de venta. Esos elementos son añadidos automáticamente a la cotización. Para información sobre pedidos de venta, consulte Buscar y gestionar pedidos de venta.

En la página Elementos de cotización, usted puede también añadir cotizaciones adicionales a una oportunidad que ya tenga una o más cotizaciones, además de cambiar qué cotización es la cotización principal. Además, usted puede especificar cómo agrupar los elementos en la lista de elementos de cotización. Consulte La página Cotización (Elemento de cotización).

Cómo...

Para agregar un elemento a una cotización, haga lo siguiente:

  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
  2. Haga clic enNuevo elemento y seleccione el tipo de elemento que desee agregar a la cotización. Se abrirá una ventana para el tipo de elemento que haya seleccionado.
  3. Haga clic en uno de los íconos de selector a la derecha del campo Nombre del elemento y seleccione un elemento de cotización desde la página de búsqueda o de selector que se abrirá.
  4. Complete los campos según sea necesario.
Nombre del campo Descripción
Costo promedio | Alto

Costo promedio | Alto

Este campo aparece en elementos de cotización de productos si está habilitado Aprovisionamiento. Muestra el costo promedio y alto del proveedor para el producto cotizado. El campo es de solo lectura y está oculto de usuarios sin permiso para ver datos de costos internos.
% de descuento

Porcentaje de descuento

Este campo aparece en entidades que son parte del flujo de trabajo de facturación. Es siempre opcional. Le permite aplicar un descuento como porcentaje del precio unitario.

Este campo está vinculado a dos otros campos: Descuento unitario y Descuento de línea. Al ingresar un valor en este campo, se calcularán los valores en los campos vinculados.

En la página Elemento de cotización, el descuento se muestra como importe monetario y como porcentaje. En la vista previa de la cotización y la cotización publicada, solo se muestra el valor monetario.
Precio total

Precio total

Este campo aparece en las entidades que necesitan incluir la cantidad y posiblemente el descuento como factores a tener en cuenta. Es un campo calculado que no puede editarse directamente. El valor en este campo = ((Precio unitario - Descuento)*Cantidad).
Ganancia bruta

Ganancia bruta

La ganancia bruta es la cantidad de ingresos que se obtiene después de deducir los costos asociados al servicio o producto que se vende. Este campo aparece en cotizaciones y oportunidades. Es un campo calculado que no puede editarse directamente. El valor de este campo = ((Precio unitario - Costo unitario)* Cantidad) o (Ingresos totales - Costo total). Este campo puede solamente calcularse para elementos que tengan información de costo unitario disponible.
Descripción del elemento

Descripción

El campo Descripción aparece en muchas entidades de Autotask. En entidades como ticket, tarea, nota y tarea pendiente, el campo Descripción es una parte fundamental del registro de información. Donde sea que esté disponible, rastrea información esencial acerca del registro. A este campo a menudo le precede el nombre de la entidad. Por ejemplo, la descripción de la cotización.

Ingrese una descripción detallada de la instancia de la entidad, el problema con el que necesita ayuda el cliente o el servicio solicitado.
Nombre del elemento

Nombre del elemento

Este campo aparece o está habilitado en entidades que son parte del flujo de trabajo ventas-facturación. Es siempre requerido. Puede rellenarse manualmente, pero le recomendamos que seleccione el nombre del elemento desde un selector de elementos cuando sea posible. Múltiples campos, incluyendo Descripción, Categoría de impuesto, Costo unitario y Precio unitario pueden ser rellenados automáticamente, y se mejorará la velocidad y la coherencia.

Para seleccionar un elemento, desplace el cursor sobre la casilla desplegable Nuevo elemento y seleccione un tipo de elemento. Las siguientes opciones están disponibles:

Mano de obra

 

Esta opción le permite seleccionar una tarifa de facturación por función/hora desde la tabla Buscar función. Utilícela si desea facturar la mano de obra por horas, o si pretende utilizar un contrato de tiempo y materiales. Consulte Agregar funciones de facturación.

Además de cotizar la mano de obra por horas, puede sumar toda la mano de obra en una propuesta de proyecto que esté vinculada a la cotización y añadirla a la misma como un elemento de cotización. Seleccione la casilla de verificación Usar propuesta de proyecto. Todos los elementos de mano de obra de la propuesta de proyecto que usted relacione a esta cotización en la página Editar cotización se transferirán al total de la propuesta. El total de la propuesta rellenará el campo Precio unitario.

NOTA  La mano de obra ingresada aquí es una propuesta y no crea ninguna entrada de tiempo.

Producto

Esta opción le permite seleccionar uno o varios productos o productos de facturación.

Si el producto que desea añadir a su presupuesto no está en su lista de productos, haga clic en el icono situado junto al campo Artículo para añadir el producto a la lista. Se requiere el permiso a nivel de Inventario para agregar productos. Consulte Buscar y gestionar productos.

IMPORTANTE  Puede seleccionar un producto de facturación en una cotización. Sin embargo, los precios escalonados no funcionarán: el costo y el precio serán siempre de $0,00. Además, los productos de facturación no pueden añadirse al contrato desde una cotización; siempre deben añadirse manualmente. Por ello, no recomendamos añadir productos de facturación a una cotización.

Servicio

Esta opción le permite seleccionar un servicio o un paquete de servicios. Consulte Configurar sus servicios y Configurar paquetes de servicios.

Si hace clic en el botón Honorario de apertura de contrato, podrá ingresar manualmente un honorario de apertura de contrato.

Cargo

Esta opción le permite agregar un elemento genérico desde la página Códigos de material. En los códigos de material, se incluyen las compras de bloque horario, de anticipo y por ticket, para que usted pueda agregar mano de obra pre-pagada a su cotización.

Gasto

Seleccione esta opción para añadir un gasto desde Códigos de facturación > pestaña Categorías de gastos a su cotización. Esto le permitirá transferir gastos de viaje a su cliente.

Descuento de elemento por única vez

Esta opción le permite aplicar un descuento por única vez a elementos de un solo uso solamente. El descuento no se aplica a los servicios porque se facturan de forma recurrente.

Esta opción no está disponible al añadir elementos desde un pedido de venta.

Envío

Seleccione esta opción para agregar costos de envío a su cotización. Haga clic en el ícono de selector para abrir la página Búsqueda de tipos de envío.
Descuento de línea

Descuento de línea

Este campo aparece en entidades que son parte del flujo de trabajo de facturación. Es siempre opcional. Le permite aplicar un descuento como un importe monetario fijo por elemento de línea.

Este campo está vinculado a dos otros campos: Descuento unitario y % de Descuento. Al ingresar una cantidad en este campo, se calcularán los valores en los campos vinculados.

En la página Elemento de cotización, el descuento se muestra como importe monetario y como porcentaje. En la vista previa de la cotización y la cotización publicada, solo se muestra el valor monetario.
Margen

% de margen

Este campo aparece en entidades que son parte del flujo de trabajo de facturación. Está oculto de usuarios sin permiso para ver datos de costos internos. Indica la diferencia entre Costo unitario y Precio unitario como porcentaje.

Cuando usted selecciona el nombre del elemento, se rellena el campo % de margen, pero puede ser editado.
PVR (precio de venta recomendado)

PVR (precio de venta recomendado)

El precio minorista propuesto del fabricante. Este campo aparece en elementos de cotización, pero está oculto de usuarios sin permiso para ver datos de costos internos. Este campo es de sólo lectura.
Opcional

Opcional

Esta casilla de verificación aparece en elementos de cotización. Indica si el elemento de cotización es opcional. Los elementos opcionales se agruparán por separado en la cotización publicada y no se transformarán en cargos o elementos de facturación cuando usted ejecute el Asistente de obtención de oportunidades.

NOTA  Usted puede usar el menú contextual del botón derecho en la tabla Elementos de cotización para establecer elementos como opcionales o quitar la configuración Opcional.
Tipo de período

Tipo de período

Este campo aparece en entidades donde usted puede configurar el incremento de tiempo entre pagos. Determina la frecuencia de facturación.

Contratos:

Solo en los servicios recurrentes, seleccione entre: Mensual (predeterminado), Trimestral, Semestral y Anual.

IMPORTANTE  No podrá cambiar el tipo de período del contrato luego de guardar el contrato.

Productos:

Para productos, el tipo de período es típicamente Una vez.

Servicios:

En un elemento de cotización, el tipo de período es heredado desde el servicio o el paquete y no puede editarse.

Las opciones son mensual, trimestral, semestral y anual.

Cuando el servicio/paquete se asigna a un contrato, el tipo del período será utilizado en conjunto con el tipo de período del contrato para determinar el intervalo del tiempo en el que el servicio será facturado.

NOTA  Una vez que se guarda un servicio/paquete de servicios, el tipo de período ya no puede ser editado.

• Si el servicio o paquete tiene un tipo de período de facturación más largo que el contrato, el servicio o paquete será facturado en su totalidad. Si el tipo de período del servicio/paquete de servicios es trimestral y el tipo de período de contrato es mensual, el servicio/paquete de servicios será facturado por el trimestre entero en la siguiente fecha de facturación del contrato.

• Si el período de facturación del contrato es más largo, el servicio/paquete de servicios será facturado por el número de veces que haya ocurrido desde la última facturación. Por ejemplo, si el tipo de período del servicio/paquete es trimestral y el tipo de período de contrato es semestral, el servicio se facturará dos veces en la siguiente fecha de facturación de contrato. La tabla que se muestra a continuación ilustra las combinaciones de períodos mensuales y trimestrales para servicios/paquetes de servicios y contratos.

Período de facturación Precio por período Período de facturación del contrato Vencimiento el 1 de julio . Vencimiento el 1 de agosto . Vencimiento el 1 de septiembre . Vencimiento el 1 de octubre. .
Mensual $10 Mensual $10 $10 $10 $10
Trimestral $10 Mensual $10 - - $10
Mensual $10 Trimestral $30 - - $30
Trimestral $10 Trimestral $10 - - $10

Suscripciones:

Es posible usar un período de suscripción de Una vez para una venta de productos convencional, pero el método recomendado es facturar productos como cargo de ticket, cargo de contrato o cargo de proyecto. Consulte Agregar o editar un cargo de ticket.
Cantidad

Cantidad

Este campo aparece en entidades que son parte del flujo de trabajo de facturación. Indica el número de unidades que se cotizan o facturan. De manera predeterminada, es 1.
Categoría de impuesto

Categoría de impuesto

Las categorías de impuesto le permiten tener en cuenta el hecho de que no todos los productos y servicios se gravan al mismo nivel, incluso en la misma jurisdicción impositiva. Están asociadas con códigos de facturación o, al cotizar mano de obra, con la función, y son heredadas por el elemento de cotización.

Junto con la región impositiva seleccionada en la cotización o la factura, la categoría de impuesto que brinda el código de facturación determina la tasa impositiva en cada elemento de facturación.

Si su instancia de Autotask calcula los impuestos de los productos y servicios y sus códigos de facturación están completamente configurados, este campo se rellena automáticamente con la siguiente excepción:

  • Los honorarios de apertura de contratos no se configuran con un código de facturación y, de este modo, carecen de una categoría de impuesto. Usted puede seleccionar manualmente una categoría de impuesto para el honorario de apertura. Esta categoría de impuesto no pasa a facturación. Al ejecutar el Asistente de creación de contratos (una vez que se obtiene la oportunidad), usted puede seleccionar un código de facturación sujeto a impuestos, y su categoría de impuesto se aplica luego al honorario de apertura.

Consulte Configurar su tabla de impuestos.
Costo unitario

Costo unitario

Costo unitario es el costo interno del elemento o la cantidad que el proveedor le cobra a usted. Este campo aparece en entidades que son parte del flujo de trabajo de facturación, pero está oculto de usuarios que no tienen autorización para ver datos de costos internos.

Cuando seleccione el Nombre del elemento, el Precio unitario se rellenará desde la lista de origen (si está disponible), pero puede editarse.
Descuento unitario

Descuento unitario

Este campo aparece en entidades que son parte del flujo de trabajo de facturación. Es siempre opcional. Le permite aplicar un descuento como un importe monetario fijo por unidad.

Este campo está vinculado a dos otros campos: Descuento de línea y % de Descuento. Al ingresar una cantidad en este campo, se calcularán los valores en los campos vinculados.

En la página Elemento de cotización, el descuento se muestra como importe monetario y como porcentaje. En la vista previa de la cotización y la cotización publicada, solo se muestra el valor monetario.
Precio unitario

Precio unitario

Este campo aparece en entidades que son parte del flujo de trabajo de facturación. Es el precio de cliente del artículo antes de que se haya aplicado cualquier descuento. Cuando seleccione el artículo, el Precio unitario se rellenará desde la lista de origen (si está disponible), pero puede editarse.

Cargos:

Si seleccionó un código de material y no se aplica ningún cargo predeterminado, este valor se rellena desde la lista de códigos de material. Si se configuran cargos predeterminados de contrato para el código de material seleccionado, sobrescribirán las configuraciones de Admin. para el cargo.

Este campo está deshabilitado para cargos de contrato creados por compras de bloque horario, de anticipo o por ticket. De manera predeterminada, muestra la cantidad por bloque horario, anticipo, o la tarifa de incidentes de la compra. Sin embargo, si usted usó cargos predeterminados para hacerlos no facturables, el cargo no es facturable al cliente. Consulte Valores predeterminados de cargo para más información.

NOTA  Si está habilitada Multidivisa, este campo o columna aparece en la divisa del cliente.

Acepte el importe o ingrese un nuevo precio unitario. Note que es posible ingresar un importe negativo, el que se incluirá en la facturación.
Usar propuesta de proyecto

Usar propuesta de proyecto

Para sumar toda la mano de obra en una propuesta de proyecto y agregarla a la cotización como un elemento de cotización, seleccione la casilla Usar propuesta de proyecto. En la lista desplegable, seleccione el proyecto.

Todos los elementos de mano de obra de la propuesta de proyecto que usted asoció a esta cotización en la página Editar cotización se transferirán al total de la propuesta. El total de la propuesta rellenará el campo Precio unitario. Consulte Mano de obra de cotización basada en una propuesta de proyecto.
  1. Haga clic en Guardar y cerrar o en Guardar y nuevo. El elemento es añadido a la lista.
  2. Para cotizaciones con varios elementos, seleccione una opción desde el menú Agrupar por si desea que la lista de elementos de cotización se agrupe por tipo de período, categoría de producto o ambos.

IMPORTANTE  El aprovisionamiento debe estar habilitado para reservar un elemento almacenado en una cotización.

Si selecciona un producto de inventario para su cotización, puede reservar un elemento almacenado para asegurarse de que esté disponible cuando se obtenga la oportunidad. Consulte Reservar un elemento cotizado en una cotización (se requiere Aprovisionamiento).

Si elimina un elemento de cotización que se basa en un elemento almacenado o unidades almacenadas, esos elementos o unidades volverán a estar disponibles.

Si la opción Aprovisionamiento está activada, esta tabla también muestra el coste medio y el coste máximo de todos los artículos en stock asociados al producto. Para información sobre aprovisionamiento, consulte Introducción a Inventario.

IMPORTANTE  Si está habilitado Aprovisionamiento y el producto está sujeto a aprovisionamiento, la configuración del sistema Al cotizar o crear cargos para productos de inventario, utilice el siguiente costo unitario (nota: si En existencia = 0, se utilizará el costo unitario del Producto) determina el costo unitario. El costo unitario puede diferir del costo de lista actual.

Además de cotizar mano de obra por hora, usted puede sumar toda la mano de obra estimada en una propuesta de proyecto y agregarla a la cotización como un solo elemento de cotización.

Para cotizar mano de obra basándose en una propuesta de proyecto:

  1. Cree una propuesta de proyecto para su cliente en el módulo Proyectos. La propuesta contendrá una lista de tareas a completarse, horas estimadas y recursos asignados a las tareas en ciertas funciones. Consulte Agregar un proyecto con contenido nuevo y Usar plantillas de proyectos.
  2. En la página Elemento de cotización, seleccione Editar cotización para abrir la página Agregar/Editar cotización. Seleccione el nombre de propuesta de proyecto desde la lista de proyectos para este cliente. Luego, guarde la cotización actualizada. Consulte Agregar o editar una cotización de Autotask.
  3. En la página Elemento de cotización, seleccione Nuevo elemento > Mano de obra.
  4. Seleccione la casilla de verificación Usar propuesta de proyecto. Todos los elementos de mano de obra de la propuesta de proyecto que usted relacione a esta cotización en la página Editar cotización se transferirán al total de la propuesta. El total de la propuesta rellenará el campo Precio unitario.
  5. Haga clic en Guardar para cerrar la página Elemento de nueva cotización y agregue el elemento a su lista.

NOTA  Las tareas deben detener recursos y horas estimadas asignados para aparecer en la cotización.

Un pedido de venta asociado con una oportunidad incluye los elementos cotizados en la oportunidad cerrada. Aquellos elementos aparecen en la pestaña Elementos de la página Detalles del pedido de venta.

Desde la pestaña Elementos de la página Detalles del pedido de venta, usted puede hacer clic en Nuevo elemento para agregar un elemento al pedido de venta. Aquel elemento es agregado a la cotización asociada. Ingresará al flujo de trabajo de aprovisionamiento. Para detalles sobre el formulario Nuevo elemento, vea Agregar elementos a la cotización, más arriba.

NOTA  No es posible agregar un elemento de descuento único a un pedido de venta. Para más información sobre descuentos de una vez, consulte la descripción de "Elementos" en la tabla debajo de Agregar elementos a la cotización.

Cuando agregue un nuevo elemento de producto, si el producto seleccionado no está asociado con un código de material, se le recordará que debe seleccionar uno. El código de material que seleccione se volverá el código de material predeterminado para el producto seleccionado.

Un nuevo cargo de ticket, proyecto o contrato es creado para el elemento y adjuntado al ticket, proyecto o contrato a los que estén adjuntos los otros elementos de pedido de venta. Si no hay otros cargos de ticket, proyecto o contrato en el pedido de venta, el nuevo elemento es asociado con el ticket que fue automáticamente creado en la cola Posventa cuando se cerró la oportunidad. Este es el mismo proceso usado por la opción "Convertir elementos cotizados en elementos facturados" en el Asistente de oportunidades obtenidas. Consulte Cerrar oportunidades que haya obtenido.

NOTA  Si usted agrega un nuevo elemento a un pedido de venta con un estado Cumplido, el estado NO es automáticamente actualizado.

Cómo Multidivisa influye en las cotizaciones

Si usted va a crear una cotización en la divisa de un cliente, los valores de la divisa interna para esos elementos de cotización se guardarán de acuerdo a la tasa de cambio del momento en que el elemento se añade a la cotización.

Si la cotización se edita luego de que se ha modificado la tasa de cambio, una ventana le dará la oportunidad de actualizar los valores en la divisa interna usando la nueva tasa de cambio.

Nota sobre redondeo

Los totales de elementos de líneas se calculan usando hasta 4 decimales, pero muestran solamente dos.

EJEMPLO  Si ingresa 72,425 en el campo Costo unitario, se leerá 72,43.

En ciertos escenarios, puede parecer que ha ocurrido un error de cálculo. La discrepancia se explica en los redondeos que consideran decimales que no se muestran.