ADMIN.: Configurar su proceso de ventas

Si va a rastrear oportunidades de ventas con o sin cotizaciones en Autotask o en el Administrador de Cotizaciones de Kaseya (anteriormente Datto Commerce), debe revisar las siguientes configuraciones:

• Categorías de oportunidad: Las categorías de oportunidad controlan qué campos y elementos aparecen en la página de la oportunidad, cómo se agrupan y en qué orden, los valores de los campos por defecto y las selecciones en las listas desplegables. También determinan qué vistas informativas se muestran. Consulte Gestionar categorías.
• Regiones y territorios: Una vez que las organizaciones de ventas alcanzan cierto tamaño, suelen organizarse jerárquicamente. Autotask apoya esto permitiendo establecer regiones y territorios de ventas, basados en la geografía, códigos de área, verticales, canales, etc. Cada territorio puede tener varios vendedores asignados. Territorios y regiones son categorías de reporte de alto impacto.  La configuración de territorios y regiones permite que los gerentes de ventas puedan recolectar pronósticos y cifras reales de ingresos por territorio y región. Consulte Regiones y Territorios.
• Campos definidos por el usuario: Los campos definidos por el usuario son configurados para información que su empresa desee ingresar en Autotask y que no puede ser asignada al conjunto de campos estándar de Autotask. Es posible añadir tales campos personalizados a la entidad Oportunidad. Consulte Gestionar campos definidos por el usuario.
• En cada oportunidad de ventas, usted puede hacer referencia al origen del cliente potencial que generó la oportunidad. Si la oportunidad deriva en una venta, usted puede generar widgets y reportes en Autotask que enlacen orígenes específicos y esfuerzos de marketing a ventas exitosas. Consulte Orígenes de clientes potenciales para oportunidades.
• Cuota de ventas: La mayoría de las organizaciones de ventas de todo tamaño tienen una cuota de ventas para cada vendedor que debe cumplirse cada mes. Consulte Establecer cuotas de ventas.
• Tipos de acción: Las notas y las tareas pendientes de CRM tienen un campo requerido Tipo de acción que categoriza las notas y las tareas pendientes y describe la naturaleza de la actividad de ventas. Es recomendable que revise las configuraciones predeterminadas. Consulte Tipos de acción.
• Métricas de cuota de ventas (campos avanzados): Las métricas de cuota de ventas (campos avanzados) son campos de Autotask que hacen un seguimiento de los flujos de ingresos que contribuyen a sus ingresos por ventas, como los honorarios de apertura, las cuotas de hardware y las cuotas mensuales de licencia.  Ellos pertenecen a la entidad de Oportunidad en Autotask y rastrean flujos previstos o flujos reales de sub-ingresos.  A diferencia de otros campos de sistema de Autotask, pueden ser etiquetados de nuevo para reflejar su modelo de negocio. Consulte Rastrear métricas de cuotas de ventas .
• Etapas de oportunidad: Las etapas de una oportunidad definen los pasos de su proceso de ventas que le permiten pronosticar ventas futuras con precisión.  Es posible personalizar las etapas de una oportunidad en Autotask para que encajen con su modelo de pronóstico. Consulte Etapas de una oportunidad.
• Razones de ganancia y pérdida de oportunidades: Cada oportunidad, ganada o perdida, proporciona información valiosa sobre su proceso de ventas. Comparar los motivos principales por los que usted obtuvo o perdió oportunidades en un período de tiempo determinado puede ayudar a identificar las fortalezas y las debilidades en sus esfuerzos de venta. Consulte Motivos de obtención y pérdida de oportunidades.
• Configuraciones de sistema de CRM:Usted necesitará decidir si los responsables de empresas sin acceso al módulo Contratos tendrán acceso a la pestaña Datos financieros de las empresas de las que sean responsables, y si permitirá la edición de oportunidades desde la cuadrícula de oportunidades. Allí, usted también podrá editar el texto de pie de página que aparece en las cotizaciones. Consulte Permitir que los responsables de organización y los miembros del equipo de cuentas accedan a Detalles de la organización > Datos financieros y al reporte de resumen ejecutivo de sus organizaciones..
• Reglas deL flujo de trabajo: Puede definir reglas del flujo de trabajo que determinen quién recibe una notificación cuando se edita o cierra una oportunidad. Consulte Reglas del flujo de trabajo de Autotask.

Si la integración del Administrador de Cotizaciones de Kaseya está habilitada, todas las cotizaciones nuevas serán administradas por el Administrador de Cotizaciones de Kaseya. La integración se habilita y configura en Kaseya Quote Manager, pero previamente se deben configurar una serie de listas de selección en Autotask:

• Recursos: las oportunidades deben tener un creador. Este recurso se convertirá en el creador de la oportunidad cuando se cree una cotización y una oportunidad asociada en el Administrador de Cotizaciones de Kaseya y se sincronice con Autotask. Consulte Gestión de recursos internos y usuarios co-administradores.
• Envío: Puede agregar cargos de envío a una cotización. La lista de opciones de envío es configurable en Autotask. La selección en el Administrador de Cotizaciones de Kaseya determinará la opción de envío para las cotizaciones creadas en el Administrador de Cotizaciones de Kaseya. Consulte Agregar y gestionar tipos de envío.
• Etapa: Las etapas de oportunidades son configurables. La selección en el Administrador de Cotizaciones de Kaseya determinará la etapa para las cotizaciones nuevas, ganadas y perdidas. Consulte Etapas de una oportunidad.
• Estado: para el estado, la lista de opciones está pre-configurada en Autotask y no se puede editar. La selección en el Administrador de Cotizaciones de Kaseya determinará el estado de las cotizaciones nuevas, ganadas y perdidas.
• Probabilidad: la probabilidad de que se cierre la oportunidad, expresada en porcentaje. El porcentaje ingresado en el Administrador de Cotizaciones de Kaseya establecerá la probabilidad para las oportunidades asociadas con nuevas cotizaciones.
• Código de material del producto: los productos se crean en Autotask sólo cuando se añaden a una cotización. Si se cotiza un producto que aún no existe en Autotask, el código de material seleccionado se aplica al nuevo producto. Consulte Códigos de material.
• Código de material del servicio: El Gestor de Cotizaciones de Kaseya puede crear nuevos servicios en Autotask. Si se cotiza un servicio que aún no existe en Autotask, el código de material seleccionado se aplica al nuevo servicio. Consulte Códigos de servicios.

Para obtener una descripción general de la integración de Quote Manager de Kaseya, consulte La integración de Kaseya Quote Manager.

Si va a crear cotizaciones de Autotask para sus oportunidades, debe revisar lo siguiente:

• Tipos de envío: Los tipos de envío se usan en cotizaciones de Autotask. Estos le permiten a los vendedores especificar un transportista para un envío de productos en la cotización. Consulte Agregar y gestionar tipos de envío.
• Productos:Aunque no se recomienda, usted puede ingresar manualmente información de productos en una cotización. Sin embargo, es más rápido, consistente y preciso ingresar productos en la lista de productos y seleccionarlos en la página de la cotización. Para más información, consulte Buscar y gestionar productos.
• Servicios y paquetes de servicios: Si va a cotizar servicios recurrentes, también tendrá que establecer la lista de servicios y paquetes que va a cotizar. Consulte Configurar sus servicios y Configurar paquetes de servicios.
• Plantillas de cotización y mensajes de correo electrónico de cotización: Si usted genera cotizaciones de ventas en Autotask y las presenta a sus clientes, utilizará una plantilla de cotización. La plantilla de cotización controla el contenido y la apariencia de la cotización, incluyendo las configuraciones de visualización de impuestos, las configuraciones de página generales, y el contenido de agrupación y descriptivo de elementos de cotización. Autotask PSA incluye una plantilla de cotización predeterminada y dos plantillas de mensajes de correo electrónico de cotizaciones predeterminados para que usted pueda comenzar. Para personalizar plantillas de cotización y plantillas de mensajes de correo electrónico de cotización, consulte Gestionar plantillas de cotización y Gestionar mensajes de correo electrónico de cotizaciones.

• Preguntas de evaluación: Cuando está habilitada la herramienta Evaluación de oportunidades, hay disponible una serie predeterminada de preguntas de evaluación. Sin embargo, la lista de preguntas y respuestas es completamente personalizable. Consulte Configurar preguntas de evaluación de oportunidades.
• Lista de comprobación de proceso de ventas: Cuando está habilitada la Evaluación de oportunidades, se vuelve disponible una lista de comprobación del proceso de ventas que orientará a sus agentes de ventas en el proceso de ventas de su empresa. Consulte Configurar la lista de comprobación del proceso de ventas.