Reglas del flujo de trabajo de Autotask

El motor de las reglas del flujo de trabajo de Autotask es una herramienta poderosa de automatización que evalúa continuamente

  • Tickets
  • Proyectos y tareas
  • Contratos
  • Oportunidades, cotizaciones, pedidos de venta y dispositivos

Cuando se producen ciertos eventos y se cumplen condiciones específicas, la regla de flujo de trabajo se activa y puede actualizar automáticamente la entidad (por ejemplo, un ticket o una oportunidad), realizar una acción (como enviar una encuesta a un cliente o crear una tarea pendiente) y notificar a los contactos y recursos.

Las reglas del flujo de trabajo son perfectas para procesamiento de rutinas, como notificaciones o enrutamiento de tickets de acuerdo a criterios que usted puede definir. Usted puede tener hasta 200 reglas del flujo de trabajo activas. Suelen activarse en los cinco minutos siguientes a su activación.

Hay dos tipos de desencadenantes:

  • El primer tipo de regla del flujo de trabajo está activado por acciones de usuarios. Un usuario crea un ticket o actualiza una oportunidad, y todas las reglas del flujo de trabajo con eventos y condiciones coincidentes se activarán inmediatamente. Si una regla del flujo de trabajo activa una actualización de la entidad que hace que coincida con las condiciones de una segunda regla del flujo de trabajo, la segunda regla del flujo de trabajo se activará también. Hasta 5 reglas del flujo de trabajo podrán activarse automáticamente en secuencia. Considere esta potencial cascada de reglas del flujo de trabajo y piense en las reglas del flujo de trabajo de cada entidad como un conjunto, y todas sus reglas del flujo de trabajo como un super-conjunto. Piense cuidadosamente en cómo pueden interactuar. Usted no querrá crear una regla del flujo de trabajo que revierta las acciones de otra regla del flujo de trabajo.
  • El segundo tipo de regla del flujo de trabajo es basado en tiempo. La regla del flujo de trabajo ejecutará algunos minutos, horas o días en el futuro. Las reglas del flujo de trabajo basadas en tiempo son fáciles de reconocer: a ellas les sigue un menú de selección de Minutos, Horas, Días de calendario. Usted especifica el número de minutos, horas o días (a partir de hoy) y selecciona una unidad de tiempo.

IMPORTANTE  Este tipo de regla de flujo de trabajo es un evento que sucede una sola vez; nunca activará una segunda regla de flujo de trabajo. A diferencia del procesamiento de "evento inmediato" basado en acciones de usuario, el procesamiento de eventos futuros no busca reglas del flujo de trabajo que coincidan con valores actualizados. Esto también es verdadero para la recurrencia de notificaciones. Si la regla está configurada para repetir la notificación diariamente por 5 días y luego para actualizar el estado, se trata de un evento futuro. El estado se actualizará, pero no se activará ninguna regla del flujo de trabajo adicional.

Es una buena idea re-visitar periódicamente su lista completa de reglas del flujo de trabajo. A medida que se familiarice más con Autotask y agreguemos más características a la configuración de reglas del flujo de trabajo, usted puede encontrar que puede consolidar diversas reglas del flujo de trabajo antiguas en una nueva. Puede utilizar la auditoría de reglas de flujo de trabajo para revisar su conjunto de reglas de flujo de trabajo en busca de reglas que puedan haber quedado obsoletas o que no estén funcionando según lo previsto. Para más información, consulte Auditar reglas de flujo de trabajo.

  • Usted puede configurar que se activen reglas del flujo de trabajo solo durante ciertas horas de ciertos días.
  • Usted puede configurar reglas del flujo de trabajo para enviar notificaciones repetidas cuando el evento que active la regla esté relacionado a tiempo (por ejemplo, El ticket ha estado inactivo por...), y para ejecutar otro grupo de acciones una vez que se haya enviado la última ocurrencia de la notificación. Consulte Sección Recurrencia de notificación.
  • Puede hacer que una regla de flujo de trabajo cree un ticket. Consulte Acciones: Sección Crear ticket(s).
  • Las reglas del flujo de trabajo también se usan para ejecutar llamadas de extensión, las que envían automáticamente datos a integraciones externas por medio de la API de servicios web. Consulte Llamada de extensión (Tickets).

Cuando se configuran conscientemente, las reglas del flujo de trabajo pueden ser una poderosa herramienta en la automatización de sus procesos, desde ventas a servicio. El tema Ejemplos de reglas de flujos de trabajo brinda ejemplos de procesos comunes e instrucciones para configurar reglas del flujo de trabajo que las respalden o que incluso las automaticen completamente.

El motor de la regla del flujo de trabajo antecede a los Tableros y Widgets. Antes de que añadiéramos esas características, una de las primeras funciones de las reglas del flujo de trabajo era generar notificaciones. Ahora, los usuarios internos verán que es mucho más fácil gestionar su trabajo desde su tablero y no desde su buzón de correo electrónico.

Aquí tiene un ejemplo:

¿Preferiría hacer clic en el widget Vencidos para abrir la lista de tickets vencidos y comenzar a trabajar, o bien recibir 11 correos electrónicos de notificaciones (todos mezclados con sus otros correos electrónicos), sin un modo sencillo de evaluar la urgencia relativa de los tickets?