Gestionar mensajes de correo electrónico de cotizaciones

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SEGURIDAD  Nivel de seguridad con acceso a CRM y permiso Puede gestionar plantillas de cotización y Mensajes de correo electrónico de cotizaciones fuera de Admin.

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Acerca de mensajes de correo electrónico de cotizaciones

La plantilla de mensaje de correo electrónico de cotización controla el cuerpo del mensaje de correo electrónico, el asunto y si el mensaje incluye o no una versión en PDF de la cotización como archivo adjunto, un vínculo a una versión HTML de la cotización o ambas.

Acerca de las plantillas de mensajes de correo electrónico de cotizaciones

Autotask brinda tres plantillas de correo electrónico de cotizaciones:

  • La cotización HTML - Esta plantilla de mensaje enlaza a la URL de cotización estándar.
  • La solicitud de aprobación de cotización - Este mensaje se usa para solicitar aprobación del cliente de una cotización por medio de un correo electrónico. Enlaza a una URL donde el usuario puede aprobar o rechazar la cotización.
  • La cotización PDF - Este mensaje tiene la cotización adjunta como un PDF.

Los tres mensajes son completamente editables, aunque usted no debe eliminar la variable [Cotización: Vínculo] que abrirá las URLs de cotización. Además, usted puede eliminar o desactivar todos los mensajes de correo electrónico de cotizaciones, excepto aquel que usted ha configurado como el predeterminado.

¿Cuándo debo crear plantillas de mensaje de correo electrónico de cotización adicionales?

Para la mayoría de los clientes de Autotask, las plantillas de mensaje básicas, especialmente si las edita para satisfacer sus necesidades de mejor manera, serán suficientes. Para una personalización adicional, puede personalizar el campo Notas de correo electrónico en las páginas Configuración de presupuesto y Publicar. Consulte Publicar una cotización. Debe contemplar mensajes de correo electrónico de cotización adicionales en las siguientes circunstancias:

  • Tiene clientes que hablan otro idioma y desea que su mensaje de correo electrónico refleje aquello.
  • Desea brindar más detalles para clientes específicos y no quiere personalizar manualmente el mensaje de correo electrónico de cotización cada vez que publica una cotización

NOTA  Para configurar un mensaje de correo electrónico de cotización predeterminado a nivel de país, debe editar el país. Consulte Gestión de la lista de países. Para establecer un mensaje de correo electrónico de presupuesto por defecto a nivel de organización, debe editar la página Configuración de presupuesto. Consulte La pestaña y la página Configuraciones de cotización.

Gestionar mensajes de correo electrónico de cotizaciones

La página Mensajes de correo electrónico de presupuesto enumera todas las plantillas de mensajes de correo electrónico de presupuesto en su instancia de Autotask. La lista siempre incluirá las tres plantillas que brinda Autotask, las que no pueden ni eliminarse ni desactivarse.

Para agregar un mensaje de correo electrónico de cotización, haga lo siguiente:

  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.

  2. Haga clic en Nueva. Consulte Agregar o editar plantillas de mensajes de correo electrónico para facturas o cotizaciones.

Opción Descripción

Editar, Editar [Nombre de la entidad]

Pone la fila seleccionada en modo de edición o abre el diálogo Editar <Opción>. Los campos que se pueden editar suelen ser los que se rellenan al crear un nuevo elemento de lista. Haga sus cambios y haga clic en Guardar, o bien en Cancelar.

NOTA  En algunas páginas, es posible que no pueda editar opciones de sistema.

Configurar como predeterminado

Establece la opción seleccionada como predeterminada del sistema. La opción por defecto se asigna a cualquier elemento que no tenga una opción especificada cuando se crea.

Puede haber sólo una ubicación predeterminada. Cuando especifique una nueva opción predeterminada, la configuración predeterminada se quita automáticamente de la opción predeterminada seleccionada anteriormente. La categoría predeterminada recién especificada se aplicará a todos los elementos asociados con la categoría predeterminada previa.

Activar/Desactivar, Activar/Desactivar [Nombre de la entidad]

Las nuevas opciones están activas de manera predeterminada.

  • Cuando se desactive una opción, ya no estará disponible para uso, pero las asociaciones existentes con otras entidades seguirán en efecto.
  • No podrá desactivar una opción a la que se haga referencia en otra parte.

NOTA  A veces, la asociación que previene la desactivación no es obvia. Por ejemplo, para desactivar una cola o estado de ticket asociados con el procesamiento de correo electrónico entrante, debe seleccionar uno diferente primero.

Eliminar, Eliminar [Nombre de la entidad]

La capacidad para eliminar una opción está seriamente restringida. Las opciones de lista no pueden eliminarse si:

  • La opción es una opción de sistema
  • La opción es la opción predeterminada donde se requiere una opción predeterminada
  • La opción está asociada con una entidad (y ha sido usada para ella)

IMPORTANTE  Para preservar la integridad de los datos, Autotask previene la eliminación de entidades que tengan entidades dependientes o a las que se haga referencia en cualquier otra área. Si no puede eliminar una entidad, debe desactivarla para volverla no disponible para el uso.