Usar plantillas de proyectos

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Este tema describe cómo guardar un proyecto existente como plantilla y cómo crear un proyecto completamente nuevo o cómo crear uno existente, por medio de los asistentes Guardar como plantilla de proyecto e Importar desde plantilla. Si usted va a crear un nuevo proyecto sin usar una plantilla, consulte Agregar un proyecto con contenido nuevo.

Acerca de las plantillas de proyectos

Una plantilla es un grupo predefinido de fases, tareas e información relacionada con proyectos que usted puede usar como un punto de partida para una nueva propuesta o proyecto. Usted puede guardar un proyecto existente como una plantilla y crear un proyecto completamente nuevo desde una plantilla, o bien importar fases y tareas seleccionadas a una que ya exista. Trabajar con plantillas de proyectos le puede ahorrar una cantidad considerable de tiempo y conjeturas, además de ayudarle a estandarizar procesos y planes de proyectos.

Cómo...

Todo proyecto puede guardarse como plantilla para proyectos similares a futuro.

NAVEGACIÓN Abra un proyecto > Resumen > Herramientas > Guardar como plantilla de proyecto

NAVEGACIÓN Abra un proyecto > Programa > Acciones > Guardar proyecto como... > Plantilla de Autotask

  1. Abra la ventana de diálogo Guardar como plantilla de proyecto.
  2. Complete cada página del asistente según lo necesite. Consulte las descripciones en la siguiente tabla.
  3. Cuando complete una página, haga clic en Siguiente.

NOTA  Si hace clic en Anterior para volver a una página previa, perderá sus configuraciones en la página actual.

  1. Cuando complete todas las páginas, haga clic en Finalizar.

La plantilla estará ahora disponible para selección en el asistente Proyecto desde plantilla. Puede buscar y abrirlo en Proyectos > Plantillas de proyecto. Consulte Usar plantillas de proyectos o Buscar y gestionar proyectos, plantillas de proyectos y propuestas.

NAVEGACIÓN Proyectos > Proyecto desde plantilla o Proyectos > Proyecto > botón Importar desde plantilla o > Proyectos > Buscar > Proyectos > Nuevo > Proyecto desde plantilla o Editar proyecto > botón Importar desde plantilla.

NAVEGACIÓN También puede crear un nuevo proyecto para asociarlo con una cotización directamente en la página Nueva/Editar cotización haciendo clic en Nuevo desde plantilla. Para más información, consulte Agregar o editar una cotización de Autotask.

Para agregar un proyecto desde una plantilla, haga lo siguiente:

  1. Abra el asistente Importar desde plantilla.
  2. Complete cada página del asistente. Para descripciones de páginas, consulte Páginas de asistentes.

NOTA  Si hace clic en Anterior para volver a una página previa, perderá sus configuraciones en la página actual.

  1. Cuando complete la última página, haga clic en Finalizar.

Su nuevo proyecto se abrirá en las páginas Nuevo proyecto o Editar proyecto. Usted puede efectuar cualquier adición o ajuste en este momento, o bien guardar el proyecto.

Las páginas de los asistentes Guardar como plantilla de proyecto e Importar desde plantilla son dos lados de la misma moneda y comparten la mayoría de las características.

Campo o característica Descripción
Página Seleccionar plantilla de proyecto (Solamente asistente Importar desde plantilla)
Plantilla del proyecto El asistente Importar desde plantilla comienza con la selección de la plantilla. Seleccione una plantilla desde la lista de todas las plantillas activas.
Página Información general
Información general

El asistente Guardar como plantilla de proyecto comienza con la página Información general. Esta página contiene los campos de Información general copiados desde el proyecto original, o bien copiados de la plantilla al nuevo proyecto.

  • Se asocia automáticamente una nueva plantilla a su organización local. El campo Organización no se puede editar. Cuando utilice la plantilla para crear un nuevo proyecto, deberá seleccionar una organización antes de poder guardar el proyecto.

  • La Fecha de inicio es de manera predeterminada la fecha actual, mientras que la Fecha de finalización se basa en la Duración y las Configuraciones de proyecto del proyecto original (o la plantilla). Estas configuraciones se guardan con la plantilla y se copian desde la plantilla al nuevo proyecto.

  • Todos los valores de campo pueden modificarse. Para descripciones de campos, consulte Información general.

NOTA  Al iniciar el asistente desde las páginas Nuevo proyecto o Editar proyecto, se omite la página Información general, ya que usted estará ingresando información general en la página Nuevo proyecto, o bien editando un proyecto si ya existe. Usted solamente importará elementos seleccionados desde la plantilla.
Página Seleccionar elementos programados
Lista de tareas y fases Haga clic en el número de línea para cada fase y tarea que desee copiar a la plantilla o el nuevo proyecto.
Para seleccionar varias fases y tareas que copiar, Ctrl + clic en los elementos deseados. Para seleccionar todas las fases y las tareas, haga clic en la casilla de verificación en el encabezado de columna de más de la izquierda.
  • Las fechas de inicio y finalización de elementos programados se vuelven a calcular según la fecha de inicio de la nueva plantilla o proyecto. Las fechas que serían en un fin de semana se moverán al siguiente día hábil.
  • El estado de todas las tareas en la nueva plantilla o proyecto se configura como Nuevo, independiente del estado de la tarea en el original.
  • Las sub-fases seleccionadas sin su fase principal aparecen como fases independientes.
  • Las listas de comprobación de tareas en cualquier tarea seleccionada se copian desde la plantilla y se configuran como Incompletas.
  • Los valores de UDFs en cualquier tarea seleccionada se copian desde el proyecto o la plantilla originales.

NOTA  Al editar un proyecto usando una plantilla, no se actualizarán los UDFs.

Elementos adicionales para copiar a o desde la página Plantilla de proyecto
Lista de elementos que usted puede seleccionar para copiar en el nuevo proyecto.

Usted puede copiar los siguientes elementos desde la plantilla:

  • Elementos de calendario: Note que los elementos de calendario retendrán su fecha original, incluso si están en el pasado. Si copia elementos de calendario, debe volver a programarlos.

  • Cargos de proyecto: La información del producto se copiará, pero no la información de facturación (Contrato, Tipo de pago, Número de orden de compra, etc.).

  • Miembros del equipo; los miembros del equipo que son contactos del cliente se copian en un nuevo proyecto sólo si el proyecto está asociado a la misma organización que la plantilla.

  • Configuraciones de proyecto: No aparece cuando usted abre el asistente desde las páginas Nuevo proyecto o Editar proyecto, o desde la página Programa en el proyecto. Usted puede editar estas configuraciones en las páginas Nuevo proyecto o Editar proyecto luego de finalizar el asistente, o desde la página Programa > Acciones > Proyecto > Editar configuraciones de proyecto luego de guardar el proyecto.
    Para una descripción de las configuraciones, consulte Configuración del programa.