Panorama de las organizaciones

Acerca de las organizaciones

Toda la información del cliente rastreada en Autotask se refiere a una organización. Cada registro de empresa en Autotask PSA representa una entidad comercial (una empresa u organización) que es un cliente, un prospecto, un socio o un proveedor.

Una organización puede tener múltiples contactos, oportunidades, proyectos, entradas, etc. Sin embargo, estas y otras entidades de Autotask no pueden crearse en Autotask sin estar asociadas a una organización.

El enfoque de Autotask es diferente del software de gestión de contactos, como Microsoft Outlook, porque refleja sus relaciones con organizaciones en lugar de con individuos. Los contactos son importantes, pero están sujetos a cambios a medida que las personas abandonan la organización o son ascendidas, mientras que su relación comercial con la organización persiste.

Propiedades especiales de su organización local

Para que Autotask funcione correctamente, su organización local debe tener un registro en su instancia de Autotask. El registro de su organización local tiene propiedades especiales. Consulte Su organización local en Autotask.

Gestión de organizaciones

Varias funciones le ayudan a gestionar las organizaciones en su instancia de Autotask.

El tipo de organización describe la relación de su organización con otra organización. Los tipos de organización están predefinidos; no se pueden modificar ni añadir. Entre las opciones, se incluye lo siguiente:

  • Cliente: organización a la que se venden productos o servicios.
  • Cliente potencial: tipo de organización que se utiliza para indicar un cliente potencial.
  • Cliente potencial: Tipo de organización que se utiliza para indicar un posible cliente.
  • Inactivo: Un cliente potencial que nunca se transformó en cliente.
  • Cancelación: Tipo de organización de Autotask que denota un antiguo cliente.
  • Proveedor: Un tipo de organización cuya relación comercial principal con su organización es brindar bienes y servicios.
  • Socio: Tipo de organización que se asigna a organizaciones como VAR, socios de subcontratación, etc.

El tipo de organización impone algunas restricciones:

  • En la página Nuevo ticket, sólo se pueden seleccionar Clientes, Socios y Proveedores. Los tickets para organizaciones de los tipos Cliente potencial, Cliente potencial, Muerto o Cancelación deben crearse en la pestaña Accesorio de tickets de la página Organización.

  • El procesamiento de correo electrónico entrante, el servicio de correo electrónico Añadir Ticket y la API pueden crear tickets para todos los tipos de organización excepto Muerto y Cancelación.

Las clasificaciones están asociadas a iconos que proporcionan identificadores visuales utilizados para categorizar y buscar organizaciones. Aparecen con el nombre de la organización en todo Autotask. Consulte Íconos de identificadores.

Un territorio es un área geográfica o un grupo de clientes de los que es responsable un agente de ventas individual o un equipo de ventas. Los territorios están asociados a organizaciones y su uso es opcional.

Los territorios se definen normalmente según la geografía, el potencial de ventas, el historial o una combinación de factores. Son usados por jefes de ventas para distribuir equitativamente y gestionar oportunidades. Consulte Territorios.

Los territorios pueden opcionalmente ser asignados a una región principal. Por ejemplo, el territorio Estado de Nueva York puede pertenecer a la región principal Noreste. Consulte Regiones.

Ubicación de las organizaciones y relaciones entre organizaciones matrices y suborganizaciones

En el mundo real, sus clientes no son todos empresas independientes donde todo el trabajo que usted hace para ese cliente está en una ubicación física y toda la facturación se envía a una dirección. Para gestionar el trabajo de los clientes que es más complejo que el escenario de un cliente, una dirección, Autotask proporciona dos opciones: múltiples ubicaciones asociadas con una organización en Autotask, y relaciones padre/suborganización entre dos organizaciones independientes.

Una ubicación es una unidad de negocio vinculada a una organización en Autotask. La unidad de negocio puede ser una ubicación física aparte, como una filial o una franquicia. También puede ser una división o agencia que opere en la misma ubicación física que la organización, como el servicio de urgencias de un hospital, donde el hospital es la organización Autotask. La organización gestiona toda la facturación de la unidad de negocio.

Todo el trabajo y los servicios que su organización local presta a la organización y a las ubicaciones de sus clientes se facturan a la organización, pero ésta puede realizar un seguimiento de la mano de obra, los costes y los gastos por ubicación del cliente. Usted puede asignar una ubicación de cliente a tickets, llamadas de servicio y elementos de configuración, filtrarla en Aprobar y contabilizar, incluir la ubicación del cliente en descripciones de elementos de facturación y usar la ubicación del cliente como una condición de la regla del flujo de trabajo de Atención al cliente. También puede generar reportes por ubicación del cliente.

Sin embargo, no podrá asociar contratos directamente con una ubicación. Tampoco podrá facturar a la ubicación directamente desde Autotask PSA.

NOTA  Puede usar la dirección de una ubicación de cliente como la dirección postal de facturación, pero los registros de facturación principales están asociados con la empresa.

Los contactos de las sedes están asociados a la organización. Un contacto de la organización puede estar asociado a una ubicación de la organización, y una ubicación puede estar asociada a varios contactos.

Una organización puede tener hasta 5000 sedes.

Para obtener información sobre cómo añadir y gestionar ubicaciones de organizaciones, consulte Añadir y editar ubicaciones de la organización.

Una suborganización es una organización independiente con su propio registro en Autotask que está asociada a una organización matriz.

A diferencia de las sedes de las organizaciones, las suborganizaciones pueden tener contratos de facturación independientes y se les puede facturar directamente. Además, tiene la opción de facturar a la organización matriz. Usted tiene la flexibilidad de decidir caso a caso a quién se facturará.

Existe una jerarquía estricta de dos niveles entre la organización matriz y las suborganizaciones. No se permite establecer relaciones de varias generaciones entre ellas:

  • Una organización puede ser una organización matriz o una suborganización, pero no ambas.
  • Una suborganización sólo puede tener una organización matriz, pero una organización matriz puede tener varias suborganizaciones.

La organización matriz puede utilizarse como campo de filtrado y agrupación en búsquedas e informes. Esto le permite utilizar la relación padre/suborganización como herramienta para agrupar organizaciones.

Consulte Pestaña Suborganizaciones.