Tipos de proyecto

Los proyectos de tipo Cliente e Interno son similares y a veces son agrupados como un solo tipo, por ejemplo, para permisos de seguridad. No obstante, cuando usted trabaja con proyectos, los dos tipos no son intercambiables.

• Use proyectos de tipo Cliente para supervisar tiempo y materiales facturables y no facturables de trabajo para un cliente. Los elementos facturables aparecen en Aprobar y contabilizar y pueden ser facturados al cliente. Puede crear un proyecto de cliente para cualquier tipo de organización.
• Use proyectos de tipo Interno para supervisar tiempo trabajado y materiales usado para su propia organización, como asimismo tareas llevadas a cabo para ella. Usted puede asignar recursos y rastrear costos internamente y entre departamentos. Aunque los cargos y los gastos asociados con un proyecto interno pasan a Aprobar y contabilizar y Generación de facturas, no sucede así con Mano de obra.

Le recomendamos encarecidamente que asocie siempre el proyecto de tipo interno a su organización local (consulte Su organización local en Autotask. ). Aunque puede asociar cualquier organización a un proyecto interno, la mano de obra del proyecto no aparecerá en Facturación y no se incluirá en ningún total de Datos financieros.

Los proyectos internos no aparecen en el Portal del cliente, aunque estén asociados a la organización que usa el portal.

NOTA  Para proyectos sin remuneración, use tipos de trabajo no facturables en vez de un proyecto interno.

Use Propuestas de proyectos para definir un plan de proyecto antes de que comience, o para crear un documento de ámbito para un cliente o prospecto. Una vez que se haya aceptado una propuesta, puede ser activada ya sea como proyecto de Cliente o como proyecto Interno.

Las propuestas son proyectos completamente definidos que son organizados en el sistema. Las tareas tienen recursos asignados a ellas. Estos recursos pueden ingresar tiempo para las tareas. Sin embargo, a diferencia de proyectos regulares, los recursos no pueden ver propuestas de tareas en Mi(s) > Tareas y tickets. Las propuestas de proyecto no aparecen en el Portal del cliente tampoco.

Hay tres maneras en que los recursos pueden ingresar su tiempo en propuestas de tareas:

• > Proyectos > Buscar > Propuestas > Abrir propuesta > Programa > Haga clic con el botón derecho sobre una tarea > Nueva entrada de tiempo
• Mi(s) > Hojas horarias > Hoja horaria actual > Nuevo > Tiempo de proyecto
• Mi(s) > Proyectos > haga clic en el botón derecho sobre el proyecto> Ver mis tareas para proyecto > Haga clic en el botón derecho sobre la tarea > Nueva entrada de tiempo

Las entradas de tiempo no aparecerán en Contratos > Aprobar y contabilizar mientras el proyecto sea aún una propuesta, pero el tiempo será rastreado en la hoja horaria del usuario. Cuando la propuesta esté activada como proyecto de tipo Cliente (Resumen del proyecto > Editar proyecto > Tipo, seleccionar Cliente), toda entrada de tiempo relacionada con las propuestas de tareas aparecerán en Aprobar y contabilizar. Esto le permite facturar por mano de obra llevada a cabo durante el proceso de ventas.

Los propuestas de proyectos no aparecen en el Portal del cliente, aunque estén asociados a la organización que usa el portal.

NOTA  Es importante seleccionar los tipos de trabajo facturables o no facturables correctos para mano de obra ingresada en la etapa de propuesta.

Las plantillas de proyectos son un grupo predefinido de fases, tareas e información relacionada con el proyecto. Todo proyecto o propuesta puede ser guardado como una plantilla para uso futuro. O bien, usted puede crear una plantilla de proyecto aparte y luego usarla para crear proyectos.

Use proyectos de tipo Plantilla como punto de partida para un nuevo proyecto de tipo Propuesta, Cliente o Interno. Trabajar con plantillas de proyectos le ayuda a estandarizar procesos y planes de proyectos, y le ahorra tiempo al crear un nuevo proyecto.

Usted puede cambiar el tipo de proyecto, pero hay algunas restricciones.

Antes de que se haya aprobado y contabilizado cualquier elemento de facturación, usted puede editar el proyecto y seleccionar cualquier tipo de proyecto. Luego de que se hayan aprobado y contabilizado los elementos de facturación, se aplican las siguientes reglas:

• Las propuestas pueden modificarse a un proyecto interno o de cliente en cualquier momento. Las entradas de tiempo efectuadas durante la etapa de propuesta aparecerán en Aprobar y contabilizar para permitirle facturar mano de obra llevada a cabo durante el proceso de ventas.
• También es posible convertir un proyecto Interno a un proyecto de cliente. Todos los elementos de mano de obra añadidos a la hoja horaria mientras el proyecto era interno aparecen en Aprobar y contabilizar para facturación, pero el importe facturable es cero.
• No es posible convertir un proyecto de cliente en un proyecto interno o un proyecto de propuesta.
• Todo tipo de proyecto puede guardarse como una plantilla de proyecto.