La página Programa del proyecto

Las fases son contenedores que organizan las tareas y los problemas en grupos. Los grupos pueden representar lo que sea que usted elija: por ejemplo, períodos de tiempo, metas individuales que deben ser alcanzadas para completar el proyecto, o tareas asignadas a un equipo o recurso específico.

La categoría de tarea determina si las fases son opcionales o requeridas. Si no son requeridas, usted puede crear un proyecto como una lista sencilla de tareas. O bien, usted puede configurar varios niveles anidados (hasta 15) de fases para organizar sus tareas y problemas.

Las fases pueden superponerse en tiempo. Su posición en la tabla de horarios no indica necesariamente una relación en el tiempo. Para ver fases y sus tareas y problemas en un cronograma, haga clic en el ícono del diagrama de Gantt. Consulte El diagrama de Gantt (vista de cronograma).

En el programa, las filas de fases que contienen una tarea u otra fase aparecen en gris claro. Cada fase tiene un número de Id. único que refleja la posición de la fase en la visualización del programa. Las tareas y los problemas contenidos en la fase o la sub-fase también tienen un número de Id. único. Este comienza con el número de Id. de fase seguido por un punto decimal. La numeración tras el punto decimal refleja la posición del elemento dentro de la fase.

La fecha de finalización de la fase se hereda de la fecha de finalización más reciente de las tareas dentro de la fase. Si la fecha de finalización de una tarea dentro de la fase se vuelve una fecha posterior a la fecha de finalización de la fase, esta última se ajustará.

NOTA  Las fases no tienen un estado asignado, pero cuando todos los elementos contenidos en una fase están configurados como completados, la fase mostrará Completado en la columna Estado del programa.
Una fase sin ninguna tarea no puede configurarse como Completada.

Dos tipos de asignaciones aparecen en el programa:

• Las tareas son asignadas a uno o más recursos internos o contactos de clientes. Los recursos internos pueden trabajar en una tarea, completarla e ingresar tiempo para ella. Para proyectos de clientes, el tiempo de recurso aparece para facturación en Aprobar y contabilizar. Los contactos de clientes pueden trabajar en una tarea y completarla si tienen acceso al Portal del cliente.

• Los problemas son tareas internas que a menudo no son parte del programa de proyecto original, pero que son añadidas a medida que el proyecto avanza para gestionar imprevistos. Con frecuencia, son de alta prioridad ya que tienen el potencial de desbaratar el proyecto.

Las tareas y los problemas son idénticos, a excepción de lo siguiente:

• En el programa del proyecto, los problemas se identifican con un ícono de problema. Para ver el ícono de problema , seleccione la columna Problema en el selector de columna.

• En el tablero de Proyectos, se mostrará un vínculo a todos sus problemas pendientes.

• Los problemas pueden también ser creados por usuarios del Portal del cliente, pero esto no es posible para las tareas.

NOTA  Le recomendamos que use tareas para la mayoría de sus asignaciones de proyectos. Reserve los problemas para tareas que requieran atención especial, como tareas imprevistas, o tareas que tengan el potencial de retrasar un proyecto.

Las tareas y los problemas pueden estar a nivel de proyecto o estar anidados dentro de una fase o una sub-fase. Se pueden comportar de manera independiente dentro del proyecto, o tener interdependencias asignadas.

NOTA  A menos que se indique otra cosa, las "tareas" incluyen tanto tareas como problemas.

Cada fase, tarea y problema que aparezca en la lista tiene un número de Id. Los números de Id. usan lugares decimales para indicar la posición de cada elemento en el programa y su relación con los otros elementos de programa. Cuando mueva una fase, tarea o problema en el programa, el número de Id. del elemento se actualizará para reflejar la nueva posición en el programa.

Los números de Id. son independientes de una fecha de elemento de programa. Un número de Id. alto no necesariamente indica que la tarea está programada para una fecha posterior en el proyecto.

Para mover elementos, correr las fechas de los elementos, o agregar un nuevo elemento debajo de un elemento específico, debe seleccionar el elemento.

Usted puede seleccionar cualquier fila en el programa y arrastrarla a un nuevo lugar.

1. Haga clic en el número de Id. de la fila y mantenga el ratón presionado.
2. Cuando vea la flecha de cuatro puntas, continúe con el ratón presionado sobre la fila a medida que la arrastra al lugar deseado.
3. Suelte la fila.

El número de Id. de los elementos que mueva, junto con los elementos que le siguen en el programa, se actualizan automáticamente.

NOTA  Mover la posición de un elemento en el programa no influirá en las fechas de inicio y de finalización de ningún elemento.

El menú contextual y el menú masivo contienen opciones para cambiar el nivel de jerarquía del elemento de un programa aplicando o anulando sangría en el elemento.

• Aplicar sangría (mayúscula + ctrl + flecha hacia la derecha) mueve el elemento hacia la derecha, un nivel hacia abajo en el esquema del proyecto
• Anular sangría (mayúscula + ctrl + flecha hacia la izquierda) mueve el elemento hacia la izquierda, un nivel hacia arriba en el esquema del proyecto

El número de Id. se ajusta para indicarla la nueva posición del elemento en la jerarquía.

Cuando aplique sangría a una tarea o fase que ya se encuentre en el sub-nivel más bajo en esta filial, el elemento en la fila de arriba se vuelve una sub-fase, y se lleva a cabo una copia de la tarea o la fase y se ubica en la sub-fase.

Antes de aplicar la sangría:

Después de aplicar la sangría:

Cuando anule la sangría de una tarea o una sub-fase, perderá la numeración de Id. de la fase sobre ella. Nunca se crea una fase o una sub-fase cuando usted anula la sangría de una tarea.

La segunda columna de cada fila de programa muestra el ícono de menú contextual. Desplace el cursor sobre el ícono para abrir un menú de comandos. No todos los comandos están disponibles para cada tipo de elemento.

El encabezado de la columna Id. muestra una pequeña flecha hacia abajo que abre el menú masivo. El menú masivo brinda comandos para ejecutar acciones en varias filas seleccionadas.

El programa tiene seis columnas obligatorias: Alerta, Fase/Tarea/Problema, Fecha de inicio, Fecha de finalización, Tipo de trabajo y Recurso(s). Hay disponibles diversas docenas de columnas adicionales desde el selector de columna.

Si intenta añadir tareas o incidencias con una categoría de tarea que tenga campos obligatorios adicionales, recibirá un mensaje indicándole que debe añadir las columnas a la tabla de planificación. Haga clic en el ícono Selector de columna y mueva la columna requerida desde el panel Disponibles al panel Columnas seleccionadas.

La columna Alerta muestra un ícono de calendario en la fila cuando cambios a ese elemento puedan interferir con dependencias anteriores, prevenir que una tarea se complete a tiempo, o causar otras variaciones de datos calculados automáticamente.

EJEMPLO  Una fecha ha sido ajustada manualmente, o se corrió la fecha de una fase y esto ocasionó que sus sub-elementos también se movieran. También puede indicar que la tarea no está permitiendo que otra tarea comience a tiempo; por ejemplo, si una tarea de duración fija es una tarea predecesora, no está completa, y la fecha actual es posterior a la fecha de finalización del elemento.

Un ícono de signo de exclamación en el calendario indica uno o más de los siguientes problemas más serios:

• La tarea puede no completarse a tiempo o ya está vencida.
• Una tarea sucesora fue completada antes que su tarea predecesora.
• Un valor para porcentaje completado ingresado manualmente es diferente del valor calculado del sistema.
• La tarea ha desencadenado más de una alerta.

Haga clic en el ícono para abrir la página del mensaje de alerta. Usted verá uno o más mensajes que describen la condición que desencadenó la alerta.

Para la mayoría de las alertas, el mensaje ofrece una opción para corregir o mejorar la condición. Puede hacer clic para implementar la opción o cerrar la alerta sin tomar ninguna acción.

Para ver un ícono de hito y así identificar fácilmente cada fase asociada con un hito en el programa del proyecto, seleccione la columna Hito en el selector de columna.

Para información adicional, consulte Gestionar hitos asociados de contratos.