La página Resumen de proyecto

El menú desplegable Nueva le permite agregar las siguientes entidades relacionadas con proyectos directamente desde la página Resumen:

• Miembro del equipo

• Cargo

• Gasto

• Ticket relacionado

• Nota

• Elemento de calendario

• Archivo adjunto

La función es idéntica a los botones Nuevo en las páginas de proyecto respectivas.

En el menú de Herramientas, puede hacer lo siguiente:

• Configurar el estado del proyecto como Completado. Esta opción está oculta para plantillas de proyectos. Consulte Completar un proyecto.

• Desactivar el proyecto. Desactivar y activar un proyecto

• Guardar el proyecto como plantilla. Consulte Guardar un proyecto como una plantilla.

• Ejecutar el reporte Prontas expiraciones. Haga clic en este botón para iniciar un reporte que muestre todas las tareas para las que la fecha de vencimiento o la fecha de finalización sea la fecha seleccionada.

• Combinar información de proyecto en un documento. Consulte Crear documentos con Combinación de documentos.

Organización

Organización o Nombre de la organización se refiere a la organización asociada a la entidad. Este campo es siempre obligatorio.

• En el modo Vista, el nombre aparecerá como hipervínculo para los usuarios con permiso para ver la organización, y como texto sin formato para todos los demás.

• En modo Nuevo, ingrese el nombre de la organización. A medida que escriba, Autotask irá sugiriendo posibles coincidencias. Haga clic en el nombre de una organización para seleccionarla y rellenar el campo. De modo alternativo, usted puede hacer clic en el ícono de selector para seleccionar la organización desde una lista. En algunas entidades, como ticket y oportunidad, puede hacer clic en el icono más a la derecha del icono selector para crear rápidamente una nueva organización. Consulte Añadir una organización.

• En modo Edición, este campo no puede modificarse para algunas entidades (por ejemplo, proyectos y dispositivos).

Identificador

Las clasificaciones están asociadas a iconos que proporcionan identificadores visuales utilizados para categorizar y buscar organizaciones. Aparecen con el nombre de la organización en todo Autotask. Consulte Íconos de identificadores.

En las páginas Nueva organización o Editar organización, seleccione una opción de clasificación en el menú desplegable.

Número externo

Este campo es opcional y puede editarse. Está disponible en múltiples entidades y puede proporcionar una referencia cruzada a un sistema de numeración externo.

Fecha de inicio

Ingrese el primer día del intervalo de fechas cuando la entidad esté activa o sea válida. Será de manera predeterminada la fecha de hoy, pero puede modificarse.

Contratos

La fecha de inicio del contrato se convierte en la fecha de facturación para todos los elementos facturados bajo el contrato.

EJEMPLO  Si la fecha de inicio es el 21 del mes, la facturación de todos los elementos de facturación del contrato ocurrirá el día 21. Si desea que su fecha de facturación esté a comienzos o fines de mes, pero desea prorratear servicios para el resto del mes actual, consulte Facturar un primer mes parcial.

NOTA  Si la fecha de inicio es una fecha que no está en el período actual (por ejemplo, la fecha de inicio es el 31 y el mes próximo tiene solamente 30 días), el último día del mes será utilizado para el evento de facturación.

IMPORTANTE  No es posible editar la fecha de inicio de un contrato de servicio recurrente, una vez que se haya añadido el período de servicio/paquete y guardado el contrato.

Oportunidades

La fecha de inicio se utiliza para calcular el número de días que la oportunidad está en trámite.

Proyectos

La fecha de inicio de todas las fases, las tareas y los problemas debe ser posterior o igual a la fecha de inicio.

Reglas de facturación

La fecha de inicio es el comienzo del primer período de facturación y la primera fecha de facturación. También establece el calendario para todas las fechas de facturación siguientes. Esta debe ser posterior o igual a la fecha de inicio del contacto.

EJEMPLO  Si la fecha de inicio es el 3 de enero, la siguiente fecha de facturación será el 3 de febrero. Si ingresa una fecha con el día 29, 30 o 31, y un mes no tiene tantos días, la fecha de inicio de ese período será el último día del mes. Si ingresa un día que es el último día de ese mes, usaremos el último día de cada mes que siga a ese mes.

Cada cargo de período se crea usando el recuento de unidades más reciente, el que es establecido por la fecha ingresada en el campo Determinar unidades/Crear cargos el: La fecha de recuento puede ser la misma fecha que la fecha de facturación, o una fecha anterior.

Si no hay un recuento de unidades en la fecha de inicio del primer período de facturación (porque el número del día seleccionado para determinar el recuento de unidades es posterior al número del día de la fecha de inicio), Autotask llevará a cabo un recuento de unidades cuando se cree la regla para usar para ese primer período de facturación.

Fecha de finalización

Ingrese el último día del intervalo de fechas en que la entidad esté activa o sea válida.

Contratos

Si la fecha de finalización no es el último día previsto de un periodo de facturación (tiene un último mes parcial), se prorrateará el cargo del último periodo de facturación.

Oportunidades

Introduzca una fecha de finalización prevista para el trabajo asociado a la oportunidad. El campo no afecta pronósticos de ingresos o ganancias.

Fases

Cuando se añaden tareas a la fase, la fecha de finalización de la fase se ajusta a la fecha de finalización de la tarea más reciente.

Reglas de facturación

No se crearán cargos para los períodos que hubieran comenzado después de la fecha de finalización. Si se deja en blanco, la creación de cargos se detiene en la fecha de finalización del contrato.

Si ingresa una fecha posterior a la fecha de finalización del contrato, aparecerá un mensaje que incluirá la fecha de finalización del contrato.

Número de orden de compra

Este campo aparece en entidades que son parte del flujo de trabajo de facturación y se aplica a la mano de obra y los cargos.

• Si usted asigna un número de orden de compra a una cotización (en la pestaña Términos) y luego cierra la oportunidad asociada usando el Asistente para obtener oportunidades, todos los cargos creados con el Asistente para obtener oportunidades heredarán el número de orden de compra.
• Si asigna un número de orden de compra a un contrato, los elementos de facturación asociados heredan el número de orden de compra del contrato.
• Si usted asigna un número de orden de compra a proyectos, tickets o tareas, ese número de orden de compra sobrescribirá el número de orden de compra del contrato asociado.
• El número de orden de compra aparece en facturas. Se crea una factura aparte para cada número de orden de compra. Si una organización tiene varios artículos de facturación asignados a diferentes números de pedido, Autotask generará varias facturas para esa organización.

Consulte Trabajar con números de orden de compra.

Duración

La longitud del contrato o el proyecto en días. Este campo está vinculado a la fecha de inicio y la fecha de finalización.

• En un proyecto, puede introducir el número de días en el campo Duración después de introducir una fecha en el campo Fecha de inicio, o bien puede introducir una Fecha de finalización y Autotask calculará la Duración. Las selecciones efectuadas en la sección Configuraciones del programa determinarán si la duración del proyecto se calcula usando días de calendario, o si incluirá días no laborales y feriados.

• En un contrato, la Duración se calcula como días de calendario entre la Fecha de inicio y la Fecha de finalización.

En modo Vista, la duración aparece como una barra de avance.

línea de negocios

Línea de negocios le permite clasificar las finanzas y segmentar los datos. Este campo aparece cuando está activada y habilitada la Estructura organizativa (Línea de negocios). Está disponible en las siguientes entidades: Contrato, Oportunidad, Pedido de venta, Proyecto y Ticket. Consulte Introducción a Línea de negocios.

Si un contrato está asociado a una línea de negocios diferente a la del ticket o proyecto, los elementos de facturación siempre heredan la línea de negocios del contrato, no de la entidad matriz. Consulte Reglas de herencia de líneas de negocios para entidades dependientes.

Seleccione un par División de negocios > Línea de negocios.

Departamento

Un departamento es una entidad organizativa de su empresa que está asociada a recursos y tipos de trabajo, y desempeña un papel en la seguridad del proyecto.

Proyectos:

Es opcional seleccionar un departamento. Cuando un departamento está asociado con un proyecto, puede usarse para buscar, filtrar y agrupar información relacionada con proyectos. No restringe qué recursos y tipos de trabajo pueden asignarse a tareas de proyecto.

Oportunidad

Una oportunidad es una venta potencial que usted ha identificado. Este campo aparece en entidades asociadas con una oportunidad de ventas. Dependiendo de los permisos, se aprecia el nombre de la oportunidad o un vínculo a la oportunidad.

Seleccione una oportunidad o haga clic en el ícono más para agregar una nueva oportunidad. Primero debe seleccionar una organización. Están disponibles todas las oportunidades activas asociadas a una organización.

Notas y tareas pendientes de CRM:

Las notas y tareas pendientes de CRM creadas desde la entidad de organización o contacto pueden hacer referencia opcionalmente a una oportunidad activa para la organización. Al agregar una nota desde la página Oportunidad, el campo Nombre de la oportunidad se rellena de manera predeterminada.

Contratos:

Si se creó el contrato mientras se ejecutaban los asistentes para cerrar oportunidades y para cerrar cotizaciones, la oportunidad es mencionada aquí.

Proyectos:

Usted puede asociar una oportunidad con el proyecto y hacer lo siguiente:

• Si esta es una propuesta de proyecto, convierta la propuesta en un proyecto mientras ejecuta el Asistente para obtener oportunidades. Los cargos cotizados se transformarán en cargos de proyecto. El pronóstico de Total de ingresos y Costo total de la oportunidad rellenará los campos Ingresos estimados y Costo estimado (si estos campos no contienen ningún valor). Consulte Cerrar oportunidades que haya obtenido.
• Usar los campos definidos por el usuario de la oportunidad vinculada para actualizar los campos definidos por el usuario del proyecto. Consulte Copiar campos definidos por el usuario de oportunidad a campos definidos por el usuario de proyecto.
• Cuando se complete el proyecto, podrá actualizar la oportunidad a Implementada desde el Asistente para completar proyectos. Consulte Completar un proyecto.

Cotizaciones:

Seleccione una oportunidad activa, cree una nueva oportunidad o permita que la oportunidad se cree automáticamente. Si se crea automáticamente la oportunidad, tendrá el mismo nombre que la cotización y los campos restantes tendrán como predeterminados los valores descritos en Valores predeterminados para oportunidades creadas automáticamente.

Pedidos de venta:

Si está habilitado Aprovisionamiento, se generarán automáticamente pedidos de venta desde oportunidades al ejecutarse el Asistente para cerrar oportunidades. El campo es de sólo lectura.

Tickets:

En este campo aparecerá una oportunidad si se ha ejecutado el asistente de para cerrar oportunidades y se ha seleccionado Asociar este ticket con esta oportunidad,creando este ticket en la cola de posventa.

Jefe de proyecto

El usuario responsable de la realización global del proyecto. Use los filtros Departamento, Grupo de trabajo o Cola para limitar los resultados y/o usar los filtros de columnas. El Jefe del proyecto recibirá una notificación de correo electrónico que le indicará que el proyecto ha sido creado.

Este campo es de manera predeterminada el usuario que crea el proyecto, pero puede modificarse o borrarse.

Contrato

Todas las entidades:

• Seleccionar un contrato es opcional. Si no se selecciona ningún contrato, se aplicará la facturación estándar de tiempo y materiales.
• El campo Contrato no está activo hasta que se selecciona una organización.
• El campo no está disponible si usted no tiene permisos de seguridad para modificar el contrato.
• Si usted seleccionó un contrato de servicio recurrente, debe también seleccionar un servicio o un paquete de servicios.

Tickets:

• Es posible que el campo Contrato ya esté rellenado si el cliente (o, si se trata de una sub-organización, la organización matriz) ha configurado un contrato de Atención al cliente por defecto.
• Si selecciona un dispositivo que está asociado a un contrato, prevalecerá el contrato del dispositivo, a menos que seleccione manualmente otro contrato.

Proyectos:

• Si selecciona un contrato con una fecha de inicio posterior a la fecha de inicio del proyecto o una fecha de finalización anterior a la fecha de finalización del proyecto, se abrirá un mensaje de advertencia. Para seleccionar el contrato de todos modos, haga clic en Aceptar. Asegúrese de editar el contrato y extender el cronograma del contrato, si es pertinente.
• Para crear un contrato para asociarlo con el proyecto, haga clic en el signo más . Usted puede seleccionar el tipo de contrato. El Nombre de la organización es por defecto la organización asociada al proyecto. Puede cambiar la organización a una organización que sea una organización matriz de la organización del proyecto. Consulte Suborganizaciones.

Responsable de organización

El recurso de su organización que asumirá la responsabilidad general de la relación con la empresa. El campo puede aparecer en otras entidades pero será de solo lectura.

Los usuarios seleccionados como gestores de cuenta deben tener permisos de seguridad para ver el tipo de organización y Míos o permisos de objeto superiores. Los responsables de empresa tienen los mismos permisos de seguridad que los miembros del equipo de empresa. Las organizaciones en las que usted es el gestor de cuentas o un miembro del equipo se encuentran en Mi > CRM > Organizaciones. Consulte Configuraciones de seguridad de CRM.

Tipo de contrato

El tipo de contrato es seleccionado cuando se crea el contrato y no se puede editar. En todas las entidades que aparece, es de solo lectura.

Los tipos de contrato se utilizan para apoyar diferentes necesidades de facturación. Las opciones son Bloque horario, Precio fijo,Por ticket, Servicio recurrente, Anticipo y Tiempo y materiales.

Para ejemplos de cuándo usar cada tipo de contrato, consulte Casos de negocios y tipos de contratos.

Estado de proyecto

Hay tres estados de proyecto de sistema: Nuevo, Inactivo y Completado, pero usted puede configurar adicionales. Consulte Estados de proyectos.

Para desactivar un proyecto, seleccione el estado Inactivo. Desactivar un proyecto lo pone en espera. El proyecto ya no aparecerá en listas de proyectos activos y las tareas ya no aparecerán en la página Mis tareas y tickets. Los recursos ya no podrán rastrear tiempo ni ingresar notas en las tareas para este proyecto.

Para reactivar un proyecto inactivo, seleccione un estado que no sea ni Inactivo ni Completado.

Cada vez que actualice el estado del proyecto o los detalles del estado, una nueva nota del proyecto con detalles del cambio se guardará en la vista Notas del proyecto.

Fecha de estado

Los campos Fecha del estado y Hora del estado se actualizan cada vez que usted selecciona un estado distinto, incluso si el estado del proyecto se configura como Completado.

NOTA  La Fecha de compleción del proyecto se configura la primera vez que el estado del proyecto se actualiza como Completado, y no se modificará.

Este campo está oculto si el proyecto es una plantilla o un proyecto base.