Crear documentos con Combinación de documentos

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Las variables son los marcadores de posición para campos de datos de Autotask en su plantilla de documento.

La mayoría de los campos de sistema de Autotask tienen variables pre-configuradas y listas para usar. Para una lista de estas variables, consulte Usar variables en el editor HTML.

1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
2. Desde el menú desplegable, seleccione una plantilla. Una vez seleccionada, el contenido de la plantilla aparecerá en el editor al final de la página.

Las plantillas de documentos adicionales deben ser creadas por un administrador del sistema. Para más información, consulte Plantillas de combinación de documentos.

En esta sección, usted seleccionará los elementos relacionados con esta combinación. Esto le permitirá a Autotask reemplazar las variables dinámicas en su plantilla con los valores correctos.

Los valores se pre-seleccionarán para usted si se selecciona la combinación de documentos desde esa entidad. Por ejemplo, si se accede a la combinación de documentos desde un proyecto, la información relacionada con ese proyecto estará pre-seleccionada en la sección Información de combinación. Escriba un nuevo valor o haga clic en el ícono de selector.

IMPORTANTE  Si hay un campo deshabilitado, significa que la plantilla seleccionada no contiene ninguna variable relacionada con ese campo.

Pueden usarse las siguientes entidades en la combinación:

• Contacto
• Contrato
• Dispositivo
• Oportunidad
• Organización
• Ubicación de la organización
• Proyecto
• Cotización
• Recurso
• Pedidos de venta
• Tarea
• Ticket

NOTA  Si se selecciona un ticket o una tarea, el contacto de la empresa del ticket o de la tarea se utilizará en las variables de contacto de la plantilla, independiente de las selecciones realizadas en el campo Contacto. Si no hay ningún contacto de la empresa en el ticket o la tarea, no se combinará ningún dato de contacto, aunque se introduzca un valor en el campo de contacto de esta sección.

En esta sección, usted puede modificar su documento y generar la versión final como documento PDF.

Complete los siguientes pasos:

1. Modifique el documento según se necesite para prepararlo para la combinación. Esta sección usa el editor HTML, lo que le permite modificar y dar formato a texto, incluido el uso de fuentes, colores, alineación, sangrías, listas con viñetas y numeradas; insertar imágenes o variables; y deshacer o rehacer su trabajo. Para información sobre cómo trabajar en el editor HTML, consulte El Editor HTML.
2. Seleccione Variables de combinación. Estas reemplazarán las variables dinámicas en la plantilla con los valores de Autotask, usando las selecciones realizadas en el paso Información de combinación más arriba. No debe hacer clic en esta opción hasta que esté seguro de que las selecciones en el paso más arriba están completadas. Una vez que ocurre la combinación, no se puede deshacer. Sin embargo, usted puede insertar variables adicionales en el documento y llevar a cabo la combinación nuevamente en esas variables.
3. Seleccione Generar PDF. Esto creará un documento PDF. Una vez creado, el documento PDF puede guardarse, imprimirse y distribuirse. Si no está satisfecho con los resultados, puede efectuar cambios en el editor HTML y hacer clic nuevamente en Generar PDF.
4. Una vez que esté satisfecho con el documento PDF que acaba de crear, puede imprimirlo, distribuirlo y guardarlo fuera de Autotask. No se guarda automáticamente en Autotask. Para mantener una copia del documento en Autotask, guárdela como archivo adjunto a una entidad relacionada.