Añadir o editar notas de proyecto o de fase de proyecto

SEGURIDAD  Todos los usuarios de Autotask que tienen acceso a la entidad principal

NAVEGACIÓN > Proyectos > Buscar > Proyectos > haga clic en Buscar > menú contextual > Ver proyecto > Notas > Nuevo

NAVEGACIÓN > Proyectos > Buscar > Proyectos > haga clic en Buscar > menú contextual > Ver proyecto > Programa > Menú contextual de fases > Nueva > Nota

IMPORTANTE  Para información importante sobre notas, consulte Usar notas en Autotask.

Para añadir o editar una nota de proyecto o una nota de fase, haga lo siguiente:

  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
  2. Abra la página Nueva nota de la entidad principal y rellene los siguientes campos:
Elemento Descripción

La sección de encabezado de una nota de proyecto contiene el ícono del encabezado del proyecto, el número único del proyecto, los íconos para copiar el número del proyecto, la URL del proyecto, y el número y el nombre del proyecto en el portapapeles, así como la empresa y el nombre del proyecto de la entidad matriz.

La sección de encabezado de una nota de fase contiene el ícono de encabezado de la fase/tarea, el número de la fase, los íconos para copiar el número de la fase y el número de la fase y el título de la fase en el portapapeles, y el nombre de la fase y el nombre de la empresa.
Campo  

Cargo

Título de la nota

La creación de títulos con palabras clave le permitirá encontrar notas más tarde en listas y búsquedas. Una configuración en la pestaña General de la categoría determinará si se requiere un título de nota para las notas de tareas y tickets. Consulte Títulos de notas.

Ingrese un título para la nota.

Descripción

Descripción (Nota)

En entidades como ticket, tarea, nota y tarea pendiente, el campo Descripción es una parte fundamental del registro de información. Donde sea que esté disponible, rastrea información esencial acerca del registro.

Ingrese el texto de la nota (hasta 32.000 caracteres, 1 millón de caracteres para notas de tareas y tickets) en el campo Descripción. Para notas más extensas, usted puede cambiar el tamaño del campo agarrando la esquina inferior derecha y arrastrándola hacia abajo. Este campo permite texto enriquecido, incluidas imágenes incorporadas. También se guardará una versión de texto sin formato de las notas y se mantendrá sincronizada con la versión de texto enriquecido. Consulte El editor de texto enriquecido.

Tipo de nota

Tipo de nota

Los tipos de notas son categorías aplicadas a notas. Organizan las notas en función de su entidad principal, su función y para quién se publican. Consulte Tipos de nota para más información.

La Búsqueda global de notas puede filtrarse por el campo Tipo de nota. Consulte Ejecutar una búsqueda global de notas.

En las entidades en las que pueda elegir, acepte el valor predeterminado o seleccione un Tipo de nota diferente en la lista desplegable.

Publicar para

Publicar para

El tipo de publicación determina quién puede ver las notas o abrir los archivos adjuntos creados por un recurso (la visibilidad de las notas del sistema está determinada por el nivel de seguridad del lector). Se puede heredar del tipo de nota (pero puede editarse), o bien seleccionarse directamente del menú desplegable Publicar para. Las siguientes opciones están disponibles:

  • Todos los usuarios de Autotask: La nota o el archivo adjunto pueden ser vistos por recursos internos y co-administradores, como asimismo por contactos de clientes con acceso del Portal del cliente a la entidad principal. Consulte Agregar o editar niveles de seguridad del Portal del cliente.
  • Sólo internos: (no disponible para niveles de seguridad co-administradores al agregar archivos adjuntos). La nota o el archivo adjunto pueden ser vistos por recursos internos, a excepción de aquellos con un nivel de seguridad co-administrador. Algunas entidades donde esta es la única opción tiene una casilla Sólo internos.
  • Internos y co-administradores (sólo tickets y notas de ticket): La nota o el archivo adjunto pueden ser vistos por los recursos internos y los recursos que tienen un nivel de seguridad co-administrador. Consulte Soporte técnico co-administrado (de sistema). Los siguientes tipos de nota de sistema son de manera predeterminada esta configuración Publicar para:
    • Absorbió otro ticket
    • Copiado a proyecto
    • Duplicar nota de ticket
    • Reenviar/Modificar nota
    • Ticket en el que se combinó
    • Si un usuario co-administrador envía un correo electrónico y la configuración del buzón se establece en Sólo interno, se publica en Interno y co-administradores de todos modos
    .
  • Equipo del proyecto (solo notas de proyecto): La nota puede ser vista por miembros internos y miembros del equipo del cliente del proyecto.

Los archivos adjuntos sin un selector de Publicar para heredan la visibilidad de la entidad principal.

EJEMPLO  Cuando agregue un archivo adjunto mientras edita una nota de ticket, la opción Publicar para de la nota de ticket será aplicada al archivo adjunto.

Mostrar esta nota como un anuncio

Seleccione esta casilla de verificación para mostrar la nota bajo Anuncios en la página Resumen del proyecto. Consulte Sección Anuncios.

En la sección Notificación rápida (Notificar a través de "Para"), puede utilizar casillas de verificación para añadir rápidamente destinatarios de notificaciones comunes basadas en funciones al correo electrónico de notificación de notas o entradas de tiempo. Los destinatarios seleccionados son añadidos al campo Para:; los campos CC: y CCO: no se rellenan.

Las casillas de verificación son accesos directos para seleccionar manualmente o desmarcar destinatarios basados en funciones en el panel Notificación. Si se añaden o quitan destinatarios del campo Para en el panel Notificación, las casillas coincidentes basadas en funciones se seleccionarán o desmarcarán.

El nombre del usuario que está cumpliendo la función se añade al nombre de la función. Si se añade más de una persona, +# se añade al nombre de pila. Si el ticket no tiene un valor para una función, la casilla de verificación para ese destinatario seguirá habilitada, ya que aún puede ser seleccionada en el panel Notificación. Al añadir o cambiar un valor para un destinatario a través de la sección Ediciones rápidas de tickets, los nombres que aparecen junto a esa casilla se añadirán o cambiarán en consecuencia.

En esta sección, se agregan nuevos archivos adjuntos. Se guardan como respuestas a la nota o la entrada de tiempo a la que se agreguen.

La sección Agregar nuevos archivos adjuntos siempre se contrae. Cuando se amplía en el formulario Nueva nota o Nueva entrada de tiempo, se abrirá automáticamente el cuadro de diálogo Nuevo archivo adjunto.

  1. Complete el cuadro de diálogo Nuevo archivo adjunto. A medida que guarde cada archivo adjunto, aparecerá en la cuadrícula de archivos adjuntos. Consulte Agregar y gestionar archivos adjuntos.

  2. En notas que pueden volverse un correo electrónico de notificación, se pueden incluir archivos adjuntos. Para agregar el nuevo archivo adjunto al correo electrónico de notificación, seleccione Incluir archivos adjuntos en correo electrónico en el panel de notificación. Usted puede hacer que esta sea una configuración predeterminada.

  3. Para completar el proceso de archivos adjuntos, debe guardar la nota o la entrada de tiempo. Si cierra sin guardar, los archivos adjuntos no se cargarán ni se adjuntarán a la entidad principal.

NOTA  Cuando se abre desde el cuadro de diálogo o página de entrada de tiempo de ticket, usted puede seleccionar la casilla Solamente internos. En el cuadro de diálogo o la página Nota, esta casilla no está y el archivo adjunto hereda la configuración de la nota.

Esta sección aparece cuando se edita una nota de proyecto que tiene anexos existentes. Consulte Gestionar archivos adjuntos.

Las páginas Nueva y Editar para cada entidad presentan un panel de notificación al que se accede desde un identificador persistente al final de la página.

Para más información, consulte Panel de notificaciones.

  1. Haga clic en Guardar. La nota se añade a la tabla Notas de la entidad.