Agregar o editar una tarea

1. Para agregar la tarea a un punto específico en el programa, seleccione la fila justo sobre el espacio en el que desee agregar la tarea.

NOTA  Si no selecciona ninguna fila, la nueva fila de tareas se añade al final del programa.

2. Desde el menú Nuevo, seleccione Abrir en programa > Tarea (Usar categoría predeterminada), o Tarea (Seleccionar una categoría de tarea).

Si selecciona Tarea (Usar categoría predeterminada), una nueva fila con campos editables se abre debajo de la fila seleccionada. La categoría se configura como la predeterminada del usuario y no puede editarse.

Si selecciona Tarea (Seleccionar una categoría de tarea), se abrirá la ventana Seleccionar una categoría de tarea. Seleccione una categoría desde el menú y haga clic en Aceptar. Una nueva fila con campos editables se abre debajo de la fila seleccionada. La categoría se configura como la de su selección y no se puede editar.

3. Complete todos los campos obligatorios y los campos visibles adicionales según lo estime necesario.

4. Cuando finalice, haga clic en Guardar.

Si su tarea no está el el lugar del programa que usted desea, puede usar los comandos de aplicar sangría y anular sangría, como asimismo arrastrar y colocar, para mover la tarea. Consulte Aplicar o anular sangría de elementos del programa.

1. En el programa, haga clic en la fila de la tarea que desee editar. No haga clic en el Id. de la tarea.
2. Edite los campos disponibles.

NOTA  Los campos con un triángulo rojo en la esquina superior derecha son obligatorios. Los campos obligatorios deben tener un valor para que los pueda guardar.

1. Haga clic en Guardar.

NOTA  Para modificar campos seleccionados en tareas múltiples de una sola vez desde el programa del proyecto, use la característica Reenviar/Modificar.

1. Abra el programa de proyectos. Desde el menú Nuevo, seleccione Abrir en "Nueva" página.

Si ha configurado su perfil para que le pida que seleccione una categoría para las nuevas tareas, se abrirá la página de solicitud.

Seleccione uno de los favoritos codificados por colores que ha configurado en los ajustes de su perfil, o seleccione una categoría diferente en el menú Categoría de tarea. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana.

Si hace clic en Omitir, la ventana se cerrará y la categoría de sistema predeterminada se asignará a la nueva tarea.

2. Complete los campos y las configuraciones restantes como se describe a continuación.
3. Haga clic en Guardar.

1. Abra el programa de proyectos.
2. Ubique la tarea a editar, desplace el cursor sobre el ícono de menú contextual y seleccione Editar.
3. Complete o modifique los campos según lo desee y guarde.

NOTA  Usted puede editar Horas restantes desde el programa del proyecto o desde la página Editar entrada de tiempo de tarea, pero no desde la página Nuevo/Editar tarea. Para información sobre horas restantes, consulte Estimados y horas restantes.

En la página Editar tarea, usted puede cambiar la categoría de una tarea existente, ya sea manualmente, o bien aplicando una plantilla de formulario que especifique una categoría de tarea distinta.

Cambiar la categoría de tarea puede cambiar los valores de campos predeterminados, qué campos son visibles y obligatorios, qué opciones hay disponibles para selección en listas de selección, y qué características hay disponibles en la tarea.

Antes de cambiar la categoría, asegúrese de saber cómo el cambio influirá en sus tareas. Consulte Consecuencias de ocultar campos.

Si efectúa cambios a cualquier campo en la página Nueva o Editar tarea, y no los guarda, y luego usted cambia la categoría de tarea, se abre un aviso inmediatamente. Usted puede elegir guardar o descartar sus cambios no guardados antes de aplicar la nueva categoría de tarea o plantilla de formulario.

• Si hace clic en Sí, guardar mis cambios, la tarea se guardará con los cambios que haya realizado. Luego, se aplica la categoría de tarea; o bien, si seleccionó una plantilla de formulario, se aplica la plantilla de formulario, incluida la nueva categoría de tarea.
• Si hace clic en No, descartar mis cambios, se descartan los cambios no guardados en la página. Luego, se aplica la categoría de tarea; o bien, si seleccionó una plantilla de formulario, se aplica la plantilla de formulario, incluida la nueva categoría de tarea.

En cualquier caso, la página se volverá a cargar en modo de edición con el diseño de la nueva categoría de tarea. Realice cualquier cambio adicional y luego cambie la tarea.

Los usuarios con los permisos necesarios pueden modificar los campos de la tarea que afectarán a la forma en que se procesa la mano de obra introducida en la tarea.

• A nivel de proyecto, puede cambiar el contrato de facturación.
• A nivel de tarea, puede cambiar el tipo de trabajo.

Estos cambios no sólo pueden afectar a las entradas de tiempo futuras, sino también a las que aún no se han contabilizado.

• A nivel de proyecto, puede aplicar un nuevo contrato, pero las funciones y los tipos de trabajo no se modificarán, aunque estén excluidos por el nuevo contrato.
  
• En el nivel de la tarea, la actualización del tipo de trabajo puede cambiar no solo los modificadores de la función de facturación, sino también cómo se procesan las entradas de tiempo no contabilizadas. Si se selecciona un tipo de trabajo que tiene asociado un tipo de trabajo fuera de horario, y la entrada de tiempo se realiza parcial o totalmente fuera del horario laboral normal, se aplica el tipo de trabajo fuera de horario.
  
  

Consulte Consecuencias de ocultar campos.

Los siguientes campos aparecen en el encabezado del panel Detalles en el orden presentado. Organización, Proyecto y Estado aparecen siempre y son obligatorios. La Prioridad no es obligatoria y puede ocultarse a nivel de categoría de tarea.

Los siguientes campos están disponibles para visualización en el panel Detalles. Los campos deben estar en una sección. La categoría de tarea controla qué secciones aparecen en la tarea, y qué campos contienen. Las secciones pueden variar entre categorías de tarea. Una categoría de tarea puede no incluir todos los campos que aparecen a continuación.

Campo	Aparece en la página Reenviar/Modificar	Descripción
Horas del pedido de modificación		De solo lectura. No aparece en la página Nueva tarea.
Acceso al Portal del cliente		Este campo controla si la tarea está disponible o no para contactos por medio del Portal del cliente. Seleccione una de las siguientes opciones: Puede ver y completar - Esta opción puede utilizarse para tareas que dan el visto bueno o la aprobación a un proyecto. Puede ver, no puede completar - Esta es la opción por defecto. Los usuarios del Portal del Cliente verán la tarea, pero no podrán cambiar su estado. No se puede ver (Interno) - Esta opción ocultará la tarea en el Portal del Cliente.
Fecha/Hora de compleción		De solo lectura. Muestra la fecha y la hora en que se completó la tarea.
Completado por		De solo lectura. Muestra el nombre del recurso que completó la tarea.
Contactos		Asigne la tarea a uno o más contactos de cliente. Seleccione contactos del selector de datos, o comience a escribir el apellido y seleccione el contacto de la lista. El selector de datos muestra sólo los contactos asociados a la organización asociada al proyecto de la tarea. Los contactos seleccionados se añaden al equipo del proyecto y recibirán correos electrónicos enviados mediante la función de correo electrónico a los miembros del equipo. Aparecerá un icono de notificación junto al nombre de cada contacto. Si el contacto seleccionado es un usuario del Portal del Cliente, el contacto puede ver las tareas en el portal. Los contactos no pueden ingresar tiempo en una tarea. Este campo no puede tener un valor por defecto.
Contrato		De solo lectura. Muestra el contrato asociado con el proyecto de la tarea, si existe un contrato.
Departamento		Seleccione el departamento con el que desee asociar la tarea. La selección de departamento ya no limita la selección en los selectores de Recursos primarios y secundarios a los recursos asociados al departamento. Cambiar el departamento no borrará el campo del recurso. Si está activada la opción Otras opciones > Sólo permitir al usuario asignar tipos de trabajo que coincidan con la configuración del sistema de departamentos de la tarea, seleccione primero el Departamento para rellenar las listas de Nombre del tipo de trabajo. El tipo de trabajo es obligatorio al asignar un recurso. En la página Nuevo, si la categoría de tarea especifica un departamento predeterminado que está activo, ese departamento rellena este campo. Si la categoría de tarea no especifica un departamento, y el proyecto de la tarea tiene un departamento predeterminado que esté activo, el departamento del proyecto rellenará el campo. Esto se aplica si el campo Departamento está oculto, excepto que Autotask no comprueba si el departamento predeterminado del proyecto está activo.
Duración (días)		El número de días que tomará completar la tarea. Al guardar, la fecha de finalización de la tarea es configurada automáticamente según esta cantidad. O bien, si usted especifica la fecha de finalización, la duración se configura automáticamente según la diferencia entre la fecha de finalización y la fecha de inicio. Trabajo fijo: Cuando el cálculo automático no está activado, introduzca la duración manualmente. El cálculo automático es habilitado cuando está seleccionada la opción Usar capacidad para calcular duración. Para detalles sobre los cálculos, consulte Capacidad de recursos diaria. NOTA  Para habilitar el cálculo automático según la capacidad de recursos, seleccione la casilla de verificación para "Usar capacidad para calcular la duración de tareas de trabajo fijo" en una de tres páginas: la página Editar proyecto (Resumen > Opciones > Editar proyecto > Capacidad diaria); la página Configuraciones de proyecto (Programa del proyecto > Herramientas > Configuraciones de proyecto) o la barra de herramientas de la página Programa del proyecto. NOTA   No se calculará la duración cuando las horas estimadas equivalgan a 0. Duración fija: Introduzca manualmente el número de días que tardará en completarse la tarea. Para ambos tipos de tarea, al Guardar, el campo Fecha final se ajusta para reflejar la duración de la tarea. Se respetan las configuraciones de proyecto para horario laboral y feriados. NOTA  Si ajusta manualmente la fecha de finalización, al guardar, la duración se ajustará para reflejar la fecha especificada. La duración máxima de una tarea es 20 años.
Fechade finalización/Duración o Fecha de finalización		La página de la tarea debe presentar la Fecha de finalización/Duración o Fecha de finalización. Una de las dos debe incluirse con los campos visibles. No es posible mostrar las dos. Si ambos campos son visibles, o ambos están ocultos, no podrá guardar la categoría de tarea. La fecha de finalización es obligatoria, tanto si va acompañada de la duración como si no. Usted debe especificar la fecha en que finalizará la tarea. Si Fecha final/Duración es el campo visible en la categoría de tarea, aparecerán dos campos separados, Fecha final y Duración en la tarea. El importe de la Duración se calcula automáticamente en función de la Fecha de inicio y la Fecha de finalización. Si el campo Duración se completa primero, o se edita, se actualizará el campo Fecha de finalización. La duración máxima de una tarea es de 20 años.
Estimado (h )y Por recurso (h)		Estos dos campos son interdependientes y qué campo usted completa depende del tipo de tarea que seleccione. Si selecciona Trabajo fijo, se habilita el campo Estimado (h), e introduce el número total de horas que estima para la tarea. Se calculan las Horas por recurso. Si ha seleccionado Duración fija, se habilita el campo Por recurso (h), y se introduce el número de horas que va a durar la tarea para cada recurso. El campo Horas estimadas se calcula multiplicando las Horas por recurso por el número de recursos asignados. NOTA  Si usted ajusta las horas estimadas y las horas restantes manualmente en la página o el programa de entrada de tiempo, se abrirá un mensaje. Usted tendrá la opción de mantener los ajustes previos realizados a las horas restantes o de volver a establecer los ajustes en 0.00. NOTA  En el programa, usted puede mostrar las columnas Horas estimadas, Horas reales y Horas restantes para rápidamente evaluar el progreso de fases y tareas. Horas restantes = Horas estimadas - Horas reales (esto es, tiempo ingresado relacionado con la tarea). Note que si las horas reales son más que las horas estimadas, las horas restantes equivaldrán a 0. El número de horas que aparece para fases es la suma de horas de tarea. Por lo tanto, una o más tareas con 0 horas restantes pueden ocasionar que la fase muestre que las horas restantes son mayores a 0, incluso cuando las horas reales sean más que las horas estimadas.
Filtrar recursos por funciones de facturación de proyecto		Esta casilla aparece en las listas de escritura anticipada y en los selectores de datos de los campos de Recursos. Seleccione esta casilla para que se muestren solos miembros de equipo y funciones de facturación asociados con el proyecto. Cuando se borra la selección de la casilla, los usuarios pueden seleccionar desde todas las combinaciones recurso-función. NOTA   Si selecciona un recurso que no forma parte actualmente del equipo del proyecto, el recurso se añadirá al equipo.
Filtrar el campo Recurso principal por funciones de facturación del proyecto
Filtrar campo Recursos secundarios por funciones de facturación de proyecto
Ícono Encontrar recurso		Inicia el Asistente de búsqueda de recursos para ayudarle a encontrar recursos adecuados para la tarea. Cualquier recurso que seleccione con esta herramienta de búsqueda es agregado automáticamente a la tarea con la asignación apropiada. NOTA  Para más información, consulte Asistente para encontrar recursos. El Asistente de búsqueda de recursos requiere que su empresa use la pestaña Habilidades de la página Gestión de recursos para rastrear habilidades, certificados y capacitación, y grados de todos los recursos, para así poder identificar los recursos que posean un conjunto de habilidades coincidentes. Esta función también está disponible en la pestaña (secundaria) Recursos.
Horas por recurso		El número de horas que cada recurso asignado requerirá para completar la tarea. Este valor se pasa a los informes de Utilización de Recursos y Carga de Trabajo. Depende del tipo de tarea: Trabajo fijo: rellenado automático y no editable. Muestra el número de horas estimadas dividido por el número de recursos asignados. Duración fija: Introduzca el número de horas que estima que cada recurso dedicará a la tarea. Por ejemplo, si crea una tarea de duración fija para una sesión de formación de 1 hora, cada recurso dedicará 1 hora a esa tarea, por lo que Horas por recurso = 1.
Problema		Un problema de proyecto es un tipo especial de asignación remitida que es usualmente una prioridad. Los problemas a menudo surgen de modo inesperado y tienen el potencial de retrasar el proyecto. Para hacer que este elemento se vuelva un problema, seleccione esta casilla de verificación. Las incidencias también pueden ser creadas por los usuarios del Portal del Cliente, o notificadas por los clientes, en cuyo caso es posible que desee indicar quién notificó la incidencia. Consulte la sección Problema comunicado por, más abajo. Puede acceder a las incidencias del calendario desde Ver > Tareas y incidencias > Incidencias. La columna Problema en el programa muestra un ícono para identificar problemas. Consulte también ¿Cuál es la diferencia entre tareas y problemas?
Problema reportado por		Disponible solo cuando está seleccionada la casilla de verificación Problema, para usar cuando un cliente reporte el problema o cree el problema en el Portal del cliente. Use el selector de datos para encontrar el nombre del contacto del cliente, o comience a escribir el apellido y selecciónelo desde el nombre correcto en la lista.
Ubicación		Haga clic en el selector de datos y seleccione la ubicación que desea asociar con la tarea. Si la ubicación es requerida pero no está seleccionada, se usará la ubicación principal de la empresa.
Fase		Haga clic en el selector de datos y seleccione la fase de proyecto a la que desee agregar la tarea. Si ya aparece una fase en el campo, puede seleccionar una fase diferente o hacer clic en la X para borrar el campo. Si no se ha seleccionado ninguna fase, la tarea es añadida a nivel de proyecto al final del programa.
Tareas anteriores		Si existen fases u otras tareas que deban completarse antes de que comience el trabajo en este elemento, haga clic en el selector de datos. Para detalles sobre cómo seleccionar tareas anteriores, consulte Tareas anteriores y posteriores.
Recurso principal Recursos secundarios	(recurso principal)	Determine el recurso principal responsable de completar la tarea. Seleccione un recurso del selector de datos, o comience a escribir el apellido y seleccione el contacto de la lista. NOTA  Usted puede tener solamente un recurso principal. Filtrar recursos (Primarioso Secundarios) por roles de facturación del proyecto: seleccione esta casilla para limitar la selección en los selectores de recursos para los recursos Primarios o Secundarios a los miembros del equipo y roles asociados con el proyecto. NOTA   Si selecciona un recurso que no sea actualmente parte del equipo del proyecto, el recurso será agregado al equipo. NOTA  Si está habilitada la configuración del sistema “Verificar disponibilidad de recursos", cuando guarde la tarea, Autotask verificará la disponibilidad del recurso principal basándose en las "Horas por recurso” y las fechas de inicio y de finalización de la tarea. Si el recurso no tiene suficiente tiempo disponible, se abre un mensaje que le permite cancelar y re-asignar o continuar. Para información adicional, consulte Configuraciones de sistema de proyectos. NOTA  Si este campo no es obligatorio, usted puede dejar la tarea asignada a nivel de departamento. Los jefes de departamento pueden acceder a tareas a nivel de departamento en la página Mis tareas y tickets; seleccione Mostrar > Tareas de departamento no asignadas. Utilice el icono para mover un recurso primario al campo Recurso secundario. El ajuste "Requerir Departamento al asignar un recurso(s) a tareas/temas" ha sido retirado.
Orden de prioridades		Si su empresa ha definido una lista numérica externa de prioridades de tarea, ingrese un número de prioridad aquí. El número debe indicar la importancia relativa de la tarea. La lista de números de prioridad no es almacenada en Autotask. Este campo es siempre obligatorio. El valor predeterminado es 0. Si su empresa no usa el campo Orden de prioridades, deje el valor predeterminado de 0 y luego oculte el campo. Consulte también Prioridad.
Desviación proyectada desde horas estimadas		Si la tarea tiene una desviación proyectada desde las horas estimadas, este campo de solo lectura mostrará ese número. Consulte Estimados y horas restantes.
Número de orden de compra		Si el proyecto tiene un número de orden de compra asignado, ese número aparece aquí. Usted puede editarlo. Este número de orden de compra se transforma en el número de orden de compra predeterminado para la mano de obra y los gastos asociados con esta tarea. Aparece en facturas y se genera una factura separada para cada número de orden de compra. Si se cambia el número de orden de compra y hay cargos no contabilizados (órdenes de cambio) o gastos asociados a la tarea que tienen el número de orden de compra original, al guardar el cambio aparecerá un mensaje que indicará cuántos artículos tienen el número de orden de compra original y ofrecerá la opción de actualizar todos esos artículos al nuevo número.
Recursos secundarios (Función)		Este campo nunca es requerido. Seleccione uno o más recursos secundarios desde el selector. En el calendario del proyecto, el número de recursos secundarios aparece entre paréntesis después del nombre del recurso principal. NOTA  Usted puede tener hasta 57 recursos secundarios. Use el ícono de flecha hacia arriba y hacia abajo para mover un recurso principal al campo Recurso secundario. Si hay un recurso principal actualmente asignado, ese recurso se mueve hacia abajo a la lista de Recursos secundarios.
Fecha/Hora de inicio o Fecha de inicio		La página de la tarea debe presentar o la Fecha/Hora de inicio o la Fecha de inicio. Una de las dos debe incluirse con los campos visibles. No es posible mostrar las dos. Si ambos campos son visibles, o ambos están ocultos, no podrá guardar la categoría de tarea. Se requiere Fecha de inicio o Fecha/Hora de inicio. Usted debe especificar la fecha en que se iniciará la tarea. Si Fecha/Hora de inicio es el campo visible en la categoría de tarea, aparecerán dos campos separados, Fecha de inicio y Hora de finalización en la tarea. La Fecha de finalización siempre es requerida; no así Hora de finalización. El importe de la Duración se calcula automáticamente en función de la Fecha de inicio y la Fecha de finalización. Si el campo Duración se completa primero, o se edita, se actualizará el campo Fecha de finalización. Como opción, ingrese la fecha (y, si se aplica, la hora) en la que debe comenzar el trabajo en esta tarea. Si ha especificado una Duración, al Guardar la Fecha de finalización se ajusta para adaptarse a la duración. Se respetan las configuraciones de proyecto. Si especifica manualmente una Fecha de finalización y esa fecha no coincide con el número de días de Duración, al Guardar se ajustará el campo Duración. Si las fechas especificadas quedan fuera de las fechas de la fase principal o del proyecto global, las fechas de la fase y del proyecto se ajustarán para incluir las fechas de la tarea. NOTA  Si usted ajusta las horas estimadas y las horas restantes han sido ajustadas manualmente en la página o el programa de entrada de tiempo, se abrirá un mensaje. Usted tendrá la opción de mantener los ajustes previos realizados a las horas restantes o de volver a establecer los ajustes en 0.00.
No iniciar antes del		Si existe un motivo por el que no es posible comenzar a trabajar en esta tarea hasta una fecha en específico, ingrese esa fecha en este campo; por ejemplo, si la tarea impacta la facturación, por lo que el trabajo no puede comenzar hasta la segunda semana del mes, ingrese el 15 del mes aquí. Este campo puede establecerse como requerido o no. Cuando se requiera, se deberá brindar un valor. Si ingresa una fecha aquí, debe ser posterior o igual a la fecha de inicio. Al rellenar el campo, aparecerá un ícono de calendario en la columna Alerta. El mensaje de Alerta informa que la tarea no puede iniciarse antes de la fecha especificada. Usted puede hacer clic en el mensaje para ocultar la alerta. NOTA  Si usted edita la tarea y modifica la fecha de inicio, al guardar, la fecha de inicio automáticamente rellenará el campo "Comenzar no antes de", y la alerta aparecerá en la columna Alerta.
Tipo de tarea		Seleccione un tipo de tarea. Esta selección condiciona el comportamiento de los campos Horas estimadas, Duración y Horas/Recurso. Revise las descripciones de aquellos campos antes de completar la sección Programa. Trabajo fijo: la cantidad de trabajo de una tarea es finita, y la carga de trabajo total se divide entre todos los recursos asignados. Estime las horas totales por persona que demandará la tarea e ingrese aquella cantidad en el campo Horas estimadas. Duración fija: indica una tarea que se ejecuta durante un número determinado de horas, en la que trabajan varios recursos a la vez; por ejemplo, una reunión. Estime el número de horas que espera que cada recurso gaste en la tarea e ingrese ese número en el campo Horas por recurso. El campo horas estimadas es automáticamente rellenado con el número total de horas que se utilizará en la tarea; es decir, las Horas por recurso multiplicadas por el número de recursos asignados. Por ejemplo, si se asigna a 4 recursos para que asistan a una reunión que demanda 2 horas por recurso, las horas estimadas equivaldrían a 8. Para ambos tipos de tareas, el valor de Horas por Recurso se pasa a los informes de Utilización de Recursos y Carga de Trabajo.
Campos definidos por el usuario		Los campos definidos por el usuario de la tarea están disponibles para su visualización en la página de la tarea. Están disponibles en la lista de campos disponibles en la pestaña Detalles de Nueva o Editar categoría de tarea. Los UDFs no se agrupan juntos. Aparecen en la lista de campos ocultos y al nombre del campo le sigue (UDF). Pueden incluirse en cualquier Sección del panel de Detalles. La configuración de la categoría de tarea controla si una UDF es necesaria o no o si tiene un valor predeterminado.
Horas de varianza		La diferencia entre las horas estimadas y las horas reales de la tarea. Consulte Estimados y horas restantes.
Tipo de trabajo		Seleccione el tipo de trabajo que describa lo mejor posible el trabajo que se hará. Los tipos de trabajo brindan información sobre cuánto tiempo dedican sus recursos en diferentes actividades. También determinan si el tiempo aplicado a la tarea es facturable o no-facturable. Si el departamento de una tarea está predeterminado en el proyecto o se ha seleccionado en la tarea, y la Limitación de tipos de trabajo trabajo está activada para la categoría de tarea, sólo se podrán seleccionar los tipos de trabajo asociados con el departamento de la tarea. Si no se selecciona ningún departamento, estarán disponibles todos los tipos de trabajo. Si edita la tarea y cambia el departamento de una tarea que tiene activada la limitación del tipo de trabajo, el campo Tipo de trabajo se borra.
Ícono de reporte de cargas de trabajo		Haga clic para mostrar la disponibilidad de cada recurso. Para más información, consulte Reporte de carga de trabajo.

En la mayoría de los aspectos, las tareas y los problemas son idénticos.

Los problemas difieren de las tareas de las siguientes maneras:

• En el programa del proyecto, se puede acceder a los problemas seleccionando el ícono Problema/Hito en el selector de columna

• En el tablero de Proyectos, se mostrará un vínculo a todos sus problemas pendientes.

• Los problemas pueden también ser creados por usuarios del Portal del cliente, pero esto no es posible para las tareas.

NOTA  Le recomendamos que use tareas para la mayoría de sus asignaciones de proyectos. Reserve los problemas para tareas que requieran atención especial, como tareas imprevistas, o tareas que tengan el potencial de retrasar un proyecto.

NOTA  A menos que se indique otra cosa, las "tareas" incluyen tanto tareas como problemas.

Las tareas pueden ser asignadas a cualquiera de los siguientes:

NOTA  Los recursos o los contactos del cliente asignados a una tarea automáticamente se vuelven miembros del equipo del proyecto.

• Un recurso principal y varios recursos secundarios - Cuando usted está asignado a una tarea como recurso, puede abrir la tarea desde su lista en Mi(s) en dos lugares: Mi(s)...> Tareas y tickets y Mi(s) > Proyectos > Ver mis tareas para el proyecto. Usted puede ingresar notas y tiempo en la tarea, las que aparecerán automáticamente en su hoja horaria y actualizarán el proyecto.
• Un departamento: si la tarea es asignada a un departamento del que usted es el jefe, pero no es asignada a ningún recurso, usted puede verla en la lista de Mis tareas y tickets. Seleccione Tareas de departamento no asignadas en el menú de visualización. Usted puede ingresar tiempo y notas en las tareas de departamento.
• Un contacto - Un contacto del cliente puede ser asignado a una tarea que requiera acción de un cliente, como por ejemplo retroalimentación o aprobación antes de que el proyecto pueda avanzar. Las tareas con un recurso de contacto aún tienen un recurso principal interno; el contacto del cliente es asignado a la tarea como recurso secundario.

A menudo, las tareas con miembros de equipo del cliente son usadas en conjunto con el Portal del cliente. En el Portal del cliente, su cliente puede completar la tarea del cliente, si es que la tarea especifica que el cliente puede completarla. Para más información, consulte Descripción general de Atención al cliente interna del Portal del cliente y Taskfire.

NOTA  El tiempo que el cliente tome completando la tarea de cliente asignada no es registrado como tiempo de proyecto.

NOTA  Aunque no utilice el Portal del cliente, la tarea del cliente puede ser usada para señalar que un cliente es responsable de la tarea. El recurso interno supervisará la acción del cliente y completará las tareas del cliente cuando sea apropiado. El tiempo aplicado a una tarea del cliente por parte de un miembro del equipo interno no es facturable.

Usted puede crear un vínculo entre la tarea actualmente abierta en la página Nuevo/Editar o en una fila del programa, y otra tarea o problema. Esta tarea se denomina la tarea anterior.

NOTA  Al trabajar con tareas anteriores, las columnas Tareas anteriores y Tareas posteriores aseguran que todos los usuarios estén conscientes de las dependencias entre elementos de programa.

1. Asegúrese de que la columna Predecesores (días de retraso) aparece en la tabla de planificación.
   
   En la página Nueva/Editar tarea, desplácese al campo Tareas anteriores.
   
   
2. Haga clic en el ícono para abrir la página Tarea anterior.
3. Se abre el cuadro de diálogo Definir tareas anteriores.

4. Bajo Definir tareas anteriores, haga clic en la columna Id. para seleccionar las tareas anteriores de la tarea.

Los elementos seleccionados son añadidos a la lista en la mitad inferior de la página.

5. Especifique el Intervalo en días.

El intervalo es el número de días entre la fecha de finalización de la tarea anterior y la fecha de inicio de la tarea vinculada.

6. Para eliminar una tarea anterior, haga clic en X.
7. Haga clic en Aceptar.

Si usted ha seleccionado una tarea anterior que creará una referencia circular, por ejemplo, la nueva tarea anterior ya es posterior a la tarea seleccionada como anterior, se abrirá un mensaje de advertencia. Seleccione otro elemento de programa.

• La fecha de inicio de la tarea actual cambia a la fecha de finalización del elemento del programa de la tarea anterior más reciente, más el número especificado de días de intervalo entre las dos tareas.

EJEMPLO  Por ejemplo, agregue o edite Tarea B y seleccione Tarea A como anterior. Asigne un intervalo de 1 día. La fecha de finalización de la Tarea A es 30/4/2022, por lo que la fecha de inicio de la Tarea B es establecida como 2 de mayo de 2022, es decir, hay un día, el 1 de mayo, entre la fecha de finalización de la Tarea A y la fecha de inicio de la Tarea B.

NOTA  Para establecer que la Tarea B comience el día después de que finalice la Tarea A, configure el intervalo como 0, es decir, sin días entremedio. Para establecer que la Tarea B comience el mismo día que finaliza la Tarea A, configure el intervalo como -1.

Cualquier cambio a fechas de tarea o problema afectarán las fechas de cualquier otra tarea o problema vinculados al elemento, junto con las fases que contienen las tareas y los elementos. Si los ajustes a tareas, problemas o fases hacen que las fechas caigan fuera de las fechas del proyecto, las fechas de proyecto también se ajustarán.

• La columna Tareas anteriores muestra los números de Id. para cada tarea o problema anterior, como asimismo el número de días de intervalo (en paréntesis)
  

• La sección Escala de tiempo en la página Tarea muestra los vínculos entre la tarea actual y sus tareas anteriores y posteriores.
  
• En la El diagrama de Gantt (vista de cronograma), una línea delgada conecta los elementos vinculados. Una flecha en un extremo muestra la dirección de la dependencia.
  
• Cuando la tarea anterior está completa, un correo electrónico de notificación se envía automáticamente a todos los recursos asignados a la tarea actual.
• Si usted completa una tarea antes de completar una o más tareas anteriores, aparecerá un ícono en la columna Alerta. Haga clic en el ícono para abrir la alerta. La alerta incluye una opción para desasociar la tarea completada de tareas anteriores y/o posteriores incompletas. Para más sobre alertas, consulte Alertas.

Sin embargo:

NOTA  El campo "No comenzar antes de" no se actualiza automáticamente cuando cambian las fechas de las tareas anteriores.

NOTA  Cuando mueva elementos en el programa, las fechas de tareas predecesoras y sucesoras no se actualizarán. Consulte Replanificar el programa de proyecto.

Práctica recomendada:

NOTA  Una tarea anterior puede tener una fecha de finalización subsiguiente a la tarea posterior. Sin embargo, algunos proyectos requieren que las tareas sean completadas en un orden específico. La segunda tarea (sucesora) puede ocurrir solamente después que se complete la primera tarea. Para prevenir que los recursos ingresen tiempo en una tarea antes de la fecha de finalización de otra tarea, establezca el campo No comenzar antes de de la tarea al día después de la fecha de finalización de la tarea anterior.

NOTA  Las reglas del flujo de trabajo para tareas de proyecto incluyen una acción para cambiar el estado de las tareas posteriores. Use esta opción para crear una regla que automáticamente actualice tareas posteriores cuando la tarea anterior esté establecida como completa. Actualice las sucesoras a un estado que indique que los recursos puedan ahora trabajar en las tareas. La regla puede también incluir una notificación al equipo del proyecto. Consulte Agregar, editar y copiar reglas del flujo de trabajo.