Agregar y editar tiempo en una tarea
SEGURIDAD Todos los usuarios
NAVEGACIÓN Mi(s) > Atención al cliente > Tareas y Tickets > haga clic en el número de una tarea > barra de adición rápida > seleccione Entrada de Tiempo (Alt+1)
NAVEGACIÓN > Proyectos > Buscar > Proyectos > haga clic en el nombre del proyecto > Programa > menú contextual de tarea > General > Ver detalles > pestañas accesorias > Actividad > haga clic en el botón Nueva entrada de tiempo
IMPORTANTE Por defecto, las páginas de notas y entradas de tiempo iniciadas desde una tarea o ticket en modo Nuevo, Editar o Ver se abren en un cuadro de diálogo modal. Para obtener información sobre los cuadros de diálogo y su diferencia con las páginas de explorador, consulte Minimizar cuadros de diálogo .
Métodos de entrada de tiempo de tareas
En tareas, usted puede ingresar tiempo usando Tiempo de proyecto (horas decimales) o Tiempo de inicio y detención.
- El Tiempo de proyecto es el método predeterminado de entrada de tiempo si no se requiere explícitamente el tiempo de inicio y detención. Es idéntico a la forma en que se ingresa tiempo regular y es sencillo y rápido. También permite ingresar tiempo en varios días a la vez. Consulte Detalles de la entrada de tiempo al usar tiempo decimal (tiempo de proyecto).
- El tiempo de inicio y detención es idéntico a la manera en que se ingresa tiempo en tickets. Tiene acceso a campos adicionales que no están disponibles con el método de entrada de tiempo del proyecto. Consulte Detalles de la entrada de tiempo al usar tiempo de inicio/detención.
Ambos métodos de entradas de tiempo están disponibles en menús contextuales. En la página Tarea, al hacer clic en el botón Registrar del cronómetro se iniciará el cuadro de diálogo o la página Tiempo de Inicio y detención, y al hacer clic en la opción Entrada de tiempo de la barra de adición rápida se iniciará la página o el cuadro de diálogo Entrada de tiempo de proyecto.
Usted puede hacer que el método de entrada de tiempo de inicio y detención sea obligatorio usando:
- Una configuración del sistema de hojas horarias. Su administrador puede hacer que el tiempo de inicio/detención sea obligatorio al habilitar la configuración del sistema Requerir al usuario ingresar la hora de inicio y de detención en tareas del proyecto.
- Una configuración de contratos. Al crear un contrato, usted puede seleccionar la configuración Requerir al usuario ingresar la hora de inicio y de detención en tareas del proyecto.
Si se aplica una de estas configuraciones, la opción Ingresar tiempo en el menú contextual de la tarea aparece atenuada y el Tiempo del proyecto no está disponible en la hoja horaria actual.
Seleccionar la tarea
Si inicia la página Nueva entrada de tiempo de tarea desde una ubicación distinta a las páginas Tarea o Editar tarea, se abrirá primero una página adicional de selección de tareas para permitirle seleccionar la tarea en la que desee ingresar tiempo.
- Abra su hoja horaria actual u otra hoja horaria no enviada.
- Seleccione Nuevo > Tiempo de inicio/detención o Nuevo > Tiempo de proyecto. La página Nueva entrada de tiempo de tarea se abre en modo de selección de tareas.
- Complete los siguientes campos:
Campo | Descripción |
---|---|
Recurso |
Ingresar tiempo en representaciónDe modo predeterminado, los usuarios pueden agregar, editar y eliminar solamente sus propias entradas de tiempo. Su administrador de Autotask puede permitir a los aprobadores de hojas de horas, o tanto a los aprobadores de hojas de horas como a los administradores, introducir tiempo y enviar solicitudes de tiempo libre en nombre de otros usuarios. Para usuarios con permiso para ingresar tiempo en representación, la sección Ingresar tiempo en representación y el selector de Recursos aparecerán en todas las páginas de entradas de tiempo para que puedan crear una entrada de tiempo para otro usuario. También pueden ver hojas horarias no enviadas de usuarios. Se habilita Ingresar tiempo en representación por medio de una configuración del sistema. Consulte Ingresar tiempo en representación. IMPORTANTE Para ingresar tiempo, los supervisores deben tener permiso para ver las tareas y los tickets en cuestión. Para ingresar tiempo en nombre de otro usuario o ver su hoja horaria, haga clic en el selector desplegable de Recurso y seleccione el nombre del usuario. |
Mostrar |
Este campo le permite aplicar un filtro a la lista de tareas que aparecerán en el campo Tarea.
NOTA Las selecciones de este menú desplegable están determinadas por la configuración de Puede ingresar tiempo en, que se encuentra en > Admin > Configuración de la organización y usuarios > Recursos/Usuarios (HR) > Seguridad > Niveles de seguridad. |
Mostrar tareas completadas | Seleccione esta casilla si desea que la lista del campo Tarea incluya las tareas completadas que cumplan los criterios especificados en el campo Mostrar. NOTA Este campo está oculto si Permitir entrada de tiempo en tareas completadas no está habilitado. |
Organización |
Este filtro contiene todas las organizaciones activas que tiene permiso para ver y que tendrían al menos una tarea disponible en el campo Tarea de abajo. Cuando seleccione una organización específica, los campos Proyecto y Tarea se filtrarán para incluir sólo los proyectos y tareas que pertenezcan a la organización seleccionada. |
Proyecto |
Este filtro contiene todos los proyectos activos no completados que tiene permiso para ver y que harían que al menos una tarea estuviera disponible en el campo Tarea de abajo. Cuando seleccione un proyecto específico, el campo Tarea se filtrará para incluir solo las tareas que pertenezcan al proyecto seleccionado. |
Tarea |
Este campo contiene una lista de todas las tareas que coinciden con los criterios de los filtros Mostrar, Mostrar tareas completadas, Organización y Proyecto. Haga clic en la flecha desplegable y seleccione una tarea en la que ingresar tiempo. |
- Haga clic en Aceptar. Se abrirá la página Nueva entrada de tiempo de tarea, con la fecha actual seleccionada.
Elementos de encabezado
Botón o campo | Descripción |
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Guardar y cerrar |
Guarda la Nota o la Entrada de tiempo y cierra el cuadro de diálogo. IMPORTANTE Si se guardan los diálogos Nueva entrada de tiempo, Editar entrada de tiempo, Nueva nota o Editar nota en la página Editar tarea o en la página Editar ticket, se actualizará tanto el panel de detalles como el panel principal. Se mantendrán todos los campos sin guardar en esas áreas. Todos los cambios a los campos Estado o Edición rápida realizados en la entrada de tiempo o nota también se aplicarán a sus campos de ticket correspondientes. Si un campo de estado o de edición rápida suministrado por los campos de diálogo entra en conflicto con un cambio no guardado en la página Editar ticket, se utilizará el valor del diálogo. |
Guardar y nuevo |
Guarda la nota o la entrada de tiempo y abre un nuevo cuadro de diálogo. |
Guardar y Reenviar/Modificar(solamente tickets) |
Guarda y cierra la nota o la entrada de tiempo y abre la página Reenviar/Modificar tickets. Consulte Reenviar y modificar tickets. NOTA Si la página Nota de ticket o Entrada de tiempo de ticket se abre desde la página Editar ticket, se deshabiita Reenviar/Modificar. |
Cambiar tarea (solamente entradas de tiempo de tarea) |
Haga clic en Sí en el diálogo Advertencia.
|
Ingrese el código rápido o seleccione la plantilla |
Ingrese el código rápido o seleccione la plantilla
Las plantillas de formulario seguirán las limitaciones de la categoría actualmente aplicada y las configuraciones de seguridad del usuario. Si una plantilla de formulario utiliza un valor o brinda un contenido que no está permitido en un campo por la categoría o la configuración de seguridad del usuario, el campo no se actualizará. Esto incluye el campo de la categoría mismo. IMPORTANTE Seleccionar una plantilla de formulario es el equivalente de rellenar manualmente el formulario. Las configuraciones de plantillas de formulario sobrescribirán cualquier contenido de campo previamente rellenado, incluidos configuraciones de notificación, contactos adicionales y recursos secundarios. |
La entrada de tiempo decimal (tiempo de proyecto) le permite ingresar tiempo en varios días a la vez, y tiene la opción de utilizar las mismas Notas de resumen y Notas Internas para todos los días. Esta característica está disponible además cuando usted aplica una plantilla de formulario. El cuadro de diálogo Aplicar plantilla de formulario se desencadena bajo las siguientes circunstancias:
- Si la plantilla de formulario elegida contiene un valor para Horas Trabajadas, deberá seleccionar los días a los que desea aplicar las horas.
- Si la plantilla de formulario aplicada contiene un valor para Notas de resumen o Notas internas y está seleccionada la casilla de verificación Usar las mismas notas de resumen y notas internas para todos los días, los valores se aplicarán a los campos Notas de resumen y/o Notas internas para todos los días. Si no está marcada, se abrirá el cuadro de diálogo Aplicar plantilla de formulario.
Haga lo siguiente:
- Como opción, edite las Horas trabajadas, Notas de resumen y Notas internas.
- Seleccione los días a los que se aplican estos valores.
- Haga clic en Aceptar.
Elemento | Descripción |
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Encabezado de entidad Tarea o Ticket |
El encabezado de entidad identifica la entidad principal con la que está asociada la nota o la entrada de tiempo. Muestra los campos Número de tarea o Número de ticket, Título de tarea o Título de ticket y Organización, además de los iconos de copia rápida. |
Cronómetro |
El cronómetro comienza a correr tan pronto como abra la página de tarea, ticket o entrada de tiempo. Para información detallada, consulte El cronómetro de tarea o ticket. Si no está seleccionada la configuración Habilitar cronómetro de [Entidad] para la categoría de entidad, no aparece el cronómetro. |
Agregar o editar una entrada de tiempo
- Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
- Complete los campos en las siguientes secciones:
Ingresar tiempo en representación
De modo predeterminado, los usuarios pueden agregar, editar y eliminar solamente sus propias entradas de tiempo. Su administrador de Autotask puede permitir a los aprobadores de hojas de horas, o tanto a los aprobadores de hojas de horas como a los administradores, introducir tiempo y enviar solicitudes de tiempo libre en nombre de otros usuarios. Para usuarios con permiso para ingresar tiempo en representación, la sección Ingresar tiempo en representación y el selector de Recursos aparecerán en todas las páginas de entradas de tiempo para que puedan crear una entrada de tiempo para otro usuario. También pueden ver hojas horarias no enviadas de usuarios.
Se habilita Ingresar tiempo en representación por medio de una configuración del sistema. Consulte Ingresar tiempo en representación.
IMPORTANTE Para ingresar tiempo, los supervisores deben tener permiso para ver las tareas y los tickets en cuestión.
Para ingresar tiempo en nombre de otro usuario o ver su hoja horaria, haga clic en el selector desplegable de Recurso y seleccione el nombre del usuario.
Campo | Descripción |
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Estado |
El Estado es por defecto el estado actual de la entidad principal cuando se abre la página o el cuadro de diálogo. El valor que seleccione se establecerá como el estado de la entidad principal cuando se guarde el cuadro de diálogo o la página.
Situaciones especiales:
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Estado a partir de <marca de fecha/hora> |
La marca de fecha/hora indica la fecha y hora en que el estado se actualizó por última vez desde la tarea o el ticket. Si no ha hecho clic en el vínculo Obtener el estado actual, será la fecha y la hora en que abrió la página |
Obtener estado actual |
Si la página de entrada de tiempo está abierta durante mucho tiempo, es posible que el campo Estado sea modificado por otro usuario o por una regla del flujo de trabajo.
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Actualizar estado en {#} incidente(s) (solamente tickets) |
Esta casilla solo aparecerá si el ticket al que se añada la nota o la entrada de tiempo es un ticket de problema con al menos un incidente. Si abre este cuadro de diálogo o página desde la página Editar ticket, esta casilla no aparecerá. Si el permiso Puede editar el estado de los tickets completados (no se aplica a Servicios web de Autotask/API) está habilitado para su nivel de seguridad, puede actualizar el estado de los incidentes incompletos. Si está seleccionado, usted puede actualizar el estado de todos los incidentes. |
SEGURIDAD Permiso para cambiar configuraciones de facturación en entradas de tiempo de tarea. Estos permisos se asignan individualmente al nivel de seguridad, por lo que podría tener autorización para modificar algunas configuraciones seleccionadas, o ninguna de ellos. Usted solo verá las opciones que esté autorizado/a para modificar. Consulte Permisos de entradas de tiempo.
Revise las siguientes configuraciones:
Campo | Descripción |
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Función |
Predeterminado: 1. La función seleccionada en los campos Recurso principal o Recursos secundarios de la tarea. 2. La combinación función/departamento predeterminada del usuario para el departamento de la tarea. Opciones de selección: El selector desplegable contendrá la función actualmente seleccionada, incluso si está inactiva (si va a editar una entrada de tiempo), más todas las funciones activas de Atención al cliente asociadas con usted, más todas las funciones asociadas por medio de relaciones recurso-departamento. |
Tipo de trabajo |
Predeterminado: Es de manera predeterminada el tipo de trabajo de la tarea. Si el tipo de trabajo de la tarea está inactivo, es de manera predeterminada [en blanco]. Si selecciona un nuevo tipo de trabajo, ese tipo de trabajo se aplica a esta entrada de tiempo solamente. Opciones de selección: El selector desplegable contendrá el tipo de trabajo de la tarea, incluso si está inactivo (si está editando una entrada de tiempo). Si la categoría de la tarea tiene habilitada la configuración Limitación de tipos de trabajo, contendrá todos los tipos de trabajo activos asociados con el departamento de esta tarea. De otro modo, contendrá todos los tipos de trabajo activos. Seguridad: Si su nivel de seguridad tiene desmarcado el permiso Puede modificar el tipo de trabajo en entradas de tiempo de tarea y problema, este campo no aparecerá. Situaciones especiales:
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Contrato |
Predeterminado: Es de manera predeterminada el contrato del proyecto, incluso si está inactivo. Es posible cambiar el contrato predeterminado originado en el ticket o, si no hay contrato asociado, usted puede elegir un contrato para aplicarlo a esta entrada de tiempo. Opciones de selección: El selector desplegable contendrá todos los contratos activos de la organización del proyecto y de su organización matriz, además del contrato del proyecto aunque esté inactivo. Si el usuario va a editar una entrada de tiempo existente, la selección actual también aparecerá incluso si está inactiva. Seguridad: Si su nivel de seguridad tiene el permiso Puede modificar el contrato en entradas de tiempo de tarea y problema desactivado, este campo no aparecerá. Situaciones especiales:
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Servicio/Paquete |
Predeterminado: Este campo solamente aparecerá si se seleccionó un contrato de servicio recurrente. Es de manera predeterminada el servicio o el paquete de servicios de la tarea, incluso si está inactivo. Opciones de selección: El selector desplegable contendrá todos los servicios y paquetes de servicios activos para el contrato seleccionado en el campo Contrato del proyecto, además del servicio o paquete de servicios de la tarea, aunque esté inactivo. Si el usuario va a editar una entrada de tiempo existente, la selección actual también aparecerá incluso si está inactiva. Seguridad: Si su nivel de seguridad tiene el permisoPuede modificar el servicio/paquete en entradas de tiempo de tarea o de problema y en cargos de proyecto desactivado, este campo no aparecerá. |
No facturable |
No facturableSi se desmarca la casilla, la entrada de tiempo será facturable y aparecerá en la factura. Esta configuración invalidará todos los valores predeterminados. Predeterminado: Esta casilla hereda la configuración del tipo de trabajo seleccionado en el campo Tipo de trabajo. Si el campo Tipo de trabajo tiene una configuración facturable No facturable - No mostrar en factura o No facturable - Mostrar en la factura como "Sin cargo", se seleccionará por defecto. De lo contrario, estará desmarcado de manera predeterminada. Seguridad: Si su nivel de seguridad tiene desactivada la configuración Puede modificar la configuración No facturable en las entradas de tiempo de [entidad], este campo no aparecerá. Situaciones especiales:
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Mostrar en factura |
Mostrar en facturaLas entradas de tiempo facturables aparecen en la factura automáticamente. Esta casilla está solamente habilitada cuando está seleccionada la casilla No facturable. Predeterminado: Esta casilla hereda la configuración del tipo de trabajo seleccionado en el campo Tipo de trabajo de la entrada de tiempo. Si el campo Tipo de trabajo tiene una configuración de facturable No facturable - No mostrar en factura, estará desmarcado de manera predeterminada. De lo contrario, estará seleccionado de manera predeterminada. Seguridad: Si su nivel de seguridad tiene desactivado el permiso Puede modificar la configuración Mostrar en factura en las entradas de tiempo de [entidad], este campo no aparecerá. Situaciones especiales:
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En tareas, usted puede ingresar tiempo usando Tiempo de proyecto (horas decimales) o Tiempo de inicio y detención. Consulte Acerca del tiempo de proyecto y el tiempo de inicio y detención.
Para ingresar tiempo decimal (tiempo de proyecto), haga lo siguiente:
- Desde el menú contextual de la tarea, seleccione Ingresar tiempo.
O bien, en la hoja horaria, seleccione Tiempo de proyecto.
Se abrirá la página Nueva entrada de tiempo de tarea. Solamente la sección Detalles de la entrada de tiempo será distinta de aquella usada para entrada de tiempo de inicio/detención. - Ingrese el número de horas en tiempo decimal. Usted puede ingresar tiempo para múltiples fechas, y bien introducir notas de resumen y notas internas por separado o aplicar las mismas notas de resumen y notas internas a todas las entradas de tiempo.
- La configuración de sistema Requerir al usuario ingresar notas de resumen al ingresar el tiempo de la tarea del proyecto determina si debe ingresar notas de resumen. Si son obligatorias, seleccione un método de entrada:
- Si está seleccionada la casilla de verificación Usar las mismas Notas de resumen y Notas internas para todos los días, complete los campos combinados Notas de resumen y Notas internas.
- Si está desmarcada la casilla de verificación Usar las mismas Notas de resumen y Notas internas para todos los días, no aparecen los campos combinados Notas de resumen y Notas internas. En cambio, aparece un ícono de nota para cada fecha. Haga clic en el ícono para abrir el cuadro de diálogo Ingresar notas para cada fecha. Al desplazar el cursor sobre el ícono de la nota, se mostrarán las notas de resumen y las notas internas que se hayan introducido, si las hay.
- Si está seleccionada la casilla de verificación Usar las mismas Notas de resumen y Notas internas para todos los días, complete los campos combinados Notas de resumen y Notas internas.
- Ingrese o actualice los campos Horas trabajadas, Notas de resumen y Notas internas.
- Para ir a otro día, haga clic en los botones Día anterior o Día siguiente en la parte superior del cuadro de diálogo.
- Para guardar las entradas de tiempo y notas, haga clic en Aceptar.
- Si establece el estado del ticket como Completado y ha ingresado notas de resumen para al menos un día, las notas de resumen del último día se guardan como motivo de compleción.
- Si estableció el estado del ticket como Completado y no ingresó ninguna nota de resumen, una barra de mensajes le pedirá ingresar notas de resumen para al menos un día.
La sección Detalles de la entrada de tiempo contiene tanto un selector de cronograma visual como campos de información de fecha y hora. Ambos representan la misma información, por lo que al actualizar uno, se actualizará el otro.
En la página de entrada de tiempo de la nueva tarea (utilizando el tiempo de inicio/detención), el selector de línea de tiempo y los botones de fecha están desactivados para todos los usuarios.
Para habilitar el selector de cronograma o los botones de fecha, haga lo siguiente:
- Haga clic en el vínculo Configuraciones de cronograma de entrada de tiempo.
- En el cuadro de diálogo Configuraciones de cronograma, seleccione Mostrar cronograma de entrada de tiempo. Se habilitan los campos Punto de inicio y Punto de finalización.
- Seleccione la hora más temprana en que usted trabaja a menudo en tickets como el Punto de inicio y la más tarde como el Punto de finalización del cronograma. Para ampliar el cronograma a todas las 24 horas, seleccione la misma hora en ambos campos.
- Seleccione Mostrar botones de fechas si desea que aparezcan los botones de fechas.
- Haga clic en Guardar y cerrar. El cronograma aparece sobre los campos de entradas de tiempo. La hora actual se indica con la línea amarilla, y el horario comercial de su empresa, con líneas grises punteadas.
- Para volver a abrir el cuadro de diálogo Configuraciones, haga clic en Configuraciones de cronograma de entrada de tiempo o en el ícono Configuraciones en el cuadrado más a la derecha de los botones de fecha.
Para ocultar el selector de cronograma o los botones de fecha, haga lo siguiente:
- Haga clic en Configuraciones de cronograma de entrada de tiempo o en el ícono Configuraciones en el cuadrado más a la derecha de los botones de fecha. Se abrirá el cuadro de diálogo Configuraciones de cronograma.
- Para quitar los botones de fechas, desmarque Mostrar botones de fechas.
- Para quitar el selector de cronograma por completo, desmarque Mostrar el cronograma de entradas de tiempo. Note que si está desmarcado Mostrar el cronograma de entradas de tiempo, estará también desmarcada la opción Mostrar botones de fechas. El selector de cronograma debe estar habilitado para seleccionar la opción Mostrar botones de fechas.
- Haga clic en Guardar y cerrar.
Para deshabilitar los botones de selector de cronograma o fechas, haga lo siguiente:
- Haga clic en Configuraciones de cronograma de entradas de tiempo o en el ícono Configuraciones en el cuadro más a la derecha de los botones de fechas. Se abrirá el cuadro de diálogo Configuraciones de cronograma.
- Para quitar los botones de fechas, desmarque Mostrar botones de fechas.
- Para quitar el selector de cronograma por completo, desmarque Mostrar el cronograma de entradas de tiempo. Note que si está desmarcado Mostrar el cronograma de entradas de tiempo, estará también desmarcada la opción Mostrar botones de fechas. El selector de cronograma debe estar habilitado para seleccionar la opción Mostrar botones de fechas.
- Haga clic en Guardar y cerrar.
El cronograma de entrada de tiempo muestra la fecha de hoy y los cinco días anteriores en una serie de botones grandes. Hoy está seleccionado de manera predeterminada. Para ingresar tiempo para un día distinto, haga lo siguiente:
- Haga clic en otro cuadro, o bien, si la fecha está fuera del cronograma, haga clic en el cuadrado con el ícono de calendario.
- Use el calendario para navegar a la fecha deseada. Use los métodos abreviados -7d o -14d si corresponde.
- El calendario se cierra y el ícono de calendario es reemplazado por la fecha seleccionada.
NOTA La fecha seleccionada debe ser entre dos años antes o después de la fecha actual. Las entradas de tiempo fuera de este período de tiempo pueden crearse en tickets por medio de una importación. Esta opción no está disponible para entradas de tiempo en tareas. Consulte Importar o actualizar información.
Todas sus entradas de tiempo de tareas y tickets existentes en el día seleccionado se muestran como bloques horarios de color azul oscuro en el cronograma. Un bloque horario azul claro representa la entrada de tiempo actual. Si el cronómetro está avanzando en este cuadro de diálogo o página, el área seleccionada se ampliará adecuadamente en tiempo real.
Para ingresar tiempo usando el cronograma, haga lo siguiente:
- Haga clic en cualquier parte del cronograma. Si hizo clic en una hora en el pasado, esta hora rellenará el campo Hora de inicio. Si hizo clic en una hora en el futuro, esta hora rellenará el campo Hora de finalización. Usted luego debe arrastrar la línea azul clara hacia la izquierda o hacia la derecha para subrayar un área en el cronograma.
A medida que arrastre, los campos Hora de inicio, Hora de finalización y Tiempo trabajado se actualizarán en incrementos de 15 minutos en tiempo real. Si arrastra el borde izquierdo del área seleccionada a una sección del cronograma que represente un día diferente, el campo Fecha se actualizará también con la fecha de ese día en tiempo real. - Suelte la tecla del ratón para finalizar su selección.
NOTA Si las configuraciones de sistema o las configuraciones de categorías de ticket determinan que el tiempo de ticket debe redondearse, el redondeo se aplica tan pronto como se seleccione un área.
IMPORTANTE Si se ha detenido y reiniciado el cronómetro, Autotask no puede saber actualmente en qué preciso momento se puso en pausa el cronómetro durante su tiempo de ejecución. Debido a esto, de todos modos seleccionaremos el área completa que representa el tiempo entre la Hora de inicio y la Hora de finalización del cronómetro. En este caso, el Tiempo trabajado no equivaldrá a la diferencia entre estas dos horas.
Si el cronograma está oculto, no desea usarlo, o desea sobrescribirlo, puede rellenar manualmente los campos de fecha y hora junto con los campos Notas de resumen y Notas internas. Todos los cambios que lleve a cabo en los campos se reflejarán inmediatamente en el cronograma visual.
Complete los siguientes campos:
Campo | Descripción |
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Fecha |
La Fecha es de manera predeterminada la fecha actual, pero usted puede seleccionar otra fecha ingresándola manualmente, haciendo clic en el ícono de calendario o usando las teclas de dirección. IMPORTANTE Si una o más de sus fechas de trabajo se encuentran fuera del período de contrato de un contrato de precio fijo o contrato recurrente, el contrato aún se aplicará. NOTA La fecha seleccionada debe ser entre dos años antes o después de la fecha actual. Las entradas de tiempo fuera de este período de tiempo pueden crearse en tickets por medio de una importación. Esta opción no está disponible para entradas de tiempo en tareas. Consulte Importar o actualizar información. |
Hora de inicio, Hora de finalización y Tiempo trabajado |
Hora de inicio, Hora de finalización y Tiempo trabajado son interdependientes. Predeterminado: La horade inicio y la hora de fin son por defecto la hora actual.
Para obtener información sobre los métodos abreviados de introducción de la hora y las reglas de formato, consulte Reglas de formato de fechas y entradas de tiempo. Situaciones especiales:
Ajustes del sistema que afectan a las entradas de tiempo:
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Compensación de facturación |
El tiempo que desee facturar al cliente puede ser mayor o menor al tiempo trabajado. Haga clic en el distintivo más o menos que está junto al campo Compensación de facturación para alternar entre suma y resta, e ingrese las horas y los minutos. La traducción a horas decimales ocurre cuando se guarda la entrada de tiempo. No puede tener un desfase de facturación que haga que el valor de Horas a facturar sea negativo o superior a 24 horas. Predeterminado: Es negativo (-) de manera predeterminada. Ajustes del sistema que afectan a las compensaciones de facturación: Si está habilitada la configuración del sistema Redondear entradas de tiempo de ticket a la cantidad de minutos más cercana (las entradas de hojas horarias y facturación serán redondeadas), el tiempo de compensación no puede ser mayor que el tiempo trabajado redondeado. |
Horas a facturar |
Horas a facturarEste campo de solo lectura muestra la cantidad de tiempo que aparecerá en la página Aprobar y contabilizar en tiempo decimal. Se calcula del Tiempo trabajado más o menos la Compensación de facturación. Las horas y los minutos se muestran en paréntesis. |
Tiempo restante (solamente tarea) |
Tiempo restanteLas horas restantes de una tarea se calculan como (Horas estimadas - Horas reales). Si la estimación de tiempo original es demasiado alta o demasiado baja, puede actualizar manualmente la estimación de horas restantes aquí. La diferencia entre la estimación original y la nueva se contabiliza en el campo Variación proyectada. Para una descripción más detallada, consulte Estimados y horas restantes. NOTA Este ajuste manual no afectará las horas estimadas originales, las que permanecerán sin revisar para permitir una generación de reportes más precisos sobre la diferencia entre las horas estimadas y las horas reales. |
Desviación de proyecto (solamente tarea) |
Desviación proyectadaLa diferencia entre las horas estimadas originales y el Tiempo restante actualizado manualmente. Consulte Estimados y horas restantes. |
Notas de resumen |
Notas de resumenEl campo Notas de resumen aparece en todos los tipos de entradas de tiempo. Usted ingresa una descripción del trabajo que se llevó a cabo. Se permite texto enriquecido. A diferencia de las notas internas, las notas de resumen pueden ser usadas por los clientes y aparecer en facturas, correos electrónicos de notificación y en el Portal del cliente. Es posible que su administrador de Autotask haya activado configuraciones del sistema que hacen que el campo Notas de resumen sea obligatorio. Consulte Requerir al usuario ingresar notas de resumen al ingresar el tiempo de ticket., Requerir al usuario ingresar notas de resumen al ingresar el tiempo de la tarea del proyecto y Requerir al usuario ingresar notas de resumen al ingresar tiempo regular. Si se requieren notas de resumen, debe introducir al menos un caracter que no sea un espacio. NOTA Para ver notas de resumen de una entrada de tiempo regular, usted debe cambiar a la vista Reporte de la hoja horaria, seleccionar Tipo de reporte > Todos los días y luego desplazarse a la fecha. |
Notas internas |
Notas internasEl campo Notas de resumen aparece en todos los tipos de entradas de tiempo. Se permite texto enriquecido. A diferencia de las notas de resumen, las notas internas nunca están expuestas a los clientes y no son nunca requeridas. |
Notas internas visibles para co-administración |
Notas internas visibles para co-administraciónEsta casilla aparece debajo del campo Notas internas de las páginas de entradas de tiempo. Si se selecciona, las Notas internas se crean con el tipo de publicación Internos y co-administradores. En la plantilla de formulario, seleccione uno de los siguientes:
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Adjuntar Notas de resumen a Resolución (sólo tickets) |
Adjuntar a resoluciónSi se selecciona, el texto introducido en el campo Notas de resumen o Descripción se añadirá al final del campo Resolución del ticket. Si ya hay texto en el campo Resolución, dos saltos de línea separarán el texto existente del texto añadido. Seguridad: Esta casilla está disponible incluso si los usuarios no tienen permiso para editar tickets. NOTA Si la Base de conocimientos está activada y el ticket se utiliza para crear un artículo de la Base de conocimientos, el contenido del campo Resolución aparecerá en el artículo. Consulte Crear artículos de la base de conocimientos desde tickets. |
Adjuntar notas de resumen a Resolución en # incidente(s) (solamente tickets) |
Adjuntar a resolución en incidentesEsta casilla de verificación solamente aparece para notas y entradas de tiempo en tickets de problema asociados con uno o más incidentes. Si se selecciona, el texto ingresado en el campo Notas de resumen (en entradas de tiempo) o en el campo Descripción (en notas de ticket) se adjuntará al final del campo Resolución en todos los incidentes del ticket. |
Crear Notas/Archivos adjuntos en # incidente(s) (solamente tickets) |
También crear en incidentesEsta casilla de verificación solamente aparece para notas y entradas de tiempo en tickets de problema asociados con uno o más incidentes. Si está seleccionada, se agregan también a los incidentes del ticket la Descripción de la nota o las Notas de resumen y las Notas internas de la entrada de tiempo, además de todos los nuevos archivos adjuntos. En los incidentes, se crean las Notas internas como una respuesta a las Notas de resumen. Seguridad: Esta casilla está disponible incluso si los usuarios no tienen permiso para editar tickets. |
En la sección Notificación rápida (Notificar a través de "Para"), puede utilizar casillas de verificación para añadir rápidamente destinatarios de notificaciones comunes basadas en funciones al correo electrónico de notificación de notas o entradas de tiempo. Los destinatarios seleccionados son añadidos al campo Para:; los campos CC: y CCO: no se rellenan.
Las casillas de verificación son accesos directos para seleccionar manualmente o desmarcar destinatarios basados en funciones en el panel Notificación. Si se añaden o quitan destinatarios del campo Para en el panel Notificación, las casillas coincidentes basadas en funciones se seleccionarán o desmarcarán.
El nombre del usuario que está cumpliendo la función se añade al nombre de la función. Si se añade más de una persona, +# se añade al nombre de pila. Si el ticket no tiene un valor para una función, la casilla de verificación para ese destinatario seguirá habilitada, ya que aún puede ser seleccionada en el panel Notificación. Al añadir o cambiar un valor para un destinatario a través de la sección Ediciones rápidas de tickets, los nombres que aparecen junto a esa casilla se añadirán o cambiarán en consecuencia.
En esta sección, se agregan nuevos archivos adjuntos. Se guardan como respuestas a la nota o la entrada de tiempo a la que se agreguen.
La sección Agregar nuevos archivos adjuntos siempre se contrae. Cuando se amplía en el formulario Nueva nota o Nueva entrada de tiempo, se abrirá automáticamente el cuadro de diálogo Nuevo archivo adjunto.
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Complete el cuadro de diálogo Nuevo archivo adjunto. A medida que guarde cada archivo adjunto, aparecerá en la cuadrícula de archivos adjuntos. Consulte Agregar y gestionar archivos adjuntos.
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En notas que pueden volverse un correo electrónico de notificación, se pueden incluir archivos adjuntos. Para agregar el nuevo archivo adjunto al correo electrónico de notificación, seleccione Incluir archivos adjuntos en correo electrónico en el panel de notificación. Usted puede hacer que esta sea una configuración predeterminada.
-
Para completar el proceso de archivos adjuntos, debe guardar la nota o la entrada de tiempo. Si cierra sin guardar, los archivos adjuntos no se cargarán ni se adjuntarán a la entidad principal.
NOTA Cuando se abre desde el cuadro de diálogo o página de entrada de tiempo de ticket, usted puede seleccionar la casilla Solamente internos. En el cuadro de diálogo o la página Nota, esta casilla no está y el archivo adjunto hereda la configuración de la nota.
Si edita una nota o una entrada de tiempo asociada con archivos adjuntos existentes, estos aparecen en una sección Archivos adjuntos aparte. Esta sección se ampliará si la nota o la entrada de tiempo tiene al menos un archivo adjunto. No aparecerá en las páginas Nueva nota de tarea, Nueva entrada de tiempo de tarea, Nueva nota de ticket y Nueva entrada de tiempo de ticket.
Todos los usuarios pueden ver archivos adjuntos que cargaron. Para ver archivos adjuntos cargados por otros usuarios, el permiso Puede ver las notas y archivos adjuntos de Ticket y CRM marcados como "Sólo internos" e "Internos y co-administración". es requerido.
Al editar una entrada de tiempo, la marca de tiempo Última actualización muestra la fecha, la hora y el recurso que creó o modificó la entrada de tiempo por última vez.
Las páginas Nueva y Editar para cada entidad presentan un panel de notificación al que se accede desde un identificador persistente al final de la página.
Para más información, consulte Panel de notificaciones.
- Haga clic en una de las opciones para Guardar. Si falla la validación (un campo obligatorio no se rellenó), el panel de notificación se minimiza y los campos no rellenados se resaltan uno tras otro, hasta que se haya lidiado con todos los problemas.
- Si la validación tiene éxito, Autotask:
- Aplicará cualquier exclusión de contrato. Consulte ¿Qué ocurre cuando se aplica una función o un tipo de trabajo excluidos a los tickets o a las entradas de tiempo?.
- Comprobará si el contrato está expirado.
- Comprobará si la entrada de tiempo va más allá del fin de las horas laborales y si hay configurado un tipo de trabajo Horas extra. Si es así, la entrada de tiempo se dividirá. Consulte Tiempo fuera del horario laboral.
- Enviará correos electrónicos de notificación a cualquier destinatario predeterminado o seleccionado. Si ha utilizado la entrada de tiempo decimal en varios días, solo se enviará un correo electrónico de notificación. Este correo electrónico contendrá los datos de entrada de tiempo introducidos en el último día del registro de trabajo Consulte Correos electrónicos de notificación.
- Rastreará el tiempo relacionado con el ticket.
- Ingresará el tiempo en su hoja horaria (o en la del recurso seleccionado).
- Moverá todas las entradas de tiempo a Contratos > Aprobar y contabilizar para aprobación financiera y facturación.
Las entradas de tiempo en tareas y tickets pueden verse en tablas de entrada de trabajo a las que se accede desde el panel de control. Consulte Revisar sus horas trabajadas.
Tiempo fuera del horario laboral
Si esta entrada de tiempo incluye tiempo fuera de su horario laboral (según lo definido por la Ubicación interna asignada a usted) y el Tipo de trabajo asignado tiene configurado un Tipo de trabajo Fuera del horario laboral, se le notificará que la entrada de tiempo se dividirá en dos entradas de tiempo al hacer clic en Guardar.
Se creará una segunda entrada de tiempo para el tiempo fuera del horario laboral. La segunda de entrada de tiempo copiará el resumen y las notas internas de la primera, y se añadirá una nota sobre su creación a las notas internas para ambas entradas de tiempo. Se aplicará todo tiempo de compensación a la entrada de tiempo que ocurrió más recientemente. Las entradas de tiempo son entonces independiente una de la otra. Reglas tales como el redondeo o Nunca facturar más/menos que se aplican correctamente a cada entrada de tiempo. Consulte Tipo de trabajo Fuera del horario laboral.
Si la entrada de tiempo cae por completo fuera de las horas regulares y el Tipo de trabajo asignado tiene configurado un Tipo de trabajo Fuera del horario laboral, usted verá una advertencia que le informará que se aplicará el Tipo de trabajo Fuera del horario laboral.
NOTA Si no se configuraron horas laborales para la ubicación interna del recurso, se asume que son 8 a. m. a 6 p. m.
Cambiar la tarea con la que está asociada la entrada de tiempo
Puede cambiar la tarea a la que está asociada una entrada de tiempo, tanto al crear como al editar una entrada de tiempo Si cambia la tarea en una nueva entrada de tiempo, se perderán todos los cambios no guardados. Simplemente volverá a la página de selección de tareas.
Si edita una entrada de tiempo existente y hace clic en Cambiar tarea, aparece lo siguiente:
- Se abrirá el mismo diálogo de advertencia, aunque no haya cambios sin guardar.
- Haga clic en Sí para proceder. Se abrirá el cuadro de diálogo Cambiar tarea. Este mostrará tres secciones:
Nombre de la sección | Descripción |
---|---|
Tarea |
La sección Tarea contiene los mismos campos que la página de selección de tarea. Consulte Seleccionar la tarea. |
Estado de la tarea |
Refiérase a Estado de la tarea. |
Facturación |
Refiérase a Facturación. |
- Haga clic en Guardar y cerrar.