Usar listas de trabajo
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SEGURIDAD Todos los usuarios.
Si tiene un ticket en su lista de trabajo que no tiene permiso para ver, el ticket aparecerá de todos modos en su lista de trabajo como cualquier otro ticket y usted podrá ingresar tiempo en él usando el cronómetro en la lista de trabajo. Sin embargo, verá un mensaje de acceso denegado si intenta abrir la página del ticket.
NAVEGACIÓN Cualquier lugar > pestaña Lista de trabajo
Las listas de trabajo de tickets y tareas le permiten rápida y fácilmente interrumpir hasta 25 tickets y 25 tareas en las que esté trabajando. Cada ticket o tarea en la lista de trabajo posee un cronómetro que usted usará para rastrear el tiempo que haya utilizado en este(a). Puedes parar o pausar el cronómetro.
NOTA El cronómetro sólo está disponible si la categoría asociada a una tarea o ticket tiene activada la casilla de verificación del cronómetro: Menú de navegación izquierda > Admin > Admin Categorías > Características y configuraciones > Atención al cliente (Tickets) > Categorías de tickets, o Menú de navegación izquierda > Admin > Admin Categorías > Características y configuraciones > Proyectos y tareas > Categorías de tareas > Editar categoría > Pestaña General > Otras opciones > Activar cronómetro.
Puede acceder a las listas de trabajo desde cualquier lugar de Autotask:
Si a usted se le han asignado varios tickets o tareas y usted trabajará en todos ellos durante el día, agréguelos a la lista de trabajo para que pueda turnarse rápidamente entre ellos.
Usted también puede colocar tickets y tareas en listas de trabajo de otras personas si estas son el recurso principal, ya sea para recordarles sus asignaciones del día, o para supervisar cuánto han avanzado y cuánto les falta para terminar.
Los tickets también pueden añadirse a la lista de trabajo del recurso principal por medio de una regla del flujo de trabajo. Si no hay nada de espacio en la lista de trabajo de un recurso cuando una regla del flujo de trabajo intente añadirlo, se le notificará al recurso por medio de un correo electrónico. Consulte Agregar, editar y copiar reglas del flujo de trabajo.
NOTA Si desea ver qué tickets y tareas han sido añadidos a su lista de trabajo por otras personas o por una regla del flujo de trabajo, elija el campo "Agregado por" en sus configuraciones de listas de trabajo.
Cómo...
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- Para ampliar una lista de trabajo, haga clic en una de las pestañas en el lado derecho de cualquier página de Autotask.
NOTA Cuando se contraen las listas de trabajo y hay tickets y tareas en ellas, los indicadores señalarán el número total de tareas o tickets en cada lista de trabajo. La casilla azul en la barra de títulos de listas de trabajos muestra el número de tickets/tareas que otras personas (y/o reglas del flujo de trabajo) hayan ubicado en las listas.
- Para contraer la lista de trabajo ampliada, haga clic en la flecha doble en la pestaña activa.
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- En la página Ticket / Tarea, pulse este botón en la esquina superior izquierda de la página:
- En la página Búsqueda de entradas, pase el ratón por encima del menú contextual y seleccione Añadir a mi lista de trabajo.
- En las tablas de entradas con casillas de selección, seleccione las entradas que desee añadir y, a continuación, en la cabecera de columna de la casilla de selección, seleccione Añadir entradas seleccionadas a mi lista de trabajo.
- En las tablas desplegables del widget de tareas y en el calendario del proyecto, pase el ratón por encima del menú contextual y seleccione Añadir a mi lista de trabajo, o seleccione las casillas de verificación de más de una tarea del mismo proyecto y, a continuación, abra el menú masivo y seleccione Añadir a mi lista de trabajo.
- En la lista de resultados de búsqueda para la búsqueda principal de Autotask PSA por número de tarea, desplace el cursor sobre el menú contextual y seleccione Agregar a mi lista de trabajo; o bien, seleccione casillas de verificación para una o más tareas del mismo proyecto. Luego, abra el menú masivo y seleccione Agregar a mi lista de trabajo.
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Tickets:
- En cualquier página de la tabla de tickets (Búsqueda de tickets, Mis tareas y tickets, etc.), pase el ratón por encima del menú contextual y seleccione Añadir a la lista de trabajo del recurso principal o Añadir a la lista de trabajo de otros recursos.
- En la página Reenviar/Modificar ticket, seleccione Agregar a la lista de trabajo del recurso principal. Consulte Reenviar y modificar tickets.
Tareas:
- En cualquier tabla de tareas (tablas de desglose del widget de tareas, la página de planificación del proyecto, Mis tareas y tickets, etc.), pase el ratón por encima del menú contextual y seleccione Añadir a la lista de trabajo del recurso principal o Añadir a la lista de trabajo de otros recursos.
- En la página Reenviar/Modificar tarea, seleccione Agregar a la lista de trabajo del recurso principal seleccionada más arriba. Consulte Reenviar y modificar tareas.
Usted puede crear una regla del flujo de trabajo que se active cuando se añada un ticket a una lista de trabajo y notifique al responsable de la lista de trabajo.
NOTA En los tickets y las tareas añadidos por otro recurso o por una regla del flujo de trabajo, se leerá "Agregado por regla del flujo de trabajo" o "Agregado por <Nombre del recurso>, y las barras de título de la lista de trabajo mostrarán el número total de estos elementos en una casilla azul.
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- Haga clic en X en la esquina superior derecha del elemento.
- Para eliminar todos los tickets o tareas de la lista de trabajo, haga clic en Eliminar todo en el menú de configuración.
NOTA Cuando ajuste manualmente el estado de un ticket o tarea en su lista de trabajo a Completado, se quitará automáticamente de su lista de trabajo. Si está en la lista de trabajo de otro usuario, no se quitará de su lista de trabajo. Los tickets no se quitan de ninguna lista de trabajo cuando el estado es establecido como Completado por medio de la regla del flujo de trabajo.
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- Use la barra texturada en el lado derecho del ticket o tarea para arrastrar y colocar a su nueva ubicación.
- Si tiene muchos elementos en su lista y desea transferir un ticket o tarea sobre el área de visualización o debajo de ella, arrastre el elemento al principio o al final de la lista y manténgalo allí; la lista se desplazará y usted podrá soltar el ticket donde quiera.
- En la página Ticket, haga clic en el botón Mover al principio de la lista de trabajo y actualizar cronómetro.
NOTA Esta opción "vuelve a enviar" el ticket a su lista de trabajo. Cuando lo hace, actualiza la configuración de cronómetro de lista de trabajo con la configuración de cronómetro de detalles del ticket.
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NOTA El cronómetro está deshabilitado en tickets o tareas completados si está habilitada la configuración del sistema Atención al cliente o Proyectos Prohibir entrada de tiempo en tickets (o tareas) cuyo estado sea Completado (Admin. > Configuraciones del sistema). Consulte Configuraciones del sistema de Atención al cliente o Configuraciones de sistema de proyectos.
- Haga clic en el botón Reproducir para iniciar el cronómetro. El botón de reproducción se volverá el botón de pausa.
- Haga clic en el botón Pausa para detener temporalmente el cronómetro.
- Haga clic en el botón Borrar para detener el cronómetro y restablecerlo a 00:00:00.
IMPORTANTE Al hacer clic en Borrar, se borrará cualquier tiempo registrado en el cronómetro.
- Haga clic en el botón Registrar para abrir una ventana de entrada de tiempo para el ticket o la tarea.
En la página de entrada de tiempo, el cronómetro sigue funcionando hasta que se pone en pausa o hasta que se guarda la entrada de tiempo.
NOTA Los cronómetros en todas las ventanas de tareas y tickets iniciadas directamente desde la lista de trabajo seguirán sincronizados con la lista de trabajo. Los cronómetros de las páginas iniciadas desde otras listas de tareas o tickets NO se mantendrán sincronizados con la lista de trabajo.
- Para detener todos los cronómetros y restablecer el valor 00:00:00, haz clic en Restablecer cronómetros en el menú de configuración.
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- Haga clic en cualquier parte del elemento que no sea el cronómetro o los botones para abrir la página Ticket o la página Tarea en el espacio de trabajo principal de Autotask .
NOTA No es posible "cerrar" un ticket en el espacio de trabajo principal (está desactivado Guardar y cerrar). Debe reemplazarlo con otra página, por ejemplo, otro ticket, un panel de control, o una página de búsqueda.
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NOTA El contenido de la lista de trabajo se actualiza cada 30 segundos, a menos que la lista esté inactiva por más de 30 segundos. Para volver a comenzar la actualización, haga clic en cualquier parte del espacio de trabajo principal de Autotask PSA.
- Para actualizar manualmente la lista, haga clic en el símbolo de actualización situado en la parte superior de la Lista de trabajo.
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- Haga clic en el ATES
en la parte superior de la lista de trabajo. Esta acción abrirá la ventana Configuraciones de la lista de trabajo:
- Transfiera elementos desde las listas Datos disponibles y Datos seleccionados y hacia ellas utilizando las flechas izquierda y derecha o haciendo doble clic en el elemento. La información en la lista Datos seleccionados aparecerá en el ticket en la lista de trabajo.
- Re-ordene elementos en la lista Datos seleccionados usando las flechas hacia arriba/abajo.
- Seleccione la casilla de verificación Mantener cronómetro en marcha al enviar un ticket (tarea) a mi lista de trabajo (si no está seleccionada, el cronómetro se pondrá en pausa) para conservar siempre el tiempo de cronómetro del ticket que se haya acumulado en la página Ticket o Tarea cuando envíe el ticket o la tarea a su lista de trabajo.
O
Desmarque la casilla para poner en pausa el cronómetro de la lista de trabajo cuando el ticket o la tarea se envíe a la lista de trabajo (si se estaba ejecutando en la página Ticket o Tarea cuando se añada a la lista de trabajo).
- Seleccione Iniciar automáticamente el cronómetro (o quitar la pausa) cuando se abra un ticket o una entrada de tiempo desde mi lista de trabajo para reiniciar el cronómetro cuando un ticket inactivo o en pausa se abra desde la lista de trabajo, o se abra una entrada de tiempo desde los detalles del ticket.
Seleccione Iniciar automáticamente el cronómetro (o quitar la pausa) cuando se abra una tarea desde mi lista de trabajo para reiniciar el cronómetro cuando una tarea inactiva o en pausa se abra desde la lista de trabajo.
Esta configuración reiniciará el cronómetro de nuevo después de completar una entrada de tiempo.