Agregar y editar gastos

Agregar a nuevo reporte de gastos

• Esta opción está seleccionada de manera predeterminada si usted inicia la ventana Nuevo gasto desde un ticket o proyecto. Verá todos los campos de la ventana Nuevo reporte de gastos y estos deben rellenarse. Consulte Rellene o modifique los siguientes campos:
• Añadir al informe de gastos existente
  Haga clic en el ícono de selector y seleccione un reporte de gastos. Están disponibles todos los reportes de gastos cuyos estados sea En Curso o Rechazado.
  Esta opción está seleccionada de manera predeterminada si usted inicia la ventana Nuevo gasto desde un reporte de gastos, el que se configura como el predeterminado. Usted puede hacer clic en el ícono de selector y escoger un reporte de gastos distinto desde la lista de reportes con un estado No enviado o Rechazado.

Es de manera predeterminada, el reporte de gastos actualmente seleccionado. Para agregar un nuevo gasto a un reporte distinto, haga clic el ícono de selector . Se abrirá un cuadro de diálogo con todos los reportes de gastos con estado En curso o Rechazado.

NOTA  Si tiene el recibo del gasto, ingrese la fecha que aparece en el recibo.

Las categorías de gasto pueden tener reglas de límites de gastos y de necesidad o no de recibos para gastos. Haga clic en Política de organización para ver una lista de los límites de gasto de las distintas categorías. Si usted selecciona una categoría con reglas, las reglas aparecerán sobre el campo Importe del recibo.

Este campo aparece solamente cuando está habilitada la configuración del sistema Mostrar el campo Tipo de trabajo en la pantalla Nuevo/Editar gasto. Cuando este campo opcional es visible, puede seleccionar un tipo de trabajo para aplicar al gasto. La exportación XML de la factura entonces utilizará la cuenta de libro mayor asociada al tipo del trabajo para llenar el elemento. Si el campo Tipo de trabajo está vacío, no se exportará ningún valor para la cuenta de libro mayor.

Si usted asocia el gasto con una tarea de ticket o proyecto que esté asociada con un tipo de trabajo, ese tipo de trabajo rellenará el campo. Usted lo puede editar si lo desea.

La cuenta de libro mayor del tipo de trabajo se exporta solamente en el XML de factura. El XML del reporte de exportación de gastos continúa utilizando la cuenta de libro mayor asociada con la categoría del gasto.

EJEMPLO  Si el gasto fue pagado a un comerciante específico, incluya el nombre del comerciante en la descripción.
Si el gasto fue un gasto de entretenimiento, brinde los nombres de las personas para los que se llevó a cabo este gasto.

NOTA  Si hay reglas de la categoría del gasto o límites del gasto relacionados con la categoría del gasto seleccionada, las reglas que se apliquen se mostrarán sobre este campo. Si hay reglas adicionales para la categoría que no se apliquen directamente a usted, verá el símbolo + seguido por el número de reglas adicionales.
Puede hacer clic en Política de organización para ver una lista de todos los límites de gasto por categoría de gasto.

NOTA  Las reglas que se aplican directamente a usted anulan las reglas del departamento, y las reglas del departamento anulan las reglas de la organización.

Si usted elige Cheque de la empresa o Tarjeta de crédito de la empresa, la cantidad que usted ingrese no será reembolsable.

Para información adicional, consulte Trabajar con números de orden de compra.

NOTA  Si tiene un recibo, puede escanearlo y agregarlo al reporte de gastos como archivo adjunto.

La sección Agregar nuevos archivos adjuntos siempre se contrae. Cuando se amplíe, se abrirá automáticamente el cuadro de diálogo Nuevo archivo adjunto. Los archivos adjuntos añadidos aquí se asocian automáticamente con el gasto individual.

Abra el cuadro de diálogo Nuevo archivo adjunto. A medida que guarde cada archivo adjunto, aparecerá en la cuadrícula Archivos adjuntos. Consulte Agregar y gestionar archivos adjuntos.

Los archivos adjuntos cargados aparecerán en una sección Archivos adjuntos aparte.

NOTA  Los gastos pueden asociarse a organizaciones de tipo Cliente, Socio y Proveedor.

Si asocia un gasto a una empresa, un ticket, un proyecto o una tarea, puede incluir los gastos en sus cálculos de rentabilidad y, opcionalmente, facturarlos a su cliente. Si no especifica una organización, el gasto se vincula a su organización.

Para asociar este gasto a una organización, comience a escribir el nombre de la organización en el campo y seleccione la organización correcta. Si no está seguro del nombre de la organización, haga clic en el icono del selector de datos y busque la organización.

NOTA  Se aplican los permisos de seguridad de nivel de organización de CRM. Para poder ver las organizaciones en el selector de organizaciones debe tener permiso de Ver organización para Todos o Mío, o debe tener permiso para "Mostrar TODAS las organizaciones en las listas desplegables de organizaciones y selectores de datos".

Si selecciona una organización asociada, puede seleccionar opcionalmente un ticket o una tarea de proyecto.

Hacer esto aumentará la exactitud de sus reportes de rentabilidad al permitirle incluir gastos de manera sencilla. Esto es así tanto si el gasto es facturable a la organización como si no.

Cuando se seleccione el botón de radio Asociar con ticket, aparecerá el selector de datos de tickets.

Para asociar el gasto con un ticket, haga clic en el ícono del selector de datos y busque el ticket correcto.

Si se selecciona el botón de radio Asociar con proyecto/tarea, y su nivel de seguridad incluye el permiso para ver proyectos, aparecerán los campos de selección de datos de proyectos y tareas.

Para asociar el gasto con una tarea, usted debe primero seleccionar el proyecto con el que está asociada la tarea, y luego seleccionar una tarea desde el menú del campo Tarea.

Si su nivel de seguridad no le permite ver proyectos, solo aparecerá el campo Tarea. El menú Tarea muestra todas las tareas abiertas que tiene asignadas y que están asociadas a la organización seleccionada. Al nombre de la tarea le sigue el nombre del proyecto.