Agregar y gestionar archivos adjuntos

Acerca de los archivos adjuntos

Agregar archivos adjuntos

Enviar archivos adjuntos con un correo electrónico de notificación

Cuando añada archivos adjuntos a una entidad de Autotask, puede utilizar correos electrónicos de notificación para enviar dichos archivos adjuntos a un contacto, compañero de trabajo u otra dirección de correo electrónico.

NOTA  Los correos electrónicos de notificación sólo pueden incluir adjuntos a la entidad matriz, no adjuntos externos aleatorios.

IMPORTANTE  El límite de tamaño de archivos adjuntos en correos electrónicos es 10 MB. Al enviar varios archivos adjuntos por correo electrónico (solo archivos adjuntos de nota de ticket, nota de tarea y nota de proyecto), el total de todos los archivos adjuntos no puede exceder el máximo de 10 MB. Si excede los 10 MB, los archivos adjuntos se añadirán a Autotask PSA pero no al correo electrónico.

Gestionar archivos adjuntos

Se accede a los archivos adjuntos desde la entidad a la que se adjuntan y se gestionan en ella. Pueden ubicarse en una sección Archivos adjuntos o en una pestaña accesoria Archivos adjuntos o Actividad. A excepción de la pestaña Actividad, todos los archivos adjuntos a un elemento se presentan en una tabla. Las opciones de menú contextual dependerán del tipo de archivo adjunto.

Se pueden eliminar varios archivos adjuntos a la vez seleccionándolos y eligiendo Eliminar archivos adjuntos seleccionados en el menú masivo.

Seleccione el menú contextual de un archivo adjunto para realizar una de las siguientes acciones:

Opción de menú Tipo de archivo adjunto Descripción

Abrir en explorador

Archivo adjunto

Las imágenes y los archivos HTML se abren en el explorador.

 

Si el archivo requiere una aplicación de escritorio (por ejemplo, un archivo de PowerPoint), se abre el cuadro de diálogo Abriendo.....

Visitar vínculo

URL

Vinculo de archivo

Vínculo de carpeta

Para URLs, muestra el mensaje Dejando Autotask. Haga clic en Continuar para abrir la URL en una ventana aparte.

 

En el caso de los archivos adjuntos Vínculo de archivo y Vínculo de carpeta, se abrirá una ventana de diálogo con la ruta del archivo o la carpeta. La ruta debe copiarse y pegarse en un explorador o en su Gestor de archivos.

Descargar archivo adjunto

Archivo adjunto

Un cuadro de diálogo Abriendo... le permite elegir si desea abrir el archivo con un complemento del explorador o seleccionar la aplicación con la que abrir el archivo, así como la ubicación del mismo.

Editar archivo adjunto

Todos

Puede editar el Nombre, Publicar para y Archivo o URL del archivo adjunto.

Eliminar archivo adjunto

Todos

 Haga clic en la opción Eliminar archivo adjunto y haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación. La eliminación no se puede deshacer.

Para eliminar un archivo adjunto, se requiere autorización. En el caso de las entidades en las que se puede configurar un permiso de eliminación independiente para los archivos adjuntos, se requiere el permiso de eliminación. En caso contrario, se requiere el permiso de eliminación para la entidad principal. En el caso de los archivos adjuntos a los tickets y a las tareas, los administradores del sistema pueden eliminar cualquier archivo adjunto, mientras que los demás recursos sólo pueden eliminar los archivos adjuntos que hayan añadido.

  • Si el archivo adjunto se cargó en la instancia de Autotask, se elimina.

  • Para todos los demás tipos de archivos adjuntos, se elimina el vínculo al archivo o a la URL, pero el archivo, la carpeta o la URL permanecen.

Historial de archivos adjuntos

Todos

Abre la página Historial de archivos adjuntos. Esta página registra los cambios realizados en cualquiera de los campos adjuntos, quién realizó la acción y una marca de fecha y hora.