Agregar y gestionar archivos adjuntos

SEGURIDAD  Acceso a la entidad

SEGURIDAD  Para los archivos adjuntos a entidades de CRM, nivel de seguridad con acceso a CRM y permisos de objeto adecuados para Archivos adjuntos.

NAVEGACIÓN Múltiples, vea a continuación

Acerca de los archivos adjuntos

Los archivos adjuntos son archivos externos que están vinculados a una de las siguientes entidades de Autotask PSA:

  • Usuario co-administrador
  • Nota y Tarea pendiente de CRM
  • Dispositivo
  • Nota de dispositivo
  • Documento
  • Reporte de gastos
  • Artículo de la base de conocimientos
  • Nota
  • Oportunidad
  • Organización
  • Proyecto, Tarea, Problema
  • Nota de proyecto
  • Recurso
  • Pedido de venta
  • Ticket, Ticket recurrente

EJEMPLO  Usted puede adjuntar un currículum vítae a un recurso, instrucciones de trabajo a un ticket, un plan de proyecto a un proyecto, y recibos digitalizados a un reporte de gastos.

NOTA  Al agregar un archivo adjunto desde la mayoría de las páginas, usted también puede enviar por correo electrónico el archivo adjunto a un contacto, otro recurso de Autotask PSA, o cualquier dirección de correo electrónico. No es posible enviar por correo electrónico archivos adjuntos de Gestión de recursos.

No hay límite en el número de archivos adjuntos que puede adjuntar a las entidades de Autotask, como organizaciones o tickets. Sin embargo, hay límites para el tamaño de archivos individuales. En el caso de archivos adjuntos a notificaciones de correo electrónico, hay límites al tamaño de archivo total combinado de los archivos adjuntos:

Proceso de archivo adjunto Límite de tamaño de archivo individual Total combinado al cargar varios archivos a la vez
Archivos cargados en la interfaz de usuario de Autotask
Ejemplo: archivos adjuntos de proyectos o tickets		 10 MB sin límite
Archivos agregados a Autotask por medio de la extensión Outlook 10 MB sin límite
Archivos adjuntos procesados por Procesamiento de correo electrónico entrante o el Servicio de agregación de correo electrónico de tickets 5 MB* 10 MB*
Tamaño total de correo electrónico entrante, incluidos archivos adjuntos. 30 MB n/c
Archivos adjuntados a notificaciones de correo electrónico 10 MB** 10 MB**

* Si un correo electrónico entrante tiene un solo archivo adjunto que supera el límite de 5 MB o varios archivos adjuntos con un tamaño total combinado superior a 10 MB, se creará el ticket, pero no se añadirán los archivos adjuntos. Los archivos adjuntos pueden recuperarse del correo electrónico original y añadirse manualmente al ticket.

**Si un solo archivo adjunto o si el tamaño total de todos los archivos adjuntos es mayor a 10 MB, los archivos se adjuntarán a la notificación en Autotask y se enviará el correo electrónico, pero no se incluirán los archivos adjuntos en el correo electrónico.

Autotask PSA bloquea tipos de archivos seleccionados que tienen el potencial de introducir virus dañinos.

Autotask no aceptará los siguientes formatos de archivo: ade, adp, app, asp, aspx, bas, bat, bin, cer, chm, class, cmd, cnt, com, cpl, crt, csh, cshtml, der, exe, fon, fxp, gadget, hlp, hpj, hta, inf, ini, ins, isp, its, iw, js, jse, ksh, lnk, mad, maf, mag, mam, maq, mar, mas, mat, mau, mav, maw, mda, mde, mdt, mdw, mdz, msc, msh, msh1, msh1xml, msh2, msh2xml, mshxml, msi, msp, mst, ops, osd, pcd, php, pif, plg, prf, prg, ps1, ps1xml, ps2, ps2xml, psc1, psc2, pst, reg, scf, scr, sct, sh, shb, shs, sys, tgz, tmp, url, vb, vbe, vbp, vbs, vsmacros, vsw, ws, wsc, wsf, wsh, xnk. Además, no se admiten archivos de vídeo.

Agregar archivos adjuntos

  1. Vaya a la entidad a la que desee adjuntar un archivo.
Entidad Ruta de acceso
Nota de contrato Nota de contrato > pestaña Archivos adjuntos > Agregar archivo adjunto
Nota o Tarea pendiente de CRM Nota o Tarea pendiente de CRM > Agregar nuevos archivos adjuntos > Agregar archivo adjunto
Dispositivo

Página del dispositivo > Pestaña Archivos adjuntos > Nuevo

Página del dispositivo > Pestaña Actividad > Nuevo archivo adjunto

Página del dispositivo > Pestaña Actividad > Nueva nota > Agregar archivo adjunto

Gestión de documentos

 Páginas Nuevo Documento y Editar documento > Agregar archivo adjunto
Reporte de gastos Reporte de gastos > Nuevo archivo adjunto

Base de conocimientos

 Páginas Nuevo Artículo y Editar artículo > Agregar archivo adjunto
Oportunidad

Página Oportunidad > pestaña Actividad o barra de agregado rápido > Nuevo archivo adjunto

Página Oportunidad > pestaña Archivos adjuntos > Nuevo
Organización

Página de organización > Pestaña accesoria Archivos adjuntos > Nuevo

Página de organización > Pestaña Actividad > Nuevo archivo adjunto
Proyecto Menú de Proyectos > Archivos adjuntos > Nuevo
Nota de proyecto Nota de proyecto > pestaña Archivos adjuntos > Agregar archivo adjunto
Recurso > Admin. > Configuración de organizaciones y usuarios > Recursos/Usuarios (RR.HH.) > Recursos/Usuarios (RR.HH.) > Recursos/Usuarios > menú contextual > Editar recurso > pestaña Archivos adjuntos > Agregar archivo adjunto
Pedido de venta Pedido de venta > Nuevo > Archivo adjunto
Tarea o Problema Menú de Proyectos > Programa > Menú contextual de Tarea o Problema > Nuevo > Archivo adjunto o Tarea > pestaña Actividad o barra de agregado rápido > Nuevo archivo adjunto
Ticket

Página Ticket > pestaña Archivos adjuntos > Nuevo

Página Ticket > pestaña Actividad o barra de agregado rápido > Nuevo archivo adjunto
Nota de ticket Nota de ticket > Agregar Archivo adjunto
Entrada de tiempo Entrada de tiempo > Agregar archivo adjunto

Se abre la página Nuevo archivo adjunto.

NOTA  La apariencia de la página Nuevo archivo adjunto puede variar levemente de la imagen de más arriba, dependiendo del tipo de entidad y de dónde usted accede a la página.

  1. Llene los siguientes campos:
Campo Descripción
General
Agregar un archivo adjunto a este ticket y su(s) # incidente(s)
(Solamente tickets de problema)		 Seleccione la casilla para agregar el archivo adjunto tanto al ticket de problema como a todos los incidentes asociados. Esta casilla de verificación solamente aparece al agregar una nota a un ticket de problema que tenga al menos un incidente. Para más información sobre tickets de problema/incidente, consulte Trabajar con tickets de problema y de incidente.
Tipo Seleccione cómo se vinculará el archivo a la entidad. Entre las opciones, se incluye lo siguiente:
Archivo adjunto: El archivo es cargado al servidor de Autotask. Recomendado si desea que el archivo esté disponible para todos los usuarios con acceso a la entidad.
Vínculo de archivo o Vínculo de carpeta: Guarda la ruta de acceso al archivo en su PC o unidad de red. Recomendado si todos los usuarios tienen acceso a la ubicación del archivo por medio de un VPN.

URL: Guarda la URL de una página Web, o un documento en un sitio FTP. Usted debe copiar la URL completa y pegarla en el campo.

NOTA  Los archivos adjuntos de URL aparecen en Autotask como hipervínculos directamente al contenido. Ya que las ubicaciones Web externas pueden representar una amenaza de seguridad, cuando un usuario hace clic en el vínculo, se abre un mensaje para advertirle que el usuario está a punto de dejar el dominio Autotask PSA. El usuario puede elegir si continuar o no.
Archivo* (requerido)

  • Si ha seleccionado el tipo Archivo adjunto, haga clic en el campo, navegue hasta el archivo que desea adjuntar y haga clic en Abrir o haga doble clic en el archivo. En Firefox, Chrome y Safari, puede arrastrar y soltar el archivo en el campo. Consulte Arrastre y coloque archivos en la ventana Archivo adjunto (solamente Chrome y Safari).

  • Si ha seleccionado el tipo Vínculo de archivo o Vínculo de carpeta, copie y pegue el archivo o la ruta de acceso completa del archivo en el campo Archivo/Carpeta.

  • Si selecciona URL, copie y pegue la URL de destino en el campo.
Nombre Es de manera predeterminada el nombre del archivo, pero puede ser editado. Usted puede adjuntar varios archivos con el mismo nombre.
Publicar para

Publicar para

El tipo de publicación determina quién puede ver las notas o abrir los archivos adjuntos creados por un recurso (la visibilidad de las notas del sistema está determinada por el nivel de seguridad del lector). Se puede heredar del tipo de nota (pero puede editarse), o bien seleccionarse directamente del menú desplegable Publicar para. Las siguientes opciones están disponibles:

  • Todos los usuarios de Autotask: La nota o el archivo adjunto pueden ser vistos por recursos internos y co-administradores, como asimismo por contactos de clientes con acceso del Portal del cliente a la entidad principal. Consulte Agregar o editar niveles de seguridad del Portal del cliente.
  • Sólo internos: (no disponible para niveles de seguridad co-administradores al agregar archivos adjuntos). La nota o el archivo adjunto pueden ser vistos por recursos internos, a excepción de aquellos con un nivel de seguridad co-administrador. Algunas entidades donde esta es la única opción tiene una casilla Sólo internos.
  • Internos y co-administradores (sólo tickets y notas de ticket): La nota o el archivo adjunto pueden ser vistos por los recursos internos y los recursos que tienen un nivel de seguridad co-administrador. Consulte Soporte técnico co-administrado (de sistema). Los siguientes tipos de nota de sistema son de manera predeterminada esta configuración Publicar para:
    • Absorbió otro ticket
    • Copiado a proyecto
    • Duplicar nota de ticket
    • Reenviar/Modificar nota
    • Ticket en el que se combinó
    • Si un usuario co-administrador envía un correo electrónico y la configuración del buzón se establece en Sólo interno, se publica en Interno y co-administradores de todos modos
    .
  • Equipo del proyecto (solo notas de proyecto): La nota puede ser vista por miembros internos y miembros del equipo del cliente del proyecto.

Los archivos adjuntos sin un selector de Publicar para heredan la visibilidad de la entidad principal.

EJEMPLO  Cuando agregue un archivo adjunto mientras edita una nota de ticket, la opción Publicar para de la nota de ticket será aplicada al archivo adjunto.
Notificación
Notificación

Haga clic para expandir el formulario de notificación para enviar el archivo adjunto por correo electrónico. Consulte Generar una notificación manual.

Si la sección Notificación se encuentra en la página Archivo adjunto, puede adjuntar los archivos adjuntos al mensaje de correo electrónico de notificación. Consulte Enviar archivos adjuntos con un correo electrónico de notificación.
  1. Haga clic en Guardar y cerrar o Guardar y Nuevo para cargar el archivo adjunto.

Una barra indicadora rastrea el avance de la carga.

NOTA  Al cargar archivos al servidor, Autotask PSA comprueba el tamaño y el tipo de archivo. Si el tipo de archivo no es aceptable o el tamaño del archivo es mayor a 10 MB, aparecerá un mensaje de error.

Si necesita cancelar la carga, haga clic en Cancelar.

En Chrome y Safari, en vez de buscar un archivo que desee ajuntar a una entidad, puede arrastrar y colocar el archivo. Asegúrese de que su ratón esté justo sobre el botón Elegir archivo antes de realizar esta acción.

Enviar archivos adjuntos con un correo electrónico de notificación

Cuando añada archivos adjuntos a una entidad de Autotask, puede utilizar correos electrónicos de notificación para enviar dichos archivos adjuntos a un contacto, compañero de trabajo u otra dirección de correo electrónico.

NOTA  Los correos electrónicos de notificación sólo pueden incluir adjuntos a la entidad matriz, no adjuntos externos aleatorios.

IMPORTANTE  El límite de tamaño de archivos adjuntos en correos electrónicos es 10 MB. Al enviar varios archivos adjuntos por correo electrónico (solo archivos adjuntos de nota de ticket, nota de tarea y nota de proyecto), el total de todos los archivos adjuntos no puede exceder el máximo de 10 MB. Si excede los 10 MB, los archivos adjuntos se añadirán a Autotask PSA pero no al correo electrónico.

Para la mayoría de los archivos adjuntos, aparece una sección de Notificación en la página Archivo adjunto, debajo de los campos para añadir archivos adjuntos.

NOTA  Para archivos adjuntos añadidos a la mayoría de las entidades, si va a cargar más de un archivo adjunto (Guardar y nuevo), cada archivo adjunto es enviado en un correo electrónico aparte. Usted debe completar el formulario Notificación antes de hacer clic en Guardar y nuevopara el primer archivo adjunto y nuevamente para cada archivo adjunto adicional.

  1. Antes de guardar y cerrar la página Nuevo archivo adjunto, haga clic en + para ampliar la sección Notificación.
  2. Llene los campos de notificación

NOTA  El menú del campo Plantilla de notificación incluye una plantilla Archivo adjunto añadido. Además, los formularios de plantillas de notificación para plantillas personalizadas incluyen eventos de Archivo adjunto añadido para cada entidad que incluya la característica de correo electrónico de archivo adjunto. Los formularios de plantillas también incluyen un conjunto de variables de Archivo adjunto. Para más información sobre plantillas de notificación, consulte Agregar o editar plantillas de notificación.

  1. Haga clic en Guardar y cerrar o en Guardar y nuevo. Su archivo adjunto es añadido a Autotask PSA y es enviado por correo electrónico a los destinatarios especificados.

Las notas de ticket, las notas de tarea y las notas de proyecto permiten adjuntar varios archivos. El total de todos los archivos adjuntos en un correo electrónico no puede exceder los 10 MB.

NOTA  Al agregar varios archivos adjuntos al mismo correo electrónico, para incluir el nombre o la ruta de acceso del archivo para cada archivo adjunto en el texto del correo electrónico, la plantilla de notificación debe usar la variable Resumen de archivos adjuntos:.

Para añadir y enviar por correo electrónico archivos adjuntos a Notas de ticket, Notas de tarea o Notas de proyecto, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en el vínculo Agregar nuevos archivos adjuntos en las páginas Nueva nota o Editar nota para abrir la página Archivo adjunto.
  2. Cargue uno o varios archivos adjuntos.
  3. Abra el panel Notificación. En el campo Archivos adjuntos, seleccione Incluir archivos adjuntos en el correo electrónico.
  4. Complete campos de notificación adicionales según se necesite y guarde y cierre la nota. Para más información, consulte Panel de notificaciones.

Cuando añada un archivo adjunto a una nota de ticket, de tarea o de proyecto, puede optar por incluir el archivo adjunto en la pestaña de notificación. Se respetará la configuración para usuarios internos y externos.

Cuando añada un archivo adjunto a otras entidades, se respetará la configuración Publicar para. Si la opción Publicar para se establece en Usuarios internos , el correo electrónico de notificación se envía a todos los destinatarios, pero los usuarios externos no recibirán los archivos adjuntos.

Gestionar archivos adjuntos

Se accede a los archivos adjuntos desde la entidad a la que se adjuntan y se gestionan en ella. Pueden ubicarse en una sección Archivos adjuntos o en una pestaña accesoria Archivos adjuntos o Actividad. A excepción de la pestaña Actividad, todos los archivos adjuntos a un elemento se presentan en una tabla. Las opciones de menú contextual dependerán del tipo de archivo adjunto.

Se pueden eliminar varios archivos adjuntos a la vez seleccionándolos y eligiendo Eliminar archivos adjuntos seleccionados en el menú masivo.

Seleccione el menú contextual de un archivo adjunto para realizar una de las siguientes acciones:

Opción de menú Tipo de archivo adjunto Descripción

Abrir en explorador

Archivo adjunto

Las imágenes y los archivos HTML se abren en el explorador.

 

Si el archivo requiere una aplicación de escritorio (por ejemplo, un archivo de PowerPoint), se abre el cuadro de diálogo Abriendo.....

Visitar vínculo

URL

Vinculo de archivo

Vínculo de carpeta

Para URLs, muestra el mensaje Dejando Autotask. Haga clic en Continuar para abrir la URL en una ventana aparte.

 

En el caso de los archivos adjuntos Vínculo de archivo y Vínculo de carpeta, se abrirá una ventana de diálogo con la ruta del archivo o la carpeta. La ruta debe copiarse y pegarse en un explorador o en su Gestor de archivos.

Descargar archivo adjunto

Archivo adjunto

Un cuadro de diálogo Abriendo... le permite elegir si desea abrir el archivo con un complemento del explorador o seleccionar la aplicación con la que abrir el archivo, así como la ubicación del mismo.

Editar archivo adjunto

Todos

Puede editar el Nombre, Publicar para y Archivo o URL del archivo adjunto.

Eliminar archivo adjunto

Todos

 Haga clic en la opción Eliminar archivo adjunto y haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación. La eliminación no se puede deshacer.

Para eliminar un archivo adjunto, se requiere autorización. En el caso de las entidades en las que se puede configurar un permiso de eliminación independiente para los archivos adjuntos, se requiere el permiso de eliminación. En caso contrario, se requiere el permiso de eliminación para la entidad principal. En el caso de los archivos adjuntos a los tickets y a las tareas, los administradores del sistema pueden eliminar cualquier archivo adjunto, mientras que los demás recursos sólo pueden eliminar los archivos adjuntos que hayan añadido.

  • Si el archivo adjunto se cargó en la instancia de Autotask, se elimina.

  • Para todos los demás tipos de archivos adjuntos, se elimina el vínculo al archivo o a la URL, pero el archivo, la carpeta o la URL permanecen.

Historial de archivos adjuntos

Todos

Abre la página Historial de archivos adjuntos. Esta página registra los cambios realizados en cualquiera de los campos adjuntos, quién realizó la acción y una marca de fecha y hora.