Importar o actualizar información

En las tablas siguientes se enumeran las entidades que se pueden importar en su instancia de Autotask:

Entidades que pueden importarse	Instrucciones detalladas para importar y actualizar	Pueden actualizarse usando una exportación/importación
Dispositivo y suscripción	Rellenar la plantilla de importación de dispositivos y suscripciones de	Sólo dispositivos. Para exportar y actualizar los dispositivos existentes, vaya a > CRM > Buscar > Dispositivos > barra de botones > Exportar > En formato de plantilla de importación.
Organización	Rellenar la plantilla de importación Organización	Para exportar y actualizar los registros de organizaciones existentes, vaya a > CRM > Búsqueda > Organizaciones > barra de botones > Exportar > En formato de plantilla de importación.
Organización y contacto	Importar organizaciones y contactos al mismo tiempo
Ubicación de la organización	Rellenar la plantilla de importación Ubicación de la organización
Contacto	Rellenar la plantilla Importación de contactos	Para exportar y actualizar los contactos existentes, vaya a > CRM > Búsqueda > Contactos > barra de botones > Exportar > En formato de plantilla de importación.
Nota y Tarea pendiente de CRM	Rellene la plantilla de importación de Notas y Tareas pendientes de CRM	Para exportar y actualizar las tareas pendientes y notas existentes, vaya a > CRM > Búsqueda > Tareas pendientes y notas > barra de botones > Exportar > En formato de plantilla de importación.
Productos de inventario y Elementos almacenados	Rellenar la plantilla de importación de elementos de inventario	Para exportar y actualizar los productos y elemento almacenados, así como las notas, vaya a > Admin. > Características y configuraciones > Productos, servicios e inventario > Elementos de inventario > Importar / Historial de importación > haga clic en Importar.
Artículos de la base de conocimientos	Importar artículos de la base de conocimientos
Oportunidad	Rellenar la plantilla de importación de oportunidades	Para exportar y actualizar oportunidades existentes, vaya a > CRM > Buscar > Oportunidades > barra de botones > Exportar > En formato de plantilla de importación.
Producto	Rellenar la plantilla de importación de productos	Para exportar y actualizar los productos existentes, vaya a > Inventario >Inventario > Productos > barra de botones > Exportar > En formato de plantilla de importación.
Fases y tareas de proyectos (solamente importaciones)	Rellenar la plantilla de importación Fases y Tareas de proyecto
Recurso	Rellenar la plantilla de importación de recursos	Para exportar y actualizar los recursos existentes, vaya a > Admin. > Configuración de empresas y usuarios > Recursos/Usuarios (Recursos humanos) > Recursos/Usuarios (Recursos humanos) > Recursos/Usuarios.
Servicio	Rellenar la plantilla de importación de servicios	Para exportar y actualizar los servicios existentes, vaya a > Admin. > Características y configuraciones > Productos, servicios e inventario > Servicios > Exportar > En formato de plantilla de importación.
Etiqueta	Rellenar la plantilla de importación de etiquetas
Ticket	Rellenar la plantilla de importación de tickets	Para exportar y actualizar los tickets existentes, vaya a > Atención al cliente > Búsqueda > Tickets > barra de botones > Exportar > En formato de plantilla de importación.
Nota de ticket y Entrada de tiempo	Rellene la plantilla de nota de ticket y de entrada de tiempo de ticket

Algunas entidades pueden exportarse en formato de importación, editarse y volver a importarse. Esto proceso le permite actualizar registros que ya están en su base de datos de Autotask. Consulte Pueden actualizarse usando una exportación/importación.

Los archivos de importación pueden contener retornos de carros o avances de línea. Estos son difíciles de distinguir si abre el archivo en Excel. Si sospecha que su archivo contiene retornos de carro, haga lo siguiente:

1. Abra el archivo en Notepad ++.
2. En la barra de herramientas, haga clic en Mostrar todos los caracteres. También haga clic en Ajustar texto, a la izquierda, para asegurarse de que no haya nada oculto.

Los avances de línea se indicarán con LF (texto en blanco con fondo negro), mientras que los retornos de carro con CR LF.

3. Para ir rápidamente de un incidente al siguiente, haga clic en el ícono Encontrar y busque "\r\n". No ingrese nada en el campo Reemplazar con.

4. Explore el archivo y quite todos los saltos de línea no deseados.
5. Para quitar solamente avances de línea, busque "\n".

Dependiendo de sus configuraciones de idioma, los archivos .csv tratan las comas y los puntos y coma como delimitadores, lo que significa que todo lo que viene después de la coma se pone en la siguiente columna, y todas las siguientes columnas se van a importar a los campos equivocados.

Para evitar que esto suceda, las cadenas que contengan comas deben estar rodeadas de comillas. Si su lenguaje tiene como delimitador predeterminado el punto y coma, haga lo anterior para el punto y coma.

NOTA  Para automatizar este proceso, simplemente abra el archivo CSV en una versión reciente de Excel, lo que ubica convenientemente las comillas alrededor de cualquier celda que contenga una coma. Esto evitará que la coma se malinterprete como delimitador.

NOTA  Si la plantilla descargada muestra todo el contenido en la primera celda (no a través de varias columnas), se tratará probablemente de una incompatibilidad entre los separadores de listas en Autotask y sus configuraciones de Windows. Esto puede suceder cuando usted use Autotask en inglés con una versión de Windows en lengua extranjera. Los valores de separadores de lenguas pueden cambiarse para Windows en Panel de control > Región y lenguaje > Configuraciones adicionales.

Si descubre que los caracteres que no son de lengua inglesa no se importan correctamente, intente el siguiente proceso de importación.

1. Abra un nuevo libro (Archivo > Nuevo > Libro en blanco) in Excel.
2. Seleccione Datos > Obtener datos externos > Desde texto...
3. En la página Seleccionar origen de datos, seleccione el archivo .csv deseado, y haga clic en Importar.
4. En la página Asistente de importación de texto - Paso 1 de 3, elija UTF-8 como el origen del archivo, seleccione Delimitado y luego haga clic en Siguiente.
5. En la página Asistente de importación de texto - Paso 2 de 3, seleccione la casilla de verificación junto a Coma y luego haga clic en Siguiente.
6. En la página Asistente de importación de texto - Paso 3 de 3, seleccione Finalizar.

NOTA  Cuando se utilizan versiones no inglesas de Autotask con Windows en inglés: Si utiliza plantillas de importación de Autotask, configure los Términos y símbolos locales antes de importar los datos. Consulte Seleccionar una divisa.

El archivo de importación .CSV no puede ser más grande que 5 MB. Los archivos de datos grandes deben dividirse.

Para restricciones de longitud en campos de cadenas, consulte Longitud de campos de cadenas.

1. Descargue la plantilla CSV desde > Admin. > Características y configuraciones > Características a través de la aplicación (compartidas) > Descargas o desde la página Importar de la entidad pertinente. Consulte las rutas en las instrucciones de importación específicas en la Descripción general.

IMPORTANTE  Si abre la plantilla de importación usando Google Sheets, cambia la codificación de UTF-8 a ANSI. Esto provocará errores cuando intente importar el archivo a una instancia de Autotask en alemán o español. Usted debe abrir el archivo en Microsoft Excel (donde esto no es un problema), o bien abrir el archivo en Notepad++ para convertir la codificación a ANSI para que se importe sin ningún problema.

2. Abra el archivo .CSV con los datos de origen.

3. Columna por columna, pegue los datos de origen en la plantilla de importación.

IMPORTANTE  No:
• Altere el tipo de archivo que sea distinto a .CSV
• Vuelva a nombrar encabezados de columnas
• Elimine columnas obligatorias. Usted puede eliminar todas las otras columnas y la importación funcionará de todos modos; sin embargo, puede cambiar los contenidos del archivo Excepciones y complicar la re-importación, por lo que esto no se recomienda.
• Agregar columnas. Si usted necesita columnas adicionales, añádalas como campos definidos del usuario en Autotask, y luego descargue la plantilla nuevamente. Consulte Gestionar campos definidos por el usuario.

4. Algunos campos deben rellenarse con valores que ya existan en su base de datos de Autotask. Esto se indica en el apartado ¿Debe buscarse en la instancia de Autotask? en las instrucciones de importación. Si intenta importar un valor distinto, la importación arrojará errores.
5. Asegúrese de que todos los campos obligatorios estén completados en todas las filas.

NOTA  Ingresar [[vacío]] en campos no requeridos quitará toda la información almacenada en ese campo y la reemplazará con un valor nulo. Los valores que se deben buscar en su instancia de Autotask no se pueden borrar utilizando este método.

1. Navegue a la página de Importación apropiada para la entidad a la que está importando. Para conocer las rutas específicas de cada entidad, consulte las páginas de ayuda enlazadas en la tabla anterior en Instrucciones detalladas para importar y actualizar.
2. En la página Importar, haga clic en Importar.

Para importar fases y tareas de proyecto, en el módulo Proyectos, busque y abra el proyecto de destino. En el menú del proyecto, haga clic en Programa. En la página Programa, haga clic en Acciones > Importar desde: archivo .CSV.

Se abrirá la página de importación:

3. Haga clic en Explorar o Elegir archivo para ubicar el archivo .CSV preparado, y luego haga clic en Abrir. La ruta de acceso del archivo se copia en el campo Archivo.

4. Use los botones de radio Si no se encuentra una coincidencia para seleccionar sus preferencias de importación/actualización.

Criterios de duplicados para importaciones

Cuando los siguientes campos coincidan exactamente, la herramienta de importación lo considerará un duplicado.

Plantilla	Criterios de comprobación de duplicados
Organizaciones y contactos	Organización: Nombre + Número de teléfono, o ID de la organización Contacto: Organización + Teléfono de la organización + Nombre + Apellidos + Email, o ID de contacto
Ubicación de las organizaciones	Organización o ID de la organización + Nombre del lugar
Nota y Tareas pendientes de CRM	Organización + Tipo de acción + Asignado a + Fecha/hora de inicio + Fecha/hora de fin
Dispositivos	Nombre de la organización + Nombre del producto + Número de serie o ID del dispositivo
Oportunidades	Nombre de la organización + Nombre de la oportunidad
Productos	Nombre del producto + Categoría + Período, o Id. de producto
Productos de inventario	Productos de inventario: Producto + Ubicación Elementos almacenados: Producto + Ubicación + Fecha en que se agregó Elementos almacenados serializados: Producto + Ubicación + Fecha en que se agregó + Número de serie
Fases y tareas	No hay comprobación de duplicados para fases y tareas. Estos elementos solo pueden ser importados, no actualizados. Serán añadidas todas las fases y tareas que aparezcan en su archivo de importación.
Servicios	Nombre o Id. de servicio (para servicios que fueron exportados) Si el Id. de servicio es un duplicado, el registro es considerado un duplicado incluso si el nombre es único.
Etiquetas y Grupos de etiquetas	Rótulo o Alias. Si un rótulo importado de etiquetas coincide con cualquier rótulo o alias de etiquetas, o si cualquier alias de una etiqueta importada coincide con cualquier rótulo o alias de etiquetas existente, se considerará una coincidencia. La etiqueta debe ser de 50 caracteres o menos, y no puede tener el caracter |. Cuando se encuentre una coincidencia, la nueva etiqueta no se importará y la etiqueta existente no se actualizará. Separe cada entrada con el caracter |.
Tickets	Número de ticket
Entradas de tiempo del ticket	Número de ticket + Recurso + Fecha/Hora de inicio + Fecha/Hora de finalización
Notas de ticket	Número de ticket + Recurso que creó (o Contacto) + Fecha/Hora de creación + Título
Recursos	Nombre de usuario

5. Si desea enviar (o no enviar) notificaciones de reglas de flujos de trabajo cuando se crean o actualizan elementos por medio de la importación, seleccione las casillas pertinentes bajo Enviar notificaciones de reglas de facturación cuando: Note que si deja las casillas sin seleccionar, la regla del flujo de trabajo igual se activará y ocurrirán de todos modos actualizaciones y otras acciones (además de notificaciones). La nota de sistema en el ticket dirá: "Correo electrónico de notificación suprimido por importador de datos". Esta opción está disponible para la creación y la actualización de tickets, oportunidades y elementos de configuración. Está disponible para la creación de entradas de tiempo de ticket, notas de ticket y fases y tareas de proyecto.
6. Cuando importe servicios, podrá opcionalmente actualizar costo de proveedor o costo unitario para servicios contabilizados y/o no contabilizados a partir de una fecha de entrada en vigencia. Esto modifica los costos y los cálculos de rentabilidad para contratos existentes.
7. Haga clic en Importar. Un cuadro de diálogo le informará que se le notificará vía correo electrónico cuando haya finalizado su importación.

Al cerrar el diálogo, se mostrará la página Historial de importación. El registro de importación muestra el estado de su importación.

8. Si no se pueden importar algunos registros, puede hacer clic en el vínculo Ver excepciones en la columna Excepciones. Esto abrirá un archivo .CSV con todos los registros que no se puedan importar. La primera columna mostrará el motivo por el que no se llevó a cabo la importación.
9. Resuelva todos los problemas, elimine la columna Motivo del error y guarde el archivo Excepciones.
10. Siga los pasos 1 - 4 para importar el archivo Excepciones.