Rellenar la plantilla Importación de contactos

SEGURIDAD  Nivel de seguridad con permiso Admin para configurar Organizaciones y Contactos. Consulte Organizaciones y contactos.

NAVEGACIÓN > Admin. > Características y configuraciones > Empresas y contactos > Utilidades > Importación de contactos > Importar > Descargar plantilla de importación

NAVEGACIÓN Para exportar y actualizar los contactos existentes, vaya a > CRM > Búsqueda > Contactos > barra de botones > Exportar > En formato de plantilla de importación.

ANTES DE COMENZAR  Revise las instrucciones generales para importar y actualizar datos en Autotask en este tema: Importar o actualizar información.

La plantilla de Importación de Contactos le permite importar contactos a Autotask para organizaciones que ya están en su instancia de Autotask, y actualizar contactos existentes. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.

Hay tres campos que no aparecen en la plantilla Exportar en formato de plantilla de importación. Para actualizar estos campos, debe utilizar la plantilla de importación de la página Importación de contactos en Admin. Esos campos son Nombre del grupo de contactos, Nueva dirección de correo electrónico y Facturas de correo electrónico.

NOTA  Los contactos importados en el Portal del cliente/Taskfire aparecerán en esta cuadrícula. Aparecerá el nombre del contacto que realizó la importación, seguido del nombre de la organización entre paréntesis.

NOTA  Si ve una marca de verificación en la columna¿Debe buscarse en la instancia de Autotask?, significa que en la interfaz de usuario de Autotask, hay un valor seleccionado de la lista. Usted puede usar selecciones que estén actualmente inactivas, pero estas deben existir. Vaya a la página que se muestra en la columna Descripción y busque las opciones válidas.

Las siguientes columnas están disponibles:

Campo ¿Debe buscarse en la instancia de Autotask? Descripción
ID de la organización*, Nombre de la organización*   Se requiere el ID de la organización o el nombre de la organización.
Id. de contacto (solamente actualizaciones)   Ingrese el Id. de contacto al realizar actualizaciones a un contacto para evitar la creación de duplicados. Este es un Id. generado por el sistema y puede encontrarse al exportar contactos en formato de plantilla de importación.
Id. externo   Ingrese un Id. de contacto desde un sistema de CRM diferente.
Prefijo y Sufijo
 Sí Ingrese un prefijo de nombre como Sr. o Sra. o un sufijo como jr. La lista de Prefijos y sufijos de nombres es configurable. Los prefijos y los sufijos deben ingresarse en > Admin. > Características y configuraciones > Empresas y contactos > Prefijos y sufijos de nombres.
Nombre de pila*, Segundo nombre, Apellido*   Nombre y apellidos son obligatorios, y debe rellenar Organización: Nombre y Organización: Número de teléfono para asegurarse de que el contacto se añade a la organización correcta.
Cargo   Ingrese el nombre del cargo que desempeña el contacto.
Dirección de correo electrónico*   Ingrese la dirección de correo electrónico del contacto. Se requiere la dirección de correo electrónico para importar contactos.

Para actualizar una dirección de correo electrónico, consulte Nueva dirección de correo electrónico.
Dirección de correo electrónico 2 y Dirección de correo electrónico 3   Ingrese una o dos direcciones de correo electrónico adicionales para este contacto. Estas direcciones se usarán para búsquedas y procesamiento de correo electrónico entrante.
Ubicación Sí Introduzca la ubicación de la organización asociada cuando proceda. Consulte La pestaña Ubicaciones de la organización .
Campos de dirección   Si deja en blanco los campos de dirección de un contacto (Dirección 1, Dirección 2, Ciudad, Estado, Código postal, País, Información de dirección adicional), estos serán de manera predeterminada la dirección de la empresa. Si el contacto tiene una dirección distinta (por ejemplo, una oficina en la casa), ingrésela aquí.

NOTA  Si se rellenan tanto el campo Dirección 1 como el campo Ubicación, ya que la Dirección 1 aparece después de la Ubicación, el valor de la Dirección 1 siempre anulará el valor de la Ubicación.
Teléfono   Ingrese el número telefónico del contacto.
Extensión, Teléfono alternativo, Celular, Fax   Ingrese la extensión, el teléfono alternativo, el celular y el número de fax del contacto.
URL de Facebook, URL de Twitter, URL de LinkedIn   Ingrese los vínculos a redes sociales del contacto.
Nombre de usuario del Portal del cliente, Nivel de seguridad del Portal del cliente   Si incluye un nombre de usuario del Portal del cliente de un contacto en su archivo de importación, se activará el Portal del cliente para la empresa, y el nuevo usuario del Portal del cliente recibirá una notificación de correo electrónico con su nombre de usuario y contraseña (la que se genera automáticamente).

Si actualiza el nombre de usuario del Portal del cliente, se volverá a enviar la notificación de correo electrónico.

Si la importación incluye un nivel de seguridad de Portal del cliente, debe coincidir con un nivel de seguridad de Portal del cliente del sistema o personalizado. Si no se brinda ningún nivel de seguridad del Portal del cliente, el nivel de seguridad se configurará como el nivel de seguridad predeterminado Básico.

Nombre de grupo del contacto Sí Para agregar el contacto a un grupo de contactos existente, ingrese el nombre del grupo de contactos aquí. Consulte Agregar y gestionar grupos de contactos.

NOTA  Este campo no aparece en la opción Exportar en formato de plantilla de importación de la cuadrícula de búsqueda de contactos. Utilice la plantilla de importación disponible en la página Importar contactos de Admin. para actualizar este campo. 
Nueva dirección de correo electrónico   Para actualizar la dirección de correo electrónico de un contacto, debe brindar la nueva dirección en la columna Contacto: Nueva dirección de correo electrónico de la hoja de cálculo .csv La dirección de correo electrónico original también es obligatoria en la columna [obligatorio] Contacto: Dirección de correo electrónico, ya que es usada para verificar el contacto.

NOTA  Este campo no aparece en la opción Exportar en formato de plantilla de importación de la cuadrícula de búsqueda de contactos. Utilice la plantilla de importación disponible en la página Importar contactos de Admin. para actualizar este campo. 
Activo/Inactivo   Al importar nuevos elementos, ingrese la palabra Activar para activar, y la palabra Desactivar para desactivar. Si deja la columna en blanco, también se activará.

Cuando actualice elementos existentes al importarlos, introduzca la palabra Activo para activarlos, Inactivo para desactivarlos y deje la columna en blanco para no hacer nada (el estado actual Activo/Inactivo no cambiará). Si la columna contiene cualquier texto distinto a Activo o Inactivo, la importación arrojará errores.

Contacto principal   Si el campo Contacto principal en la plantilla de importación está rellenado con Sí, el contacto asociado se configurará como el contacto principal de la empresa.
  • Si la empresa tiene un contacto principal designado, el contacto importado reemplazará a ese contacto como contacto principal.
  • Si el campo Contacto principal de la plantilla de importación se rellena para más de un contacto importado de la misma organización, el último contacto que aparezca en la plantilla de importación se asignará como contacto principal de la organización.
  • Si está actualizando el contacto principal existente y este campo está en blanco, el contacto seguirá siendo el principal, ya que los campos de importación en blanco no tocan los valores existentes.
Producto de facturación Sí Si tiene previsto facturar a este cliente por el contacto, puede importar el producto de facturación que desee utilizar. El producto de facturación debe configurarse en la página >Admin. > Características y configuraciones > Productos, Servicios e Inventario > página Productos. Consulte Facturación por contacto o dispositivo.
Fecha de entrada en vigencia de producto de facturación   Es de manera predeterminada la fecha actual.
Fecha de expiración de producto de facturación   De manera predeterminada, está en blanco.

Acepta correo electrónico de tarea/ticket (sí/no)

 

Rellene este campo con Sí para permitir notificaciones de correo electrónico del contacto en una tarea o un ticket. Si el campo se deja en blanco, se conserva el valor existente.
Alerta de Detalles del contacto, Alerta de nuevo ticket, Alerta de Detalles del ticket.   Ingrese mensajes de alerta que aparezcan en las páginas Contacto, Nuevo ticket y Ticket del contacto seleccionado. Para más información sobre alertas de contacto, consulte Las pestañas Alertas de organización y Alertas de contactos.
Enviar facturas por correo electrónico

 

 Ingrese sí para habilitar el envío de facturas por correo electrónico para este contacto, o no para deshabilitarlo. Dejar el campo en blanco significará deshabilitar el envío de facturas por correo electrónico.

NOTA  Este campo no aparece en la opción Exportar en formato de plantilla de importación de la cuadrícula de búsqueda de contactos. Utilice la plantilla de importación disponible en la página Importar contactos de Admin. para actualizar este campo. 
Campos definidos por el usuario de Contactos   Los campos definidos por el usuario de todas las entidades que los permitan pueden importarse y exportarse con una excepción: los UDFs del tipo Lista (Selección múltiple) no pueden exportarse ni importarse. Las opciones de lista inactivas pueden importarse y exportarse también. Los UDFs requeridos no se pueden dejar en blanco o habrá un error en la importación. Los UDFs se identifican como tales y aparecen después de todas las columnas de campo del sistema. Para obtener más información sobre cómo establecer y utilizar las UDF, consulte Gestionar campos definidos por el usuario

Para saber cómo revertir una importación, consulte Revertir una importación.