Rellenar la plantilla de importación Organización

SEGURIDAD  Nivel de seguridad basado en el tipo de licencia de administrador

NAVEGACIÓN > Admin > Características y configuración > Organizaciones y contactos > Utilidades > Importación de organizaciones > haga clic en Importar

NAVEGACIÓN Para exportar y actualizar los registros de organizaciones existentes, vaya a > CRM > Búsqueda > Organizaciones > barra de botones > Exportar > En formato de plantilla de importación.

ANTES DE COMENZAR  Revise las instrucciones generales para importar y actualizar datos en Autotask en este tema: Importar o actualizar información.

Utilice esta plantilla para importar organizaciones en Autotask.

NOTA  Si ve una marca de verificación en la columna¿Debe buscarse en la instancia de Autotask?, significa que en la interfaz de usuario de Autotask, hay un valor seleccionado de la lista. Usted puede usar selecciones que estén actualmente inactivas, pero estas deben existir. Vaya a la página que se muestra en la columna Descripción y busque las opciones válidas.

*= campo obligatorio

Campo ¿Debe buscarse en la instancia de Autotask? Descripción
ID de la organización (sólo actualizaciones)   Este campo está solamente presente en la exportación Exportar en formato de plantilla de importación.
Nombre*   Se requiere un nombre de organización.
Número   Puede introducir un número de organización con un máximo de 50 caracteres alfanuméricos, utilizado para hacer referencia a aplicaciones externas como el software de contabilidad.

IMPORTANTE  Su organización local se identifica mediante el ID de organización 0 (cero) y también puede tener el Número de organización 0 (cero). No importe un registro con el número de organización cero.
Dirección 1, Dirección 2, Ciudad, Estado, Código Postal   Ingrese la dirección.
País Sí Ingrese el nombre de visualización de un país que aparezca en > Admin. > Características y configuraciones > Empresas y contactos > Países.
Información de dirección adicional   Campo adicional que puede mostrarse con la dirección. Si usted necesita que aparezca un Id. de impuesto u otra información en documentos dirigidos al cliente, ingréselo aquí.
Teléfono*   Obligatorio para las importaciones de organizaciones. Introduzca el número de teléfono de la organización.
Teléfono alternativo 1   Ingrese un número telefónico adicional.
Teléfono alternativo 2   Si está disponible, ingrese un número telefónico adicional.
Fax   Ingrese un número de fax.
Web   Esta URL se convierte en un enlace para lanzar el sitio web de la organización desde dentro de Autotask.
Distancia de ida y vuelta   Ingrese la distancia de ida y vuelta entre su ubicación interna y la del cliente. Guardar la distancia en el registro de empresa le permite agregar rápidamente un cargo a un ticket o proyecto para facturar por viaje.
Consulte Configuraciones del sistema de Atención al cliente y Agregar o editar un cargo de ticket o Agregar o editar un cargo de proyecto.
Tipo de organización Sí Una categorización que describe la relación entre usted y la organización. Los tipos de organización incluyen Cliente, Cliente potencial, Cliente potencial, Muerto, Cancelación, Proveedor, Socio. Si deja este campo vacío, el tipo de organización será por defecto el establecido en la categoría de organización seleccionada.
Más información sobre los tipos de organización en Panorama de las organizaciones.

Categoría de organización

Sí

Esta columna es opcional. Si no se introduce ningún valor, las organizaciones se importan utilizando la categoría de organización por defecto. Más información sobre las categorías de organización en Gestionar categorías.
Identificador Sí Ingrese el nombre de un ícono de identificador en la página > Admin. > Características y configuraciones > Registros de empresas y contactos > Íconos de identificadores. Conozca más sobre los identificadores en Íconos de identificadores.
Gestor de cuentas (se refiere al gestor de cuentas de esta organización) Sí Introduzca un Gestor de Cuenta en formato Apellido, Nombre de la lista de Recursos en su instancia de Autotask ( > Admin > Configuración de la Organización y Usuarios > Recursos/Usuarios (RRHH) > Recursos/Usuarios (RRHH)).
El responsable de empresa es la persona en su organización que toma propiedad y responsabilidad general de la relación con la empresa. Las organizaciones en las que usted es el gestor de cuentas o un miembro del equipo se encuentran en Mi > CRM > Organizaciones. Además, su nivel de seguridad puede estar configurado para otorgarle permisos adicionales para las organizaciones Mine.
Si deja este campo en blanco, será de manera predeterminada el nombre del recurso que lleva a cabo la importación.
Territorio, Segmento de mercado, Competidor Sí Estos campos se encuentran aquí: > Admin > Funciones y configuración > Organizaciones y contactos. Proporcionan criterios tanto para la búsqueda como para la elaboración de informes y han sido personalizados por su administrador. Para más información, consulte Territorios, Segmentos de mercado yCompetidores.
Organización principal Sí Si la nueva organización será la suborganización de una organización existente, introduzca el Nombre de la organización matriz. Las suborganizaciones de otra organización no pueden seleccionarse como organización matriz.
Para saber más sobre las organizaciones matrices y suborganizaciones, consulte Panorama de las organizaciones.
URL de Facebook, URL de Twitter, URL de LinkedIn   Introduzca los enlaces de la organización a las redes sociales.
Símbolo de un valor, Bolsa de valores, Código de la Clasificación industrial estándar   Introduzca el símbolo bursátil de la organización, el mercado de valores y el código SIC, si está disponible.
Valor de los activos   Introduzca el valor del dispositivo de la organización en formato de texto.
Alerta de organización, Alerta de nuevos billetes, Alerta de billetes   Introduzca los mensajes de alerta que aparecerán en las páginas Organización, Nuevo Ticket y Ticket de la organización seleccionada. Para información específica sobre alertas, consulte Las pestañas Alertas de organización y Alertas de contactos.
Divisa (disponible si está habilitado Multidivisa) Sí Ingrese el nombre de tres letras de una divisa. Si no se brinda ningún país o si el país elegido no tiene una divisa seleccionada, se usará la divisa interna. Si la columna se deja en blanco al actualizar organizaciones existentes, no se modificará la divisa de la organización.
Región impositiva Sí Introduzca la jurisdicción fiscal cuyas normas fiscales se aplicarán a esta organización. La lista de regiones impositivas válidas puede encontrarse aquí: > Admin. > Características y configuraciones > Finanzas, Contabilidad y Generación de facturas > Regiones impositivas y categorías de impuesto. Las regiones fiscales ya deben estar configuradas en su instancia de Autotask. Consulte Configurar su tabla de impuestos.
Exento de impuestos  

Ingrese Sí o No.

  • Al importar nuevos registros, este campo es de manera predeterminada No, si se deja en blanco. Si la organización está exenta de impuestos, se ignoran el NIF y la región fiscal.

  • Al actualizar registros existentes, se retiene el valor actual, incluso si este campo se deja en blanco.
Id. de impuesto   Introduzca el número de identificación fiscal (ABN, ACN, IVA...) de esta organización.
Plantilla de factura Sí

El modelo de factura determina el aspecto de todas las facturas publicadas en esta organización.

  • Si se deja en blanco, será de manera predeterminada la plantilla asociada con el país de la empresa, o la plantilla predeterminada global, si no hay un país predeterminado.
  • Al actualizar registros existentes, se retiene el valor actual, incluso si el campo se deja en blanco. Si desea asignar una plantilla diferente, ingrese el nombre de la plantilla aquí.

Las plantillas de factura que puede seleccionar se encuentran en > Admin. > Características y configuraciones > Finanzas, Contabilidad y Generación de facturas > Plantillas de facturas.

Mensaje de correo electrónico de factura

Sí

Al publicar una factura a un cliente, Autotask automáticamente produce un mensaje de correo electrónico para acompañar la factura. Las plantillas de mensajes de correo electrónico controlan el contenido de aquellos mensajes. Si deja este campo en blanco, se usa el mensaje de correo electrónico de factura predeterminado. Si desea asignar un mensaje de correo electrónico diferente, ingrese el nombre del mensaje aquí. Los mensajes de correo electrónico de facturas que puede seleccionar se encuentran en la página > Admin. > Características y configuraciones > Finanzas, Contabilidad y Generación de facturas > Mensajes de correo electrónico de facturas.
Contacto Destinatario de la factura (valor único)

Sí

El destinatario del contacto es el contacto del cliente al que se envía la factura por correo electrónico. Seleccione o ingrese los contactos del cliente a los que desea enviar el correo electrónico de factura cuando las facturas se procesen.

  • Si la organización es una suborganización de otra organización, puede seleccionar un contacto de la lista de contactos de la organización matriz que aparecen después de los contactos de la suborganización.
  • Al importar organizaciones, sólo puede introducir un nombre. La importación fallará si el Destinatario de la factura de contacto (valor único) no es válido o está inactivo.
Recurso Destinatario de la factura (valor único)

Sí

El destinatario recurso es el usuario interno al que se envía la factura por correo electrónico. Seleccione o ingrese el nombre del usuario al que desea enviar el correo electrónico de factura cuando se procesen las facturas.

  • Al importar organizaciones, sólo puede introducir un nombre. La importación arrojará un error si el Destinatario recurso de factura (valor único) es inválido o está inactivo.
Plantilla de cotización Sí La plantilla de presupuesto determina la apariencia de todos los presupuestos publicados en esta organización. Si se deja en blanco, será de manera predeterminada la plantilla asociada con el país de la empresa, o la plantilla predeterminada global, si no hay un país predeterminado. Si desea asignar una plantilla diferente, ingrese el nombre de la plantilla aquí. Las plantillas de cotizaciones que usted puede seleccionar se encuentran en > Admin. > Características y configuraciones > Ventas y oportunidades > Plantillas de cotización.
Mensaje de correo electrónico de cotización Sí Al publicar una cotización a un cliente, Autotask automáticamente produce un mensaje de correo electrónico para acompañar la cotización. Las plantillas de mensajes de correo electrónico controlan el contenido de aquellos mensajes. Si deja este campo en blanco, se usará el mensaje de correo electrónico de cotización. Si desea asignar un mensaje de correo electrónico diferente, ingrese el nombre del mensaje aquí. Los mensajes de correo electrónico de cotizaciones se encuentran en > Admin. > Características y configuraciones > Ventas y oportunidades > Mensajes de correo electrónico de cotizaciones.
Activo / Inactivo   Al importar nuevos elementos, ingrese la palabra Activar para activar y la palabra Desactivar para desactivar. Si deja la columna en blanco, también se activará.
Al actualizar elementos existentes cuando importe, ingrese la palabra Activo para activar, Inactivo para desactivar y deje la columna en blanco para no hacer nada (el estado actual Activo/Inactivo no cambiará). Si la columna contiene cualquier texto distinto a Activo o Inactivo, la importación arrojará errores. Consulte los campos de búsqueda en la tabla Importar nuevos registros o actualizar registros existentes.

Habilitar envío de facturas por correo electrónico

 

Ingrese sí para habilitar el envío de facturas por correo electrónico y no para deshabilitarlo. Dejar el campo en blanco significará deshabilitar el envío de facturas por correo electrónico.

Al actualizar registros existentes, se retiene el valor actual, incluso si el campo se deja en blanco.

Si no se proporciona ninguna plantilla de mensaje de correo electrónico, se utilizará la plantilla predeterminada del sistema.

Enviar facturas por correo electrónico al responsable de empresa

 

Ingrese sí para enviar una copia del correo electrónico al responsable de empresa y no para deshabilitarlo. Dejar el campo en blanco significará que estará deshabilitada la característica. Si no se proporciona ninguna plantilla de mensaje de correo electrónico, se utilizará la plantilla predeterminada del sistema.

Método de transmisión de QuickBooks (si la integración QuickBooks está habilitada)

 

Acepta las siguientes entradas:

  • Correo electrónico
  • Imprimir
  • Imprimir+Enviar por correo electrónico o Imprimir + Enviar por correo electrónico
Campos definidos por el usuario de la configuración de la organización y del sitio   Los UDF son campos personalizados que puede añadir a su instancia de Autotask y que le permiten capturar información de la organización que es exclusiva de su empresa. La información estará entonces disponible para búsqueda y generación de reportes. Para saber más sobre cómo configurar y usar UDFs, consulte Gestionar campos definidos por el usuario y Convertir UDFs de organización en UDFs de configuración del sitio.

NOTA  Los campos definidos por el usuario pueden ser obligatorios también, y su importación arrojará errores si no rellena un campo definido por el usuario que sea obligatorio.

Para saber cómo revertir una importación, consulte Revertir una importación.