Rellene la plantilla de nota de ticket y de entrada de tiempo de ticket

SEGURIDAD  Nivel de seguridad con permiso Admin. para configurar Atención al cliente (Tickets). El importador no considera los permisos de Ingresar tiempo en representación. Todo usuario con acceso al importador podrá crear entradas de tiempo para cualquier otra persona.

NAVEGACIÓN > Admin. > Características y configuraciones > Atención al cliente (Tickets) > Utilidades > Importación de entradas de tiempo de tickets y notas de ticket > haga clic en Importar

ANTES DE COMENZAR  Revise las instrucciones generales para importar y actualizar datos en Autotask en este tema: Importar o actualizar información.

La plantilla de importación de entradas de tiempo de tickets y notas de ticket le permite importar entradas de tiempo de tickets y notas desde un archivo .csv. Si se encuentra una entrada de tiempo/nota coincidentes durante la importación, se puede dejar tal cual o actualizarse. Una entrada de tiempo coincide en Número de ticket de Autotask + Recurso + Fecha/Hora de inicio + Fecha/Hora de finalización. Una nota de ticket coincide en Número de ticket de Autotask + Recurso creador (o Contacto) + Fecha/Hora de creación + Título

NOTA  Al usar el importador para actualizar entradas de tiempo o notas, considere que las entradas de tiempo y notas no pueden moverse de un ticket a otro, y que no se pueden actualizar entradas de tiempo en hojas horarias enviadas o aprobadas.

La tabla a continuación brinda detalles de cómo rellenar el archivo de importación.

NOTA  Si ve una marca de verificación en la columna¿Debe buscarse en la instancia de Autotask?, significa que en la interfaz de usuario de Autotask, hay un valor seleccionado de la lista. Usted puede usar selecciones que estén actualmente inactivas, pero estas deben existir. Vaya a la página que se muestra en la columna Descripción y busque las opciones válidas.

*= campo requerido
Los campos que son requeridos solamente para notas o solamente para entradas de tiempo se marcan como tales.

Campo ¿Debe buscarse en la instancia de Autotask? Descripción
Id. de ticket externo (heredado)   Ingrese el Id. de ticket externo.
Número de ticket de Autotask Sí Ingrese el número de ticket de Autotask. Este campo no puede ser actualizado por una importación.
Fecha/Hora de creación (requerido para notas)   Este campo no puede ser actualizado por una importación.

Ingrese la fecha en su formato de fecha de Autotask seguida de un espacio. Luego, ingrese la hora en su formato de hora de Autotask, por ejemplo, 10/10/2022 8:00 PM

  • Si solamente se brinda una fecha, se usará 12:00 AM como el componente de tiempo.
  • Este campo no se considerará para entradas de tiempo. El valor Fecha/Hora de finalización se usará como la Fecha/Hora de creación de la entrada de tiempo.
Recurso creador
Sí

Ingrese el nombre del recurso que creó la entrada de tiempo o nota.

Si se dejan en blanco este campo y el campo Contacto creador, el sistema rellenará este campo con el nombre del recurso que ejecutó la importación.

Puede usar el formato Nombre de pila Apellido o Apellido, Nombre de pila.
Contacto creador   Introduzca el nombre del contacto de la organización que creó la entrada de tiempo o la nota. El contacto debe ser válido y estar asociado a la organización o a su organización matriz. Se aceptan contactos inactivos.
  • Puede utilizar el formato Nombre de pila Apellido o Apellido, Nombre de pila. Si ha ingresado un valor en el campo Recurso creador, debe dejar este campo en blanco.
Recurso (requerido para entradas de tiempo) Sí Usted puede usar el formato narrativo o el formato Apellido, Nombredepila.

Los recursos válidos pueden encontrarse aquí: > Admin > Configuración de la organización y usuarios > Recursos/Usuarios (RRHH) > Recursos/Usuarios (RRHH) > Recursos/Usuarios.
Función Sí Ingrese una función válida para el recurso. Si la función especificada no es una función válida para el recurso, un mensaje de error aparecerá al importar. Los roles válidos para el recurso pueden encontrarse aquí: > Admin > Configuración de la organización y usuarios > Recursos/Usuarios (RRHH) > Recursos/Usuarios (RRHH) > Recursos/Usuarios > pestaña Asociaciones.

Si no se brinda ninguna función, la función se configurará como sigue:

  • Si el recurso es principal o secundario en el ticket, la función se configurará como la función del recurso principal o secundario del ticket, respectivamente.
  • Si el recurso no está asociado al ticket como Recurso principal o Recurso secundario, entonces la función se establecerá en la función de cola por defecto del Recurso.
  • Si el recurso no es un recurso principal o secundario en el ticket, y no tiene una función de cola asignada, entonces la función se configurará como la función del departamento del recurso.
  • Si el recurso no tiene una función de departamento, aparecerá un mensaje de error al importar.
Fecha/Hora de inicio   Ingrese la fecha/hora de inicio de la entrada de tiempo. Ingrese la fecha en su formato de fecha de Autotask seguida de un espacio. Luego, ingrese la hora en su formato de hora de Autotask, por ejemplo, 10/10/2022 8:00 PM
Fecha/Hora de finalización   Ingrese la fecha/hora de finalización de la entrada de tiempo. Ingrese la fecha en su formato de fecha de Autotask seguida de un espacio. Luego, ingrese la hora en su formato de hora de Autotask, por ejemplo, 10/10/2022 8:00 PM
Compensación de facturación   Ingrese la compensación de facturación para la entrada de tiempo en formato decimal. Para restar tiempo, comience con un menos. Ejemplo: -0,5 restará 30 minutos de la entrada de tiempo.
Título   Ingrese el título de la nota.

Los títulos de tickets de notas pueden ser obligatorios u opcionales. Consulte Títulos de notas.

  • Si los títulos de notas son opcionales y usted no ingresa un título, este campo estará en blanco.
  • Si los títulos de notas son requeridos para la categoría de ticket y usted no ingresa ningún valor para este campo, Autotask usará los primeros 100 caracteres de la Descripción de la nota de ticket como el Título.

Si va a importar entradas de tiempo, Autotask usará los primeros 100 caracteres del campo Nota de resumen como el título.

Si no hay entrada en el campo Nota de resumen, el sistema usará los primeros 100 caracteres de la Nota interna como el título.
Notas de resumen  

Ingrese las notas de resumen.

  • Las notas de resumen se interrumpirán en los 8.000 caracteres.
  • Si ingresa un valor para este campo al importar una nota, y usted no ingresa ningún valor para Título, Autotask usará los primeros 100 caracteres de la Nota de resumen como el Título.
  • Para detalles sobre cómo se crean y actualizan las notas de resumen por medio de la importación, consulte Lógica de actualización y creación de notas internas y notas de resumen.
Notas internas  

Ingrese las notas internas.

  • Las notas internas se interrumpirán en los 8.000 caracteres.
    Si ingresa un valor para este campo al importar una nota, y usted no ingresa ningún valor para Título ni para Nota de resumen, el sistema usará los primeros 100 caracteres de la Nota interna como el Título.
  • Para detalles sobre cómo se crean y actualizan las notas internas por medio de la importación, consulte Lógica de actualización y creación de notas internas y notas de resumen.
Tipo de nota (requerido para notas) Sí Usted puede encontrar tipos de notas válidos aquí: > Admin. > Características y configuraciones > Características a través de la aplicación (compartidas) > Tipos de notas.
Contrato Sí

Introduzca el nombre de un contrato válido asociado a la organización especificada o a su organización matriz. Se aceptan contratos inactivos. Usted puede buscar contratos aquí: > Contratos > Buscar > Contratos.

  • Si no se brinda ningún valor, el campo seguirá vacío. El nombre del contrato no se heredará del ticket.
  • Si el valor ingresado en este campo es un contrato por ticket, el ticket debe tener el mismo contrato por ticket.

NOTA  La configuración Facturar inmediatamente de un contrato contabilizará automáticamente una entrada de tiempo importada. Si desea contabilizar la entrada de tiempo, debe brindar una fecha de contabilización válida.

Tipo de trabajo Sí

Ingrese un tipo de trabajo válido para la entrada de tiempo. Se pueden encontrar tipos de trabajo válidos aquí: > Admin. > Características y configuraciones > Finanzas, Contabilidad y Generación de facturas > Códigos de facturación.

  • Si no se brinda ningún valor, el campo seguirá vacío. El tipo de trabajo no se heredará del ticket.
  • Si va a importar una nota, se ignorará este campo.
No facturable   Este campo se aplica solamente a entradas de tiempo.

Para hacer que la entrada de tiempo sea facturable, ingrese No o Falso.

Para hacer que la entrada de tiempo sea no facturable, ingrese Sí o Verdadero.

  • Si no brinda un valor para este campo al crear una entrada de tiempo, la configuración Facturable se heredará del tipo de trabajo.
  • Si no hay ninguna entrada en el campo Tipo de trabajo, este campo se configurará automáticamente como Falso (facturable).
  • Si el tipo de trabajo tiene una configuración Facturable diferente a la del campo Facturable, el campo Facturable prevalecerá.
  • Todas las entradas de tiempo facturables importadas se establecerán en Mostrar en la factura, y todas las entradas de tiempo no facturables importadas, entradas de tiempo para la empresa cero, todos los elementos en un contrato de precio fijo y todos los elementos en un contrato de servicio recurrente tendrán esta configuración desactivada.
Fecha de contabilización   Ingrese la fecha, si se aplica, en que se contabilizó la entrada de tiempo.

Si va a importar una entrada de tiempo y no hay ningún valor en este campo, se creará la entrada de tiempo y marcará como todavía no aprobada ni contabilizada. Si va a importar una entrada de tiempo y brinda un valor en este campo, se marcará la entrada de tiempo como aprobada y contabilizada.

Si va a importar una nota, se ignorará este campo.

Lógica de actualización y creación de notas internas y notas de resumen
Si va a importar una nota y el registro contiene solamente un valor de Notas de resumen, la nota se publicará para Todos los usuarios de Autotask. Si se crea una nota y esta contiene un valor de Notas internas, la nota se publicará solamente de manera interna.

Si va a importar una nota y el registro contiene un valor de Notas de resumen y un valor de Nota interna, se crearán dos notas y cada nota se publicará como se describió anteriormente. La nota interna será una respuesta a la nota de resumen.

Si va a actualizar una nota, además de actualizar la nota de resumen, la importación actualizará la nota interna si coincide en Número de ticket + Recurso (o Contacto) + Fecha/Hora de creación + Título. Si no coincide, la importación creará otra nota interna como respuesta a la nota de resumen.

Para saber cómo revertir una importación, consulte Revertir una importación.