Importar organizaciones y contactos al mismo tiempo

SEGURIDAD  Nivel de seguridad basado en el tipo de licencia de administrador

NAVEGACIÓN > Admin > Características y configuración > Organizaciones y contactos > Utilidades > Importación de organizaciones/contactos > haga clic en Importar

ANTES DE COMENZAR  Revise las instrucciones generales para importar y actualizar datos en Autotask en este tema: Importar o actualizar información.

IMPORTANTE  Para actualizar organizaciones o contactos después de exportarlos en formato de importación, debe utilizar la Plantilla de importación de organizaciones o la Plantilla de importación de contactos.

Utilice la plantilla de importación de organizaciones y contactos para importar y crear organizaciones, contactos o ambos. La siguiente tabla brinda detalles de cómo rellenar el archivo de importación.

NOTA  Si ve una marca de verificación en la columna¿Debe buscarse en la instancia de Autotask?, significa que en la interfaz de usuario de Autotask, hay un valor seleccionado de la lista. Usted puede usar selecciones que estén actualmente inactivas, pero estas deben existir. Vaya a la página que se muestra en la columna Descripción y busque las opciones válidas.

*= campo obligatorio

NOTA  En la plantilla, a los nombres de campos requeridos de empresa les precede [requerido] (sin asterisco), mientras que a los campos requeridos de contacto les precede [requerido *] (con un asterisco). Los campos de contacto [requerido*] (con un asterisco) son requeridos solamente al importar o actualizar contactos.

Campo ¿Debe buscarse en la instancia de Autotask? Descripción
Campos de organización
Organización: Nombre   Se requiere un nombre de organización.
Número de organización   Puede introducir un número de organización con un máximo de 50 caracteres alfanuméricos, utilizado para hacer referencia a aplicaciones externas como el software de contabilidad.

IMPORTANTE  Su organización local se identifica mediante el ID de organización 0 (cero) y también puede tener el número de organización 0 (cero). No importe un registro con el número de organización cero.
Organización: Dirección 1, Dirección 2, Ciudad, Estado, Código postal   Introduzca la información de la dirección de la organización.
Organización: País Sí Ingrese el nombre de visualización de un país que aparezca en > Admin. > Características y configuraciones > Empresas y contactos > Países.
Organización: Información adicional sobre la dirección   Campo adicional que puede mostrarse con la dirección. Si usted necesita que aparezca un Id. de impuesto u otra información en documentos dirigidos al cliente, ingréselo aquí.
Organización: Teléfono   Necesario tanto para la organización como para la importación de contactos. Este número de teléfono se guardará tanto para la organización como para el contacto, a menos que introduzca un número de teléfono diferente en la columna Contacto: Teléfono.
Organización: Teléfono alternativo 1   Ingrese un número telefónico adicional que se guardará tanto para el registro de empresa como el contacto, a menos que usted ingrese un número de teléfono distinto en la columna Contacto: Teléfono.
Organización: Teléfono alternativo 2   Si lo tiene, ingrese un número de teléfono adicional que será guardado solamente para la empresa.
Organización: Fax   Introduzca un número de fax que se guardará tanto para la organización como para el contacto. Si el contacto tiene un número de fax diferente, lo puede editar posteriormente; consulte Agregar y editar contactos.
Organización: Web   Esta URL se convierte en un enlace para lanzar el sitio web de la organización desde dentro de Autotask.
Organización: Distancia de ida y vuelta   Ingrese la distancia de ida y vuelta entre su ubicación interna y la del cliente. Guardar la distancia en el registro de empresa le permite agregar rápidamente un cargo a un ticket o proyecto para facturar por viaje.
Consulte Configuraciones del sistema de Atención al cliente y Agregar o editar un cargo de ticket o Agregar o editar un cargo de proyecto.
Tipo de organización Sí Una categorización que describe la relación entre usted y la organización. Los tipos de organización incluyen Cliente, Cliente potencial, Cliente potencial, Muerto, Cancelación, Proveedor, Socio. Si deja este campo vacío, el tipo de organización será por defecto el establecido en la categoría de organización seleccionada.
Más información sobre los tipos de organización en Panorama de las organizaciones.
Organización: Clasificación Sí Ingrese el nombre de un ícono de identificador en la página > Admin. > Características y configuraciones > Registros de empresas y contactos > Íconos de identificadores. Conozca más sobre los identificadores en Íconos de identificadores.
Categoría de organización Sí Esta columna es opcional. Si no se introduce ningún valor, las organizaciones se importan utilizando la categoría de organización por defecto. Más información sobre las categorías de organización en Gestionar categorías.
Organización: Gestor de cuentas (se refiere al gestor de cuentas de esta organización) Sí Introduzca un Gestor de Cuenta en formato Apellido, Nombre de la lista de Recursos en su instancia de Autotask ( > Admin > Configuración de la Organización y Usuarios > Recursos/Usuarios (RRHH) > Recursos/Usuarios (RRHH) > Recursos/Usuarios).
El responsable de empresa es la persona en su organización que toma propiedad y responsabilidad general de la relación con la empresa. Las organizaciones en las que usted es el gestor de cuentas o un miembro del equipo se encuentran en Mi > CRM > Organizaciones. Además, su nivel de seguridad puede estar configurado para otorgarle permisos adicionales para las organizaciones Mine.
Si deja este campo en blanco, será de manera predeterminada el nombre del recurso que lleva a cabo la importación.
Organización: Territorio, Organización: Segmento de mercado, Organización: Competidor Sí Estos campos se encuentran aquí: > Admin > Funciones y configuración > Organizaciones y contactos. Proporcionan criterios tanto para la búsqueda como para la elaboración de informes y han sido personalizados por su administrador. Para más información, consulte Territorios, Segmentos de mercado yCompetidores.
Organización: Organización matriz Sí Si la nueva organización será la suborganización de una organización existente, introduzca el Nombre de la organización matriz. Las suborganizaciones de otra organización no pueden seleccionarse como organización matriz.
Para saber más sobre las organizaciones matrices y suborganizaciones, consulte Panorama de las organizaciones.
URL de Facebook, URL de Twitter, URL de LinkedIn   Introduzca los enlaces de la organización a las redes sociales.
Símbolo de un valor, Bolsa de valores, Código de la Clasificación industrial estándar   Introduzca el símbolo bursátil de la organización, el mercado de valores y el código SIC, si está disponible.
Valor de los activos   Introduzca el valor de los activos de la organización en formato de texto.
Organización: Alerta de organización, Organización: Alerta de nuevo billete, Organización: Alerta de detalle de billete   Introduzca los mensajes de alerta que aparecerán en la página Organización, Nuevo Ticket y Ticket de la organización seleccionada. Para información específica sobre alertas, consulte Las pestañas Alertas de organización y Alertas de contactos.
Divisa (disponible si está habilitado Multidivisa) Sí Ingrese el nombre de tres letras de una divisa. Si no se brinda ningún país o si el país elegido no tiene una divisa seleccionada, se usará la divisa interna. Si la columna se deja en blanco al actualizar organizaciones existentes, no se modificará la divisa de la organización.
Organización: Región Fiscal Sí Introduzca la jurisdicción fiscal cuyas normas fiscales se aplicarán a esta organización. La lista de regiones impositivas válidas puede encontrarse aquí: > Admin. > Características y configuraciones > Finanzas, Contabilidad y Generación de facturas > Regiones impositivas y categorías de impuesto. Las regiones fiscales ya deben estar configuradas en su instancia de Autotask. Consulte Configurar su tabla de impuestos.
Organización: Exenta de impuestos  

Ingrese Sí o No.

  • Al importar nuevos registros, este campo es de manera predeterminada No, si se deja en blanco. Si la organización está exenta de impuestos, se ignoran el NIF y la región fiscal.

  • Al actualizar registros existentes, se retiene el valor actual, incluso si este campo se deja en blanco.
Organización: Número de identificación fiscal   Introduzca el número de identificación fiscal (ABN, ACN, IVA...) de esta organización.
Organización: Plantilla de factura Sí El modelo de factura determina el aspecto de todas las facturas publicadas en esta organización. Si se deja en blanco, será de manera predeterminada la plantilla asociada con el país de la empresa, o la plantilla predeterminada global, si no hay un país predeterminado. Si desea asignar una plantilla diferente, ingrese el nombre de la plantilla aquí. Las plantillas de factura que puede seleccionar se encuentran en > Admin. > Características y configuraciones > Finanzas, Contabilidad y Generación de facturas > Plantillas de facturas.

Organización: Factura Mensaje de correo electrónico

Sí

Al publicar una factura a un cliente, Autotask automáticamente produce un mensaje de correo electrónico para acompañar la factura. Las plantillas de mensajes de correo electrónico controlan el contenido de aquellos mensajes. Si deja este campo en blanco, se usa el mensaje de correo electrónico de factura predeterminado. Si desea asignar un mensaje de correo electrónico diferente, ingrese el nombre del mensaje aquí. Los mensajes de correo electrónico de facturas que puede seleccionar se encuentran en la página > Admin. > Características y configuraciones > Finanzas, Contabilidad y Generación de facturas > Mensajes de correo electrónico de facturas.
Organización: Contacto Destinatario de la factura (valor único)

Sí

El destinatario del contacto es el contacto del cliente al que se envía la factura por correo electrónico. Seleccione o ingrese los contactos del cliente a los que desea enviar el correo electrónico de factura cuando las facturas se procesen.

  • Si la organización es una suborganización de otra organización, puede seleccionar un contacto de la lista de contactos de la organización matriz que aparecen después de los contactos de la suborganización.
  • Al importar organizaciones, sólo puede introducir un nombre. La importación fallará si el Destinatario de la factura de contacto (valor único) no es válido o está inactivo.
Organización: Destinatario de la factura de recursos (valor único) Sí

El destinatario recurso es el usuario interno al que se envía la factura por correo electrónico. Seleccione o ingrese el nombre del usuario al que desea enviar el correo electrónico de factura cuando se procesen las facturas.

  • Al importar organizaciones, sólo puede introducir un nombre. La importación arrojará un error si el Destinatario recurso de factura (valor único) es inválido o está inactivo.
Organización: Plantilla de presupuesto Sí La plantilla de presupuesto determina la apariencia de todos los presupuestos publicados en esta organización. Si se deja en blanco, será de manera predeterminada la plantilla asociada con el país de la empresa, o la plantilla predeterminada global, si no hay un país predeterminado. Si desea asignar una plantilla diferente, ingrese el nombre de la plantilla aquí. Las plantillas de cotizaciones que usted puede seleccionar se encuentran en > Admin. > Características y configuraciones > Ventas y oportunidades > Plantillas de cotización.
Organización: Quote Email Message Sí Al publicar una cotización a un cliente, Autotask automáticamente produce un mensaje de correo electrónico para acompañar la cotización. Las plantillas de mensajes de correo electrónico controlan el contenido de aquellos mensajes. Si deja este campo en blanco, se usará el mensaje de correo electrónico de cotización. Si desea asignar un mensaje de correo electrónico diferente, ingrese el nombre del mensaje aquí. Los mensajes de correo electrónico de cotizaciones se encuentran en > Admin. > Características y configuraciones > Ventas y oportunidades > Mensajes de correo electrónico de cotizaciones.
Organización: Activa / Inactiva   Al importar nuevos elementos, ingrese la palabra Activar para activar, y la palabra Desactivar para desactivar. Si deja la columna en blanco, también se activará.
Al actualizar elementos existentes cuando importe, ingrese la palabra Activo para activar, Inactivo para desactivar y deje la columna en blanco para no hacer nada (el estado actual Activo/Inactivo no cambiará). Si la columna contiene cualquier texto distinto a Activo o Inactivo, la importación arrojará errores. Consulte los campos de búsqueda en la tabla Criterios de duplicados para importaciones.
Organización: Activar el envío de facturas por correo electrónico

 

 Ingrese sí para habilitar el envío de facturas por correo electrónico y no para deshabilitarlo. Dejar el campo en blanco significará deshabilitar el envío de facturas por correo electrónico.

Si no se proporciona ninguna plantilla de mensaje de correo electrónico, se utilizará la plantilla predeterminada del sistema.

Organización: Facturas por correo electrónico al gestor de cuentas

 

Ingrese sí para enviar una copia del correo electrónico al responsable de empresa y no para deshabilitarlo. Dejar el campo en blanco significará que estará deshabilitada la característica.

Si no se proporciona ninguna plantilla de mensaje de correo electrónico, se utilizará la plantilla predeterminada del sistema.

Organización: Método de transmisión de QuickBooks (si la integración con QuickBooks está activada)

 

Acepta las siguientes entradas:

  • Correo electrónico

  • Imprimir

  • Imprimir+Enviar por correo electrónico o Imprimir + Enviar por correo electrónico
Campos definidos por el usuario de organización, configuración del sitio y contacto   Los campos definidos por el usuario de todas las entidades que los permitan pueden importarse y exportarse con una excepción: los UDFs del tipo Lista (Selección múltiple) no pueden exportarse ni importarse. Las opciones de lista inactivas pueden importarse y exportarse también. Los UDFs requeridos no se pueden dejar en blanco o habrá un error en la importación. Los UDFs se identifican como tales y aparecen después de todas las columnas de campo del sistema. Para obtener más información sobre cómo establecer y utilizar las UDF, consulte Gestionar campos definidos por el usuario
Campos de contacto
Contacto: Id. externo   Ingrese un Id. de contacto desde un sistema de CRM externo.
Contacto: Prefijo y Contacto: Sufijo
 Sí Ingrese un prefijo de nombre como Sr. o Sra. o un sufijo como jr. La lista de Prefijos y sufijos de nombres es configurable. Los prefijos y los sufijos deben ingresarse en > Admin. > Características y configuraciones > Empresas y contactos > Prefijos y sufijos de nombres.
Contacto: Nombre de pila*, Contacto: Segundo nombre, Contacto: Apellido*  

Puede utilizar esta plantilla para importar sólo organizaciones, sólo contactos o ambos.

Si importa contactos, el nombre y los apellidos son obligatorios, y debe rellenar la Organización: Nombre y Organización: Número de teléfono para asegurarse de que el contacto se añade a la organización correcta.
Contacto: Cargo   Ingrese el nombre del cargo que desempeña el contacto.
Contacto: Dirección de correo electrónico*   Ingrese la dirección de correo electrónico del contacto. Se requiere la dirección de correo electrónico para importar contactos.
Contacto: Dirección de correo electrónico 2 y Contacto: Dirección de correo electrónico 3   Ingrese una o dos direcciones de correo electrónico adicionales para este contacto. Estas direcciones se usarán para búsquedas y procesamiento de correo electrónico entrante.
Contacto: Ubicación Sí Introduzca la ubicación de la organización asociada cuando proceda. Si los campos de direcciones de contactos están en blanco, la dirección de esta ubicación se usará como la dirección del contacto. Consulte La pestaña Ubicaciones de la organización .

Si la importación se usa para actualizar un contacto que no tiene aún una dirección y los campos de dirección de importación están en blanco, se usará la dirección de esta ubicación.
Empresa: Dirección 1, Dirección 2, Ciudad, Estado, Código Postal   Ingrese la dirección asociada con el contacto. Si deja estos campos en blanco pero ha asignado una ubicación, se usará la dirección de ubicación.

Si la importación se usa para actualizar un contacto que no tiene aún una dirección y estos campos están en blanco, se usará la dirección de ubicación.
Contacto: País Sí Ingrese el nombre de visualización de un país que aparezca en > Admin. > Características y configuraciones > Empresas y contactos > Países.
Contacto: Información de dirección adicional.   Campo adicional que puede mostrarse con la dirección. Si usted necesita que aparezca un Id. de impuesto u otra información en documentos dirigidos al cliente, ingréselo aquí.
Contacto: Teléfono   Ingrese el número telefónico del contacto.
Extensión, Teléfono alternativo, Celular, Fax   Ingrese la extensión, el teléfono alternativo, el celular y el número de fax del contacto.
Contacto: URL de Facebook, URL de Twitter, URL de LinkedIn   Ingrese los vínculos a redes sociales del contacto.
Contacto: Nombre de usuario del Portal del cliente, Nivel de seguridad del Portal del cliente  

Si incluye un nombre de usuario del Portal del cliente de un contacto en su archivo de importación, se activará el Portal del cliente para la empresa, y el nuevo usuario del Portal del cliente recibirá una notificación de correo electrónico con su nombre de usuario y contraseña (la que se genera automáticamente). Si la importación incluye un nivel de seguridad de Portal del cliente, debe coincidir con un nivel de seguridad de Portal del cliente del sistema o personalizado. Si no se brinda ningún nivel de seguridad del Portal del cliente, el nivel de seguridad se configurará como el nivel de seguridad predeterminado Básico.

Si actualiza el nombre de usuario del Portal del cliente, se volverá a enviar la notificación de correo electrónico.
Contacto: Nombre del grupo de contactos Sí Para agregar el contacto a un grupo de contactos existente, ingrese el nombre del grupo de contactos aquí. Consulte Agregar y gestionar grupos de contactos.
Contacto: Nueva dirección de correo electrónico.   Para actualizar la dirección de correo electrónico de un contacto, debe brindar la nueva dirección en la columna Contacto: Nueva dirección de correo electrónico de la hoja de cálculo .csv La dirección de correo electrónico original también es obligatoria en la columna [obligatorio] Contacto: Dirección de correo electrónico, ya que es usada para verificar el contacto.
Contacto: Activo/Inactivo   Al importar nuevos elementos, ingrese la palabra Activar para activar, y la palabra Desactivar para desactivar. Si deja la columna en blanco, también se activará.
Al actualizar elementos existentes cuando importe, ingrese la palabra Activo para activar, Inactivo para desactivar y deje la columna en blanco para no hacer nada (el estado actual Activo/Inactivo no cambiará). Si la columna contiene cualquier texto distinto a Activo o Inactivo, la importación arrojará errores. Consulte los campos de búsqueda en la tabla Criterios de duplicados para importaciones.
Contacto: Contacto principal  

Si el campo Contacto principal en la plantilla de importación está rellenado con Sí, el contacto asociado se configurará como el contacto principal de la empresa.

  • Si la empresa tiene un contacto principal designado, el contacto importado reemplazará a ese contacto como contacto principal.
  • Si el campo Contacto principal de la plantilla de importación se rellena para más de un contacto importado de la misma organización, el último contacto que aparezca en la plantilla de importación se asignará como contacto principal de la organización.
  • Si está actualizando el contacto principal existente y este campo está en blanco, el contacto seguirá siendo el principal, ya que los campos de importación en blanco no tocan los valores existentes.
Contacto: Producto de facturación Sí El producto de facturación debe configurarse en la página >Admin. > Características y configuraciones > Productos, Servicios e Inventario > página Productos.
Contacto: Fecha de entrada en vigencia del producto de facturación   Es de manera predeterminada la fecha actual.
Contacto: Fecha de expiración del producto de facturación   De manera predeterminada, está en blanco.

Contacto: Acepta correo electrónico de tarea/ticket (sí/no)

 

Rellene este campo con Sí para permitir notificaciones de correo electrónico del contacto en una tarea o un ticket.
Contacto: Alerta de detalles del contacto, Contacto: Nueva alerta de ticket, Contacto: Alerta de detalles del ticket   Ingrese mensajes de alerta que aparezcan en las páginas Contacto, Nuevo ticket y Ticket del contacto seleccionado. Para más información sobre alertas de contacto, consulte Las pestañas Alertas de organización y Alertas de contactos.

Contacto: Enviar facturas por correo electrónico

 

Ingrese sí para habilitar el envío de facturas por correo electrónico para este contacto, o no para deshabilitarlo. Dejar el campo en blanco significará deshabilitar el envío de facturas por correo electrónico.

Para saber cómo revertir una importación, consulte Revertir una importación.