Agregar y editar dispositivos

Área

La ubicación física del dispositivo. Esta información ayuda a los técnicos que puedan tener que trabajar con el dispositivo in situ. Será posible generar reportes sobre esta información por medio de reportes estándares y LiveReports. Consulte Reportes sobre productos que están asociados a organizaciones de clientes como dispositivos.

Contacto

Un contacto es una persona de una organización que está asociada a la entidad que estás creando o editando.

Este campo aparece en muchas entidades que muestran el campo Organización. Debe seleccionar una organización antes de poder seleccionar un contacto. Están disponibles todos los contactos activos asociados a la organización más el contacto actual, aunque esté inactivo. Si la organización es una sub-organización de otra organización, puede seleccionar un contacto de la lista de contactos de la organización matriz que aparece debajo de una línea discontinua.

En algunas entidades, como ticket y oportunidad, puede hacer clic en el ícono más para crear un nuevo contacto. Consulte Agregar y editar contactos.

En modo para agregar o editar, comience a escribir el nombre de una persona o haga clic en el ícono de selector para seleccionar una persona de una lista alfabética.

Contrato

Todas las entidades:

• Seleccionar un contrato es opcional. Si no se selecciona ningún contrato, se aplicará la facturación estándar de tiempo y materiales.
• El campo Contrato no está activo hasta que se selecciona una organización.
• El campo no está disponible si usted no tiene permisos de seguridad para modificar el contrato.
• Si usted seleccionó un contrato de servicio recurrente, debe también seleccionar un servicio o un paquete de servicios.

Tickets:

• Es posible que el campo Contrato ya esté rellenado si el cliente (o, si se trata de una sub-organización, la organización matriz) ha configurado un contrato de Atención al cliente por defecto.
• Si selecciona un dispositivo que está asociado a un contrato, prevalecerá el contrato del dispositivo, a menos que seleccione manualmente otro contrato.

Proyectos:

• Si selecciona un contrato con una fecha de inicio posterior a la fecha de inicio del proyecto o una fecha de finalización anterior a la fecha de finalización del proyecto, se abrirá un mensaje de advertencia. Para seleccionar el contrato de todos modos, haga clic en Aceptar. Asegúrese de editar el contrato y extender el cronograma del contrato, si es pertinente.
• Para crear un contrato para asociarlo con el proyecto, haga clic en el signo más . Usted puede seleccionar el tipo de contrato. El Nombre de la organización es por defecto la organización asociada al proyecto. Puede cambiar la organización a una organización que sea una organización matriz de la organización del proyecto. Consulte Suborganizaciones.

Descripción

El campo Descripción aparece en muchas entidades de Autotask. En entidades como ticket, tarea, nota y tarea pendiente, el campo Descripción es una parte fundamental del registro de información. Donde sea que esté disponible, rastrea información esencial acerca del registro. A este campo a menudo le precede el nombre de la entidad. Por ejemplo, la descripción de la cotización.

Ingrese una descripción detallada de la instancia de la entidad, el problema con el que necesita ayuda el cliente o el servicio solicitado.

Este campo permite Texto enriquecido. Para información importante y detalles de compatibilidad acerca de la característica de texto enriquecido, consulte El editor de texto enriquecido.

Categoría de dispositivo (categoría de elemento de configuración)

La categoría del dispositivo controla los campos que aparecen en las páginas Dispositivo, Nuevo dispositivo y Editar dispositivo. Si está creando dispositivos utilizando las categorías Dominio o Certificado SSL, aparecerán componentes adicionales. Consulte Creación y actualización de un dispositivo de dominio y Creación de un dispositivo de certificado SSL.

Seleccione una categoría de dispositivos en la lista desplegable.

NOTA  Si el producto tiene una categoría predeterminada de elemento de configuración especificada, se le preguntará si desea usar esa categoría de elemento de configuración al seleccionar el producto. Si así lo desea, tendrá también la opción de guardar todos los cambios que haya también efectuado o descartarlos antes de agregar la categoría. Si la categoría tiene una organización predeterminada, el campo Organización también se rellena automáticamente.

Tipo de dispositivo

Los tipos de dispositivos permiten clasificarlos y organizarlos. Por ejemplo, para las estaciones de trabajo puede utilizar Tipo de dispositivo para aclarar si se trata de un ordenador portátil o de sobremesa, o si es propiedad de la empresa o personal. La integración de IT Glue también utiliza el tipo de dispositivo para determinar qué sincronizar y cómo etiquetar los dispositivos en IT Glue.

Seleccione un Tipo de dispositivo en la lista desplegable.

NOTA  Si el producto tiene un tipo de elemento de configuración predeterminado especificado, se actualizará de inmediato al predeterminado.

Fecha de instalación

La fecha de instalación del dispositivo. La fecha es de manera predeterminada la fecha actual.

Instalado por

El contacto del recurso u organización que instaló el dispositivo. Al crear o editar manualmente un dispositivo, el campo Instalado por se muestra por defecto con el usuario actual.

Ubicación de la organización

Una ubicación es una unidad de negocio individual que está asociada con una organización en Autotask. La unidad de negocio puede ser una ubicación física aparte, como una filial o una franquicia. También puede ser una división o agencia que opere en la misma ubicación física que la organización, como el servicio de urgencias de un hospital, donde el hospital es la organización Autotask. La organización gestiona toda la facturación de la unidad de negocio. Consulte Añadir y editar ubicaciones de la organización.

Seleccione la ubicación con la que estará asociada la entidad.

La ubicación de la organización puede rellenarse automáticamente, de acuerdo con ciertas reglas:

• Si la organización seleccionada tiene una sede principal, dicha sede rellenará automáticamente este campo. Si no hay una sede principal, sólo se podrán seleccionar las sedes asociadas a esa organización.
• Si se aplica una plantilla de formulario y se rellena la ubicación pero no la organización, el campo Organización se rellena automáticamente con la organización de la ubicación.
• Si se selecciona un contacto y se asocia con una ubicación activa de la organización, la ubicación del contacto rellena el campo de ubicación del ticket sólo si no hay ninguna ubicación seleccionada actualmente, o si la ubicación actual es la ubicación principal de la organización. Si se crea un ticket desde la página Contacto, se usará la ubicación del contacto.
• Si hay un dispositivo asociado al ticket, la ubicación activa del dispositivo rellenará automáticamente el campo de ubicación a menos que se haya seleccionado manualmente.

Usted puede sobrescribir la selección automática. Si la ubicación es obligatoria pero no se selecciona, se utilizará la ubicación de la organización principal.

Cantidad de usuarios

Es el número de personas que utilizan el dispositivo en la organización.

Organización

Organización o Nombre de la organización se refiere a la organización asociada a la entidad. Este campo es siempre obligatorio.

• En el modo Vista, el nombre aparecerá como hipervínculo para los usuarios con permiso para ver la organización, y como texto sin formato para todos los demás.

• En modo Nuevo, ingrese el nombre de la organización. A medida que escriba, Autotask irá sugiriendo posibles coincidencias. Haga clic en el nombre de una organización para seleccionarla y rellenar el campo. De modo alternativo, usted puede hacer clic en el ícono de selector para seleccionar la organización desde una lista. En algunas entidades, como ticket y oportunidad, puede hacer clic en el icono más a la derecha del icono selector para crear rápidamente una nueva organización. Consulte Añadir una organización.

• En modo Edición, este campo no puede modificarse para algunas entidades (por ejemplo, proyectos y dispositivos).

NOTA  Para cambiar la organización a la que está asociado el dispositivo, utilice la función Mover dispositivo. Para más información, consulte Trasladar un dispositivo.

Dispositivo principal

Un dispositivo puede tener una dependencia de dos niveles con otro dispositivo, lo que se denomina relación principal/secundario. Por ejemplo, una computadora de escritorio puede ser un elemento principal para una impresora, un escáner y monitores. No hay implicaciones de facturación para esta relación.

Seleccione o modifique elemento principal del dispositivo.

IMPORTANTE  Un elemento secundario de un dispositivo (o cualquier elemento secundario de otro secundario, etc.) no puede convertirse en su principal y no aparecerá en el selector de datos.

Producto

Los productos son hardware, software y materiales que vende su empresa o para los que brinda soporte para clientes.

Escriba el nombre del producto y seleccione el artículo en la lista desplegable que aparece al empezar a escribir, o haga clic en el icono del selector de productos para seleccionar un producto de su lista maestra de productos.

Los usuarios con permiso de objeto de inventario para añadir productos verán un icono más junto al campo de producto, y podrán añadir un nuevo producto a su instancia de Autotask.

NOTA  Los productos con un tipo de facturación de Sólo reglas de facturación por contacto/dispositivo no aparecerán en esta página. Consulte Productos estándares y productos de facturación.

Si el dispositivo se creó a partir de un artículo en stock, el producto no se puede cambiar.

NOTA  Si el producto tiene una categoría predeterminada de elemento de configuración especificada, se le preguntará si desea usar esa categoría de elemento de configuración al seleccionar el producto. Si así lo desea, tendrá también la opción de guardar todos los cambios que haya también efectuado o descartarlos antes de agregar la categoría. Si la categoría tiene una organización predeterminada, el campo Organización también se rellena automáticamente.

Nombre de referencia

Este campo le permite ver o añadir un nombre especificado para el dispositivo. Usted puede reportar sobre este campo usando reportes estándares o LiveReports (consulte Reportes sobre productos que están asociados a organizaciones de clientes como dispositivos).

Si va a usar detección de dispositivos, este valor es un campo de solo lectura reportado por detección de dispositivos. La fuente de esta información varía por servicio de monitorización. Por ejemplo, el servicio puede usar el nombre o el nombre de la computadora que arroje la detección de dispositivos. El servicio de monitorización no brinda un valor predeterminado. Para algunos servicios de monitorización, el campo Nombre de referencia presenta información duplicada. Por ejemplo, el contenido del campo Nombre de referencia es idéntico al contenido del campo Id. de dispositivo. Si no hay un valor predeterminado, puede agregar manualmente un nombre de referencia.

Número de referencia

Los números de referencia funcionan como números de serie, pero pueden asignarse usando su propio sistema. Los números de referencia no son requeridos por categorías de producto. Usted puede reportar sobre este campo usando reportes estándares o LiveReports (consulte Reportes sobre productos que están asociados a organizaciones de clientes como dispositivos).

Revisado para contrato

Esta casilla controla si un dispositivo ha sido revisado para un contrato asociado. Si no desea asignar un contrato a este dispositivo, puede seleccionar manualmente la casilla Revisado para contrato.

Si se asigna un contrato y (para los contratos de servicios recurrentes) un servicio o paquete al dispositivo, el campo se selecciona y desactiva automáticamente.

Los nuevos dispositivos y los dispositivos creados por Datto RMM, Datto BCDR o VSA 10 tienen esta casilla de verificación desactivada, por lo que puede identificar fácilmente cualquier dispositivo en el que falte información contractual.

Consulte Revisión de contratos para dispositivos.

Número de serie

El número de serie identifica un determinado artículo almacenado en su inventario, o un dispositivo instalado en una organización. Este campo sólo aparece si el producto asociado al dispositivo o artículo almacenado tiene activada la casilla Serializado. Los números de serie pueden tener hasta 100 caracteres de largo.

Ingrese los números de serie de los elementos que se están agregando, separados con coma o saltos de línea.

Dispositivos:

• Los números de serie no pueden actualizarse por medio de una importación.
• Los números de serie vinculados a un artículo almacenado no pueden borrarse, pero si se modifica el número de serie del artículo almacenado, el número de serie del dispositivo se actualiza automáticamente.
• Si introduce un número de serie duplicado, verá una advertencia indicando que ya existe un dispositivo con este producto y número de serie. La importación arrojará un error para esta fila.
• Si ingresa un número de serie para un producto no serializado, la importación arrojará un error para la fila.

Inventario:

• El recuento de números de serie que usted agregue en la lista equivaldrá al número de elementos añadidos en el campo Elementos añadidos, y equivaldrá a En existencia (Nuevo) - En existencia (Antiguo).
• Al agregar un elemento almacenado, puede escribir o pegar los números de serie en el campo. Cada número debe estar en una línea aparte o los números de serie deben estar separados por una coma.
• Usted puede usar una opción de emulación de teclado tipo Wedge con un escáner de códigos de barras para ingresar números de serie rápidamente.
• Al editar un elemento almacenado, si se reserva o recolecta un número de serie, aparecen como hipervínculos en la fila el Número de ticket, el Nombre del proyecto, el Nombre del contrato o el Nombre de la cotización.

Acuerdo de niveles de servicio (SLA)

El punto de un SLA es la estandarización. Un nivel de servicio es un estándar de rendimiento que define el marco de tiempo en el que un problema será resuelto de acuerdo a su gravedad e impacto. Un acuerdo de niveles de servicio es un conjunto mínimo de niveles de servicio que su empresa define para satisfacer las necesidades de servicio de uno o más clientes. Por ejemplo, usted les promete a sus clientes que los tickets críticos que impactan a múltiples contactos se resolverán en 8 horas laborales el 90% del tiempo. Para más información sobre SLAs, consulte Introducción a la gestión de niveles de servicio.

Rara vez debería tener que seleccionar manualmente un SLA. Si está correctamente configurado, los SLAs deberían aplicarse automáticamente.

Si se asocia una entidad con varias entidades (o se crea una de ellas), y estas entidades pueden estar por defecto en un acuerdo de niveles de servicio, se prioriza el SLA más específico sobre el más general:

1. Selección manual (o aplicar una plantilla de formulario, lo que cuenta como selección manual)
2. SLA en el dispositivo
3. SLA en el servicio o paquete de servicios de contrato recurrente
4. SLA en el contrato

Esto se aplica también a los tickets creados en el Portal del cliente.

Para más sobre este complejo tema, consulte Aplicar acuerdos de niveles de servicio.

Servicio o Servicio/Paquetes de servicios

Los servicios y paquetes de servicios le permiten cobrar por incidentes definidos de forma recurrente. Este campo es obligatorio cuando está disponible. Se puede modificar si se tienen los permisos de seguridad necesarios. Consulte Configurar paquetes de servicios.

Tickets:

Si el dispositivo seleccionado en el ticket especifica un contrato de servicio recurrente y un servicio o paquete, se incluirán por defecto en el ticket.

Entradas de tiempo de ticket y Entradas de tiempo de tarea:

Las entradas de tiempo de ticket y tarea heredan las configuraciones de contrato y servicio o paquete del ticket o proyecto.

Dispositivos:

Si seleccionó un contrato de servicio recurrente en el campo Contrato y un servicio o un paquete que cubrirá el soporte del dispositivo, Autotask verificará si el número de dispositivos es o no más alto que el número de unidades en el servicio o paquete que los cubre en la fecha Instalado el del dispositivo. Si lo es, usted tiene la opción de actualizar el número de unidades en el servicio o el paquete para que coincidan, o puede continuar sin actualizar (no recomendado).

• Si hace clic en Aceptar, el número de unidades aumentará, y un elemento de configuración prorrateado será agregado y documentado con una nota de contrato. La Fecha de entrada en vigencia predeterminada será la fecha de Instalado el del dispositivo.
• Si hace clic en Cancelar, el número de unidades no aumentará, pero el contrato será establecido como Fuera de norma. Será decisión del administrador del contrato actualizar el número de unidades.
  

Si la fecha de Instalado el es anterior a la Fecha de inicio del contrato, que se esté en conformidad se verifica en la Fecha de inicio del contrato.

Note que el dispositivo estará asociado con el contrato de todas maneras.

Estado

El estado indica cuán lejos ha progresado la entidad en un proceso en particular.

EJEMPLO  En un ticket, entre los ejemplos de estados se encuentran Nueva, En curso, Listo para facturar, Completada, Activa, etc. En otras entidades, los nombres de estados serán diferentes.

La mayoría de las entidades viene con una lista predeterminada de estados que pueden personalizarse. El campo Estado es a menudo obligatorio, ya que se usa frecuentemente como condición en reglas del flujo de trabajo.

NOTA  El estado de subcontratación es aparte del estado de ticket estándar.

Cargos:

Si se añadió una fecha de llegada estimada al elemento de la orden de compra, esta aparecerá entre paréntesis luego del estado.

• Si Aprovisionamiento está habilitado, las opciones de estado son condicionales dependiendo del estado actual. Algunos estados se establecen automáticamente. Para detalles sobre el estado del cargo en el proceso de aprovisionamiento, consulte Introducción a Inventario.
• Si el módulo Aprovisionamiento no está habilitado, usted puede seleccionar manualmente cualquier estado. Para mayor consistencia, su empresa debe establecer pautas de selección de estados de cargos.
• Si usted configura el estado de un cargo como Cancelado, los campos Costo unitario y Precio unitario quedarán en 0 y el cargo se quitará de Aprobar y contabilizar.

Campos definidos por el usuario

Los campos definidos por el usuario (UDFs) son campos personalizados configurados por su administrador de Autotask que capturan información que es única para su negocio. Pueden ser de uno de los siguientes tipos:

• Texto (Línea única, Varias líneas o Correo electrónico)
• Fecha
• Numérico
• Lista (Selección única, Selección múltiple)

Usted puede ver y actualizar esta información según sus permisos de seguridad. Si no tiene permisos para ver o actualizar los datos, aparecerán ocultos con asteriscos. Si usted puede ver información, pero no editarla, estará deshabilitada la edición. Consulte Ver datos protegidos.

También vea Gestionar campos definidos por el usuario.

Debe completar los UDFs requeridos antes de poder guardar la entidad.

Proveedor

Un proveedor es una organización cuya principal relación comercial con su empresa es el suministro de bienes y servicios.

• Los productos pueden estar asociados con diversos proveedores. Uno de ellos es designado como el proveedor predeterminado.
• Todas las demás entidades que hacen referencia a un proveedor de productos están asociadas a un proveedor específico (aquel al que se le compró realmente el elemento). El campo será por defecto el Proveedor predeterminado del producto, pero hay disponibles Proveedores de productos (asociados al producto) y Otros proveedores (no asociados al producto) en el menú desplegable.
• Los servicios pueden solamente tener un proveedor. Si modifica el proveedor de un servicio, los contratos que incluyan el servicio harán referencia al nuevo proveedor a partir del siguiente período de facturación.