Añadir y editar ubicaciones de la organización

SEGURIDAD  Nivel de seguridad con acceso a CRM y permiso para ver Organizaciones a nivel (Mío o Todos)

NAVEGACIÓN > CRM > Buscar > Organizaciones > haga clic en Buscar > haga clic en el nombre de una organización > pestañas accesorias > Ubicaciones

Una ubicación es una unidad de negocio individual que está asociada con una organización en Autotask. La unidad de negocio puede ser una ubicación física independiente, como una filial o franquicia, o una división o agencia que opera en la misma ubicación física que la organización, como el servicio de Urgencias de un hospital donde el hospital es la organización Autotask. La diferencia importante con una suborganización es que la organización gestiona toda la facturación de la unidad de negocio. Consulte Ubicación de las organizaciones y relaciones entre organizaciones matrices y suborganizaciones.

Cuando se crea una nueva organización, la Ubicación Principal se crea al mismo tiempo. Cada organización en su instancia de Autotask tiene al menos este registro de ubicación.

Las ubicaciones adicionales pueden crearse en la pestaña accesoria Ubicaciones de la organización o importarse mediante la importación de Ubicaciones. Todas las ubicaciones de la organización se gestionan en la pestaña accesoria Ubicaciones. Consulte La pestaña Ubicaciones de la organización .

La ubicación principal (la que tiene seleccionada la casilla Ubicación principal, que no es necesariamente la denominada Ubicación principal) es especial. Sus campos Dirección, Teléfono, Teléfono alternativo, Fax y Distancia de ida y vuelta se sincronizan con el registro de Organización asociado. Si actualiza estos campos en la ubicación principal, se actualizarán en el registro de la organización, y viceversa.

La designación de la ubicación principal puede cambiarse o quitarse.

  • Si selecciona la casilla Ubicación principal en una ubicación diferente, aparecerá un mensaje:

    Si hace clic en Sí, es decir, si se asigna una ubicación diferente como ubicación principal, la información de la dirección de esa ubicación actualizará el registro de la organización. También se actualizará la dirección de los contactos, dispositivos y tickets asociados a la ubicación principal.
  • Si desactiva la casilla Ubicación principal sin seleccionar otra, se abre un mensaje. Advierte que si continúa, la organización no tendrá una ubicación principal y, por tanto, la dirección del registro de la organización no se sincronizará con ninguna ubicación. Los campos Ubicación de los contactos, dispositivos y tickets no se pueden rellenar automáticamente.

Para agregar o editar una ubicación, haga lo siguiente:

  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
  2. Haga clic en Nueva ubicación o seleccione Editar ubicación desde el menú contextual.
  3. Complete o edite los siguientes campos:
Campo Descripción

General
Nombre*

Introduzca o edite el nombre de la ubicación de la organización.

El nombre de la ubicación debe ser único para la organización, pero varias ubicaciones pueden tener la misma dirección.
Ubicación principal (sincronizar con la organización) Seleccione la casilla para designar la ubicación como la ubicación principal. Para detalles, consulte Acerca de la ubicación principal.
Línea de dirección 1, Línea de dirección 2,
Ciudad,
Estado,
Código postal,
País		 Agregue información de dirección pertinente para esta ubicación La dirección de la ubicación puede ser la misma que la de otras ubicaciones asociadas a la organización.
Información de dirección adicional

Información de dirección adicional

Este campo aparece en algunas entidades que almacenan direcciones. Los nombres de países que no puedan asignarse a un país de Autotask aparecerán en este campo.

Ingrese toda información no estándar adicional que necesite mostrar en documentos que vea el cliente.
Descripción Agregue una breve descripción que diferencie esta ubicación de otras.
Está Activa Las ubicaciones activas están disponibles para su selección en los registros de tickets, dispositivos y contactos. Las nuevas ubicaciones están activas de manera predeterminada.
Número telefónico (Requerido para Ubicación primaria)

Teléfono

Autotask le permite rastrear varios números telefónicos para cada una de las siguientes entidades:

  • Contactos (Teléfono, Extensión, Teléfono alternativo, Teléfono celular, Fax)
  • Organizaciones (Teléfono, Teléfono suplente 1, Teléfono suplente 2, Fax)
  • Ubicación de la organización (teléfono, número de teléfono alternativo 1, número de teléfono alternativo 2, fax)
  • Recursos (Teléfono del trabajo, Extensión, Teléfono particular, Teléfono celular)

El campo Teléfono es obligatorio sólo para organizaciones y ubicaciones principales. Si está añadiendo un contacto durante la creación de la organización, el número de teléfono de la organización se introduce por defecto.

Los números telefónicos se utilizan en muchas otras entidades, a menudo en combinación con una función que la persona realice en este contexto o una acción que esté ejecutando. Por ejemplo, [Oportunidad: Teléfono celular del responsable] hace referencia al teléfono celular del recurso responsable de esta oportunidad de ventas.
Número telefónico alternativo 1 Consulte Número telefónico (Requerido para Ubicación primaria).
Número telefónico alternativo 2 Consulte Número telefónico (Requerido para Ubicación primaria).
Número de fax Consulte Número telefónico (Requerido para Ubicación primaria).
Distancia de ida y vuelta

Distancia de ida y vuelta

La distancia, en millas o kilómetros, entre su ubicación interna y la ubicación de la organización u organización del cliente. El valor predeterminado es 0.

Guardar la distancia en el registro de la organización le permite añadir rápidamente un cargo de ticket, proyecto o contrato para facturar el viaje.

Consulte Rastrear distancia de ida y vuelta y Configuraciones predeterminadas de millaje/kilometraje (se aplican a cargos de ticket, de proyecto y de contrato).

Configuraciones de impuestos

Utilizar la configuración fiscal de la organización

Esta opción es la configuración predeterminada. La sede de la organización heredará la configuración fiscal de la organización.

Usar configuraciones de impuestos personalizadas

Si se selecciona esta opción, se habilitará el campo Región fiscal y podrá seleccionar una región fiscal diferente para esta ubicación de la organización.
Exento de impuestos

Exento de impuestos

Los artículos exentos de impuestos facturados a esta organización no serán gravados, independientemente de la categoría fiscal aplicada al elemento de facturación. Puede anular la configuración deexención de impuestos para la ubicación de una organización.

Región impositiva

Región fiscal - Organización

Seleccione la jurisdicción fiscal cuyas normas fiscales se aplicarán a esta organización o ubicación de la organización. Este campo es heredado por las entidades que forman parte del flujo de trabajo de facturación pero puede ser anulado en una cotización o factura. La región impositiva seleccionada en la cotización o la factura, junto con la categoría de impuesto aplicada a los elementos de facturación por medio de los códigos de facturación, determinan los impuestos en cada elemento de facturación.

Consulte Configurar su tabla de impuestos.
  1. Haga clic en Guardar.
  2. Si la ubicación que has editado está asociada a algún contacto, tendrás la opción de actualizar también sus direcciones. Consulte Actualizar direcciones de contacto y números telefónicos.