Agregar, editar o copiar un producto

SEGURIDAD  Nivel de seguridad con permiso de Admin. para Productos, Servicios e Inventario. Consulte Configuraciones de seguridad de Admin..

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NAVEGACIÓN > Inventario > Inventario > Productos. Esta opción requiere permisos de seguridad personalizados asignados a nivel de inventario. Consulte Crear o editar un nivel de seguridad personalizado.

ANTES DE COMENZAR  A menos que importe una lista de productos y sus códigos de material sean creados durante la importación, debe primero configurar códigos de material. Consulte Códigos de material.

Productos estándares y productos de facturación

La página Productos ahora contiene dos tipos de elementos que no tienen mucho en común y que deben usarse de dos maneras completamente distintas: productos regulares y productos de facturación.

  • Los Productos corresponden a elementos de software o hardware que usted vende a su cliente y para los que brinda soporte.
  • Los productos de facturación se utilizan para la facturación por contacto o dispositivo, también conocida como facturación basada en reglas. Para una descripción general de la facturación basada en reglas, consulte Facturación por contacto o dispositivo y Crear y gestionar reglas de facturación.

Los dos tipos de productos se distinguen por su tipo de facturación.

  • Todos los productos creados antes de la versión 2019.2 son productos regulares asociados con el tipo de facturación Estándar. Están disponibles para selección cuando usted crea un elemento de configuración o un cargo de ticket, cargo de proyecto o cargo de contrato.
  • Los segundos y terceros tipos de facturación se usan con facturación basada en reglas. Los productos con este tipo de facturación actúan más como un servicio. Están asociados con un contacto o un dispositivo con el único propósito de que sean considerados por una regla de facturación para el mismo producto de facturación.
    • Solamente reglas de facturación por contacto: Usted va a configurar un producto que puede seleccionarse en reglas de facturación de contrato para crear cargos a facturar por contacto.
    • Sólo reglas de facturación por dispositivo: Está configurando un producto que se puede seleccionar en las reglas de facturación de contratos para crear cargos a facturar por dispositivo.

NOTA  Los dispositivos son siempre la asociación de un producto habitual con una organización. Una computadora portátil Lenovo asociada con ACME Corp es un dispositivo.

IMPORTANTE  Si va a facturar por dispositivo, asocie un producto del tipo Sólo reglas de facturación por dispositivo al dispositivo ya existente. Si lo hace, hará que se etiquete para que sea contado por una regla de facturación. Las reglas de facturación pueden reemplazar el mecanismo de facturación para servicios o productos tales como servicios recurrentes o suscripciones. No reemplazan los productos estándares en los que se basan los dispositivos.

Características exclusivas de productos de facturación

Los productos de facturación no funcionan como un producto en el sentido tradicional. Puede ser más sencillo si piensa en ellos como elementos de facturación de servicio. Es por esto que no pueden ser serializados ni requieren aprovisionamiento. Por el mismo motivo, la sección entera Proveedor se oculta tan pronto como usted selecciona un tipo de facturación basado en reglas.

Por otro lado, usted puede configurar precios basándose en volumen o niveles para productos de facturación.

Cómo...

  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
  2. Haga clic en Nuevo, o seleccione Editar producto, o bien Copiar producto desde el menú contextual. Se abre la página Nuevo producto, Editar producto o Copiar producto.
  3. Rellene o modifique los siguientes campos:

NOTA  Los campos de texto en Autotask permiten la entrada de un número finito de caracteres. Para más información sobre esos límites, consulte Límites de caracteres de campos de texto.

Nombre del campo Descripción

Pestaña Resumen

Nombre del producto (obligatorio)

 

El nombre del producto aparece en las cotizaciones, la lista de dispositivos y la factura del cliente. El tamaño del campo es de 1000 caracteres.

Los nombres de los productos no tienen que ser únicos. Puede utilizar los datos de otros campos para diferenciarlos.

Dependiendo de cómo piense usar los productos, usted puede configurar sus productos con nombres genéricos como "impresora" o "servidor", o bien usar nombres y números de modelos individuales y rastrear costo y precio unitarios.
Categoría de producto Seleccione el nombre de una categoría de producto. El uso de categorías de productos es opcional, pero hacerlo le ayuda a organizar una larga lista de productos. Consulte Agregar categorías de productos para más información.
Tipo de facturación

Tipo de facturación

El campo Tipo de facturación determina cuándo el producto que vaya a crear estará disponible para selección. Usted tiene las siguientes opciones:

  • Estándar: Este valor es el predeterminado. Está configurando un producto regular que está disponible para su selección cuando crea un dispositivo o un costo de ticket, proyecto o contrato. Los productos con tipo de facturación Estándar no están disponibles para crear reglas de facturación de contratos.
  • Solamente reglas de facturación por contacto : Usted va a configurar un producto que puede seleccionarse en reglas de facturación de contrato para crear cargos a facturar por el contacto.
  • Sólo reglas de facturación por dispositivo: Está configurando un producto que se puede seleccionar en las reglas de facturación de contratos para crear cargos a facturar por dispositivo.

Una vez que se haya creado un producto, este campo no se podrá editar. Puede tener hasta 100 productos de tipo Sólo reglas de facturación por contacto o Sólo reglas de facturación por dispositivo.

Consulte Productos estándares y productos de facturación.
Descripción del producto La descripción del producto aparecerá en cotizaciones y facturas. Puede ingresar hasta 8.000 caracteres, o puede dejara en blanco.
Activo De manera predeterminada, los nuevos productos son activos. Los productos inactivos no pueden ponerse en una cotización ni ser instalados a un cliente.

En serie

 

En serie

Esta casilla aparece si está habilitado el módulo Inventario. Si habilita la serialización para un producto, deberá ingresar números de serie específicos cuando reciba elementos de inventario o instale dispositivos en el sitio de un cliente según el producto.

Este campo está desmarcado y desactivado para los tipos de facturación Por contacto y Por dispositivo.

NOTA  Una vez que exista inventario para un producto, el estado En serie no se puede modificar.
No requiere aprovisionamiento

No requiere aprovisionamiento

Este campo aparece solamente cuando está habilitado el módulo Aprovisionamiento. Cuando esta casilla no esté seleccionada (configuración predeterminada), los elementos de cotización o los cargos basados en este producto requerirán aprovisionamiento. Al estar seleccionado, los elementos no estarán sujetos a aprobación o aparecerán en la página Compras/Cumplimiento. Consulte Introducción a Inventario.

Este campo está desmarcado y desactivado para los tipos de facturación Por contacto y Por dispositivo.
Apto para RMA

Apto para RMA

Esta casilla determina si los dispositivos pueden repararse, reemplazarse o devolverse. Consulte Solicitar un RMA para un dispositivo.

Seleccione esta casilla para que el producto sea apto para Autorización de devolución de mercancía (RMA).

Tipo de dispositivo predeterminado

Tipo de dispositivo

Los tipos de dispositivos permiten clasificarlos y organizarlos. Por ejemplo, para las estaciones de trabajo puede utilizar Tipo de dispositivo para aclarar si se trata de un ordenador portátil o de sobremesa, o si es propiedad de la empresa o personal. La integración de IT Glue también utiliza el tipo de dispositivo para determinar qué sincronizar y cómo etiquetar los dispositivos en IT Glue.

Seleccione un Tipo de dispositivo en la lista desplegable.

Categoría predeterminada de dispositivo

Categoría de dispositivo (categoría de elemento de configuración)

La categoría del dispositivo controla los campos que aparecen en las páginas Dispositivo, Nuevo dispositivo y Editar dispositivo. Si está creando dispositivos utilizando las categorías Dominio o Certificado SSL, aparecerán componentes adicionales. Consulte Creación y actualización de un dispositivo de dominio y Creación de un dispositivo de certificado SSL.

Seleccione una categoría de dispositivos en la lista desplegable.
Código de material (obligatorio) El código de material es obligatorio. Categoriza ventas de productos con propósitos de generación de reportes, determina la categoría de impuesto de un producto, y permite que los elementos facturados exportados sean mapeados a la cuenta de libro mayor correcta en un paquete de software de contabilidad externo. Consulte Configurar códigos de facturación.
Método de precio/costo

Método de precio/costo

Productos:

Seleccione la política de precios para este producto desde las siguientes opciones:

  • Estándar (Fijo): Cuando seleccione Estándar (Fijo), se mostrarán los campos Costo unitario, Precio unitario y % de margen de beneficio.
  • Nivelado o Volumen: Cuando seleccione Nivelado o Volumen y haga clic en Editar, se abrirá la página Editar costo/precio. Sólo están disponibles para los productos Por Contacto y Por Dispositivo.

Consulte Configurar precios basados en volumen y niveles.

Reglas de facturación:

El método de precio/costo del producto no puede sobrescribirse. Si el producto está nivelado, entonces la regla de facturación también lo estará, pero los puntos de interrupción, el precio y el costo unitarios pueden sobrescribirse en la regla de facturación.
Tipo de período El Tipo de período determina la frecuencia de facturación del producto.

Cuando el tipo de facturación es Por contrato o Por dispositivo, el tipo de período se configura como Mensual y no es editable.
Costo unitario

Costo unitario

Costo unitario es el costo interno del elemento o la cantidad que el proveedor le cobra a usted. Este campo aparece en entidades que son parte del flujo de trabajo de facturación, pero está oculto de usuarios que no tienen autorización para ver datos de costos internos.

Cuando seleccione el Nombre del elemento, el Precio unitario se rellenará desde la lista de origen (si está disponible), pero puede editarse.
% de margen

Costo Unitario, % de margen de beneficio y Precio unitario están vinculados. Rellene cualquiera de estos dos, y el campo restante se calculará. Este campo aparece atenuado hasta que se rellena ya sea el campo Costo unitario o el campo Precio unitario.

NOTA  Si no tiene permiso para ver datos de costos internos, este campo no será visible.
Precio unitario

El importe que usted cobra a su cliente por el producto. La diferencia entre costo unitario y precio unitario corresponde a los ingresos del producto, el que aparece en los cálculos de datos financieros.
PVR (precio de venta recomendado)

PVR (precio de venta recomendado)

El precio minorista propuesto del fabricante. Este campo aparece en elementos de cotización, pero está oculto de usuarios sin permiso para ver datos de costos internos. Este campo es de sólo lectura.
Id. interno del producto Este valor representa un código de Id. interno, si se usa. Este campo aparece en la orden de compra impresa.
Fabricante

Fabricante

La empresa responsable de la fabricación de un producto.

Seleccione o vea el nombre del fabricante del producto.
Id. externo del producto Úselo para remitirse a una lista externa de productos.
Número de producto del fabricante Use este campo para hacer referencia a un número de producto del fabricante.
Vínculo del producto Ingrese una URL, por ejemplo, del sitio web del producto de un fabricante. Esta URL es añadida a la descripción del producto en una cotización y el cliente puede hacer clic en ella para aprender más acerca del producto. Luego de ingresar la URL, haga clic en Vista previa para probar el vínculo. En la página que se abra, haga clic en el vínculo Página Web.
SKU del producto Ingrese un código SKU, si está disponible.
Fotografía del producto

Haga clic en Cargar para cargar una fotografía del producto. Aparecerá una fotografía del producto en la vista informativa Productos, la que será útil para técnicos en el área cuando sea visible en un ticket de Atención al cliente.
Tabla Proveedores

Una lista de tabla que le permite asociar uno o más proveedores con el producto. En la tabla, usted puede agregar, editar, eliminar, activar y desactivar proveedores. Si su empresa usa el módulo Inventario, debe agregar al menos un proveedor, o no podrá agregar este producto a una orden de compra de inventario. Consulte la siguiente sección en Asociar un producto con proveedores.

La tabla Proveedores está oculta para tipos de facturación Solamente reglas de facturación por contacto/dispositivo.
Pestaña Definido por el usuario
Campos definidos por el usuario de producto Complete los campos en la pestaña Campos definidos por el usuario según lo necesite. Esta pestaña contiene cualquier UDF que su administrador de Autotask haya creado para los productos.
Pestaña Inventario (aparece solo si Inventario está habilitado)
Nuevo producto de inventario

La pestaña Inventario está deshabilitada para los tipos de facturación Por contacto y Por dispositivo.

Haga clic en Nuevo para crear un elemento de inventario para este producto. Consulte Agregar o editar productos de inventario y elementos almacenados.
Pestaña Notas (aparece si está habilitado Inventario)
Nueva nota (solamente la página Editar producto) Consulte Notas de producto.

Los productos pueden estar asociados con uno o más proveedores.

NOTA  Los productos de tipo Por contacto y Por dispositivo no le permiten seleccionar un proveedor.

  • Si su empresa usa inventario en Autotask, pero no usa aprovisionamiento, usted debe agregar al menos un proveedor a la lista para que el producto pueda añadirse a órdenes de compra. No es posible asociar un producto con un proveedor al crear una orden de compra desde la página Órdenes de compra.
  • Si su empresa usa Inventario y Aprovisionamiento, cuando usted cree una nueva orden de compra desde la página Compras y Cumplimiento, podrá especificar un proveedor al crear la orden de compra. Sin embargo, si su empresa también crea órdenes de compra directamente desde la página Órdenes de compra, los productos deben tener un proveedor asociado.
  • Si su instancia de Autotask tiene activada la opción Multidivisa, el campo Costo mostrará el indicador de divisa. Es de manera predeterminada su divisa interna. Cuando seleccione una empresa de tipo proveedor asociada con una divisa distinta, el indicador cambiará a la divisa del proveedor. Se asume que el valor que ingresa en el campo Costo está en la divisa del proveedor.

Para asociar un proveedor con este producto:

  1. En la tabla Proveedores de la página Nuevo producto o Editar producto, haga clic en Nuevo.
  2. En el campo Nombre del proveedor, comience a escribir un nombre y seleccione el nombre correcto desde la lista de proveedores coincidentes, o haga clic en el ícono de selector junto al campo Nombre del proveedor y seleccione un proveedor.
  1. En el campo Costo, ingrese su costo al ordenar este elemento desde este proveedor.
    Si su instancia de Autotask tiene activada la opción Multidivisa, el campo Costo mostrará el indicador de divisa. Es de manera predeterminada su divisa interna. Cuando seleccione una empresa de tipo proveedor asociada con una divisa distinta, el indicador cambiará a la divisa del proveedor. Se asume que el valor que ingresa en el campo Costo está en la divisa del proveedor.

    2. NOTA  Si no tiene permiso para ver datos de costos internos, este campo no será visible.

  2. Ingrese un Número de pieza del proveedor, si está disponible.
  3. Si está agregando el primer proveedor, las casillas Activo y Predeterminado estarán seleccionadas de manera predeterminada. No necesita seleccionar ninguna casilla.
  1. Si está agregando un proveedor adicional:

La casilla Activo está seleccionada de manera predeterminada, pero usted puede desmarcar la casilla y hacer que el proveedor esté inactivo.

La casilla Predeterminadono está seleccionada. Haga clic para designar el proveedor como el proveedor predeterminado para este producto.

NOTA  Un producto solo puede tener un proveedor predeterminado.

  1. Haga clic en Aceptar.
  2. Agregue proveedores adicionales según lo necesite, o haga clic en Guardar y cerrar.

NOTA  Para editar o eliminar un elemento de línea, haga clic en el botón derecho del ratón sobre él y seleccione una opción.