Agregar una entrada de tiempo de ticket

SEGURIDAD  Acceso a tickets

NAVEGACIÓN > Atención al cliente > Buscar > Tickets > haga clic en Buscar > abra un ticket > barra de adición rápida > seleccione Entrada de tiempo (Alt+1)

IMPORTANTE  Por defecto, las páginas de notas y entradas de tiempo iniciadas desde una tarea o ticket en modo Nuevo, Editar o Ver se abren en un cuadro de diálogo modal. Para obtener información sobre los cuadros de diálogo y su diferencia con las páginas de explorador, consulte Minimizar cuadros de diálogo .

Elementos de encabezado

Botón o campo Descripción

Guardar y cerrar

Guarda la Nota o la Entrada de tiempo y cierra el cuadro de diálogo.

IMPORTANTE  Si se guardan los diálogos Nueva entrada de tiempo, Editar entrada de tiempo, Nueva nota o Editar nota en la página Editar tarea o en la página Editar ticket, se actualizará tanto el panel de detalles como el panel principal. Se mantendrán todos los campos sin guardar en esas áreas. Todos los cambios a los campos Estado o Edición rápida realizados en la entrada de tiempo o nota también se aplicarán a sus campos de ticket correspondientes. Si un campo de estado o de edición rápida suministrado por los campos de diálogo entra en conflicto con un cambio no guardado en la página Editar ticket, se utilizará el valor del diálogo.
La información en el panel Vistas informativas no se actualizará hasta que se guarde esa tarea o ticket.

Guardar y nuevo

Guarda la nota o la entrada de tiempo y abre un nuevo cuadro de diálogo.

Guardar y Reenviar/Modificar(solamente tickets)

Guarda y cierra la nota o la entrada de tiempo y abre la página Reenviar/Modificar tickets. Consulte Reenviar y modificar tickets.

NOTA  Si la página Nota de ticket o Entrada de tiempo de ticket se abre desde la página Editar ticket, se deshabiita Reenviar/Modificar.

Cambiar tarea (solamente entradas de tiempo de tarea)

Haga clic en Sí en el diálogo Advertencia.

  • Cuando haga clic en este botón en la página Nueva entrada de tiempo de tarea, volverá a la página de selección de tareas.
  • Cuando haga clic en este botón en la página Editar entrada de tiempo de tarea, se abrirá el cuadro de diálogo Cambiar tarea. Consulte Cambiar la tarea con la que está asociada la entrada de tiempo.

Ingrese el código rápido o seleccione la plantilla

Ingrese el código rápido o seleccione la plantilla

  1. Ponga el formulario en modo de edición.
  2. Seleccione la plantilla desde el menú Ingresar código rápido o Seleccionar plantilla al principio del formulario. Las plantillas disponibles se agrupan en plantillas de uso reciente (no disponibles en todos los formularios), personales, de departamento y de organización. Cada sección está ordenada alfabéticamente.
  3. Para usar un código rápido, ingréselo en el campo. La plantilla correspondiente al código rápido será resaltada automáticamente. Haga clic en la plantilla o haga clic en Enter para seleccionarla.

Las plantillas de formulario seguirán las limitaciones de la categoría actualmente aplicada y las configuraciones de seguridad del usuario. Si una plantilla de formulario utiliza un valor o brinda un contenido que no está permitido en un campo por la categoría o la configuración de seguridad del usuario, el campo no se actualizará. Esto incluye el campo de la categoría mismo.

IMPORTANTE  Seleccionar una plantilla de formulario es el equivalente de rellenar manualmente el formulario. Las configuraciones de plantillas de formulario sobrescribirán cualquier contenido de campo previamente rellenado, incluidos configuraciones de notificación, contactos adicionales y recursos secundarios.

Mensaje Descripción

Alerta de detalles del ticket

Si se configura una alerta de detalles del ticket para el cliente y aparece en el ticket, también aparece en el cuadro de diálogo de la entrada de tiempo.

Advertencia de expiración del contrato

Si ha expirado el contrato del ticket, aparecerá un mensaje de advertencia en la entrada de tiempo.

Elemento Descripción

Encabezado de entidad Tarea o Ticket

El encabezado de entidad identifica la entidad principal con la que está asociada la nota o la entrada de tiempo. Muestra los campos Número de tarea o Número de ticket, Título de tarea o Título de ticket y Organización, además de los iconos de copia rápida.

Cronómetro

El cronómetro comienza a correr tan pronto como abra la página de tarea, ticket o entrada de tiempo. Para información detallada, consulte El cronómetro de tarea o ticket.

Si no está seleccionada la configuración Habilitar cronómetro de [Entidad] para la categoría de entidad, no aparece el cronómetro.

Agregar o editar una entrada de tiempo

  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
  2. Complete los campos en las siguientes secciones:

Ingresar tiempo en representación

De modo predeterminado, los usuarios pueden agregar, editar y eliminar solamente sus propias entradas de tiempo. Su administrador de Autotask puede permitir a los aprobadores de hojas de horas, o tanto a los aprobadores de hojas de horas como a los administradores, introducir tiempo y enviar solicitudes de tiempo libre en nombre de otros usuarios. Para usuarios con permiso para ingresar tiempo en representación, la sección Ingresar tiempo en representación y el selector de Recursos aparecerán en todas las páginas de entradas de tiempo para que puedan crear una entrada de tiempo para otro usuario. También pueden ver hojas horarias no enviadas de usuarios.

Se habilita Ingresar tiempo en representación por medio de una configuración del sistema. Consulte Ingresar tiempo en representación.

IMPORTANTE  Para ingresar tiempo, los supervisores deben tener permiso para ver las tareas y los tickets en cuestión.

Para ingresar tiempo en nombre de otro usuario o ver su hoja horaria, haga clic en el selector desplegable de Recurso y seleccione el nombre del usuario.

Campo Descripción

Estado

El Estado es por defecto el estado actual de la entidad principal cuando se abre la página o el cuadro de diálogo. El valor que seleccione se establecerá como el estado de la entidad principal cuando se guarde el cuadro de diálogo o la página.

 

Situaciones especiales:

  • Si abre este cuadro de diálogo o página desde la página Editar [Entidad], la sección que contiene este campo no aparecerá y este campo no será editable.
  • Si está desmarcado para su nivel de seguridad el permiso Puede editar el estado de tickets completados (no se aplica a Servicios web de Autotask/API) y el estado del ticket está configurado como Completado, este campo estará deshabilitado.
  • Si el ticket tiene al menos una tarea pendiente incompleta y el valor de este campo se cambia a Completado, un mensaje de confirmación le preguntará si desea completar tareas pendientes asociadas. Si selecciona Sí, todas las tareas pendientes incompletas del ticket se establecerán como completadas cuando se guarde la nota o la entrada de tiempo.
  • Solo entradas de tiempo: Si está seleccionada la configuración Requerir al usuario que cambie el estado del ticket desde "Nuevo" al ingresar tiempo en la pestaña General de la categoría del ticket y el estado del ticket es Nuevo, debe cambiar el estado para poder guardar la entrada de tiempo.
  • Solo entradas de tiempo: Si el estado se cambia a Completado, al menos un día debe contener notas de resumen. Estas se requieren como el motivo de compleción.

Estado a partir de <marca de fecha/hora>

La marca de fecha/hora indica la fecha y hora en que el estado se actualizó por última vez desde la tarea o el ticket. Si no ha hecho clic en el vínculo Obtener el estado actual, será la fecha y la hora en que abrió la página

Obtener estado actual

Si la página de entrada de tiempo está abierta durante mucho tiempo, es posible que el campo Estado sea modificado por otro usuario o por una regla del flujo de trabajo.

  • Si no ha cambiado el estado, al hacer clic en este vínculo se actualizará el campo Estado del cuadro de diálogo de entrada de tiempo con el estado actual del ticket.
  • Si el estado ha cambiado y ahora es diferente, puede elegir si desea anular el estado de la tarea o del ticket.
  • Si el Estado fue cambiado por otra persona y usted no modificó el campo en el formulario de entrada de tiempo, la versión actualizada de la tarea o ticket prevalecerá sobre la versión obsoleta en su nota o formulario de entrada de tiempo. Práctica recomendada: haga siempre clic en Obtener estado actual si la nota o el formulario de entrada de tiempo ha estado abierto durante algún tiempo.

Actualizar estado en {#} incidente(s) (solamente tickets)

Esta casilla solo aparecerá si el ticket al que se añada la nota o la entrada de tiempo es un ticket de problema con al menos un incidente.

Si abre este cuadro de diálogo o página desde la página Editar ticket, esta casilla no aparecerá.

Si el permiso Puede editar el estado de los tickets completados (no se aplica a Servicios web de Autotask/API) está habilitado para su nivel de seguridad, puede actualizar el estado de los incidentes incompletos. Si está seleccionado, usted puede actualizar el estado de todos los incidentes.

SEGURIDAD  Permiso para cambiar configuraciones de facturación en entradas de tiempo de ticket. Cada permiso es asignado al nivel de seguridad por separado, para que así pueda tener permiso para cambiar algunas configuraciones seleccionadas, o ninguna de ellas. Usted solo verá las opciones que esté autorizado/a para modificar. Consulte Configuraciones de seguridad de Atención al cliente.

Revise las siguientes configuraciones:

Campo Descripción

Función

Predeterminado: Su función predeterminada de Atención al cliente (o la del recurso) está seleccionada.

Opciones de selección: El selector desplegable contendrá la función actualmente seleccionada, incluso si está inactiva (si va a editar una entrada de tiempo), más todas las funciones activas de Atención al cliente asociadas con usted, más todas las funciones asociadas por medio de relaciones recurso-departamento.

Seguridad: Si la categoría de ticket tiene desmarcada la configuración Campo de función en entradas de tiempo, este campo estará desmarcado.
Tipo de trabajo

Predeterminado: Es de manera predeterminada el tipo de trabajo del ticket. Si selecciona un nuevo tipo de trabajo, ese tipo de trabajo se aplica a esta entrada de tiempo solamente.

Opciones de selección: El selector desplegable contendrá el tipo de trabajo del ticket, incluso si está inactivo (si va a editar una entrada de tiempo) más todos los tipos de trabajo activos.

Seguridad: Si su nivel de seguridad tiene desmarcado el permiso Puede modificar el tipo de trabajo en las entradas de tiempo de tickets, este campo no aparecerá.

Situaciones especiales:

  • Los contratos de bloque horario no son compatibles con la facturación de tarifa fija. Seleccionar un tipo de trabajo que especifique una tarifa fija generará un mensaje de error.
  • Las configuraciones No facturable y Mostrar en factura se ajustarán por defecto a las configuraciones del tipo de trabajo actualmente seleccionado. Seleccione primero el tipo de trabajo y, a continuación, cambie la configuración de No facturable o Mostrar en factura, si es necesario. Para más sobre estas configuraciones, consulte sus descripciones de campos.

Contrato

Predeterminado: Es de manera predeterminada el contrato del ticket, incluso si está inactivo. Es posible cambiar el contrato predeterminado originado en el ticket o, si no hay contrato asociado, usted puede elegir un contrato para aplicarlo a esta entrada de tiempo.

Opciones de selección: El selector desplegable contendrá todos los contratos activos para la organización del ticket de la entrada de tiempo y su organización matriz, además del contrato del ticket aunque esté inactivo. Si el usuario va a editar una entrada de tiempo existente, la selección actual también aparecerá incluso si está inactiva.

Seguridad: Si su nivel de seguridad tiene desmarcado el permiso Puede modificar contrato en entradas de tiempo de ticket, este campo no aparecerá.

Situaciones especiales:

  • Si una entrada de tiempo se asigna a un tipo de trabajo que especifica una tarifa fija de facturación, no intente cambiar a un contrato de bloque horario.
  • Si hay una entrada de tiempo asociada con un contrato por ticket que difiere del contrato de su ticket, no puede ser aprobada ni contabilizada. Debe cambiar o quitar el contrato del elemento si desea contabilizarlo.
  • Si una entrada de tiempo está asociada a un contrato por ticket pero el ticket no lo está, aparecerá un cuadro de diálogo que le indicará que el ticket deberá estar asociado al mismo contrato para que la entrada de tiempo se facture correctamente. Si hace clic en No, no podrá continuar y deberá quitar el contrato.
  • Si el contrato está expirado, aparecerá un mensaje de advertencia.

Servicio/Paquete

Predeterminado: Este campo solamente aparecerá si se seleccionó un contrato de servicio recurrente. Es de manera predeterminada el servicio o el paquete de servicios del ticket, incluso si está inactivo.

Opciones de selección: El selector desplegable contendrá todos los servicios y paquetes de servicios activos para el contrato seleccionado en el campo Contrato, más el servicio o el paquete de servicios del ticket, incluso si está inactivo. Si el usuario va a editar una entrada de tiempo existente, la selección actual también aparecerá incluso si está inactiva.

Seguridad: Si su nivel de seguridad tiene desactivado el permiso Puede modificar el servicio/paquete en las entradas de tiempo del ticket y los cargos del ticket, este campo no aparecerá.

No facturable

No facturable

Si se desmarca la casilla, la entrada de tiempo será facturable y aparecerá en la factura. Esta configuración invalidará todos los valores predeterminados.

Predeterminado: Esta casilla hereda la configuración del tipo de trabajo seleccionado en el campo Tipo de trabajo. Si el campo Tipo de trabajo tiene una configuración facturable No facturable - No mostrar en factura o No facturable - Mostrar en la factura como "Sin cargo", se seleccionará por defecto. De lo contrario, estará desmarcado de manera predeterminada.

Seguridad: Si su nivel de seguridad tiene desactivada la configuración Puede modificar la configuración No facturable en las entradas de tiempo de [entidad], este campo no aparecerá.

Situaciones especiales:

  • Esta casilla siempre estará desactivada si la entrada de tiempo está asociada a su organización. Consulte Su organización local en Autotask.
  • Cuando la entrada de tiempo es establecida como No facturable, el siguiente campo, Mostrar en factura, es habilitado.

Mostrar en factura

Mostrar en factura

Las entradas de tiempo facturables aparecen en la factura automáticamente. Esta casilla está solamente habilitada cuando está seleccionada la casilla No facturable.

Predeterminado: Esta casilla hereda la configuración del tipo de trabajo seleccionado en el campo Tipo de trabajo de la entrada de tiempo. Si el campo Tipo de trabajo tiene una configuración de facturable No facturable - No mostrar en factura, estará desmarcado de manera predeterminada. De lo contrario, estará seleccionado de manera predeterminada.

Seguridad: Si su nivel de seguridad tiene desactivado el permiso Puede modificar la configuración Mostrar en factura en las entradas de tiempo de [entidad], este campo no aparecerá.

Situaciones especiales:

  • Esta casilla se seleccionará y desactivará si la casilla No facturable está desmarcada.
  • Esta casilla siempre estará desactivada si la entrada de tiempo está asociada a su propia organización local.
  • Esta casilla estará desmarcada y deshabilitada si la entrada de tiempo está asociada a un contrato de servicio de precio fijo o recurrente.

La sección Detalles de la entrada de tiempo contiene tanto un selector de cronograma visual como campos de información de fecha y hora. Ambos representan la misma información, por lo que al actualizar uno, se actualizará el otro.

De forma predeterminada, el selector de línea de tiempo y los botones de fecha en la página de entrada de tiempo de ticket están activados para todos los usuarios.

Para habilitar el selector de cronograma o los botones de fecha, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en el vínculo Configuraciones de cronograma de entrada de tiempo.
  2. En el cuadro de diálogo Configuraciones de cronograma, seleccione Mostrar cronograma de entrada de tiempo. Se habilitan los campos Punto de inicio y Punto de finalización.
  3. Seleccione la hora más temprana en que usted trabaja a menudo en tickets como el Punto de inicio y la más tarde como el Punto de finalización del cronograma. Para ampliar el cronograma a todas las 24 horas, seleccione la misma hora en ambos campos.
  4. Seleccione Mostrar botones de fechas si desea que aparezcan los botones de fechas.
  5. Haga clic en Guardar y cerrar. El cronograma aparece sobre los campos de entradas de tiempo. La hora actual la indica la línea amarilla y las horas laborales de su empresa, las líneas punteadas grises.
  6. Para volver a abrir el cuadro de diálogo Configuraciones, haga clic en Configuraciones de cronograma de entrada de tiempo o en el ícono Configuraciones en el cuadrado más a la derecha de los botones de fecha.

Para ocultar el selector de cronograma o los botones de fecha, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en Configuraciones de cronograma de entrada de tiempo o en el ícono Configuraciones en el cuadrado más a la derecha de los botones de fecha. Se abrirá el cuadro de diálogo Configuraciones de cronograma.
  2. Para quitar los botones de fechas, desmarque Mostrar botones de fechas.
  3. Para quitar el selector de cronograma por completo, desmarque Mostrar el cronograma de entradas de tiempo. Note que si está desmarcado Mostrar el cronograma de entradas de tiempo, estará también desmarcada la opción Mostrar botones de fechas. El selector de cronograma debe estar habilitado para seleccionar la opción Mostrar botones de fechas.
  4. Haga clic en Guardar y cerrar.

Para deshabilitar los botones de selector de cronograma o fechas, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en Configuraciones de cronograma de entradas de tiempo o en el ícono Configuraciones en el cuadro más a la derecha de los botones de fechas. Se abrirá el cuadro de diálogo Configuraciones de cronograma.
  2. Para quitar los botones de fechas, desmarque Mostrar botones de fechas.
  3. Para quitar el selector de cronograma por completo, desmarque Mostrar el cronograma de entradas de tiempo. Note que si está desmarcado Mostrar el cronograma de entradas de tiempo, estará también desmarcada la opción Mostrar botones de fechas. El selector de cronograma debe estar habilitado para seleccionar la opción Mostrar botones de fechas.
  4. Haga clic en Guardar y cerrar.

El cronograma de entrada de tiempo presenta la fecha de hoy y los cinco días precedentes en una serie de botones grandes. Hoy está seleccionado de manera predeterminada. Para ingresar tiempo para un día distinto, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en otro cuadro, o bien, si la fecha está fuera del cronograma, haga clic en el cuadrado con el ícono de calendario.
  2. Use el calendario para navegar a la fecha deseada. Use los métodos abreviados -7d o -14d si corresponde.
  3. El calendario se cierra y el ícono de calendario es reemplazado por la fecha seleccionada.

NOTA  La fecha seleccionada debe ser entre dos años antes o después de la fecha actual. Las entradas de tiempo fuera de este período de tiempo pueden crearse en tickets por medio de una importación. Esta opción no está disponible para entradas de tiempo en tareas. Consulte Importar o actualizar información.

Todas sus entradas de tiempo de tareas y tickets existentes en el día seleccionado se muestran como bloques horarios de color azul oscuro en el cronograma. Un bloque horario azul claro representa la entrada de tiempo actual. Si el cronómetro está avanzando en este cuadro de diálogo o página, el área seleccionada se ampliará adecuadamente en tiempo real.

Para ingresar tiempo usando el cronograma, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en cualquier parte del cronograma. Si hizo clic en una hora en el pasado, esta hora rellenará el campo Hora de inicio. Si hizo clic en una hora en el futuro, esta hora rellenará el campo Hora de finalización. Usted luego debe arrastrar la línea azul clara hacia la izquierda o hacia la derecha para subrayar un área en el cronograma.

    A medida que arrastre, los campos Hora de inicio, Hora de finalización y Tiempo trabajado se actualizarán en incrementos de 15 minutos en tiempo real. Si usted arrastra el borde izquierdo del área seleccionada a una sección del cronograma que represente un día distinto, el campo Fecha se actualizará a la fecha de ese día en tiempo real.
  2. Suelte la tecla del ratón para finalizar su selección.

NOTA  Si las configuraciones de sistema o las configuraciones de categorías de ticket determinan que el tiempo de ticket debe redondearse, el redondeo se aplica tan pronto como se seleccione un área.

IMPORTANTE  Si se ha detenido y reiniciado el cronómetro, Autotask no puede saber actualmente en qué preciso momento se puso en pausa el cronómetro durante su tiempo de ejecución. Debido a esto, de todos modos seleccionaremos el área completa que representa el tiempo entre la Hora de inicio y la Hora de finalización del cronómetro. En este caso, el Tiempo trabajado no equivaldrá a la diferencia entre estas dos horas.

Si el cronograma está oculto, no desea usarlo, o desea sobrescribirlo, puede rellenar manualmente los campos de fecha y hora junto con los campos Notas de resumen y Notas internas. Todos los cambios que lleve a cabo en los campos se reflejarán inmediatamente en el cronograma visual.

Complete los siguientes campos:

Campo Descripción
Fecha

La Fecha es de manera predeterminada la fecha actual, pero usted puede seleccionar otra fecha ingresándola manualmente, haciendo clic en el ícono de calendario o usando las teclas de dirección.

IMPORTANTE  Si una o más de sus fechas de trabajo se encuentran fuera del período de contrato de un contrato de precio fijo o contrato recurrente, el contrato aún se aplicará.

NOTA  La fecha seleccionada debe ser entre dos años antes o después de la fecha actual. Las entradas de tiempo fuera de este período de tiempo pueden crearse en tickets por medio de una importación. Esta opción no está disponible para entradas de tiempo en tareas. Consulte Importar o actualizar información.

Hora de inicio, Hora de finalización y Tiempo trabajado

 Hora de inicio, Hora de finalización y Tiempo trabajado son interdependientes.

Predeterminado: La horade inicio y la hora de fin son por defecto la hora actual.

  • Puede ajustar cualquiera de los dos campos, y el campo Tiempo trabajado se calcula automáticamente.
  • En estos campos puede introducir horas y minutos o valores decimales.
  • Si introduce horas y minutos en el campo Tiempo trabajado, la hora actual se establece como Hora final y se calcula la Hora inicial . Tiempo trabajado es lo que aparece en la hoja horaria del recurso.

Para obtener información sobre los métodos abreviados de introducción de la hora y las reglas de formato, consulte Reglas de formato de fechas y entradas de tiempo.

Situaciones especiales:

  • Si las horas de inicio y fin incluyen tiempo fuera de su horario laboral habitual y se configura un Tipo de trabajo fuera de horario para el tipo de trabajo actual de la entrada de tiempo, la entrada de tiempo se dividirá en varias entradas de tiempo. Consulte Tiempo fuera del horario laboral.

  • Si introduce un valor decimal en el campo Horas o un valor superior a 59 en el campo Minutos, y el otro campo ya tiene un valor, se descartará el valor del otro campo. Ingresar 1,5 en Horas siempre derivará en 1 h 30 m, e ingresar 90 en Minutos siempre se traducirá en 1 h 30 m.

Ajustes del sistema que afectan a las entradas de tiempo:

Compensación de facturación

 El tiempo que desee facturar al cliente puede ser mayor o menor al tiempo trabajado. Haga clic en el distintivo más o menos que está junto al campo Compensación de facturación para alternar entre suma y resta, e ingrese las horas y los minutos. La traducción a horas decimales ocurre cuando se guarda la entrada de tiempo.


No puede tener un desfase de facturación que haga que el valor de Horas a facturar sea negativo o superior a 24 horas.

Predeterminado: Es negativo (-) de manera predeterminada.

Ajustes del sistema que afectan a las compensaciones de facturación:

Si está habilitada la configuración del sistema Redondear entradas de tiempo de ticket a la cantidad de minutos más cercana (las entradas de hojas horarias y facturación serán redondeadas), el tiempo de compensación no puede ser mayor que el tiempo trabajado redondeado.

Horas a facturar

Horas a facturar

Este campo de solo lectura muestra la cantidad de tiempo que aparecerá en la página Aprobar y contabilizar en tiempo decimal. Se calcula del Tiempo trabajado más o menos la Compensación de facturación.

Las horas y los minutos se muestran en paréntesis.

Tiempo restante (solamente tarea)

Tiempo restante

Las horas restantes de una tarea se calculan como (Horas estimadas - Horas reales).

Si la estimación de tiempo original es demasiado alta o demasiado baja, puede actualizar manualmente la estimación de horas restantes aquí. La diferencia entre la estimación original y la nueva se contabiliza en el campo Variación proyectada.

Para una descripción más detallada, consulte Estimados y horas restantes.

NOTA  Este ajuste manual no afectará las horas estimadas originales, las que permanecerán sin revisar para permitir una generación de reportes más precisos sobre la diferencia entre las horas estimadas y las horas reales.

Desviación proyectada (solamente tarea)

Desviación proyectada

La diferencia entre las horas estimadas originales y el Tiempo restante actualizado manualmente. Consulte Estimados y horas restantes.
Notas de resumen

Notas de resumen

El campo Notas de resumen aparece en todos los tipos de entradas de tiempo. Usted ingresa una descripción del trabajo que se llevó a cabo. Se permite texto enriquecido. A diferencia de las notas internas, las notas de resumen pueden ser usadas por los clientes y aparecer en facturas, correos electrónicos de notificación y en el Portal del cliente.

Es posible que su administrador de Autotask haya activado configuraciones del sistema que hacen que el campo Notas de resumen sea obligatorio. Consulte Requerir al usuario ingresar notas de resumen al ingresar el tiempo de ticket., Requerir al usuario ingresar notas de resumen al ingresar el tiempo de la tarea del proyecto y Requerir al usuario ingresar notas de resumen al ingresar tiempo regular.

Si se requieren notas de resumen, debe introducir al menos un caracter que no sea un espacio.

NOTA  Para ver notas de resumen de una entrada de tiempo regular, usted debe cambiar a la vista Reporte de la hoja horaria, seleccionar Tipo de reporte > Todos los días y luego desplazarse a la fecha.
Notas internas

Notas internas

El campo Notas de resumen aparece en todos los tipos de entradas de tiempo. Se permite texto enriquecido. A diferencia de las notas de resumen, las notas internas nunca están expuestas a los clientes y no son nunca requeridas.

Notas internas visibles para co-administración

Notas internas visibles para co-administración

Esta casilla aparece debajo del campo Notas internas de las páginas de entradas de tiempo. Si se selecciona, las Notas internas se crean con el tipo de publicación Internos y co-administradores.

En la plantilla de formulario, seleccione uno de los siguientes:

  • Mantener actual para mantener el valor seleccionado en la página de entrada de tiempo.
  • Sí para crear notas internas como un tipo de nota Internos y co-administradores.
  • No para crear la nota como Sólo internos.
Adjuntar Notas de resumen a Resolución (sólo tickets)

Adjuntar a resolución

Si se selecciona, el texto introducido en el campo Notas de resumen o Descripción se añadirá al final del campo Resolución del ticket. Si ya hay texto en el campo Resolución, dos saltos de línea separarán el texto existente del texto añadido.

Seguridad: Esta casilla está disponible incluso si los usuarios no tienen permiso para editar tickets.

NOTA  Si la Base de conocimientos está activada y el ticket se utiliza para crear un artículo de la Base de conocimientos, el contenido del campo Resolución aparecerá en el artículo. Consulte Crear artículos de la base de conocimientos desde tickets.
Adjuntar Notas de resumen a Resolución en # incidentes (solo tickets)

Adjuntar a resolución en incidentes

Esta casilla de verificación solamente aparece para notas y entradas de tiempo en tickets de problema asociados con uno o más incidentes. Si se selecciona, el texto ingresado en el campo Notas de resumen (en entradas de tiempo) o en el campo Descripción (en notas de ticket) se adjuntará al final del campo Resolución en todos los incidentes del ticket.
Crear notas/archivos adjuntos en # incidentes (solo tickets)

También crear en incidentes

Esta casilla de verificación solamente aparece para notas y entradas de tiempo en tickets de problema asociados con uno o más incidentes. Si está seleccionada, se agregan también a los incidentes del ticket la Descripción de la nota o las Notas de resumen y las Notas internas de la entrada de tiempo, además de todos los nuevos archivos adjuntos. En los incidentes, se crean las Notas internas como una respuesta a las Notas de resumen.

Seguridad: Esta casilla está disponible incluso si los usuarios no tienen permiso para editar tickets.

En la sección Notificación rápida (Notificar a través de "Para"), puede utilizar casillas de verificación para añadir rápidamente destinatarios de notificaciones comunes basadas en funciones al correo electrónico de notificación de notas o entradas de tiempo. Los destinatarios seleccionados son añadidos al campo Para:; los campos CC: y CCO: no se rellenan.

Las casillas de verificación son accesos directos para seleccionar manualmente o desmarcar destinatarios basados en funciones en el panel Notificación. Si se añaden o quitan destinatarios del campo Para en el panel Notificación, las casillas coincidentes basadas en funciones se seleccionarán o desmarcarán.

El nombre del usuario que está cumpliendo la función se añade al nombre de la función. Si se añade más de una persona, +# se añade al nombre de pila. Si el ticket no tiene un valor para una función, la casilla de verificación para ese destinatario seguirá habilitada, ya que aún puede ser seleccionada en el panel Notificación. Al añadir o cambiar un valor para un destinatario a través de la sección Ediciones rápidas de tickets, los nombres que aparecen junto a esa casilla se añadirán o cambiarán en consecuencia.

Si la categoría de ticket fue configurada para mostrarlos, los campos adicionales del ticket aparecen en esta sección en las entradas de tiempo y las notas. La categoría de ticket controla qué campos aparecen aquí y en qué orden. También controla si esta sección se amplía automáticamente cuando se abre la entrada de tiempo o la nota para crear o editar. Para más información, consulte Campos de edición rápida de entradas de tiempo/notas.

La información actual se carga cuando se amplía primero la sección. Si el cuadro de diálogo de entrada de tiempo está abierto durante mucho tiempo, los campos de edición rápida pueden ser modificados por otro usuario o por una regla del flujo de trabajo. Haga clic en Obtener valores actuales para actualizar los valores de campos.

La sección no aparecerá en absoluto si:

  • ha abierto la página de entrada de tiempo o de nota desde la página Editar ticket
  • no tiene autorización para editar tickets

IMPORTANTE  Los campos que no son visibles no pueden validarse. Si la sección Ediciones rápidas de tickets permanece contraída, puede guardar la nota o la entrada de tiempo sin completar los campos obligatorios. Usted puede modificar la categoría de ticket para asegurarse de que la sección se amplíe cuando la entrada de tiempo o la nota se abra por primera vez y se completen los campos requeridos. Consulte Campos de edición rápida de entradas de tiempo/notas.

En esta sección, se agregan nuevos archivos adjuntos. Se guardan como respuestas a la nota o la entrada de tiempo a la que se agreguen.

La sección Agregar nuevos archivos adjuntos siempre se contrae. Cuando se amplía en el formulario Nueva nota o Nueva entrada de tiempo, se abrirá automáticamente el cuadro de diálogo Nuevo archivo adjunto.

  1. Complete el cuadro de diálogo Nuevo archivo adjunto. A medida que guarde cada archivo adjunto, aparecerá en la cuadrícula de archivos adjuntos. Consulte Agregar y gestionar archivos adjuntos.

  2. En notas que pueden volverse un correo electrónico de notificación, se pueden incluir archivos adjuntos. Para agregar el nuevo archivo adjunto al correo electrónico de notificación, seleccione Incluir archivos adjuntos en correo electrónico en el panel de notificación. Usted puede hacer que esta sea una configuración predeterminada.

  3. Para completar el proceso de archivos adjuntos, debe guardar la nota o la entrada de tiempo. Si cierra sin guardar, los archivos adjuntos no se cargarán ni se adjuntarán a la entidad principal.

NOTA  Cuando se abre desde el cuadro de diálogo o página de entrada de tiempo de ticket, usted puede seleccionar la casilla Solamente internos. En el cuadro de diálogo o la página Nota, esta casilla no está y el archivo adjunto hereda la configuración de la nota.

Si edita una nota o una entrada de tiempo asociada con archivos adjuntos existentes, estos aparecen en una sección Archivos adjuntos aparte. Esta sección se ampliará si la nota o la entrada de tiempo tiene al menos un archivo adjunto. No aparecerá en las páginas Nueva nota de tarea, Nueva entrada de tiempo de tarea, Nueva nota de ticket y Nueva entrada de tiempo de ticket.

Todos los usuarios pueden ver archivos adjuntos que cargaron. Para ver archivos adjuntos cargados por otros usuarios, el permiso Puede ver las notas y archivos adjuntos de Ticket y CRM marcados como "Sólo internos" e "Internos y co-administración". es requerido.

Esta sección aparece si la categoría de ticket tiene habilitada la configuración Cargos rápidos. Usted puede agregar un cargo a un ticket con una entrada de tiempo, sin tener que abrir un formulario aparte Nuevo cargo de ticket. Consulte Agregar o editar un cargo de ticket.

NOTA  Agregar un cargo rápido es una excelente manera de rastrear kilometraje de ida y vuelta. Si habilitó tanto rastrear kilometraje de ida y vuelta como cargo rápido en un código de material llamado Kilometraje y lo selecciona en el formulario de entrada de tiempo, el kilometraje de ida y vuelta almacenado para el cliente rellenará automáticamente el campo Cantidad y le permitirá facturar el kilometraje al cliente con un solo clic. Consulte Rastrear distancia de ida y vuelta.

Para agregar un cargo al ticket, complete los siguientes campos:

Campo Descripción
Código de material

Seleccione un código de material desde el selector desplegable.

Están disponibles todos los códigos de material activos que tengan habilitada la configuración Disponible como cargo rápido. Consulte Códigos de material.

Seleccionar un código de material habilitará los campos restantes.

NOTA  Si usted configuró valores predeterminados de cargos en el contrato del ticket, se aplicarán aquí. Consulte Valores predeterminados de cargo.

Casilla de verificación Descripción, Cantidad, Precio unitario, Importe facturable y Facturable a la organización

Consulte Agregar o editar un cargo de ticket.

Situaciones especiales:

  • Si la entrada de tiempo está asociada con un contrato que tiene valores predeterminados de precio y costo de contrato configurados para un cargo rápido, serán aplicados los valores predeterminados de precio y costo de contrato, no el costo y el precio unitarios estándares.
  • Si el ticket está asociado con un contrato diferente del contrato de la entrada de tiempo, se aplicarán los valores predeterminados de costo y precio de contrato.
  • Los valores predeterminados de costo y precio de contrato son siempre aplicados incluso si la entrada de tiempo está asociada con una función o tipo de trabajo excluidos. Consulte Exclusiones de contrato.

Al editar una entrada de tiempo, la marca de tiempo Última actualización muestra la fecha, la hora y el recurso que creó o modificó la entrada de tiempo por última vez.

Las páginas Nueva y Editar para cada entidad presentan un panel de notificación al que se accede desde un identificador persistente al final de la página.

Para más información, consulte Panel de notificaciones.

  1. Haga clic en una de las opciones para Guardar. Si falla la validación (un campo obligatorio no se rellenó), el panel de notificación se minimiza y los campos no rellenados se resaltan uno tras otro, hasta que se haya lidiado con todos los problemas.
  2. Si la validación tiene éxito, Autotask:

Las entradas de tiempo en tareas y tickets pueden verse en tablas de entrada de trabajo a las que se accede desde el panel de control. Consulte Revisar sus horas trabajadas.

Tiempo fuera del horario laboral

Si esta entrada de tiempo incluye tiempo fuera de su horario laboral (según lo definido por la Ubicación interna asignada a usted) y el Tipo de trabajo asignado tiene configurado un Tipo de trabajo Fuera del horario laboral, se le notificará que la entrada de tiempo se dividirá en dos entradas de tiempo al hacer clic en Guardar.

Se creará una segunda entrada de tiempo para el tiempo fuera del horario laboral. La segunda de entrada de tiempo copiará el resumen y las notas internas de la primera, y se añadirá una nota sobre su creación a las notas internas para ambas entradas de tiempo. Se aplicará todo tiempo de compensación a la entrada de tiempo que ocurrió más recientemente. Las entradas de tiempo son entonces independiente una de la otra. Reglas tales como el redondeo o Nunca facturar más/menos que se aplican correctamente a cada entrada de tiempo. Consulte Tipo de trabajo Fuera del horario laboral.

Si la entrada de tiempo cae por completo fuera de las horas regulares y el Tipo de trabajo asignado tiene configurado un Tipo de trabajo Fuera del horario laboral, usted verá una advertencia que le informará que se aplicará el Tipo de trabajo Fuera del horario laboral.

NOTA  Si no se configuraron horas laborales para la ubicación interna del recurso, se asume que son 8 a. m. a 6 p. m.