Configuraciones del sistema de Hojas horarias

SEGURIDAD  Nivel de seguridad con permiso Admin. para configurar Características a través de la aplicación (compartidas). Consulte Configuraciones de seguridad de Admin..

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NOTA  Para que se apliquen las configuraciones del sistema, los usuarios deben cerrar sesión y volver a iniciarla.

NOTA  Las hojas horarias pueden configurarse para comenzar y finalizar cualquier día de la semana. Pueden configurarse para rastrear tiempo en un horario de 7 días, 14 días o dos veces al mes. Comuníquese con Soporte para configurar estas opciones. Consulte Kaseya Helpdesk.

Esta configuración del sistema, si está habilitada, les permite a los usuarios crear entradas de tiempo que abarquen dos días, por ejemplo, 1/1/2022 11:00 PM- 2/1/2022 1:00 PM. Esta configuración influirá en los formularios de entradas de tiempo de tareas y tickets.

Si esta configuración del sistema está deshabilitada, el ejemplo brindado anteriormente requerirá la creación de dos entradas de tiempo.

La fecha de inicio de la entrada de tiempo será usada para facturación, utilización de recursos y reconocimiento de ingresos.

Si está habilitada, esta configuración del sistema permite a los recursos seleccionar cualquier función con la que estén asociados en cualquier departamento o cola cuando ingresen tiempo en una tarea de proyecto.

Si está deshabilitada la configuración del sistema, los recursos asignados a la tarea como recurso principal o secundario pueden ingresar tiempo usando solamente su función asignada. Si el recurso no está directamente asignado a la tarea pero es en cambio un miembro del departamento asignado a la tarea, puede usar cualquier función con la que esté asociado en ese departamento. Consulte Complete la pestaña Asociaciones.

Esta configuración del sistema establece el día de inicio de períodos de incremento de vacaciones semanales y quincenales. De la lista desplegable, elija un día de la semana y haga clic en Guardar.

El período de incremento semanal va desde el día seleccionado de la semana hasta el día anterior a aquel día. Un período quincenal corresponde a dos períodos de incremento de vacaciones semanales.

Si cambia el día de inicio y, al hacer esto, tiene que volver a calcular el tiempo de ausencia para uno o más recursos y hay múltiples políticas de período de incremento de vacaciones que tienen períodos de incremento de vacaciones semanales y quincenales, un mensaje le indicará la necesidad de volver a calcular "tasas de incremento de vacaciones por nivel" y "tiempo acumulado por recurso". Si selecciona Sí, Autotask los volverá a calcular desde cuando fueron asociados con la configuración hasta el fin del año siguiente.

NOTA  La única manera de deshacer esta acción es restablecer el día de inicio a su valor original.

Seleccione esta casilla si desea que las entradas de mano de obra de tickets de usuarios aparezcan en sus hojas horarias, además del tiempo de tarea de proyecto y tiempo interno que aparecen automáticamente.

Seleccione esta casilla si usted piensa redondear entradas de tiempo de tareas de proyecto o tickets, pero desea redondear solamente el tiempo facturado, no el tiempo aplicado a la hoja horaria del recurso. En algunos estados, es obligación rastrear el tiempo exacto trabajado, por lo que necesitará habilitar esta configuración.

Si su empresa brinda uno o más tipos de tiempo de ausencia remunerado, seleccione todas las casillas que se apliquen para mostrar las opciones seleccionadas en:

  • Mi resumen de tiempo que aparece en > Inicio > MI(S) > Hojas horarias > Resumen de tiempo
  • Páginas Nueva política y Editar política a las que se accede desde > Admin > Configuración de la organización y usuarios > Recursos/Usuarios (RRHH) > Recursos/Usuarios (RRHH) > Políticas de tiempo libre.
  • Área de tiempo adicional en la pestaña RRHH de la página Gestión de recursos al crear o editar recursos en > Admin > Configuración de la organización y usuarios > Recursos/Usuarios (RRHH) > Recursos/Usuarios (RRHH) > Recursos/Usuarios

IMPORTANTE  Las distintas categorías de tiempo libre retribuido pueden renombrarse en la página Códigos de facturación > Tiempo interno. Las nuevas etiquetas aparecerán a través de Autotask, por lo que sus categorías de tiempo de ausencia pueden tener nombres diferentes.

En > Admin. > Características y configuraciones > Finanzas, Contabilidad y Generación de facturas > Códigos de facturación > pestaña Tiempo interno, especifique si esta opción de código de tiempo interno aparecerá en las listas desplegables Tiempo regular o Solicitudes de ausencia. Para más información, consulte Códigos de tiempo interno.

Esta configuración define la duración del día de trabajo estándar de su empresa. Se usa para especificar el número de horas usadas por un feriado de un día en cálculos de disponibilidad de hojas horarias y recursos en el reporte Detalles de línea base de utilización de recursos (consulte Reportes sobre utilización de recursos de proyectos), el reporte Solicitudes de tiempo personal y vacaciones por recurso y los widgets que usan la entidad Fuera de la oficina. Es de manera predeterminada 8 horas. Para cambiar el valor predeterminado, elimine el 8 e ingrese el número correcto.

Esta configuración define el número de horas en la semana de trabajo estándar de su empresa. Especifica el número de horas usadas por una semana de trabajo en cálculos de disponibilidad de hojas horarias y recursos en el reporte "Cumplimiento de tiempo por departamento" (consulte Reportes acerca de hojas horarias) y el reporte "Datos financieros de proyectos en relación al presupuesto" (consulte Reportes sobre datos financieros y rentabilidad de proyectos). De manera predeterminada es 40. Para cambiar el valor predeterminado, elimine el 40 e ingrese el número correcto.

Ingresar tiempo en representación

De modo predeterminado, los usuarios pueden agregar, editar y eliminar solamente sus propias entradas de tiempo. Su administrador de Autotask puede permitir a los aprobadores de hojas de horas, o tanto a los aprobadores de hojas de horas como a los administradores, introducir tiempo y enviar solicitudes de tiempo libre en nombre de otros usuarios. Para usuarios con permiso para ingresar tiempo en representación, la sección Ingresar tiempo en representación y el selector de Recursos aparecerán en todas las páginas de entradas de tiempo para que puedan crear una entrada de tiempo para otro usuario. También pueden ver hojas horarias no enviadas de usuarios.

Se habilita Ingresar tiempo en representación por medio de una configuración del sistema. Consulte Ingresar tiempo en representación.

IMPORTANTE  Para ingresar tiempo, los supervisores deben tener permiso para ver las tareas y los tickets en cuestión.

Para ingresar tiempo en nombre de otro usuario o ver su hoja horaria, haga clic en el selector desplegable de Recurso y seleccione el nombre del usuario.

  • Los supervisores de hojas horarias solamente podrán ingresar tiempo para otros usuarios para los que sean sus supervisores, y en tareas y tickets a los que ya esté asignado el recurso.
  • Los administradores pueden ingresar tiempo en representación de todos los recursos y en cualquier tarea o ticket. Se requiere acceso de administrador a Recursos/Usuarios (RRHH), Atención al cliente (Tickets) (para entrada de tiempo de tickets) o Proyectos y tareas (para ingresar tiempo en tareas). Consulte Configuraciones de seguridad de Admin..

Los administradores y los supervisores pueden hacer lo siguiente:

  • Editar y eliminar entradas de tiempo que ayan añadido en representación de alguien más
  • Editar entradas de tiempo que haya creado el usuario siempre y cuando la entrada de tiempo no haya sido enviada
  • Eliminar entradas de tiempo que hayan creado ellos mismos en representación de un usuario

No pueden hacer lo siguiente:

  • Eliminar entradas de tiempo creadas por un usuario
  • Editar entradas de tiempo creadas por un usuario y enviadas en una hoja horaria

Las siguientes opciones están disponibles:

  • Habilitado para supervisores de hojas horarias: Seleccione esta opción si desea que solamente los supervisores de hojas horarias puedan agregar, editar o eliminar entradas de tiempo o solicitudes de ausencia que hayan agregado para recursos para los que sean supervisores de hojas horarias.
  • Habilitado para supervisores de hojas horarias y administradores: Seleccione esta opción para permitir tanto a los supervisores de hojas horarias como a los administradores agregar, editar o eliminar entradas de tiempo o solicitudes de ausencia que hayan agregado para recursos.

Esta configuración determina cómo se calcula el valor de "rendimiento en comparación con objetivo" de un recurso para widgets de tablero y el reporte de utilización de recursos.

  • Cuando esta configuración está deshabilitada, el valor de "rendimiento en comparación con objetivo" de un recurso es el porcentaje de horas facturables de cliente por objetivo de horas facturables. El objetivo de horas facturables de un recurso es establecido en la pestaña Recursos humano de la página Gestión de recursos.
  • Cuando está configuración del sistema está habilitada, el valor de "rendimiento en comparación con objetivo" es el porcentaje de horas facturables de cliente por objetivo de horas facturables ajustadas (objetivo de horas facturables ajustadas = objetivo de horas facturables - tiempo ingresado como tiempo de ausencia remunerado).

El objetivo de horas facturables es ajustado por las categorías de tiempo de ausencia del sistema, por ejemplo, Vacaciones, Tiempo personal, Tiempo de ausencia por enfermedad, o Flexible, más cualquier otro código de tiempo interno que no sea del sistema en el que "mostrar en solicitudes de ausencia" = verdadero.

NOTA  Se puede cambiar los nombres de las categorías de tiempo de ausencia del sistema en la página Códigos de facturación > Tiempo interno, por lo que los nombres de sus categorías pueden ser distintos a los ejemplos mencionados anteriormente. Consulte Códigos de tiempo interno.

Seleccione la casilla para requerir a los usuarios ingresar Notas de resumen cuando ingresen tiempo regular. Si no se selecciona la casilla, el campo Notas de resumen será opcional.

Para redondear entradas de tiempo de tareas de proyectos al número de minutos especificado más cercano, ingrese el número de minutos.

NOTA  Esta configuración a través del sistema puede ser invalidada por una categoría asociada de ticket. Consulte la pestaña General de la categoría de tarea, Redondeo de entradas de tiempo.

Para redondear entradas de tiempo en tickets al número de minutos especificado más cercano, ingrese el número de minutos.

NOTA  Las entradas de tiempo de proyectos serán redondeadas incluso cuando se hayan ingresado en tiempo decimal.

NOTA  Esta configuración a través del sistema puede ser invalidada por una categoría asociada de ticket. Consulte la pestaña General de la categoría de ticket, Redondeo de entradas de tiempo.

Los administradores de Autotask PSA pueden personalizar el mensaje que aparece cuando un recurso envía una hoja horaria.