La pestaña Actividad

SEGURIDAD  Acceso a la entidad principal y permiso de objeto para ver, agregar y editar la actividad

NAVEGACIÓN > Atención al cliente > Búsqueda > Tickets > haga clic en Buscar > abra un ticket > pestañas accesorias > Actividad

NAVEGACIÓN > CRM > Búsqueda > Organizaciones > haga clic en el nombre de una organización > pestañas accesorias > Actividad

NAVEGACIÓN > CRM > Buscar > Organizaciones > haga clic en Buscar > haga clic en el nombre de una organización > pestañas accesorias > Contactos > haga clic en un contacto > Actividad

NAVEGACIÓN > CRM > Buscar > Contacto (Apellido) o Contacto (Nombre de pila) o Contacto (Correo electrónico) > haga clic en un contacto > Actividad

NAVEGACIÓN ...y todas las otras nuevas páginas de entidades

La pestaña Actividad es el área de trabajo de la entidad. Usted puede ver notas, archivos adjuntos y otros elementos asociados que se hayan añadido a la entidad, y crear nuevos. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.

La pestaña de actividad de las páginas Organización y Contacto tiene características especiales. Además de las notas, archivos adjuntos y tareas pendientes asociados a la organización o contacto seleccionados, la actividad de las entidades relacionadas aparece como actividad invitada en el feed de actividad de la organización o contacto.

Usted puede filtrar el suministro de actividades para buscar actividad en ciertas entidades. Sus opciones de filtro pueden estar limitadas por sus configuraciones de seguridad. Las notas, las tareas pendientes y los archivos adjuntos siempre estarán seleccionados de manera predeterminada. Usted puede seleccionar entidades adicionales para incluir.

Además, las notas y las tareas pendientes de CRM pueden filtrarse por su tipo de acción.

El suministro de actividades puede filtrarse para mostrar elementos de los últimos 30, 60, 90 o 180 días. Las notas de organización más antiguas, las tareas pendientes y los archivos adjuntos pueden verse en sus respectivas pestañas accesorias. Las notas, tareas pendientes y archivos adjuntos más antiguos de entidades asociadas pueden encontrarse en las pestañas accesorias de cada entidad.

Cada entidad relacionada que aparece en el suministro de actividades tiene su propio ícono distintivo.

Ícono Nombre de la entidad Actividad

Dispositivo

Aparece cuando una entrada de tiempo, una nota o un archivo adjunto se han creado en el ticket.

Contrato

Aparece cuando una nota o un archivo adjunto se han creado en el contrato.

Oportunidad

Aparece cuando una nota, una tarea pendiente o un archivo adjunto se han creado en la oportunidad.

Proyecto

Aparece cuando una nota o un archivo adjunto se han creado en el contrato.

Pedido de venta

Aparece cuando una nota, una tarea pendiente o un archivo adjunto se han creado en el pedido de venta.

Ticket

Aparece cuando una entrada de tiempo, una nota o un archivo adjunto se han creado en el ticket.

Las entradas en la pestaña Actividad se agrupan en conversaciones. Una entrada al más alto nivel se denomina inicio de conversación. Las respuestas a este inicio de conversación llevan sangría. Usted puede responder a una respuesta, pero esta aparecerá al mismo nivel de la nota original, justo debajo del inicio de conversación. Autotask cargará hasta 500 inicios de conversación.

Las actividades no se organizan necesariamente en el orden en que se crearon. Para seguir el hilo de una conversación, desplace el cursor sobre los íconos de conversación. La información sobre herramientas dirá:

  • En respuesta a. Hacer clic en este ícono identificará el elemento al que responde (un nivel hacia arriba).
  • Ir a respuesta. Hacer clic en este ícono identificará el elemento al que responde (un nivel hacia abajo).

Ambos extremos de la conversación aparecen en amarillo. Consulte Ordenar el suministro de actividades.

Dependiendo del tipo de entidad, la pestaña Actividad mostrará los siguientes botones:

Botón Descripción

Todas las entidades ( contactos, dispositivos, oportunidades, organizaciones, tareas, tickets, artículos y documentos de la Base de conocimientos)

Nueva nota

Haga clic para agregar una nueva nota a la entidad.

Nuevo archivo adjunto

 Haga clic para crear un nuevo archivo adjunto. Consulte Agregar y gestionar archivos adjuntos.
Actualizar Haga clic para actualizar el suministro de noticias.

Tareas y tickets solamente

Nueva entrada de tiempo

Haga clic para ingresar tiempo en una tarea o ticket.

 

Permisos:

  • Todos los usuarios pueden gestionar sus propias entradas de tiempo.

  • Si Ingresar tiempo en representación está habilitada, los administradores y los supervisores de hojas horarias pueden agregar y editar entradas de tiempo para otros usuarios, además de eliminar entradas de tiempo que hayan creado para ellos.

  • Todo recurso con los permisos de nivel de seguridad requeridos puede editar las configuraciones Contrato, Tipo de trabajo, estado No facturable, o Mostrar en factura. Se asigna permiso de manera aparte para cada configuración. Para información adicional sobre niveles de seguridad, consulte Configuraciones de seguridad y permisos de objeto.

Sólo organizaciones, contactos y oportunidades

Nueva tarea pendiente

 Haga clic para crear una nueva tarea pendiente. Consulte Agregar o editar tareas pendientes.

Sólo dispositivos

Nueva nota del producto

 

Haga clic para añadir una nota al producto en el que se basa el dispositivo.

Esta nota aparecerá en la pestaña Actividad del elemento de configuración en un fondo gris claro, con un encabezado denominado Actividad de producto reciente.
.

Usted puede filtrar el suministro de actividad para tales notas al seleccionar el filtro Actividad de producto.

Además de hacer clic en Nueva nota en la barra de agregado rápido o en la pestaña Actividad, usted puede también agregar una nota directamente en el campo Nota rápida.

Para tareas y tickets, puede también agregar tiempo en la casilla Minutos.

El uso de estas opciones es más rápido, pero dispondrá de menos opciones de configuración y notificación que en la nota de entidad completa o en el formulario de entrada de tiempo. Las casillas Agregar una nota... y Minutos aparecen en la parte superior del suministro de actividades.

  1. Complete lo siguiente:
Campo o Casilla de verificación Descripción

Cuadro de texto

Haga clic en el campo de texto Agregar una nota... e ingrese una nota. Puede usar el controlador en la esquina inferior derecha para volver a determinar el tamaño del cuadro de texto. La longitud de la nota depende de la entidad y se indica debajo del campo de texto. A medida que escribe, el número de caracteres disponibles disminuye.

NOTA  Si se rellena la casilla Minutos, se crea en cambio una entrada de tiempo.

Casilla Minutos (Solamente Tareas y tickets)

Esta casilla aparece si está habilitada la configuración Entrada de tiempo rápida de la categoría de ticket, que es la predeterminada. Usted puede crear una entrada de tiempo rápida en el ticket ingresando un número entre 1 y 1439 (23 h 59 m) minutos. El campo no es requerido y está vacío de manera predeterminada.

Si ingresa un número que no sea 0, se crea una entrada de tiempo estándar tal como sigue:

  • Los valores ingresados en el campo Agregar una nota... y en la casilla Minutos se guardan como una entrada de tiempo, y la nota rellena el campo Notas de resumen de la entrada de tiempo. Si se selecciona la casilla Interno, el texto se guardará en el campo Notas internas.
  • La hora a la que se guarda el ticket será la hora de finalización de la entrada de tiempo, y la hora de inicio se calculará restando el número de minutos.
  • El tipo de trabajo del ticket se aplica a la entrada de tiempo. Si el ticket no tiene ninguna entrada de tiempo, la entrada de tiempo se crea como facturable.
  • Se aplicarán el contrato, el servicio o el paquete del ticket, las configuraciones de exclusión de contratos, el redondeo de entradas de tiempo y las configuraciones de horas extra.
  • Si el recurso se asigna al ticket como recurso principal o secundario, la entrada de tiempo usará la función que él tiene asignada en el ticket. Si el recurso no está asignado al ticket, la entrada de tiempo usará la función de atención al cliente predeterminada del recurso. Si el recurso no asignado no tiene una función de atención al cliente predeterminada, el campo se deshabilitará.

La casilla Minutos se desactiva si el campo Agregar una nota... está vacío, la entrada de tiempo no está permitida en un ticket completado, el estado del ticket es Nuevo pero se requiere un estado que no sea Nuevo, o el usuario que ha iniciado la sesión no está asignado al ticket y no tiene una función predeterminada de atención al cliente.

Selector de tipos de notas

Tipo de nota

Los tipos de notas son categorías aplicadas a notas. Organizan las notas en función de su entidad principal, su función y para quién se publican. Consulte Tipos de nota para más información.

La Búsqueda global de notas puede filtrarse por el campo Tipo de nota. Consulte Ejecutar una búsqueda global de notas.

En las entidades en las que pueda elegir, acepte el valor predeterminado o seleccione un Tipo de nota diferente en la lista desplegable.

Internos

Interno (casilla)

Esta casilla aparece en notas de tarea, notas de ticket, notas rápidas de tarea y ticket y en respuestas rápidas. Controla quién puede ver la nota.

  • Si está desactivada (configuración por defecto), todos los recursos de Autotask, los socios de subcontratación y los clientes con acceso al elemento en el Portal del cliente pueden ver la nota.
  • Si se selecciona, sólo los recursos internos de Autotask podrán ver la nota, y la casilla Visible para co-administradores estará habilitada, pero no seleccionada.

Seleccione la casilla para ocultar la nota de contactos del cliente y recursos co-administradores.

Visible para usuarios co-administradores

Visible para co-administradores

Esta casilla de verificación está habilitada cuando la casilla Interno ha sido seleccionada. Si se selecciona, la nota se crea con el tipo de publicación Interno y co-administrado.

NOTA  Este campo solo es visible si el Servicio de asistencia co-administrado está activado en la página Activación, y solo se muestra a los recursos que no son co-administradores.

IMPORTANTE  Cuando se lance esta característica, cambiaremos la configuración de Publicación de las notas y los archivos adjuntos de tickets y tareas a Interno y co-administrado para todos los tickets y las tareas en los que la Visibilidad para co-administradores esté establecida en Visible.

Marque la casilla para que la nota sea visible para los recursos co-administradores, pero no para los clientes.

Notificar...(diversas casillas)

Algunas entidades le permiten enviar la nota usando un correo electrónico de notificación. Seleccione los destinatarios a los que desee enviar una notificación. Se usará la plantilla de notificación predeterminada.
  1. Haga clic en Guardar.

La pestaña Actividad se actualizará y la nueva nota aparecerá en el suministro de Actividad y en todas las listas de notas. Los primeros 100 caracteres de la nota también serán el título de la nota.

NOTA  Al ver un suministro de actividades que contenga notas Sólo internas, los recursos co-administradores verán No tiene permiso para ver notas internas (o archivos adjuntos).

Usted puede configurar sus preferencias de usuario para mostrar u ocultar ciertos tipos de información. Sus selecciones serán persistentes hasta que las modifique.

Casilla de verificación Descripción

Todas las entidades, a excepción de los artículos. documentos, organizaciones y contactos
Mostrar notas de sistema

Las notas de sistema son notas que se añaden automáticamente al suministro de actividad, usualmente cuando a alguien se le notifica o cuando se activa una regla del flujo de trabajo. Se atribuyen a un recurso del sistema y no a un usuario con nombre. Puede ver notas atribuidas a los siguientes recursos del sistema:

  • El Administrador de Aut otask aparece si la acción desencadenante se originó en Autotask. El recurso que inicia (de la acción que hizo que se desencadenase la regla del flujo de trabajo) se nombra en el texto de la nota.
  • El recurso Cooper Bot aparece en el feed de actividades asociado a las notas generadas en otros módulos de IT Complete. Consulte Gestión de recursos internos y usuarios co-administradores
    .

Para ver notas de sistema, seleccione la casilla Mostrar notas de sistema.

NOTA  Las notas que se generen como resultado de reenviar, modificar, combinar, o aceptar tickets no se considerarán notas de sistema, pero serán de solo lectura. No pueden editarse ni eliminarse, pero usted puede responder a ellas.

NOTA  Esta casilla está deshabilitada para usuarios que no tengan permiso para ver entradas de tiempo, notas y archivos adjuntos internos.

Tareas y tickets solamente

Mostrar información de facturación

Esta casilla controla la visualización de la línea de información de facturación de una entrada de tiempo.

La línea de información de facturación muestra lo siguiente:

  • Nombre del contrato (seguido del Servicio/Paquete en paréntesis para un contrato de servicio recurrente)
  • Tipo de trabajo
  • Facturable o No facturable
  • Contabilizado o No contabilizado

NOTA  La función de recurso seleccionada en la entrada de tiempo aparecerá solamente si está seleccionado Mostrar facturación de datos.

Sólo oportunidades, organizaciones y contactos (se trata de un filtro, no de una configuración)
Mostrar por tipo de acción Haga clic y seleccione un tipo de acción para filtrar las notas y las tareas pendientes por tipo de acción. Otros elementos como tickets y archivos adjuntos seguirán a la vista. Para una descripción de tipos de acción, consulte Tipos de acción.

En el feed de actividades de Organización y Contacto, puede filtrar las notas y tareas pendientes por tipo de acción. El menú desplegable mostrará tipos de acción activos en orden alfabético ascendente.

Los elementos en el suministro de Actividad pueden filtrarse. Los filtros varían por tipo de entidad, pero para cada entidad, hay diversos grupos de filtros. Dentro de cada grupo de filtros, la condición equivale a O. Entre grupos de filtros, la condición equivale a Y.

EJEMPLO  Seleccionar Notas, Archivos adjuntos y Yo arrojará todas las notas y los archivos adjuntos que haya agregado.

Para aplicar un filtro:

  1. Haga clic en el ícono Filtro.
  2. Seleccione una o más opciones.
  3. Haga clic en Aplicar filtros. La Actividad se actualiza y se muestran los resultados. El ícono de filtro se vuelve gris oscuro.
  4. Para borrar el filtro, haga clic el ícono de borrado de filtro a la derecha del botón Filtro.

NOTA  El filtro se borra automáticamente cuando usted edita el ticket.

Usted puede llevar a cabo una búsqueda de cadenas del suministro Actividad. Ingrese texto de búsqueda y presione Ingresar para llevar a cabo la búsqueda. Autotask buscará los caracteres visibles en notas, tareas pendientes, tickets, entradas de tiempo y nombres de archivos adjuntos. Los términos de búsqueda coincidentes se subrayarán en amarillo.

IMPORTANTE  De manera predeterminada, Autotask mostrará 2.000 caracteres. Usted puede hacer clic en Mostrar más para exponer más caracteres, pero nunca mostraremos más de 100.000 caracteres en el suministro y, por lo tanto, nunca buscará más allá de 100.000 caracteres.

Los elementos en el suministro de actividades pueden ordenarse de 3 maneras:

  • Más antiguos primero: Los inicios de conversaciones y las respuestas agrupadas bajo cada inicio de conversación aparecen en orden cronológico.
  • Más nuevos primero: Los inicios de conversaciones y las respuestas agrupadas bajo cada inicio de conversación aparecen en orden cronológico reverso.
  • Más nuevos con escalación primero: Las conversaciones con la respuesta más reciente aparecen primero.

La vista de Texto enriquecido no es compatible con las notas de las pestañas de actividad de las entidades cuando el texto tiene más de 2.100 caracteres. En ese caso, aparece inicialmente una versión truncada de la nota en texto sin formato, pero la versión en texto enriquecido puede verse haciendo clic en el vínculo Mostrar más... situado en la parte inferior del texto.

Las entradas de tiempo, las notas y los archivos adjuntos muestran una fila de elementos de menú al final.

  • nota, hora y archivo adjunto agregarán un elemento del tipo seleccionado como respuesta al elemento actual.
  • editar y eliminar se refieren al elemento actualmente seleccionado. Sus permisos de seguridad determinan qué acciones hay disponibles para usted:
    • Todos los usuarios pueden gestionar sus propias entradas de tiempo.
    • Si está habilitado Ingresar tiempo en representación, los administradores y los supervisores de hojas horarias pueden agregar y editar entradas de tiempo para otros usuarios, y eliminar entradas de tiempo que hayan creado (para ellos mismos u otro usuario).
    • Todo recurso con los permisos de nivel de seguridad requeridos puede editar las configuraciones Contrato, Tipo de trabajo, estado No facturable, o Mostrar en factura.
  • Al Historial del [Elemento] se accede desde el menú de tres puntos. Consulte Ver el historial de archivos adjuntos, el historial de tareas y notas de tickets, y el historial de entradas de tiempo.
  • Para enviar un correo electrónico al creador de un archivo adjunto, nota o entrada de tiempo, haga clic en el icono de elipsis y seleccione Correo electrónico [nombre del recurso].