Tipos de nota

SEGURIDAD  Nivel de seguridad con permiso Admin. para configurar Características a través de la aplicación (compartidas). Consulte Configuraciones de seguridad de Admin..

SEGURIDAD  Nivel de seguridad con permisos de Administrador para configurar Service Desk (Tickets), Organizaciones y Contactos, Ventas y Oportunidades, Contratos y Descolocación, Proyectos y Tareas, o Portal del Cliente y Taskfire, dependiendo de la entidad. Consulte Configuraciones de seguridad de Admin..

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Los tipos de notas son categorías aplicadas a notas. No hacen demasiado, pero la búsqueda global de notas puede filtrarse por el campo Tipo de nota. Consulte Ejecutar una búsqueda global de notas.

Muchos tipos de notas son tipos de notas del sistema que vienen con su instancia de Autotask y no pueden ser desactivadas o eliminadas.

Cómo...

  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
  2. Para añadir un nuevo tipo de nota, haga clic en el menú desplegable Nuevo y seleccione la entidad para la que estará disponible el nuevo tipo de nota. Puede elegir entre Ticket/Tarea, Proyecto, Dispositivo o Contrato. Como alternativa, abra la pestaña de la entidad para la que desea crear un nuevo tipo de nota y haga clic en Nueva. Se abrirá la página.
  3. Para editar un tipo de nota existente, seleccione Editar en el menú contextual o haga clic con el botón izquierdo en la línea. Se abrirá la página.
  4. Rellene o actualice los siguientes campos:
Campo Descripción
Nombre* Ingrese el nombre que aparecerá en el menú desplegable del campo Tipo de nota cuando se cree una nota.
Descripción* Este campo es obligatorio, pero no aparece si usted selecciona un tipo de nota.
Publicar para (Solamente para tipos de nota de Ticket/Tarea y Proyecto)

 

Publicar para

El tipo de publicación determina quién puede ver las notas o abrir los archivos adjuntos creados por un recurso (la visibilidad de las notas del sistema está determinada por el nivel de seguridad del lector). Se puede heredar del tipo de nota (pero puede editarse), o bien seleccionarse directamente del menú desplegable Publicar para. Las siguientes opciones están disponibles:

  • Todos los usuarios de Autotask: La nota o el archivo adjunto pueden ser vistos por recursos internos y co-administradores, como asimismo por contactos de clientes con acceso del Portal del cliente a la entidad principal. Consulte Agregar o editar niveles de seguridad del Portal del cliente.
  • Sólo internos: (no disponible para niveles de seguridad co-administradores al agregar archivos adjuntos). La nota o el archivo adjunto pueden ser vistos por recursos internos, a excepción de aquellos con un nivel de seguridad co-administrador. Algunas entidades donde esta es la única opción tiene una casilla Sólo internos.
  • Internos y co-administradores (sólo tickets y notas de ticket): La nota o el archivo adjunto pueden ser vistos por los recursos internos y los recursos que tienen un nivel de seguridad co-administrador. Consulte Soporte técnico co-administrado (de sistema). Los siguientes tipos de nota de sistema son de manera predeterminada esta configuración Publicar para:
    • Absorbió otro ticket
    • Copiado a proyecto
    • Duplicar nota de ticket
    • Reenviar/Modificar nota
    • Ticket en el que se combinó
    • Si un usuario co-administrador envía un correo electrónico y la configuración del buzón se establece en Sólo interno, se publica en Interno y co-administradores de todos modos
    .
  • Equipo del proyecto (solo notas de proyecto): La nota puede ser vista por miembros internos y miembros del equipo del cliente del proyecto.

Los archivos adjuntos sin un selector de Publicar para heredan la visibilidad de la entidad principal.

EJEMPLO  Cuando agregue un archivo adjunto mientras edita una nota de ticket, la opción Publicar para de la nota de ticket será aplicada al archivo adjunto.

NOTA  El campo Publicar para puede editarse incluso en los tipos de notas del sistema.
Activa Para que el tipo de nota esté disponible inmediatamente, active esta casilla. Para desactivarla, desactive la casilla. Si el tipo de nota es de sistema, no podrá desactivarla.
  1. Haga clic en Guardar.

Para eliminar un tipo de nota, siga estos pasos:

  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
  2. Abra el menú contextual y seleccione Eliminar. Si el tipo de nota está asociado a una nota o es un tipo de nota del sistema, la opción Eliminar no estará disponible.

  3. Haga clic en Sí en el mensaje de confirmación.