Ejecutar una búsqueda global de notas

SEGURIDAD  Todos los usuarios, pero el nivel de seguridad del usuario determina las notas y las entradas de tiempo que pueden ver en la búsqueda global de notas Al ver notas solo internas, los usuarios co-administradores verán No tiene permiso para ver las notas sólo internas.

NAVEGACIÓN > Inicio > Buscar > Búsqueda global de notas

NAVEGACIÓN > Reportes > Otros > General

Las notas pueden ser adjuntadas a casi cualquier entidad en Autotask. La búsqueda global de notas le permite buscar y ver, pero no editar, cualquier tipo de nota desde una página de búsqueda. Esto es útil cuando usted no recuerda a qué entidad usted adjuntó una nota específica.

IMPORTANTE  Cuanto más grande sea la base de datos de Autotask, más tiempo tardará una búsqueda global de notas en devolver resultados, y más probable será que la búsqueda se agote. Se trata de una limitación del sistema, no de un error. Cuando esto ocurre, hay que acotar la búsqueda aplicando filtros. El filtro de Fecha de creación, por ejemplo, le permite reducir la ventana de tiempo que Autotask necesita para filtrar.

Cómo...

  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
  2. Ingrese una cadena de búsqueda en el campo Buscar. Los resultados incluirán todas las notas que contengan esa cadena.
  3. Aplique filtros de búsqueda según lo necesite. Consulte Aplicar un filtro de búsqueda.
  4. Haga clic en Buscar.

Los resultados de la búsqueda aparecen en la tabla de notas.

  • Los resultados de búsqueda están limitados a 100. Si hay más de 100 notas, la cantidad se mostrará como 1-100 de 100+ y una nota aparecerá al final de la lista de notas:

NOTA  Para reducir el número de elementos devueltos en los resultados de búsqueda, considere filtrar por criterios adicionales, tales como un intervalo más reducido para Fecha de creación. Use las teclas Mayúsculas y Ctrl en su teclado para seleccionar términos individuales de criterios con listas tales como Entidad.

  • Todas las columnas en la tabla pueden ser ordenadas en orden ascendente o descendente haciendo clic en los encabezados de columna. El selector de columna está disponible.
  • Solamente las notas de contrato, dispositivo, proyecto, tarea y ticket tienen un campo Título.
  • El campo Descripción de la nota permite 128 caracteres. Si la descripción es más extensa, "..." aparecerá al final de la descripción para alertarle que la descripción se ha interrumpido. La descripción completa puede ser vista en la página Detalles de la nota, a la que se puede acceder haciendo clic sobre la nota. Consulte Ver detalles de notas globales para más información.
  • Si tiene acceso a CRM, los nombres de las organizaciones en los resultados de la búsqueda global de notas aparecen como un vínculo a la página Organización. De lo contrario, los nombres de las organizaciones aparecerán sólo como texto.
  • Las tareas pendientes no se incluyen en la búsqueda global de notas. Se incluirá una tare pendiente una vez que se haya completado y se haya convertido en una nota de CRM.
  • Las notas de entradas de tiempo no tienen un tipo de nota. Todas las otras notas de entidades lo tienen y puede ser visualizado.
  • La página Detalles de la nota de entrada de tiempo mostrará un campo adicional, la Fecha de entrada de tiempo de trabajo, ya que el tiempo no siempre se introduce de inmediato.