Aprobar y contabilizar elementos de facturación

SEGURIDAD  Para acceder a la página Aprobar y contabilizar, usted necesitará el nivel de seguridad Gestor, que brinda acceso a Contratos.
Qué elementos usted puede aprobar y contabilizar en la página Aprobar y contabilizar o en la cuadrícula explorable de widgets de elementos facturados pendientes será determinado por los permisos de Contrato de su nivel de seguridad, que puede configurarse como Todos, Ninguno, En los que soy el Responsable de empresa, y En los que soy el jefe del proyecto.

NAVEGACIÓN > Contratos > Aprobar y contabilizar > Aprobar y contabilizar

Aprobar y contabilizar es el primer paso en el proceso de facturación de Autotask PSA. El segundo paso es facturar transacciones contabilizadas en Autotask, o exportarlas y generar facturas en un sistema de contabilidad externo. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.

NOTA  Ya que Autotask no tiene una función Cuentas por cobrar, los elementos facturados se consideran como ingresos pendientes antes de que sean aprobados y contabilizados, y como ingresos facturados tan pronto como son contabilizados. La facturación o la transferencia de elementos a una aplicación de contabilidad no tiene ningún impacto en el reconocimiento de ingresos.

Los usuarios con un nivel de seguridad Gestor tienen acceso a la página > Admin. > Contratos > Aprobar y contabilizar y pueden contabilizar elementos allí. Se puede dar autorización a otros niveles de seguridad para aprobar y contabilizar elementos para empresas de las que sean el responsable de empresa o para proyectos de los que sean el jefe del proyecto. Podrán aprobar y contabilizar tales elementos desde la cuadrícula explorable del widget Elementos de facturación pendientes. Las dos páginas tienen la misma función, pero características levemente distintas.

Los permisos de aprobación y contabilización sobrescribirán otros permisos de nivel de seguridad. Por ejemplo, los usuarios con permiso de nivel Gestor para Aprobar y contabilizar pueden editar todas las entradas de tiempo de tareas del proyecto en la página Aprobar y contabilizar, incluso si sus permisos de nivel de proyecto están limitados a Míos en otras áreas de Autotask.

Acerca de la página Aprobar y contabilizar

En la página Aprobar y contabilizar, todas las transacciones facturables son revisadas por un supervisor financiero y, si es necesario, corregidas antes de que sean contabilizadas para el cliente y facturadas.

  • Si la mano de obra es rastreada bajo un contrato con la preferencia de Aprobar y contabilizar para facturar "Inmediatamente sin revisión", el elemento de mano de obra es automáticamente contabilizado cuando se ingresa. Si la preferencia de facturación de Aprobar y contabilizar es "Al aprobarse la hoja horaria", se contabiliza cuando se aprueba la hoja horaria. Consulte Configuraciones de facturación para aprobar mano de obra.

NOTA  En la tabla desplegable Elementos de facturación pendientes, se mostrarán los elementos de mano de obra "En aprobación de hoja de horas", pero sus casillas de verificación estarán desactivadas y mostrarán una información sobre herramientas que explica la configuración Aprobar y contabilizar en el contrato. Estos no se contabilizarán incluso cuando seleccione "Aprobar y contabilizar todo".

NOTA  Sin embargo, si usted anula la contabilización de entradas de mano de obra con una preferencia de "Al aprobarse la hoja horaria", estas aparecerán en la página Aprobar y contabilizar para que puedan modificarse y volver a contabilizarse.

Los diversos tipos de elementos facturados se presentan en pestañas separadas:

Pestaña Descripción
Mano de obra Todas las entradas de tiempo en tareas y tickets con la configuración de preferencia de aprobar y contabilizar predeterminada en Manualmente (es decir, que no estén bajo un contrato con una preferencia de facturación de Al aprobarse la hoja horariao Inmediatamente sin revisar).
Cargos Todos los cargos facturables y no facturables asociados con contratos, proyectos y tickets
Gastos Todos los gastos han sido aprobados por el supervisor de reportes de gastos del recurso.
Suscripciones Todas las suscripciones
Contratos de servicio recurrente Todos los servicios y paquetes, servicios y paquetes prorrateados, y honorarios de apertura que vencen en el intervalo de fechas seleccionado
Hitos Todos los pagos en contratos de precio fijo con un estado Listo para facturar.

En cada pestaña, usted tiene poderosos filtros, selectores de columna y herramientas que le permiten aprobar y contabilizar transacciones individualmente o en masa.

Acerca de la tabla de consulta del widget Elementos de facturación pendientes

Cualquiera con permisos para Aprobar y contabilizar, y con o sin acceso a Contratos, puede aprobar y contabilizar elementos de las cuadrículas explorables de widgets de elementos facturados pendientes.

  • No hay pestañas para los distintos tipos de elementos facturados, pero una columna Sub-tipo le hará saber qué tipo de elemento usted va a revisar.
  • Los artículos con una configuración de facturación de "Aprobación de hoja de horas" se muestran, pero la casilla de verificación está desactivada, ya que se contabilizarán mediante el proceso de aprobación de hoja de horas.
  • Los poderosos filtros de la página Aprobar y contabilizar no están disponibles en la cuadrícula explorable del widget, y el Selector de columnas brinda acceso a un número limitado de columnas.
  • Por otro lado, el menú contextual tiene las mismas opciones que el de la página Aprobar y contabilizar, más un diálogo que le permite ajustar precios.

El proceso, sin embargo, no es el mismo.

Cómo...

En la página Aprobar y contabilizar, usted puede aprobar y contabilizar todos los elementos facturados sujetos a sus permisos de nivel de seguridad, o puede usar filtros para limitar el enfoque de su búsqueda.

De manera predeterminada, la página Aprobar y contabilizar presenta elementos facturados para un intervalo de fechas predeterminado de Hoy menos 30 días. El filtro del intervalo de fechas consiste de dos campos, Fecha >= y Fecha <=, y es requerido. Usted puede cambiar el intervalo de fechas, pero ambos campos deben rellenarse.

NOTA  Si su cuadrícula tiene más de 500 elementos y usted selecciona Aprobar y contabilizar todo desde el menú, aparecerá un mensaje que le permitirá contabilizar los primeros 500 elementos. Se publicarán en el orden de la tabla. Note que de esos 500, puede que no se contabilicen todos, dependiendo de su selección en el mensaje de uso por encima del límite.

Esto se aplica a todas las 6 pestañas.

Acerca del filtro "Mostrar en factura"

En la pestaña Mano de obra, usted puede seleccionar el filtro Mostrar en factura. Este filtro se aplica a la mano de obra que no es facturable directamente (mano de obra asociada con un contrato de precio fijo o servicio recurrente). Las siguientes opciones están disponibles:

Opción Descripción
Sí Esto le mostrará todos los elementos de mano de obra no facturables marcados como "Mostrar en factura" en la entrada de tiempo. Esta configuración está determinada por el tipo de trabajo, pero algunos niveles de seguridad tienen permisos de sobrescritura.
No Esto le mostrará todos los elementos de mano de obra no facturables NO marcados como "Mostrar en factura" en la entrada de tiempo.
Basado en la plantilla de factura La plantilla de factura tiene una configuración que puede sobrescribir la configuración Mostrar en factura de la entrada de tiempo. Cuando esté seleccionada esta opción, los resultados incluirán elementos de facturación de mano de obra para empresas donde la plantilla de factura predeterminada tenga seleccionada la configuración "Mostrar mano de obra asociada con". Consulte Configuraciones adicionales para mano de obra.

Para instrucciones generales, consulte Aplicar un filtro de búsqueda.

La mayoría de los campos de entidades tienen disponibilidad para filtrar en ellos. Para revisar la lista de filtros disponibles, haga clic en Seleccionar filtros.

NOTA  Cuando haga clic en una nueva pestaña, se copiarán todos los filtros que la segunda pestaña tenga en común con la primera.

El siguiente paso es la revisión de sus elementos de facturación. Un menú contextual le permite revisar y ajustar el precio de cada elemento de facturación.

NOTA  No todas las opciones de menú están disponibles para cada tipo de elemento de facturación.

Opción de menú contextual de desplazamiento del cursor Descripción
Aprobar y contabilizar Consulte Aprobar y contabilizar.
Esta opción no aparecerá si sus permisos de seguridad están configurados como "En los que sea el responsable de empresa" o "En los que sea el jefe del proyecto", y el elemento de facturación en la fila no se encuentra dentro de estos parámetros. La opción nunca aparecerá para usuarios cuya configuración de nivel de seguridad "Puede aprobar y contabilizar" esté establecida como "Ninguno".
Ajustar precios
(aparece solamente en el menú contextual de cuadrículas explorables de widgets. En la página principal Aprobar y contabilizar, los ajustes se realizan de modo insertado)
 Consulte Ajustar precios.

NOTA  Esta opción no está disponible para elementos de mano de obra asociados con contratos por ticket, de servicio recurrente o de precio fijo.
Editar entrada Consulte Editar una entrada de tiempo.
Editar cargo Abre la página Cargo de contrato, Cargo de proyecto o Cargo de ticket, lo que le permite cambiar la información del cargo.
Editar ticket Consulte Editar el ticket.
Detalles del trabajo Consulte Revisar los detalles del trabajo.
Detalles del contrato Abre el contrato asociado con el elemento de facturación.
Detalles del proyecto Abre el proyecto asociado con la entrada de mano de obra o el cargo de proyecto. Consulte Gestionar un proyecto específico.
Detalles de la tarea

Consulte La página Tarea.
Detalles del ticket Consulte La página Ticket.
Ajustar servicio de contrato o Ajustar paquete de servicios de contrato Abre la página Ajustar servicio o Ajustar paquete de servicios, lo que le permite modificar la información del servicio o del paquete de servicios. Consulte Ajustar las unidades y el precio de un servicio.
Detalles del hito Esta acción abre una página que muestra la fecha de vencimiento y el importe del hito, y las horas estimadas, las horas reales, el número de orden de compra y el estado de las tareas en la fase asociada. También muestra una lista de todas las tareas en el proyecto vinculado, y el costo de elementos de mano de obra.
Saldo del contrato Abre una página que muestra el saldo del contrato (antes y después de la facturación) para un elemento de línea. Esta opción está disponible solo para los cargos asociados con contratos de bloque horario o de anticipo.
Marcar como no facturable Si la fila de elementos de facturación está actualmente marcada como facturable, estará disponible la opción de menú "Marcar como no facturable". Si la fila de elementos de facturación está actualmente marcada como no facturable, estará disponible la opción de menú "Marcar como facturable". Al hacer clic en la opción de menú, el estado facturable del elemento representado en esta fila de menú contextual se configurará de manera pertinente. La página se actualizará.
Revertir cambios guardados Le permite restaurar los valores originales de este elemento de facturación. Si hace clic en "Sí", los valores originales registrados cuando el elemento llegó a Aprobar y contabilizar se restaurarán en las columnas Cantidad, Precio unitario, y Precio total en esta fila.

IMPORTANTE  Los valores ajustados se usarán al contabilizar este elemento, pero no se reflejarán ni en la generación de reportes de elementos de facturación pendientes ni en tableros.

En la tabla de perforación de widgets, haga lo siguiente:

  1. Desplace el cursor sobre el menú contextual y seleccione Ajustar precios.

Se abrirá un diálogo.

Los campos Fecha, Tipo, Organización, Descripción del artículo y Coste ampliado son de sólo lectura.

NOTA  Seleccione Ajustar contrato de servicio para ajustar precios de contrato en contratos recurrentes.

  1. Modifique los campos Precio unitario o Tarifa de facturación por hora, Cantidad y Precio total, según lo necesite.

NOTA  Los tres campos están vinculados. Precio unitario x Cantidad = Precio total. Usted puede cambiar uno o dos campos, y el tercero se actualiza para que la ecuación siga siendo correcta.

  1. Marque o desmarque la casilla de verificación Facturable.
  2. Haga clic en Guardar.

Los valores se actualizan en tiempo real.

En la página Aprobar y contabilizar, es posible la edición incluida. Haga clic en el botón Guardar cambios luego de ajustar los precios.

NOTA  No es posible ajustar precios para elementos de mano de obra asociados con contratos por ticket, de servicio recurrente o de precio fijo. En cuadrículas de widgets, la opción Ajustar precios no está disponible y, en la página Aprobar y contabilizar, no son editables las columnas Horas a facturar, Tarifa de facturación por hora, y Precio total.

Si usted cambia el Importe facturable, el Precio unitario se vuelve a calcular como Importe facturable / Cantidad. Luego, el Importe facturable se actualizará a Precio unitario * Cantidad. Esto evitará que se cometan errores de redondeo.

Las siguientes reglas se aplican a la edición de entradas de tiempo:

  • Los permisos de aprobación y contabilización sobrescribirán otros permisos de nivel de seguridad. Por ejemplo, los usuarios con permiso de nivel Gestor para Aprobar y contabilizar pueden editar todas las entradas de tiempo de tareas del proyecto en la página Aprobar y contabilizar, incluso si sus permisos de nivel de proyecto están limitados a Míos en otras áreas de Autotask.
  • Al cambiar un campo en la entrada de tiempo, aquel campo se aplicará solamente a la entrada de tiempo. Los cambios a la entrada de tiempo no cambian las configuraciones a nivel de tarea, ticket o problema.
  • Si se ha enviado la hoja horaria que contiene una entrada de tiempo, no puede editar los siguientes campos: Recurso, Fecha, Hora de inicio, Hora de finalización y Horas trabajadas.

Para cambiar una entrada de tiempo de un elemento de mano de obra:

  1. Haga clic en el menú contextual de la fila del elemento de mano de obra en la cuadrícula de resultados de búsqueda y seleccione Editar entrada desde el menú. Se abrirá la página Editar entrada de tiempo.
  2. Haga cambios a cualquiera de los siguientes campos:
Campo Descripción
Contrato Si su nivel de seguridad le permite cambiar el contrato en una entrada de tiempo, el campo Contrato está activo y usted puede seleccionar un contrato. Si la fecha de la entrada de tiempo está fuera de las fechas de vigencia del contrato seleccionado, usted puede proceder con la selección, pero se aplicará la tarifa de función por hora predeterminada y no la tarifa de facturación por hora del contrato.

NOTA  Si la entrada de tiempo tiene un tipo de trabajo que especifica una cuota fija como la tarifa de facturación, no seleccione un contrato de tipo bloque horario. Si lo hace, recibirá un mensaje de error al intentar guardar.

NOTA  Si está editando una entrada de tiempos en una suborganización, el selector de contratos mostrará los contratos de la organización principal. Puede seleccionar un Contrato matriz en la lista de selección de contratos, de modo que la mano de obra se facturará a la organización matriz.
Si la entrada de tiempos está en la organización principal, el selector de contratos mostrará los contratos asociados a las suborganizaciones.
Nombre de la función Debido a que las funciones están asociadas con las tasas de facturación, seleccionar una función a facturar diferente tendrá un impacto en el índice de facturación que se use para la entrada de tiempo y en la cantidad total a facturar.
Tipo de trabajo Si su nivel de seguridad le permite cambiar el contrato en una entrada de tiempo, el campo Tipo de trabajo está activo y usted puede seleccionar un tipo de trabajo en el menú. Si los campos No facturable y Mostrar están activos, mostrarán las configuraciones especificadas en el tipo de trabajo actualmente seleccionado.

El tipo de trabajo es un código de actividad. Le permite clasificar el trabajo realizado a efectos de facturación y elaboración de informes. También especifica la información de tarifa por función y las horas facturables mínimas y máximas de mano de obra asociada con el tipo de trabajo, la categoría fiscal, si el elemento de mano de obra asociado es facturable o no, y si deben o no aparecer los elementos no facturables en la factura.

NOTA  Si la entrada de tiempo está asignada a un contrato de bloque horario, no seleccione un tipo de trabajo que requiera una tarifa fija para facturación. Los contratos de bloque horario son incompatibles con la facturación de tarifa fija, por lo que usted recibirá un mensaje de error al intentar guardar.

NOTA  El estado facturable y la visualización de la factura aparecen de modo separado en una entrada de tiempo. Heredan las configuraciones del tipo de trabajo de la entrada de tiempo. Usted puede invalidar estas opciones en la entrada de tiempo sin alterar el tipo de trabajo.
Estado Usted puede editar el estado del ticket en la entrada de tiempo. Si usted determina el estado del ticket como Completado y está desmarcada la configuración del sistema de Atención al cliente Permitir entrada de tiempo en tickets completados, ningún recurso podrá ingresar tiempo adicional en el ticket.
No facturable Si su nivel de seguridad le permite cambiar el estado Facturable/No facturable de una entrada de tiempo, usted verá la casilla de verificación No facturable. Usted puede seleccionar la casilla de verificación para hacer que el elemento sea no facturable o desmarcar la casilla de verificación para hacer que el elemento se vuelva facturable.

NOTA  La configuración No facturable será aquella predeterminada para el tipo de trabajo seleccionado. Siempre haga cambios al campo Tipo de trabajo antes de cambiar la configuración No facturable.
Mostrar en factura Si su nivel de seguridad le permite cambiar el estado Mostrar en factura en una entrada de tiempo, usted verá la configuración Mostrar en factura. Si la entrada de tiempo está configurada como no facturable, usted puede seleccionar esta casilla de verificación para mostrar el elemento en la factura o desmarcar la casilla de verificación para prevenir que se muestre el elemento.

NOTA  La configuración Mostrar en factura será aquella predeterminada para el tipo de trabajo seleccionado. Siempre haga cambios al campo Tipo de trabajo antes de cambiar la configuración Mostrar en factura.
Fecha de trabajo Cambiar la fecha de trabajo cambiará la fecha en el elemento de facturación, en la página Tarea o la página Ticket, y en la hoja horaria del recurso.
Tiempo y horas trabajadas Usted puede cambiar la hora ingresada en una entrada de tiempo, esto es, la hora de inicio y de detención o las horas trabajadas si se cumplen las siguientes condiciones: no se ha aprobado la hoja horaria que contiene la entrada de tiempo, está habilitada la Ingresar tiempo en representaciónconfiguración del sistema Ingresar tiempo en representación y usted tiene los permisos correctos para el nivel de representación seleccionado para la configuración del sistema.
Compensar Usted puede cambiar el valor Compensación para ajustar el número de horas a facturar.
Notas de resumen Las notas de resumen pueden también ser editadas para mayor claridad y corrección de errores ortográficos. Recuerde que las notas de resumen pueden ser leídas por clientes en el Portal del cliente, y pueden ser impresas en reportes o en una factura de Autotask PSA.
Solo tareas
Nombre de la organización Seleccione un nombre de organización en el menú.
Nombre del proyecto Seleccione un nombre de proyecto desde el menú.
Título de la tarea Seleccione un título de tarea desde el menú.

NOTA  Editar una entrada de tiempo hace que se actualice la página. Se perderá cualquier cambio previo llevado a cabo en las columnas Horas para facturar o Tarifas de facturación por hora. Haga todos los cambios de entrada de tiempo antes de realizar cualquier cambio a las columnas Horas a facturar o Tarifa de configuración por hora.

Para información adicional sobre las páginas de entradas de tiempo de tareas, problemas y tickets, consulte Agregar y editar tiempo en una tarea y Agregar una entrada de tiempo de ticket para tickets.

Usted puede editar todos los campos del ticket con la excepción del número de ticket, aunque solo los tipos de trabajo y contratos tienen impacto en la facturación.

Tipo de trabajo

El tipo de trabajo seleccionado en el ticket determina lo siguiente:

  • Si el ticket es facturable o no facturable.
  • La categoría fiscal
  • Si se aplica un factor a la tarifa por función.
  • Si el trabajo se lleva a cabo a una cuota fija.
  • Si el trabajo se lleva a cabo a una tarifa personalizada que invalida la tarifa por función.
  • Si hay un mínimo y/o máximo de horas facturadas con este tipo de trabajo.

Si usted cambia el tipo de trabajo a nivel del ticket, recibirá un mensaje que le indicará que existen entradas de mano de obra no contabilizadas y que le dará la opción de cambiar o mantener el tipo de trabajo anterior.

NOTA  Existen algunas restricciones. No puede asignar un tipo de trabajo con un método de facturación de cuota fija a un ticket asociado con un contrato de bloque horario. Si lo intenta hacer, no podrá guardar sus cambios.

Nombre del contrato

Al igual que cuando hace cambios en la entrada de mano de obra, seleccionar un contrato diferente puede derivar en lo siguiente:

  • Cambiar el índice de facturación para la función
  • Cambiar el método de facturación a un contrato pre-pagado (de bloque horario o de anticipo), o de precio fijo.
  • Cambiar la organización a la que se factura la mano de obra (cuando se selecciona un contrato principal)

NOTA  En la página Detalles del ticket, usted puede también agregar o editar cargos de ticket que aparecerán en Aprobar y contabilizar > Cargos.

Los contratos, los tipos de trabajo, las funciones y los ajustes pueden impactar la cantidad final que se le facturará al cliente. Si no está seguro(a) de cómo se llegó al precio total, haga clic en el menú contextual y seleccione Detalles del trabajo.

Esta tabla explica los factores que afectan el número final de horas a facturar, y la cantidad final a facturar.

Elemento Descripción
Horas a facturar Muestra las horas a facturar para la entrada de tiempo.

NOTA   Las cifras de Horas a facturar o Tarifa por hora de la página Detalles del trabajo se toman de la entrada de tiempo de la tarea o ticket. No se reflejarán los cambios hechos directamente en la página Aprobar y contabilizar - Mano de obra.
Mínimo de Horas a facturar El número mínimo de horas que puede facturar por entrada de tiempo para el tipo de trabajo asociado con la entrada de tiempo. Las Horas a facturar nunca serán menos que este número. Este campo estará en blanco si la entrada de tiempo no tiene un tipo de trabajo, o si el tipo de trabajo no tienen una cantidad mínima de horas establecida.

Cuando el tipo de trabajo asociado con la entrada de tiempo se fija como tarifa fija, el número mínimo de horas será fijado siempre como 1.00.
Máx. de Horas a facturar El número máximo de horas que puede facturar por entrada de tiempo para el tipo de trabajo asociado con la entrada de tiempo. Las horas a facturar nunca serán más que este número. Este campo estará en blanco si la entrada de tiempo no tiene un tipo de trabajo, o si el tipo de trabajo no tienen una cantidad mínima de horas establecida.

Cuando el tipo de trabajo asociado con la entrada de tiempo se establece a tarifa fija, la cantidad mínima de horas siempre se establecerá a uno. Cuando el tipo de trabajo asociado con la entrada de tiempo se fija como tarifa fija, el número mínimo de horas será fijado siempre como 1.00.
Multiplicador de bloque horario Muestra el multiplicador de bloque horario de una entrada de tiempo asociada con un contrato de bloque horario. Si el contrato no es de bloque horario, o no hay contrato asociado con la entrada de tiempo, en este campo aparecerá 1.00.
Tarifa por hora Muestra el precio por hora a facturar para la entrada de tiempo. Si usted cambió el importe en el campo Tarifa por hora en la cuadrícula Aprobar y contabilizar, ese cambio no se reflejará en los Detalles del trabajo.
Tarifa por función Muestra el valor de la tarifa por función para la entrada de tiempo a menos que la entrada de tiempo tenga especificada una tarifa personalizada o una tarifa fija. La tarifa por función se determina conforme a lo siguiente:
La tarifa es la tarifa por función del tipo de trabajo asociado a la entrada de tiempo.
Si la entrada de tiempo no tiene un tipo de trabajo especificado, o si el tipo de trabajo no tiene una tarifa por función especificada, se muestra la tarifa por función del contrato.
Si no hay contrato asociado con la entrada de tiempo, o el contrato no tiene una tarifa de la función especificada, entonces la tarifa es la tarifa de la función especificada a nivel de Administración.
Ajuste de tarifa por función Muestra el valor del Ajuste de tarifa por función del tipo de trabajo asociado con la entrada de tiempo, cuando sea aplicable. Este campo se encuentra vacío si la entrada de tiempo no tiene una hora de trabajo especificada o si el tipo de trabajo no tiene un ajuste especificado.
Multiplicador de la tarifa por función Muestra el valor del Multiplicador de la tarifa por función especificado por el tipo de trabajo asociado con la entrada de tiempo, cuando sea aplicable. Si la entrada de tiempo no tiene un tipo de trabajo especificado, o si el tipo de trabajo no tiene un multiplicador de tarifa por función especificado, entonces aparecerá un 1 en este campo.
Tarifa personalizada Muestra la tarifa personalizada especificada por el tipo de trabajo asociado con la entrada de tiempo, cuando sea aplicable. Si la entrada de tiempo no tiene un tipo de trabajo especificado, o si el tipo de trabajo no tiene una tarifa personalizada, entonces este campo mostrará el valor 0.00. Si la entrada de tiempo tiene una tarifa por función o una tarifa fija especificada, no puede tener una tarifa personalizada.
Tarifa fija Muestra la tarifa fija especificada por el tipo de trabajo asociado con la entrada de tiempo, cuando sea aplicable. Si la entrada de tiempo no tiene un tipo de trabajo especificado, o si el tipo de trabajo no tiene una tarifa fija especificada, entonces este campo mostrará el valor 0.00. Si la entrada de tiempo tiene una tarifa por función o una tarifa personalizada especificada, no puede tener una tarifa fija.

El siguiente paso es aprobar y contabilizar elementos de facturación. Esto puede llevarse a cabo en la página Aprobar y contabilizar, o en la cuadrícula explorable del widget Elementos facturados pendientes.

La diferencia es que los usuarios con acceso a la página Aprobar y contabilizar tienen permiso para ver y editar todos los elementos de facturación, mientras que la cuadrícula explorable del widget Elementos facturados pendientes filtrará todas las transacciones por los permisos del usuario.

NOTA  Puede contabilizarse un máximo de 500 elementos de una vez.

EJEMPLO  Para usuarios cuya configuración de seguridad Puede aprobar y contabilizar esté establecida como Donde sea el jefe del proyecto, su propio nombre se selecciona en el filtro Jefe del proyecto para cargos, y se deshabilita el menú desplegable.

NOTA  Si efectuó cualquier cambio de modo incorporado en la página Aprobar y contabilizar, asegúrese de hacer clic en Guardar cambios antes de aprobar y contabilizar.

  1. Para aprobar y contabilizar un solo elemento, haga clic en el menú contextual de desplazamiento de cursor y seleccione Aprobar y contabilizar. Solamente se contabilizará este elemento específico, independiente de cuántos elementos en la cuadrícula estén seleccionados.
  2. Para aprobar y contabilizar varios elementos, haga clic en la casilla para seleccionar filas y luego haga clic en el menú desplegable del selector masivo y seleccione Aprobar y contabilizar seleccionados.
  3. Para aprobar y contabilizar todos los elementos en la cuadrícula, incuso elementos en páginas no actualmente visibles, haga clic en el botónAprobar y contabilizar todo sobre la cuadrícula.
  4. Si está habilitada la configuración del sistema Pedir a los usuarios la fecha de contabilización en Aprobar y contabilizar, usted podrá especificar una fecha de contabilización distinta a la fecha actual.

De manera predeterminada, la fecha es la fecha de contabilización ingresada más recientemente. Ingrese una fecha distinta si así lo desea.

NOTA  Tanto la fecha de aprobación como la fecha de contabilización especificada por el usuario son almacenadas en la base de datos de Autotask PSA. La fecha de aprobación es igual a la fecha real en la que los elementos fueron aprobados. La fecha de contabilización es una fecha especificada por el usuario. Los ingresos se consideran contabilizados en la fecha que ingrese aquí, independiente de la fecha real de aprobación en el tablero ejecutivo y en todos los reportes. Esto le permite controlar el mes en el que el elemento facturado es considerado ingresos en reportes y para propósitos de reconocimiento de ingresos.

  1. Haga clic en Aceptar o Cancelar.

Si hace clic en Aceptar, Autotask verificará que se haya ingresado una fecha de contabilización válida. Si es así, la página Ingresar una fecha de contabilización se cerrará y los elementos serán aprobados y contabilizados con la fecha de contabilización que ingresó. Si hace clic en Cancelar, se cerrará la página y no se contabilizarán los elementos seleccionados.

  1. La página se actualizará y todos los elementos contabilizados habrán sido transferidos a Contratos > Facturas y ajustes > Generación de facturas / Elementos a facturar.

¿Qué sucede al aprobar y contabilizar?

  • Todos los elementos contabilizados se mueven a Contratos > Facturas y ajustes > Generación de facturas / Elementos a facturar.
  • Una vez que los elementos son contabilizados, se consideran ingresos en Autotask PSA. "Contabilizado" significa "Facturado".
  • Los importes facturados impactarán tanto los números de costo y los números de ingresos para los proyectos, tickets y contratos con los que estén asociados, y aparecerán en reportes financieros de empresas, proyectos y contratos. Para más información, consulte Reportes financieros en la página de la Organización.
  • Las entradas de tiempo que han sido contabilizadas ya no pueden ser editadas en la hoja horaria del recurso.

IMPORTANTE  No es posible modificar elementos aprobados y contabilizados. Si necesita hacer cambios luego de que los elementos hayan sido contabilizados o incluso facturados, puede anular las transacciones o las facturas, o bien hacer ajustes (solo elementos de mano de obra). Consulte Corregir errores de facturación.

¡Los errores ocurren!  Si descubre que ha contabilizado un elemento de facturación por error, puede deshacer esa acción anulando la contabilización. Consulte Buscar elementos de facturación contabilizados y anular la contabilización de transacciones.

Para más información general sobre la corrección de errores de facturación, consulte Corregir errores de facturación.

Circunstancias especiales al aprobar y contabilizar

Para más información sobre cómo aprobar y contabilizar mano de obra para contratos de bloque horario, consulte Comprender cómo se aplica la mano de obra a bloques horarios.

Luego de que usted contabiliza un elemento de facturación de mano de obra asociado con un contrato de bloque horario, Autotask PSA aplica cualquier modificador de horas de bloque horario y luego deduce las horas totales de las compras de bloques horarios disponibles y activas del contrato. Cuando el total de horas excede el número de horas restante en la compra de bloque horario actual, si hay compras de bloques horarios activas y adicionales disponibles, las horas de exceso se deducen de las compras adicionales. Esto se traduce en elementos de factura distintos para la deducción de cada bloque horario.

EJEMPLO  Por ejemplo, el contrato de bloque horario XYZ tiene dos compras de bloque horario restantes de 4 horas cada una. Una entrada de tiempo de 6 horas, sin modificador de bloque horario, se contabiliza en relación al contrato. Se usan todas las 4 horas de la primera compra de bloque horario activa. Las restantes 2 horas de mano de obra (6 horas contabilizadas - 4 horas deducidas del primer bloque horario) se deducen de la segunda compra de bloque horario activa. Ya que el elemento de mano de obra individual se divide entre las dos compras de horas de bloque horario, aparecen dos elementos de facturación distintos en la factura; uno para las 4 horas deducidas de la primera compra de bloque horario y otra para las 2 horas deducidas de la segunda compra de bloque horario.

Si usted contabiliza mano de obra en relación a un contrato de bloque horario o de anticipo que no tenga cantidades suficientes de bloques horarios o de anticipo para cubrir el elemento, el diálogo Posible exceso aparecerá antes de que se contabilicen los elementos.

El diálogo mostrará todas las filas que generarían un exceso, y usted debe seleccionar cómo desea lidiar con los excesos:

  • No contabilizar ningún posible exceso
  • Contabilizar solo los elementos que tengan una re-adquisición automática (se crearán re-adquisiciones)
  • Contabilizar todos los posibles excesos (se crearán excesos)

Luego de seleccionar una opción, haga clic en Aprobar y contabilizar para proseguir.

Cualquier elemento que elija no contabilizar volverá a aparecer en la cuadrícula y estará seleccionado de manera predeterminada.

Para reglas sobre lo que ocurre al exceder lo establecido en el contrato de bloque horario, consulte Reglas de facturación cuando no hay disponibles ni bloques horarios ni compras.

NOTA  Los cargos en proyectos y tickets regidos por un contrato de anticipo serán deducidos de una compra de anticipo, si hay alguna disponible. Los cargos de contrato NO serán deducidos de la compra de anticipo.

Si utiliza TaxJar para calcular los impuestos sobre las ventas y Autotask no puede calcular los impuestos sobre las ventas de un elemento, no se procesará todo el lote de facturas.

La razón habitual es que la dirección de facturación no se ajusta a las normas de TaxJar. Los elementos que no se han contabilizado permanecen seleccionados, por lo que son fácilmente identificables. Revise y edite la dirección de facturación, y luego intente contabilizar nuevamente.